UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA JOSÉ SIMEÓN CAÑAS UNIVERSIDAD DON BOSCO “DIAGNOSTICO Y PROPUESTA DE GUÍA TÉCNICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA 5’S, DIRIGIDA A LOS TRABAJADORES DEL LABORATORIO DE MAQUINAS ELÉCTRICAS (4.12) Y BODEGA (8.6.120).” TRABAJO DE GRADUACIÓN PREPARADO PARA EL DECANATO DE POSTGRADO UCA Y CENTRO DE ESTUDIO DE POSTGRADOS UDB PARA OPTAR AL GRADO DE MAESTRO/A EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL POR: DANIEL ANTONIO OLIVARES MARTÍNEZ MARÍA EUGENIA MARTÍNEZ SERRANO MARVIN ALBERTO SERRANO RODRÍGUEZ ABRIL DEL 2019 ANTIGUO CUSCATLÁN, EL SALVADOR, C.A. III Rectores Andreu Oliva de la Esperanza, S.J. Mario Rafael Olmos Argueta, SDB Secretarias Generales Silvia Elinor Azucena de Fernández Yesenia Xiomara Martínez Oviedo Decana de Postgrados UCA Nelly Arely Chévez Reynosa Decano de Postgrados UDB Herbert Humberto Belloso Funes Directores de la Maestría en Gerencia de Mantenimiento Industrial Laura Beatríz Orellana UCA José Luis Martínez UDB Director de Tesis Ronnie Mauricio López IV AGRADECIMIENTOS Primeramente, agradezco Dios por permitirme culminar otra meta más en mi vida profesional, e iluminarme de sabiduría. A mi esposa e hija, por ser mi fuente de inspiración y mi propósito de seguir adelante para enfrentar con firmeza cada obstáculo. A mis padres y familiares, que depositaron su fe y su esperanza en mi camino profesional. A la Universidad Don Boso, la institución que nos abrió sus puertas para el desarrollo de esta tesis. A nuestro asesor, el Mg Ronnie, por su paciencia, por su profesionalismo y por su indispensable asesoría para la elaboración de esta tesis. Marvin Alberto Serrano Rodríguez En primer lugar, le doy las gracias a Dios por permitirme llegar hasta este punto en mi vida, dándome la oportunidad de obtener la formación profesional para poder impulsar mi carrera. A mi familia por el apoyo incondicional, manteniendo así mi trayectoria para la culminación de este momento. A mis compañeros, ya que, como equipo logramos fomentar la dedicación y cooperación mutua para finalizar nuestros estudios de manera satisfactoria. A nuestro asesor Ronnie López por su paciencia, pasión y conocimiento, la cual nos permitió guiar nuestra investigación y su correcto desarrollo de la tesis. A la Universidad Don Bosco por recibirnos con los brazos abiertos para la ejecución de todas las medidas necesarias para llevar a cabo el trabajo. Daniel Antonio Olivares Martínez V Agradezco a mi Dios Todopoderoso por darme el soplo de vida y las fuerzas para avanzar en las actividades de mi vida familiar, laboral y profesional. A mi esposo e hija, por estar a mi lado, y enseñarme que la vida es más bella cuando están a mi lado. A mis padres y hermanas por mostrarme con su ejemplo de unidad, que la familia es la base ante las adversidades. Y cuidar a mi querida hija y estar atentos ante cualquier necesidad de ella. A mi suegra, por apoyarme con mi querida hija. A mis compañeros de tesis, por permitirme trabajar en conjunto y desarrollar el trabajo de graduación. A la Universidad Don Bosco, por ser mi alma máter y proporcionarme los medios y herramientas para desempeñarme como estudiante y docente en el área de mantenimiento. Al asesor de esta tesis, Mg. Ronnie, por proporcionarnos las directrices para poder desarrollar el trabajo de graduación. María Eugenia Martínez Serrano VI DEDICATORIA En primera instancia le dedico la tesis a mi Padre Celestial, el cual siempre me ha dado el aliento y fuerzas cuando más los he necesitado en este largo y arduo camino. Dándole la gloria a El sobre todas las cosas. A mis padres por ser la invaluable ayuda que me ha acompañado por todos los años recorridos en la maestría y mi carrera profesional. A mis compañeros de estudio y tesis con los cuales tuvimos la visión de desarrollar y culminar nuestros estudios. Como exalumno de la carrera en mecatrónica y graduando de la maestría, me gustaría dedicárselo a todo el alumnado que frecuentemente desarrolla las habilidades y los conocimientos en las presentes instalaciones, para crear sus fundamentos que los acompañaran a lo largo de toda su carrera profesional como yo lo he vivido. Daniel Antonio Olivares Martínez VII Con mucho regocijo y orgullo, dedico esta tesis en primer lugar a Dios, quien ha sido luz de esperanza ante las variadas adversidades con las que me enfrenté, y en segundo lugar a cada uno de mis seres queridos, quienes han sido mis pilares para seguir adelante. Ha sido un arduo y largo camino, pero me llena de satisfacción poder dedicarles a ellos este gran esfuerzo. A mi esposa e hija, regalos de Dios, que con su cariño me dieron las energías y los ánimos para no enflaquecer en los momentos más críticos, ellas me han llenado de amor, vida, alegría e inspiración. A mis padres, porque siempre dieron todas sus fuerzas para sacarme adelante y apoyarme durante todo mi trayecto profesional, soy ahora el fruto de su dedicación y esmero. A mis abuelos, tíos y primos, gracias por compartir momentos de felicidad y tristeza y a Dios por hacerlos parte de mi vida y por permitirme ser parte de su orgullo. Marvin Alberto Serrano Rodríguez VIII Dedico este trabajo de graduación a Dios todopoderoso, por haberme permitido culminar los estudios de maestría, y llegar a este punto de mi vida, en el cual con satisfacción puedo decir que Dios ha sido grande conmigo, permitiéndome aprender más de las personas y ver las maravillas que existen a mi alrededor. A mi esposo, por ser un gran apoyo en mi vida, pienso que Dios me lo ha puesto en mi camino y ha sido una parte fundamental en el desarrollo de esta maestría, mi amado esposo siempre me ha apoyado y que, con mucha paciencia, me ha sabido comprender, estando a mi lado. A mi querida hija Emmita, por llegar a mi vida, justo en el momento adecuado, el cariño y amor que le tengo es inmenso, a pesar de que cuando no estaba en la casa, siempre me esperaba con esa sonrisa única que tiene siendo la fuerza motora para seguir adelante. A mis padres, por apoyarme grandemente con sus consejos, por estar siempre a mi lado y estar siempre con mi querida hija. A mi hermana Margarita, que, en estos dos años y medio, también le ha tocado vivir el desarrollo de una maestría y a pesar de las desveladas siempre me ha apoyado con Emmita. María Eugenia Martínez Serrano IX DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD Y PATRIMONIO INTELECTUAL “La responsabilidad del contenido de la presente Tesis de Grado, pertenece exclusivamente a los integrantes del grupo que la ha elaborado; y el patrimonio intelectual de la misma al centro de Estudios de Posgrados de la Universidad Bosco y a la Universidad José Simeón Cañas Decanato de Postgrados.” __________________________ María Eugenia Martínez __________________________ Marvin Alberto Serrano __________________________ Daniel Antonio Olivares X RESUMEN En esta tesis se elaboró una propuesta de guía técnica en prevención riesgos ocupacionales, con base en la Metodología de 5’S, como pilar central. Está dirigida al personal del Laboratorio de Máquinas Eléctricas (4.12) y de Bodega (8.6.120), del Edificio 4 de la Universidad Don Bosco, cuya implementación permita disminuir los niveles de desorganización, desorden y suciedad en las áreas seleccionadas. En el capítulo I y II, se dan generalidades acerca de la metodología de 5’s, como estrategia japonesa, buscando elevar eficiencia y eficacia ante el mercado internacional, formándose organizaciones que impulsaron su desarrollo, de acuerdo a las necesidades de trabajo de cada área, al centrarse en la selección de lo necesario, orden y limpieza, desarrollo de dichas acciones localizadas en los puntos de trabajo, los cambios son evidentes, siendo necesario estandarizar estas modificaciones que luego tienen que ser auditables. En el capítulo II, se describe el proceso de recolección de información requerida para la posterior elaboración de las Guías Técnicas en cuestión. Dicho proceso incluyó la observación de la situación actual de ambos recintos identificando maquinarias, equipos y herramientas que pudieran estar en condiciones no adecuadas, detectando deficiencia en la clasificación de equipos, cierto desorden en puestos de trabajo, zonas no consideradas en labores de limpieza, variaciones en el sistema estandarizado de algunos equipos, etc. Se crearon entrevistas y encuestas; se dividieron las preguntas según las etapas de metodología 5’s. XI En el capítulo IV y V, se elaboraron las guías técnicas determinando primero los necesarios e innecesarios (Seiri), se establecieron criterios de selección, definiéndose el porqué es necesario o innecesario para su posterior administración. Luego se continuó con Situar Necesarios (Seiton), donde se establecieron pasos para administrarlos por medio de criterios de ubicación, almacenamiento, resguardo y estandarizado. Lo siguiente fue Suprimir suciedad (Seiso), donde se identificaron las fuentes de suciedad, se estableció un procedimiento de limpieza, elaboró un programa de limpieza, y presentaron medidas que fortalezcan de forma preventiva la conservación de la limpieza. En Señalar desviaciones (Seiketsu) se propuso el uso de los controles visuales para mejorar y estandarizar la administración de los activos. Por último, en Seguir mejorando (Shitsuke) una vez que se apliquen las 4 5’S anteriores se sugirió la implementación de las Guías como medio para lograr la mejora continua, a través de auditorías 5’S y el control de indicadores establecidos por estas, con lo que se busca crear concientización. Finalmente se especificaron las consecuencias esperadas al implementar las guías técnicas entre las cuales se encuentran: aumento del espacio físico disponible, mejora de las condiciones de los usuarios, mayor control en el manejo de inventario, reducción de eventos imprevistos, mejora el acceso a la información, entre otras. XII ÍNDICE GENERAL AGRADECIMIENTOS .................................................................................................... IV DEDICATORIA ............................................................................................................... VI DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD Y PATRIMONIO INTELECTUAL ................. IX RESUMEN ....................................................................................................................... X ÍNDICE GENERAL ........................................................................................................ XII ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................... XVII ÍNDICE DE IMÁGENES.............................................................................................. XVIII ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................. XIX INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... XX CAPITULO I - GENERALIDADES ................................................................................. 22 1.1. Antecedentes de la Institución ............................................................................. 22 1.1.1. Historia .......................................................................................................... 22 1.1.2. Misión ............................................................................................................ 24 1.1.3. Visión ............................................................................................................ 24 1.1.4. Estructura Organizativa ................................................................................. 25 1.1.5. Organigrama ................................................................................................. 26 1.2. Planteamiento del Problema ............................................................................... 27 1.3. Justificación ......................................................................................................... 28 1.4. Objetivos ............................................................................................................. 29 1.4.1. Objetivo General ........................................................................................... 29 1.4.2. Objetivos Específicos .................................................................................... 29 1.5. Alcances .............................................................................................................. 30 1.6. Delimitaciones ..................................................................................................... 31 1.6.1. Delimitación Espacial .................................................................................... 31 1.6.2. Delimitación Teórica ...................................................................................... 32 CAPITULO II - MARCO TEÓRICO ................................................................................ 33 2.1. Generalidades: La Metodología 5’S .................................................................... 33 2.1.1. Reseña Histórica de la Metodología 5’S ....................................................... 33 2.1.2. La Metodología 5´S ....................................................................................... 34 2.2. Objetivos de las 5’S ............................................................................................. 35 2.3. Etapas de la Metodología 5’S .............................................................................. 36 XIII 2.3.1. Seiri – Organización ...................................................................................... 36 2.3.2. Seiton – Orden .............................................................................................. 36 2.3.3. Seiso – Limpieza ........................................................................................... 36 2.3.4. Seiketsu – (Estandarizar) Control Visual ....................................................... 36 2.3.5. Shitsuke – Disciplina y Hábito ....................................................................... 36 2.4. Potenciales beneficios de la Implementación de la Metodología de 5’S ............. 37 CAPITULO III - DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ................. 38 3.1. Diagnóstico del Laboratorio de Máquinas Eléctricas (4.12) y Bodega ................ 39 3.1.1. Evaluación de encuesta de apreciación de los estudiantes .......................... 39 3.1.2. Análisis de Entrevistas para el Laboratorio de Máquinas Eléctricas ............. 41 3.1.3. Análisis de la situación actual de Bodega según resultados de las Entrevistas ................................................................................................................................ 43 CAPITULO IV - GUÍA TÉCNICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5’S PARA LA BODEGA Y LABORATORIO ..................................................... 45 4.1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 46 4.2. OBJETIVOS ........................................................................................................ 47 4.2.1. General ......................................................................................................... 47 4.2.2. Específicos .................................................................................................... 47 4.3. ALCANCE ........................................................................................................... 47 4.4. PRIMERA S – SEIRI: SEPARACIÓN DE NECESARIOS E INNECESARIOS .... 48 4.4.1. Criterios de Necesarios e Innecesarios en Bodega y Laboratorio ................ 49 4.4.2. Separación Física de Necesarios e Innecesarios ......................................... 51 4.4.3. Flujograma para la aplicación de la Clasificación ......................................... 55 4.4.4. Etiquetado de Innecesarios ........................................................................... 56 4.4.5. Administración de Innecesarios .................................................................... 57 4.5. SEGUNDA S – SEITON: SITUAR NECESARIOS .............................................. 59 4.5.1. Criterios de Ubicación y Accesibilidad de los Necesarios ............................. 59 4.5.1.1 Frecuencia de Uso ................................................................................... 59 4.5.1.2 Evaluación de Ubicación de Necesarios .................................................. 61 4.5.1.3 Hoja de Evaluación para Ubicación de Necesarios en Bodega ............... 62 4.5.1.4 Hoja de Evaluación para la Ubicación de Necesarios en el Laboratorio .. 63 4.5.2. Inventarios .................................................................................................... 64 4.5.2.1 Equipos .................................................................................................... 64 XIV 4.5.2.2 Herramientas ........................................................................................... 65 4.5.2.3 Insumos ................................................................................................... 66 4.5.3. Almacenamiento ........................................................................................... 67 4.5.3.1 Stocks Ajustados ..................................................................................... 68 4.5.3.2 Actualización de Inventarios .................................................................... 69 4.5.3.3 Formato para Traslado de Activos en Bodega ......................................... 71 4.5.3.4 Estandarización de Estanterías ............................................................... 72 4.5.3.5 Codificación de las Estanterías en Bodega y Laboratorio ........................ 74 4.5.3.6 Estructura del Código .............................................................................. 75 4.5.3.7 Ejemplo Diagrama de Codificación de Estanterías en Bodega ................ 76 4.6. TERCERA S – SEISO: SUPRIMIR SUCIEDAD .................................................. 77 4.6.1. Identificación de las Fuentes de Suciedad .................................................... 77 4.6.2. Procedimientos de Limpieza ......................................................................... 78 4.6.3. Programa de Limpieza .................................................................................. 79 4.6.4. Medidas de Prevención ................................................................................. 80 4.7. CUARTA S – SEIKETSU: SEÑALIZAR DESVIACIONES ................................... 81 4.7.1. Identificación de Desviaciones (Control Visual) ............................................ 81 4.7.1.1 Rotulación y Colores ................................................................................ 83 4.7.1.1 Ejemplo de Viñetas para Rotulación por Colores .................................... 84 4.7.2. Señalización de Instalaciones ....................................................................... 87 4.8. QUINTA S – SHITSUKE: SEGUIR MEJORANDO .............................................. 90 4.8.1. Auditorías en la Bodega y Laboratorio .......................................................... 90 4.8.2. Objetivos de las Auditorías de las 5’S ........................................................... 90 4.8.3. Particularidades de las Auditorías 5’S ........................................................... 91 4.8.3.1 Ejemplo de Lista de Chequeo para Auditoría 5’S en Bodega. ................. 92 4.8.3.2 Ejemplo de Lista de Chequeo para Auditoría 5’S en Laboratorio. ........... 94 4.8.3.3 Criterios para las Auditorías ..................................................................... 96 4.8.3.4 Modelo para la Representación Gráfica de las Auditorias ....................... 96 4.8.4. Compromisos del Personal Involucrado ........................................................ 97 4.8.5. Elementos para la Formulación de los Planes de las 5’S ............................. 98 4.8.6. Hoja de Ruta ................................................................................................. 99 4.8.7. Equipo de Trabajo de 5’S ............................................................................ 100 XV 4.9. CONSECUENCIAS ESPERADAS DE LA GUÍA TÉCNICA .............................. 102 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 103 RECOMENDACIONES................................................................................................ 105 GLOSARIO .................................................................................................................. 106 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................ 109 ANEXOS...................................................................................................................... 110 ANEXO 1. Fotografías del laboratorio de Máquinas Eléctricas ........................... 110 ANEXO 2. Fotografías de Activos en Bodega .................................................... 111 ANEXO 3. Encuesta Realizada a Estudiantes .................................................... 112 ANEXO 4. Entrevista Realizada a Docentes de Laboratorio. ............................. 120 ANEXO 5. Entrevista Realizada a Personal de Bodega ..................................... 129 ANEXO 6. Formato de Hoja de Listado de Activos ............................................. 143 ANEXO 7. Formato de Hoja de Separación de Equipos en Bodega .................. 144 ANEXO 8. Formato de Hoja de Separación de Herramientas en Bodega .......... 145 ANEXO 9. Formato de Hoja de Separación de Insumos en Bodega .................. 146 ANEXO 10. Formato de Hoja de Separación de Equipos en el Laboratorio ......... 147 ANEXO 11. Formato de Hoja de Separación de Herramientas en el Laboratorio 148 ANEXO 12. Formato de Hoja de Separación de Insumos en el Laboratorio ........ 149 ANEXO 13. Formato de Hoja de Listado de Activos Innecesarios ....................... 150 ANEXO 14. Formato de Selec. de Necesarios según Frec. de Uso y Ubicación .. 151 ANEXO 15. Hoja de Evaluación para Ubicación de Necesarios en Bodega ......... 152 ANEXO 16. Hoja de Evaluación para Ubicación de Necesarios en Laboratorio ... 153 ANEXO 17. Formato de Hoja para Codificación de Equipos ................................ 154 ANEXO 18. Formato de Hoja para Codificación de Herramientas ........................ 155 ANEXO 19. Formato de Hoja para Codificación de Insumos ................................ 156 ANEXO 20. Formato de Hoja para Inventario de Insumos ................................... 157 ANEXO 21. Formato de Formulario para Traslado de Activos ............................. 158 ANEXO 22. Formato de Plantilla para el Programa de Limpieza .......................... 159 ANEXO 23. Formato de Hoja para Listado de Señalización de Ubic. de Activos . 160 ANEXO 24. Formato de Plantilla para Auditorías 5’S ........................................... 161 ANEXO 25. Hoja de Ruta (1/5) ............................................................................. 163 ANEXO 26. Hoja de Ruta (2/5) ............................................................................. 164 XVI ANEXO 27. Hoja de Ruta (3/5) ............................................................................. 165 ANEXO 28. Hoja de Ruta (4/5) ............................................................................. 166 ANEXO 29. Hoja de Ruta (5/5) ............................................................................. 167 ANEXO 30. Necesidad de aplicación de 5’S en Ambientes de Trabajo. .............. 168 XVII ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Clasificación de las 5’S ..................................................................................... 35 Tabla 2 Puntaje por cada ESE ...................................................................................... 40 Tabla 3 Resumen de puntajes obtenidos por cada ESE ............................................... 40 Tabla 4: (a) Análisis de 5’S Máquinas Eléctricas ........................................................... 41 Tabla 5: (b) Análisis de 5’S Máquinas Eléctricas ........................................................... 42 Tabla 6: (a) Análisis de 5’S de la Bodega ...................................................................... 43 Tabla 7: (b) Análisis de 5’S de la Bodega ...................................................................... 44 Tabla 8: Listado de los Activos Existentes..................................................................... 52 Tabla 9: Separación de Activos por Criterios ................................................................. 53 Tabla 10: Listado de Activos Innecesarios .................................................................... 58 Tabla 11: Separación de Necesarios por Frecuencia y Ubicación ................................ 60 Tabla 12: Plantilla para la Evaluación de Ubicación ...................................................... 62 Tabla 13: Plantilla para la Evaluación de la Ubicación .................................................. 63 Tabla 14: Inventario para Equipos ................................................................................. 64 Tabla 15: Inventario para Herramientas ........................................................................ 65 Tabla 16: Inventario para Insumos ................................................................................ 66 Tabla 17: Control de Stocks .......................................................................................... 69 Tabla 18: Ejemplo Plantilla para el Traslado de Activos ................................................ 71 Tabla 19: Formato para la Programación de la Limpieza en Bodega ............................ 80 Tabla 20:Listado de Señalización de Ubicaciones para Activos .................................... 89 Tabla 21: (a) Formato para Lista de Chequeo ............................................................... 92 Tabla 22:(b) Formato para Lista de Chequeo ................................................................ 93 Tabla 23: (a) Formato para Lista de Chequeo ............................................................... 94 Tabla 24: (b) Formato para Lista de Chequeo ............................................................... 95 Tabla 25: Escala de Valoración ..................................................................................... 96 Tabla 26: Elementos de los Planes de 5’S .................................................................... 98 Tabla 27: Programación de Actividades 5’S .................................................................. 99 Tabla 28: Efectos Esperador por las 5’S ..................................................................... 102 XVIII ÍNDICE DE IMÁGENES Fotografía 1: Ubicación Geográfica del Edificio 4 .......................................................... 31 Fotografía 2: Estación de trabajo con cableado expuesto. .......................................... 110 Fotografía 3: Aglomeración de Módulos de Trabajo .................................................... 110 Fotografía 4: Herramientas dejadas en el suelo, cerca de transformador. .................. 110 Fotografía 5: Ventana junto a elementos varios y cableados ...................................... 110 Fotografía 6: Aglomeración de Insumos en el suelo y en lugares inaccesibles. .......... 111 Fotografía 7: Activos ordenados aleatoriamente sin indicadores de ubicación. .......... 111 Fotografía 8: Elementos químicos varios guardados junto a insumos comunes. ........ 111 Fotografía 9: Activos y equipos pesados colocados en alturas y aglomerados. .......... 111 XIX ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Organigrama Institucional de la UDB ............................................................. 26 Figura 2: Flujograma para aplicar Seiri .......................................................................... 55 Figura 3: Etiqueta para Innecesarios ............................................................................. 56 Figura 4: Ejemplo Estructura del Código para Equipos ................................................. 64 Figura 5: Ejemplo de Estructura de Código para Herramientas .................................... 65 Figura 6: Ejemplo de Estructura de Código para Insumos ............................................ 67 Figura 7: Ejemplo (a) de Estantería Convencional ........................................................ 73 Figura 8: Ejemplo (b) Estantería Convencional ............................................................. 73 Figura 9: Ejemplo de Codificación para Estantería ........................................................ 74 Figura 10: Ejemplo de Codificación para Estantería ...................................................... 75 Figura 11: Ejemplo Codificación de Estanterías y Circulación en Pasillos .................... 76 Figura 12: Ejemplo de Control Visual. Silueta de Equipos y Herramientas en Bodega . 85 Figura 13: Ejemplo de Silueta para Herramientas en Bodega ....................................... 85 Figura 14: Etiqueta Marrón para Control Visual ............................................................. 86 Figura 15: Señalización de Frontera en Estantería (Vista Aérea) .................................. 87 Figura 16: Señalización en Ubicaciones ........................................................................ 88 Figura 17: Auditorías Mensuales ................................................................................... 96 Figura 18: Estructura del Personal de 5S .................................................................... 100 XX INTRODUCCIÓN Uno de los muchos factores que permiten el sostenimiento de las empresas es la competitividad, en función de esto muchas de ellas apuestan por el mejoramiento continuo de las actividades de trabajo con el apoyo de todos los miembros que las conforman, desde los niveles más bajos hasta los más altos. Sin embargo, para lograr la competitividad se debe entre otras cosas, entender cómo funcionan las diferentes áreas y como se relacionan entre ellas sin dejar de lado a los involucrados, es decir; a los trabajadores que hacen posible alcanzar las metas propuestas. Con base en lo anterior, el presente trabajo establece una guía para poder utilizar un método que permita a los trabajadores desarrollar parte de sus actividades de trabajo de una manera más ordenada, organizada, sistemática y estandarizada, con el objeto de cultivar en ellos buenos hábitos de trabajo. Las áreas seleccionadas para tal fin son las que pertenecen a la Universidad Don Bosco, específicamente las que se ubican en el Edificio 4 de esta institución, nos referimos a la Bodega y Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12, en las cuales se ve la necesidad de instruir a los encargados sobre el método a utilizar para contrarrestar los efectos adversos producto del desorden, la desorganización y la suciedad. La especificación de este trabajo se centra en la existencia de las necesidades en la versatilidad de los servicios que se ofrecen en la institución hacia los estudiantes como a las demás unidades, optimizar las condiciones de trabajo, clima laboral, la motivación y como consecuencia de esto la calidad de los servicios. XXI Por otra parte, el contenido del trabajo se centra en la utilización de la Metodología de las 5’S como pilar fundamental para la elaboración de una Guía Técnica y su futura implementación. Con el fin de obtener una Bodega y un Laboratorio más ordenados, limpios, organizados y renovados, haciendo uso de las 5 fases de las que se compone: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Se debe reconocer que existen diversidad de interpretaciones en torno a la Metodología 5’S, algunos consideran que la aplicación de ésta solo es de carácter informativo, mientras que otros consideran que la implantación está orientada a cambiar los hábitos y cultura de las personas, y es por esta segunda interpretación que se ha tomado en cuenta como propósito de la Guía Técnica. La metodología 5’S es una de las pocas que se enfoca en la formación de los involucrados y con el tiempo se convierte en una filosofía. –22– CAPITULO I - GENERALIDADES 1.1. Antecedentes de la Institución 1.1.1. Historia Corría la década de 1980 y El Salvador enfrentaba una difícil situación social y educativa. En este contexto, un grupo de salesianos visionarios deciden fundar una institución superior con los rasgos característicos de la obra salesiana: innovación, calidad y el carisma de Don Bosco enfocado en los jóvenes La Universidad Don Bosco (UDB) fue creada el 5 de marzo de 1984, por impulso de monseñor José Di Pietro, primer Obispo de Sonsonate; monseñor Pedro Arnoldo Aparicio, Obispo de San Vicente y de los padres Giuseppe Coró, Settimo Rossoni, Alfonso Evertsz, Salvador Cafarelli y Pierre Muyshondt; que junto a laicos como el Dr. Rafael Flores y Flores, la Dra. Celina de Cañas y el Lic. Gilberto Avilés, primer rector, crearon la parte jurídico-estructural de la Universidad El 14 de enero de 1986 se iniciaron las clases con alumnos de ingeniería y humanidades. Los primeros años de la UDB se desarrollaron en el Instituto Filosófico Internacional Don Rúa, en la Escuela Domingo Savio y en el Instituto Técnico Ricaldone, en San Salvador. En 1986 un terremoto afectó varias obras salesianas dando vida a la idea de la Ciudadela Don Bosco, en Soyapango, cuya ubicación fue producto de la reflexión a la luz del carisma salesiano de optar por un sector popular para la promoción de sus habitantes. La sociedad salvadoreña recibió los primeros profesionales UDB en 1990: un grupo de profesores en teología pastoral y, el 23 de noviembre de 1991, a los primeros –23– graduados de ingeniería, de educación, así como diplomados en las ramas tecnológicas de electrónica, mecánica y computación. Para 1992, daría inicio el año académico en el nuevo campus con los primeros edificios de aulas, la biblioteca y el Centro de Investigación y Transferencia de Tecnología (CITT). Actualmente, brinda programas a nivel de grado (33 especializaciones entre ingenierías, licenciaturas, técnicos y profesorados, distribuidos en seis Facultades) y programas de postgrado (ocho maestrías y dos doctorados), estos últimos impartidos en el Centro de Estudios de Postgrados, campus Antiguo Cuscatlán, inaugurado el 16 de febrero de 2007. La Universidad Don Bosco (UDB) fue la primera universidad acreditada a nivel nacional en el año 2001, y la primera en re-acreditarse en 2006, 2011 y 2016. Una de sus apuestas estratégicas es la acreditación de programas a través de procesos de autoevaluación y reflexión interna con base en parámetros regionales e internacionales. Posee una población anual promedio que oscila entre 8,500 a 9,000 estudiantes en los diversos programas. Mantiene fuertes vínculos con el sector productivo y la sociedad, a través de programas de transferencia de tecnología, cursos de educación continua, servicios de consultoría para compañías, investigación y proyección social. La Universidad Don Bosco es miembro de las Instituciones Salesianas de Educación Superior (IUS), una red de más de 80 instituciones promovidas por la Congregación Salesiana, repartidas en los diversos continentes y regiones: América, Europa, África, Asia Sur y Asia Este-Oceanía y de la Organización de Universidades Católicas de América Latina y el Caribe, ODUCAL.1 1 Historia obtenida de: http://www.udb.edu.sv/udb/index.php/pagina/ver/nuestra_historia –24– 1.1.2. Misión Somos una institución de Educación Superior con carisma salesiano dedicada a la formación integral de la persona humana, por medio de la investigación, la ciencia, la cultura, la tecnología, la innovación y el compromiso con la comunidad para la construcción de una sociedad libre, justa y solidaria.2 1.1.3. Visión Una universidad salesiana, líder a nivel nacional y referente a nivel regional por su modelo educativo; reconocida por la innovación curricular; por el desarrollo profesional y la internacionalización de sus estudiantes, educadores y personal de gestión; por la ejecución de proyectos de investigación, desarrollo e innovación; por sus publicaciones de impacto; por sus programas de grado y postgrado acreditados internacionalmente; por sus programas a distancia únicos e innovadores; por el mejoramiento continuo de la calidad y por la gestión de sus recursos físicos, tecnológicos y financieros para la sostenibilidad de la institución. 2 Misión y Visión obtenidas de: http://www.udb.edu.sv/udb/index.php/pagina/ver/quienessomos_institucional –25– 1.1.4. Estructura Organizativa El gobierno de la Universidad es ejercido por el Consejo Directivo, el Consejo Académico y el Rector, quien es su representante legal. El Consejo Directivo está compuesto por siete miembros, siendo el Presidente del mismo el superior de los Salesianos de Don Bosco en Centroamérica y miembros directores: el Rector de la Universidad, algunos miembros de la congregación salesiana y prominentes personalidades de la vida económica y social del país. El Consejo Académico es un organismo colegiado que tiene a su cargo el estudio y planeación de las políticas educativas de la Universidad, así como la coordinación y supervisión de todas las actividades académicas. Está compuesto por el Rector, el Vicerrector Académico, la Vicerrectora de Ciencia y tecnología, el Vicerrector de Estudios de Postgrado, el Director Administrativo Financiero, la Secretaria General, los Decanos de las Facultades y la Directora del Departamento de Administración Académica. A nivel gerencial, la Rectoría cuenta con el apoyo de cinco unidades: la Secretaría General, la Vicerrectoría Académica, la Vicerrectoría de Ciencia y Tecnología, la Vicerrectoría de Estudios de Postgrado y la Dirección Administrativa Financiera; cada una de las cuales posee departamentos que brindan el apoyo técnico y administrativo.3 3 Estructura Organizativa obtenida de: http://www.udb.edu.sv/udb/index.php/pagina/ver/organizacion –26– 1.1.5. Organigrama Fuente: http://www.udb.edu.sv/udb/index.php/pagina/ver/organizacion Figura 1: Organigrama Institucional de la UDB –27– 1.2. Planteamiento del Problema Esta tesis se llevó a cabo en dos áreas de una organización dedicada al servicio estudiantil; la Universidad Don Bosco. Las áreas corresponden al Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12 y a la Bodega, ambas ubicadas en el Edifico número 4. Con el paso de los años los encargados de estas áreas han utilizado el mismo método de trabajo, que si bien es cierto no es malo ha dejado un vacío en la atención a la cultura de orden, la limpieza y la sistematización. Por ejemplo, en la visita hecha a la Bodega (en la que se almacenan los equipos, materiales y herramientas) se pudo observar y constatar que se encuentra desorganizada; los equipos están mal clasificados y ubicados, en general hay un bajo nivel de limpieza. Con las entrevistas hechas a los encargados se evidenció que la situación de desorden limita las actividades laborales al no tener una clasificación y organización de los activos, se pierden tiempos en la búsqueda de los equipos necesarios para las prácticas de laboratorio. Y en las instalaciones del laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12 una historia similar, puesto que se encuentran equipos que no corresponden al lugar o no tienen un lugar específico donde ser ubicados, abonando entonces al desorden. Así mismo con la visita realiza y la observación de las zonas se pudo apreciar que no se cuenta con un sistema de aseo conveniente; hay ordenanzas, pero sólo realizan la limpieza del piso, mientras que los equipos, módulos, entre otros quedan desatendidos; estos también requieren de una limpieza más especializada. –28– De la misma manera las estanterías utilizadas para el almacén no cuentan con un etiquetado que identifique la ubicación de los activos, la codificación de estos no está estandarizada y no hay una identificación de los activos más utilizados. Por ello, la presente tesis esta conducida hacia la disminución y eliminación de los desperdicios que se producen dentro de las áreas, refriéndose con desperdicios a pérdidas de tiempo, mala utilización del espacio físico, acumulación de materiales, acumulación de equipos innecesarios, desorganización, falta de limpieza, entre otros. 1.3. Justificación La realización de este trabajo es de gran importancia porque pretende mejorar la cultura organizacional, el ambiente de trabajo y la sistematización de las actividades rutinarias ejecutadas por todos involucrados de las áreas mencionadas anteriormente; disminuyendo los posibles daños o pérdidas en los activos e instalaciones. Para esto es necesaria la elaboración de una Guía Técnica que sirva a ambas unidades para comprender los beneficios de tener un lugar de trabajo ordenado, organizado y limpio, además de solventar situaciones como las pérdidas de tiempo en buscar un activo que en su momento se necesita. –29– 1.4. Objetivos 1.4.1. Objetivo General Contribuir por medio de una propuesta de una Guía Técnica en la mejora de la organización, estandarización, limpieza y mejora continua de la Bodega (8.6.120) y Laboratorio de Maquinas Eléctricas (4.12). 1.4.2. Objetivos Específicos a. Realizar un cuestionario diagnóstico y entrevista en 5’S a los trabajadores de las áreas delimitadas de la institución y con sus opiniones, determinar la situación actual de la Bodega y el Laboratorio, para poder trabajar en la propuesta. b. Identificar por medio de encuestas los niveles actuales en los que se encuentran cada una de las fases de las 5’S en el laboratorio y la bodega, para elaborar una guía técnica apegada a la situación. c. Elaborar una Guía Técnica para las áreas seleccionadas que les permita a los trabajadores, poder implementar la Metodología 5’S, para reducir y eliminar los niveles de desorganización, suciedad y desorden. –30– 1.5. Alcances 1. Con el presente proyecto de investigación, se pretende indagar sobre la situación actual de orden y limpieza, y nivel de organización que se maneja en la Bodega 8.6.120 y el laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12, para centrar la propuesta de la Guía Técnica basada en la metodología de las 5’s y de esta manera sentar las bases para el conocimiento a la futura implementación por parte de los actores involucrados. 2. Este trabajo pretende orientar a los trabajadores de la Bodega y el Laboratorio, en el uso e implementación de la Metodología 5’S, y que les permita realizar una mejor gestión de los activos, eliminando del espacio de trabajo todo aquello que no sea de utilidad para sus necesidades laborales. –31– 1.6. Delimitaciones 1.6.1. Delimitación Espacial El trabajo se llevará a cabo en la Bodega y Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12 del Edifico 4 de la Universidad Don Bosco, ubicada en el Municipio de Soyapango, Departamento de San Salvador. Fuente: Fotografía tomada de Google Maps. Latitud: 13.715403, Longitud: 89.155225 Edificio 4 Fotografía 1: Ubicación Geográfica del Edificio 4 –32– 1.6.2. Delimitación Teórica El desarrollo del presente trabajo de tesis estará fundamentado en la teoría recopilada de libros, revistas, páginas web relacionadas con el tema sobre “Metodología de las 5’S”, para tener una visión amplia de la problemática a tratar para establecer la propuesta de guía; además se harán uso de los recursos con los que se dispone en la biblioteca de las Universidades Don Bosco y Universidad Centroamericana. Este trabajo está delimitado solamente a una propuesta de Guía Técnica para la sistematización, orden y limpieza, basada en la Metodología de las 5’S para las áreas de Bodega y Laboratorio de Máquinas Eléctricas, y no en la implementación, pues quedará a criterio de los involucrados y de la decisión de las autoridades competentes su implementación y seguimiento. –33– CAPITULO II - MARCO TEÓRICO 2.1. Generalidades: La Metodología 5’S 2.1.1. Reseña Histórica de la Metodología 5’S De acuerdo a lo que relata (Roberto Rodríguez, 2010): La estrategia de las 5’S es una metodología de trabajo desarrollada por la industria japonesa después de la II Guerra Mundial, debido a que existía la necesidad de incorporarse nuevamente al mercado internacional después que las industrias en general fueran casi totalmente destruidas, enfrentando en aquel entonces una sensible baja en la economía y en la producción de bienes y servicios. En esa búsqueda de elevar el nivel de competitividad y reputación, ya que mundialmente se consideraba que los productos fabricados en Japón eran baratos y de baja calidad, por lo que iniciaron la solicitud de apoyo técnico a otros países. Expertos llegaron a Japón a instruir en distintas conferencias acerca de la aplicación de nuevas teorías y métodos de trabajo, por lo que rápidamente asimilaron las enseñanzas. Además, se formaron organizaciones empresariales que impulsaron el desarrollo de las empresas e industrias japonesas, tales como: Japanese Union of Science and Engineering (JUSE) en 1946, Japanese Industrial Management Association (JIMA) en 1950, entre otras. Tanto era el espíritu emprendedor de los gerentes que comenzaron a aplicar lo aprendido, a través de un cambio radical que los llevó en el camino que conduce a la eficiencia y productividad. En los años 50 como iniciativa propia de casi todas las empresas japonesas, solía adoptarse un lema compuesto por frases o palabras sencillas de fácil entendimiento, usadas con frecuencia en los hogares para inculcar un ambiente agradable, por ejemplo, seiri, seiton (palabras japonesas que traducida al español significan “desechar y ordenar” –34– respectivamente). Dichas expresiones fueron adoptadas en las empresas de acuerdo a las necesidades de cada área de trabajo y giro de la empresa, a fin de aumentar la eficiencia en las actividades diarias. Como resultado del uso continuo y como si fuera un juego de palabras, las 5’S se habían establecido espontáneamente como una metodología orientada a la productividad. (pág. 2) 2.1.2. La Metodología 5´S De acuerdo con (REY, 2005) La metodología de las 5’S es una filosofía de trabajo para todas las áreas de una empresa que radica en desarrollar acciones de orden/limpieza y localización de condiciones inadecuadas en el punto de trabajo, en el que todos participan de manera grupal o individual, mejorando el ambiente de trabajo, la seguridad de personas y la productividad. (pág. 17) Según (MOULINDG, 2010) El programa 5’S se centran en la limpieza de la organización y normalización para mejorar la rentabilidad, la eficiencia y la seguridad mediante la reducción de los residuos de todo tipo (pág. 7) Además (Jaume, 2016) expresa que: Es una metodología japonesa que surge en la empresa Toyota en el año 1960, donde se caracteriza por las iniciales de cada una de sus etapas, siendo: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, siendo esta última la que tiene por objetivo evaluar el desarrollo y permanencia de las cuatro primeras etapas. Las 5’S tienen por objetivo realizar cambios ágiles y rápidos, con un enfoque a largo plazo, en la que participan activamente todas las personas de la organización para idear e implementar sus mejoras. Las 5’S mejoran el control visual de los recursos y –35– estandarizan el desempeño de la producción. Con ello se logra minimizar las mermas y recursos innecesarios, generando valor en los productos y servicios (pág. 12) Tabla 1 Clasificación de las 5’S Fases de la Implementación Las 5’S 5’S en japonés 5’S en Castellano Eses Operativas 1° S Seiri Seleccionar, eliminar, eludir 2° S Seiton Ordenar, clasificar, identificar 3° S Seiso Limpiar, sanear, anticipar Eses funcionales 4° S Seiketsu Estandarizar, normalizar 5° S Shitsuke Auditar, autodisciplina, hábito Fuente: Tesis: Implementación de las 5’S para reducir los riesgos laborales en la Empresa SC Ingeniería y Construcción S.A.C. Ate,2017. Pág. 30 URL: http://repositorio.ucv.edu.pe/bitstream/handle/UCV/1454/DE%20LA%20CRUZ_RAS.pdf?sequence=1&isAllowed=y Tal como se observa en la Tabla 1, las 5’S se clasifican en dos grupos, las operativas y las funcionales, siendo las primeras las que implican acciones casi inmediatas a realizar en los lugares de trabajo y las segundas las que permiten la manutención de todas las demás a través de la disciplina y el hábito. 2.2. Objetivos de las 5’S Lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5’S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. (Cano, 2011) –36– 2.3. Etapas de la Metodología 5’S Tal como se describe en (Euskalit.net, 2017) las etapas de las 5’S son: 2.3.1. Seiri – Organización Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos. 2.3.2. Seiton – Orden Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. 2.3.3. Seiso – Limpieza Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud. 2.3.4. Seiketsu – (Estandarizar) Control Visual Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos 2.3.5. Shitsuke – Disciplina y Hábito Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. (pág. 3 y 4) –37– 2.4. Potenciales beneficios de la Implementación de la Metodología de 5’S Muy positivos son los resultados que pueden obtenerse al implementar las 5’S, y en conforme a esto; (Carvajal Brenes, 2014) una serie de beneficios se obtienen si se aplican las 5’S a las organizaciones, algunos de estos son: • Aumenta el espacio físico • Mejora las condiciones de los trabajadores • Mejora el rendimiento de los equipos de trabajo • Establece los procedimientos de Operación • Mejora el manejo de inventario • Mejora la satisfacción de los clientes (internos y externos) • Incrementa la rentabilidad • Reduce el número de accidentes • Aumenta la moral • Reduce el tiempo de Inspecciones • Mejora el acceso a la información • Mejora la comunicación entre los empleados (pág. 22 y 23) –38– CAPITULO III - DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL En este capítulo se desarrolla una línea base del estado inicial de los niveles de las 5’S en las que se encuentra el Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12 y la Bodega de eléctrica. Para el inicio del diagnóstico se realizó una visita previa a las zonas delimitadas, para confirmar la situación de desorganización y suciedad, presente en ambos lugares. Se procedió a tomar fotografías como evidencia de la situación actual y como insumo para iniciar la elaboración de la Guía. De los dos lugares, la Bodega presenta un nivel de desorganización fuerte que debe ser atacado para sistematizar las actividades de administración de los activos4. Para el diagnostico se ejecutaron una serie de entrevistas y encuestas con el propósito de obtener percepciones sobre las condiciones y actividades rutinarias desarrolladas. Las encuestas están basadas solo en la percepción de los grupos estudiantiles que frecuentan el área, con el principal motivo de evaluar el estado de las 5’S’s desde la visión de los clientes principales de la universidad. Las entrevistas están basadas en la experiencia del trabajo rutinario desempeñado por parte de los trabajadores del Laboratorio y la Bodega de eléctrica. Permitiendo la alimentación de un testimonio fidedigno del estado inicial de las 5S’s. 4 Para más información ver Fotografías en Anexo 1: “Fotografías del Laboratorio de Máquinas Eléctricas” y Anexo 2: “Fotografías de Activos en Bodega”. –39– 3.1. Diagnóstico del Laboratorio de Máquinas Eléctricas (4.12) y Bodega En primera instancia se realizó el diagnostico en el Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12, primeramente, verificando de manera cuantitativa la percepción por parte del cuerpo estudiantil que recibe de primera mano las prácticas en el laboratorio. En la Tabla 2 y Tabla 3, se muestran los resultados de dichas encuestas5. Se estableció un sistema a base de puntajes para los estudiantes encuestados y seguidamente un porcentaje promedio entre tres diferentes rangos: Alta conformidad, Media conformidad e Inconformidad. Esto también nos ofreció información de los niveles de apreciación de las 5S’s de parte de los clientes directos de la universidad. Se estableció un sistema de apreciación cualitativa en base a los testimonios otorgados por los trabajadores en sus actividades rutinarias y conocer de ello los niveles de las 5S’s. 3.1.1. Evaluación de encuesta de apreciación de los estudiantes Para elaborar el análisis representativo del estado inicial de las 5’S´s, se procedió a clasificar las preguntas por la S que representan. De las secciones tomadas, se contabilizaron el número de estudiantes que seleccionaron los criterios por Conformidad, Normalidad o Inconformidad6. 5 Para más información revisar Anexos 3: “Encuesta Realizada a Estudiantes”, Anexo 4: “Entrevista Realizada a Docentes de Laboratorio” y Anexo 5: “Entrevista Realizada Personal de Bodega”. 6 El detalle de los resultados de las encuestas se encuentra en el Anexo 3: “Encuesta Realizada a Estudiantes”. –40– Se realizó una encuesta a 63 estudiantes, que consistió en 16 preguntas que alternaron entre opciones de Alta conformidad, Media conformidad e Inconformidad; cada pregunta respondida equivale a 1 punto. Estos puntos se contabilizaron para obtener el promedio de la apreciación. La Tabla 2 describe como se conforman los segmentos evaluados en la encuesta: Tabla 2 Puntaje por cada ESE Eses Segmentos de preguntas Puntajes por sección Puntos por Alta Conformidad Puntos por Media Conformidad Puntos por Inconformidad SEIRI 1-4 252 103 120 29 SEITON 5-8 189 106 64 19 SEISO 9-10 126 71 50 5 SEIKETSU 11-13 126 43 63 20 SHITZUKE 14-16 63 61 2 0 Fuente: Elaboración Propia Tabla 3 Resumen de puntajes obtenidos por cada ESE ESES NIVEL DE APRECIACIÓN PORCENTAJE DE APRECIACIÓN SEIRI Alta Conformidad 103 40.87% Media Conformidad 120 47.62% Inconformidad 29 11.50% SEITON Alta Conformidad 106 56.08% Media Conformidad 64 33.86% Inconformidad 19 10.05% SEISO Alta Conformidad 71 56.34% Media Conformidad 50 39.68% Inconformidad 5 3.97% SEIKETSU Alta Conformidad 43 34.13% Media Conformidad 63 50% Inconformidad 20 15.87% SHITZUKE Alta Conformidad 61 96.82% Media Conformidad 2 3.17% Inconformidad 0 0% Fuente: Elaboración Propia –41– 3.1.2. Análisis de Entrevistas para el Laboratorio de Máquinas Eléctricas En la presente sección se muestra la tabla de Análisis de 5’S, con los resultados recabados de las entrevistas obtenidas de los docentes. Con el análisis de la situación encontrada, nos permitió generar algunos de los criterios para elaboración de la Guía Técnica7. Se presentan la Tabla 4 y Tabla 5 con el análisis de la situación encontrada: Tabla 4: (a) Análisis de 5’S Máquinas Eléctricas ANÁLISIS EN LABORATORIO DE MAQUINAS ELÉCTRICAS (4.12) 5's Sección Explicación de entrevistados Análisis de la Situación Encontrada Puntaje de apreciación SE IR I Se cc ió n: 1 -3 Los entrevistados indicaron que solo algunos equipos están etiquetados y se limitan a código de barras. El cual ayuda a denotar con un lector de barras que posee auditoria. Brindando datos al personal de auditoría, como ubicación, fecha de calibración entre otros. Se detectó que los protocolos de activación y cambios de registros de maquinarias o equipos están solamente confinados a los registros de auditoria interna. No se manejan números en correlación o visualizaciones de los cuales denoten características como el estado del equipo o herramienta. Careciendo así de un protocolo para clasificar equipos en uso, desuso, dañados o inservible. Alto Conformidad Media Conformidad Inconformidad SE IT O N Se cc ió n: 4 -6 Los entrevistados indicaron que las herramientas se guardan en conjunto dentro de los gabinetes, estantes o mesas del laboratorio. Se detectó que para el ordenamiento de las herramientas, estas se guardan en lugares aleatorios a discreción del catedrático, no por un lugar asignado previamente o bajo normativa, lo que provoca el potencial desordenamiento de las herramientas. Cabe recalcar que se presentaron posibles puntos de mejora. Alto Conformidad Media Conformidad Inconformidad Fuente: Elaboración Propia 7 El detalle de los resultados de la entrevista se encuentra en el Anexo 4: “Entrevista Realizada a Docentes de Laboratorio”. –42– Tabla 5: (b) Análisis de 5’S Máquinas Eléctricas ANÁLISIS EN LABORATORIO DE MAQUINAS ELÉCTRICAS (4.12) 5's Sección de entrevista Explicación de los entrevistados Análisis de la Situación Encontrada Puntaje de apreciación SE IS O Se cc ió n: 7 -1 0 Se comentó que se tiene una limpieza general programada en el laboratorio, aun así, es frecuente encontrar restos de polvo en los equipos e instrumentos varios. Se detectó que hay una rutina de limpieza del salón, pero no lo es enfocada a la limpieza atrapada en los equipos o instrumentos ocupados dentro del laboratorio. Tampoco se dejó constancia de un procedimiento para la elaboración de limpieza del recinto por lo queda a discreción del personal de aseo en eliminar la suciedad encontrada. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad SE IK ET SU Se cc ió n: 1 0- 14 Se comentó que, sí se tiene una guía para el acondicionamiento de las instalaciones, pero aun así no se mencionan los respectivos manuales de uso para los distintos tipos de trabajadores. Se detectó que, aunque se cuenta con guías de laboratorio para desarrollar las prácticas y manuales de los fabricantes, aun no se tienen manuales propios para el correcto acondicionamiento y opciones de seteo (ajustes) de la máquina para que puedan ser ocupadas por catedráticos, mantenedores y estudiantes. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad SH IT ZU K E Se cc ió n: 1 5- 16 Se comentó que no existe una guía para el correcto manejo de las instalaciones y/o equipos en caso de que estos fallen, estén en uso o se encuentren inservibles. Recalcaron que se llega a interpretar a base a experiencia. Solamente se deja constancia cuando se realiza auditoria o hoja de bitácora. Se detectó que la intervención para el manejo de activos e instalaciones no se encuentra plasmado, solamente es guiado por auditoria y no permite cambios por los distintos tipos de usuarios con sus respectivas cadenas de privilegios en su uso. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad Fuente: Elaboración Propia –43– 3.1.3. Análisis de la situación actual de Bodega según resultados de las Entrevistas En la presente sección se muestra la tabla de Análisis de 5’S, cuyos resultados han sido recabados de las entrevistas obtenidas del personal de Bodega. Con el análisis de la situación encontrada, se formularon algunos de los criterios para elaboración de la Guía Técnica8. Se presentan la Tabla 6 y Tabla 7 con el análisis de la situación encontrada: Tabla 6: (a) Análisis de 5’S de la Bodega ANÁLISIS EN BODEGA 5's Sección Explicación de los entrevistados Análisis de la Situación Encontrada Puntaje de apreciación SE IR I Se cc ió n: 1 -4 Se encontró el recinto de una manera desorganizada, con difícil acceso en la distribución de materiales, pero aun así se considera factible localizar los distintos activos siempre y cuando se cuente con su debido tiempo de prevención para su uso. Se detectó que hay desorden, sin ningún tipo de clasificación o distribución en activos ya sea para identificarlos por prioridad o demanda. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad SE IT O N Se cc ió n: 5 -9 Se encontró que hay dificultades debido la aglomeración de materiales y herramientas. Mientras que la estandarización para artículos reflejó solo un 60% de ellos. Se ubican todo por orden de llegada por lo que su ubicación en estantería es aleatoria. Se detectó que hay una pobre metodología en resguardo de los necesarios, a la vez estropeando la asignación de una ubicación fija para cada cosa. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad Fuente: Elaboración Propia 8 El detalle de los resultados de la entrevista se encuentra en el Anexo 5: “Entrevista Realizada a Personal de Bodega”. –44– Tabla 7: (b) Análisis de 5’S de la Bodega Fuente: Elaboración Propia ANÁLISIS EN BODEGA 5's Sección Explicación de los entrevistados Análisis de la Situación Encontrada Puntaje de apreciación SE IS O Se cc ió n: 1 0- 12 Se comentó que existe acumulación de polvo en maquinaria pesada y de material resguardado en difícil acceso. No obstante, se tiene una rutina de limpieza y mantenimiento preventivo a equipos de alta prioridad. Se detectó que hay varios focos de suciedad esparcidos a lo largo de la instalación y muy difíciles de eliminar. Los focos de suciedad están alojados en maquinaria pesada y lugares recónditos donde es difícil de maniobrar. Se tiene un plan de mantenimiento y limpieza solo para los equipos de alta prioridad, pero no para las instalaciones o el resto de las herramientas y materiales. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad SE IK ET SU Se cc ió n: 1 3- 16 Se comentó que no hay señalización alguna para la ubicación de activos y no hay evidencia que esté integrada a los lineamientos de la bodega. Hay manual de clasificación de herramientas y equipos, pero solo son plasmadas en las guías del laboratorio para cuando se requieran. Se detectó la carencia en medidas de señalización para prevención que sean dedicadas a la variedad de equipos, materiales y herramientas que contiene actualmente la bodega. Hay falta de un procedimiento que permita la estandarización en resguardo el cual permita ser ergonómico, accesible, y seguro para el bodeguero. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad SH IT ZU K E Se cc ió n: 1 7- 20 Se comentó que no hay seguimiento para el ordenamiento de activos dentro de la bodega y no se previene establecer algún programa o guía de mejora. Se tiene ausencia de calzado especial, fajas, guantes o mascarillas para transportar el equipo pesado u otros materiales particulares. Se detectó que no hay un seguimiento para mantener organizada la bodega o que su disponibilidad se pueda sostener a lo largo de los distintos periodos de demanda. Además de la falta de equipo de protección personal para la manipulación de dichos equipos. Alta Conformidad Media Conformidad Inconformidad –45– CAPITULO IV - GUÍA TÉCNICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5’S PARA LA BODEGA Y LABORATORIO ESTRUCTURA GUÍA TÉCNICA 5’S Hábitos de efectividad organizacional y mejora continua Tabla resumen de las 5’S LAS 5’S DESCRIPCIÓN RESULTADO SEIRI Separar Innecesarios: “Determinación de necesarios e innecesarios” Espacio SEITON Situar Necesarios: “Un sitio para cada cosa u cada cosa en su sitio” “Un nombre para cada cosa y cada cosa con su nombre” Orden SEISO Suprimir Suciedad: “No es más limpio quien más limpia, sino quien menos ensucia” Limpieza SEIKETSU Señalizar Anomalías: “Señalización visible y evidente para todos” Gestión de Cambio SHITZUKE Seguir Mejorando: “Buscar la mejora continua” Eficiencia –46– 4.1. INTRODUCCIÓN Esta Guía Técnica tiene como propósito, orientar a todo el personal de Bodega y Laboratorio de la Universidad Don Bosco en la implementación de la Metodología de las 5’S, a través de sus técnicas, procedimientos y auditorias necesarias para el mejoramiento tanto de los lugares de trabajo como de las actividades laborales de los trabajadores. Con esta guía se busca la reducción de tiempos innecesarios de los servicios prestados, el ordenamiento de los activos e insumos con los que se cuentan, la sistematización de las actividades rutinarias, crear un clima de trabajo más agradable y alcanzar el éxito global de la institución de poco a poco. En este documento se recogen algunos de los conceptos fundamentales de la Metodología de las 5’S. Se trata de dar las pautas para entender, implantar y mantener un sistema de Orden y Limpieza en la institución, a partir de cual se puedan sentar las bases de la Mejora Continua y el bienestar de los trabajadores en dos áreas de la Institución, el Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12 y la Bodega. –47– 4.2. OBJETIVOS 4.2.1. General Crear mediante el conocimiento e implementación de la Metodología de las 5’S una cultura organizacional que proporcione, el buen manejo de los recursos de la institución universitaria, para propiciar mejores ambientes laborales, con el propósito de generar un cambio de conductas que repercutan en las actividades de servicio que ofrece la universidad y en el bienestar tanto de empleados como de estudiantes. 4.2.2. Específicos • Obtener áreas más limpias y organizadas para el personal. • Mejorar la calidad de los servicios que se ofrecen a los estudiantes. • Estimular los buenos hábitos y criterios de acción de los empleados de la institución. • Mejorar la imagen de la institución ante la competencia. 4.3. ALCANCE Por medio de la aplicación de la Metodología de las 5’S se pretende que los empleados del Laboratorio de Máquinas Eléctricas 4.12 y Bodega del Edificio 4 de la Universidad Don Bosco, se familiaricen, implementen y mantengan las condiciones adecuadas de orden y limpieza en su área de trabajo, con el fin de mejorar las actividades diarias de trabajo y los servicios que se ofrecen a los estudiantes. –48– 4.4. PRIMERA S – SEIRI: SEPARACIÓN DE NECESARIOS E INNECESARIOS Esta primera S, implica que debe seleccionarse del puesto de trabajo aquello que es estrictamente necesario y qué es lo que debe de conservarse, el resto deberá ser trasladado para su eliminación. Su eliminación podrá ser gestionada por la Institución para tomar la decisión pertinente como venderlo, transferirlo a otra unidad que lo necesite, donarlo o desecharlo. En caso de existir una indecisión sobre uno o varios activos tangibles, es conveniente separarlos en base a criterios como: • ¿No se usa, pero se le puede dar mantenimiento para poderlo usar? • ¿Se utiliza, pero su frecuencia de uso es poca? • ¿Se utiliza poco, pero en ciertos momentos o épocas su frecuencia de uso incrementa? • ¿Es conveniente seguirlo almacenando? Finalmente, y como resultado de los criterios se deberá tomar una decisión definitiva que permita ubicar a los activos como Necesarios o Innecesarios. La primera etapa ayuda a determinar los distintos insumos, herramientas y equipos esenciales que se encuentran tanto en la bodega como en el laboratorio que permitirán el desarrollo de las actividades y que armonizarán con las demandas en ambos recintos. Lo primero será poder depurar los objetos ajenos al propósito de la visión de la bodega y del laboratorio. –49– 4.4.1. Criterios de Necesarios e Innecesarios en Bodega y Laboratorio Para definir como Necesarios aquellos artículos, equipos, herramientas u otros deberán cumplir con los siguientes criterios de selección, de lo contrario serán definidos como Innecesarios: 1. Bodega: La Utilidad, porque debe satisfacer las necesidades de las labores entre bodega y laboratorio. Por ejemplo, la computadora en la cual se lleva el registro de ingresos y egresos de activos. Laboratorio: La Utilidad, porque debe de estar interrelacionada en las distintas practicas a ejecutar o dentro de alguna actividad secundaria con relación al propósito del laboratorio. Por ejemplo, las fuentes ocupadas para energizar los módulos eléctricos en prácticas. 2. Bodega: La Frecuencia de Uso, porque hay activos de uso transitorio, es decir, unos que se ocupan más que otros, para las actividades rutinarias de bodega o suplir demandas de laboratorio. Por ejemplo, los archiveros que contienen las fichas técnicas de los distintos tipos de equipos que pueden estar resguardados en la bodega y que se ocupan poco, en contraste con los cables de poder, que se utilizan semanalmente en las prácticas de laboratorio. Laboratorio: La Frecuencia de uso, porque deben ser de uso transitorio, unos que se ocupan más que otros, para las practicas o actividades rutinarias inherentes a las funciones ejecutadas dentro del laboratorio. De lo contrario podrá ser transferida a una bodega designada para activos en desuso. Ejemplo, ciertos motores eléctricos que se ocupan por semestre o por proyectos estudiantiles, se ocupan poco, en –50– contraste a los medidores de parámetros eléctricos que sirven de referencia en las practicas. 3. Bodega: La Demanda, porque debe satisfacer las exigencias del laboratorio en cuanto a los distintos activos que se ocuparán en las practicas. Por ejemplo, módulos eléctricos, resistencias, medidores entre otros. 4. Bodega: La Reparabilidad, porque existirán activos que necesitaran de algún mantenimiento o se encuentran en gestión de mantenimiento, y devolverles su utilidad original. Ejemplo, soldar y desoldar elementos electrónicos de los distintos módulos para prácticas de laboratorio. Laboratorio: La Reparabilidad, porque es necesario verificar que los equipos esenciales se encuentren en óptimas condiciones para la ejecución de las practicas. Si los equipos se encuentran en necesidad de servicio de mantenimiento, serán trasladados a bodega para que se gestione y efectué dicho mantenimiento. 5. Bodega: Las Cantidades, es importante verificar los excedentes de unidades disponibles en bodega, y corroborar que sean absolutamente indispensables para el uso en los distintos laboratorios, de lo contrario se trasladan los excedentes a otras unidades. Por ejemplo, se poseen 13 cintas aislantes, cuando en realidad sólo hay una demanda de 10. Laboratorio: Las Cantidades, porque es necesario verificar el número de unidades disponibles en laboratorio, para luego corroborar que sean absolutamente indispensable su uso. De lo contrario se verá necesario el traslado de estos excedentes a otras bodegas de mejor conveniencia. Por ejemplo, existe un –51– remanente de 10 puentes eléctricos que nunca son utilizados en práctica por lo que se gestiona el trasladado a la bodega de dichos remanentes. 6. Bodega y Laboratorio: La Obsolescencia, por es importante verificar si el equipo incumple las normativas internacionales (NEC9, ASTM10, entre otros) y los insumos no han sobrepasado las fechas de vencimiento o se encuentran en deterioro. Por ejemplo, lubricantes, cintas aislantes, aceites dieléctricos que ya se vencieron. 4.4.2. Separación Física de Necesarios e Innecesarios En este apartado se definirá el procedimiento a seguir para la clasificación de artículos, insumos, equipos o herramientas que se encuentren en los estantes, armarios o depósitos. Procedimiento de Listado de Activos Existentes: Realizar la lista de todos activos existentes en la Bodega o Laboratorio, partiendo de los siguientes pasos: 1. Dentro de la celda “Item”, se coloca el correlativo del artículo. (Eje.: 1, 2, 3..) 2. Dentro de la celda “Tipo”, se clasifica por Herramienta, Insumo o Equipo. 3. Dentro de la celda “Nombre de Activo”, se coloca el nombre del activo para su fácil identificación. (Eje.: Multímetro, Resistencia, Cinta, etc.) 4. Dentro de la celda “Estado”, se indica la condición en la que se encuentra el activo. (Eje: Bueno, Inservible, Averiado, Reparado) 9 NEC: National Electrical Code (NEC) (Glosario Pag.163) 10 ASTM: American Society for Testing and Materials (Glosario Pag.161) –52– 5. Dentro de la celda “Unidad”, se coloca la medida con la cual se cuantificarán los activos. Por ejemplo (Litros, metros, c/u) 6. Dentro de la celda “Cantidad”, se coloca la cantidad presente dentro del recinto. (Eje: 20, 30, 1, 2, 5, etc.) Tabla 8: Listado de los Activos Existentes LISTADO DE ACTIVOS Ítem Tipo Nombre de Activo Estado Unidad Cantidad 1 Herramienta Multímetro Bueno C/U 10 2 Insumo Cinta Aislante N#33 Bueno C/U 5 Fuente: Elaboración Propia La presente plantilla a rellenar se puede visualizar con mayor amplitud en el Anexo 6: “Formato de Hoja de Listado de Activos”. Completado el cuadro anterior, con todos los activos presentes en la bodega, proceder a clasificar por medio de los criterios de Necesarios e Innecesarios. Procedimiento de Separación: 1. Dentro de las celdas “Item, Tipo, y Nombre de Activos” se colocan los aspectos ya mencionados en el Procedimiento de Listado de Activos 2. Dentro de la celda “Criterios Necesarios/Innecesarios” se evalúa el cumplimiento de los distintos criterios para tomar la acción de decisión, colocando un “cheque o equis” en las celdas “C” (cumple) o “I” (Incumple) 3. Dentro de la columna de “Decisión” se deberá decidir si el activo será Mantenido dentro de la bodega o laboratorio, Transferido a otra unidad o Eliminado. La decisión quedará a discreción del Elaborador. –53– En esta lista se separan los elementos innecesarios; puede utilizarse un lugar o deposito determinado para todo aquello que será descartado. Se incluye por ejemplo herramientas, maquinarias, papeles, utensilios, repuestos, entre otros. Se busca poder contar sólo con lo útil. Tabla 9: Separación de Activos por Criterios SEPARACIÓN DE ACTIVOS EN BASE A CRITERIOS Ítem Tipo Nombre de Activo Criterios Necesarios/Innecesarios C I Decisión 1 Insumo Resistencia Eléctrica Utilidad – ¿Es utilizable?  Transferir Frecuencia de Uso – ¿Se usa con regularidad?  Cantidad – ¿Hay excedentes?  Obsolescencia – ¿Está obsoleto, dañado, vencido?  Demanda – ¿Hay demanda periódica?  2 Herramienta Clamper Utilidad – ¿Es utilizable?  Mantener Frecuencia de Uso – ¿Se usa con regularidad?  Cantidad – ¿Hay excedentes?  Obsolescencia – ¿Está obsoleto, dañado, vencido?  Demanda – ¿Hay demanda periódica?  Reparabilidad – ¿Es Reparable?  3 Equipo Motor Eléctrico Utilidad – ¿Es utilizable?  Eliminar Frecuencia de Uso – ¿Se usa con regularidad?  Cantidad – ¿Hay excedentes?  Obsolescencia – ¿Está obsoleto, dañado, vencido?  Demanda – ¿Hay demanda periódica?  Reparabilidad – ¿Es Reparable?  C=Cumple, I=Incumple Fuente: Elaboración Propia Consideraciones en la toma de Decisión: Consideraciones en la toma de decisión para la separación física de los Necesarios e Innecesarios son: a. De lo que se Elimina (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y se quiera deshacer de ese papel debido a que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir –54– nuevo papel. Pero no se puede Eliminar un Motor Eléctrico sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otro cuando sea necesario. b. De lo que se Mantiene, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, en la bodega o laboratorio). Todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, en una zona de almacenamiento en la bodega o laboratorio). Todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo. Todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano. Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario o la estación de trabajo. c. De lo que se Transfiere, todo aquello que este averiado pero reparable se transfiere a la respectiva bodega para su reparación. Todo aquello que tenga poca utilidad al mes, es trasladado a otras unidades que lo necesiten o utilicen. –55– 4.4.3. Flujograma para la aplicación de la Clasificación El siguiente flujograma es un resumen de las acciones de clasificación que se llevarían a cabo con los artículos necesarios e innecesarios. Es recomendable utilizar el flujograma como guía mientras se ejecutan los procedimientos de separación. Fuente: Elaboración Propia Figura 2: Flujograma para aplicar Seiri –56– 4.4.4. Etiquetado de Innecesarios Luego de que se realiza el listado de los Necesarios e Innecesarios, se continuará el Etiquetado, el procedimiento busca alertar que en el lugar de trabajo existen activos Innecesarios y que se deberá tomar algún tipo de acción sobre los elementos encontrados. Como norma general puede usarse el color ROJO para la tarjeta o etiqueta identificadora de activos Innecesarios, la cual deberá contener la información pertinente, de lo que deseamos retirar del área. Con el propósito de poder identificar los distintos activos se muestra una forma sugerida de etiquetado estandarizado: Artículo: Capacitores Fecha: 28/11/2018 Cantidad: 1 Ubicación: Bodega Departamento: Eléctrica Tipo Criterio de Eliminación Forma de eliminar Insumo  1. Utilidad Nula 1.Trasladar a otra Unidad  Equipo 2.Baja Frecuencia de Uso 2. Desechar Herramienta 3.Mantto. /Reparación 4.Obsoleto  5.Excedente 6.Nula Demanda de los Lab. 7.Otro Fuente: Elaboración Propia Figura 3: Etiqueta para Innecesarios –57– Descripción del Contenido de la Etiqueta: • Artículo: Nombre del elemento, componente, objeto, material, herramienta, equipo, etc, que está siendo clasificado. • Fecha: Es la fecha de cuando se ha hecho la clasificación • Ubicación: Lugar donde se encuentra el articulo dentro del edificio. • Departamento: Área dentro de la organización a la que pertenece el artículo. • Cantidad: Si se trata de varios artículos del mismo tipo se coloca en números la cantidad y así evitar exceder el uso de etiquetas. • Tipo: (Insumo, Equipo, Herramienta) Aquí se describe la clase de artículo que se está clasificando. Esta subdividida en algunos artículos sugeridos para agilizar el llenado de la etiqueta. • Criterio de Eliminación: Razón por la cual se clasifica el artículo. Esta subdividida en diferentes razones previamente añadidas para agilizar el llenado de la etiqueta. • Forma de Eliminar: Acción que se va a tomar sobre el artículo para eliminarlo. 4.4.5. Administración de Innecesarios Una vez se ha realizado la selección de los artículos Necesarios e Innecesarios, es importante también tomar decisiones sobre el destino de estos. Por ello se recomienda, según la administración, la siguiente instrucción: En caso de ser Innecesario, se deben transferir los activos a la unidad competente, Área de Contabilidad, quien evaluará si hay que retirarlo, subastarlo, resguardarlo en otra bodega, desecharlo o transferirlo a otro departamento que pueda ocuparlo. –58– De forma equivalente a la Tabla 9: Separación de Activos por Criterios, se realiza un listado para el registro de los innecesarios encontrados. Tabla 10: Listado de Activos Innecesarios11 LISTADO DE ACTIVOS INNECESARIOS Ítem Tipo Nombre de Activo Estado Unidad Cantidad 1 Equipo Fuente de Poder AVERIADO C/U 2 2 Insumo Terminal de Ojo INSERVIBLE C/U 10 3 Equipo Amperímetro BUENO C/U 3 Fuente: Elaboración Propia Procedimiento para enlistar los incensarios: 1. Dentro de la celda “Item”, se coloca el correlativo del artículo. (Eje.: 1, 2, 3…) 2. Dentro de la celda “Tipo”, se clasifica por Herramienta, Insumo o Equipo. 3. Dentro de la celda “Nombre de Activo”, se coloca el nombre del activo para su fácil identificación. (Eje.: Multímetro, Resistencia, Cinta, etc.) 4. Dentro de la celda “Estado”, se indica la condición en la que se encuentra el activo. (Eje: Bueno, Inservible, Averiado, Reparado) 5. Dentro de la celda “Unidad”, se coloca la medida con la cual se cuantificarán los activos. Por ejemplo (Litros, metros, c/u) 6. Dentro de la celda “Cantidad”, se coloca la cantidad presente dentro del recinto. (Eje: 20, 30, 1, 2, 5, etc.) 11 La presente plantilla a rellenar se puede visualizar con mayor amplitud en el Anexo 13: “Formato de Hoja de Listado de Activos Innecesarios”. –59– 4.5. SEGUNDA S – SEITON: SITUAR NECESARIOS La segunda S, implica que hay que establecer la forma en como deberán reubicarse e identificarse los artículos, elementos y herramientas, para que sea más fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos, y en caso de ser necesario reponerlos. Se busca poder evitar las pérdidas. Esta sección ayudará a mejorar la disponibilidad de los insumos, herramientas y equipos de la bodega y del Laboratorio que permitirán mejorar la ejecución de las actividades rutinarias. 4.5.1. Criterios de Ubicación y Accesibilidad de los Necesarios 4.5.1.1 Frecuencia de Uso La ubicación, colocación y accesibilidad de los activos se basará principalmente en La Frecuencia de Uso. Esto consiste en evaluar el grado de periodicidad a lo largo del tiempo con la que se utiliza el activo, por ejemplo: Diaria, Semanal, Mensual o Anualmente. Conocer la frecuencia de uso permite ubicar el activo de la manera más conveniente ya se establece una prioridad sobre aquellos activos que tienen una utilidad indispensable o muy recurrente, de aquellos cuya utilidad es menor. Entre más frecuencia posean, requerirán una ubicación más próxima al puesto de trabajo o al propio trabajador. Procedimiento de Ubicación según Frecuencia: 1. Señalizar todas las repisas de los estantes en donde se ubicarán los activos 2. Con ayudad de la Tabla 11, clasificar los activos por su Frecuencia de Uso, llenar las columnas de Nombre de Artículo, Número de Inventario, Lugar de Resguardo y sus cantidades existentes. 3. Llenar la columna de Ubicación, con los lugares más convenientes según los activos evaluados, siguiendo el código de estantería asignado. –60– 4. Colocar los activos en sus respectivas repisas en estanterías, depósitos o lugares ahora establecidos. Tabla 11: Separación de Necesarios por Frecuencia y Ubicación12 Nombre del Artículo Número de Inventario Lugar Cantidad Frecuencia Se Ocupa en Ubicación D S M A Motor Eléctrico MOT–001 Estantería 5 3 Prácticas de Laboratorio A011 Resistencia Eléctrica RES–10kΩ Estantería 10 1 Prácticas de Laboratorio A014 D=Diariamente S=Semanalmente M=Mensualmente A=Anualmente Fuente: Elaboración Propia 12 La presente plantilla a rellenar se puede visualizar con mayor amplitud en el Anexo 14: “Formato de Selección de Necesarios según Frecuencia de Uso y Ubicación”. –61– 4.5.1.2 Evaluación de Ubicación de Necesarios La ubicación de los activos es una tarea prioritaria, por lo que la revisión periódica de la ubicación por medio de una hoja de evaluación es esencial. Permite llevar un registro donde se plasmen las condiciones en donde se guardan los activos, así como también el registro de la fecha de cuando se presenten dificultades de almacenaje debido a las aglomeraciones, daños estructurales, falta de acceso, entre otros. Procedimiento de Evaluación para Ubicación: a. Llenar la hoja de Evaluación para Ubicación (Tabla 12) con información de la persona que ejecutara la inspección, en conjunto con la fecha de inspección a realizar. b. Llenar la sección “REPORTE DE ESTACIONES DE ESTANTERÍAS/REPORTES DE GABINETES Y ARCHIVEROS” con la información de las características físicas de estos. c. Describir dentro del segmento “Observaciones”, las distintas anomalías encontradas, las cuales afecten de alguna forma la calidad del almacenamiento o que subsecuentemente puedan causar daños y dificulten la disponibilidad efectiva de los necesarios. d. De manera similar ejecutar el llenado de la sección “REPORTE DE INSTALACIONES ESTRUCTURALES” con la información de las características de las estaciones de trabajo. –62– 4.5.1.3 Hoja de Evaluación para Ubicación de Necesarios en Bodega Tabla 12: Plantilla para la Evaluación de Ubicación REPORTE DE ESTANTERÍAS N° Condición N° de Columnas N° de Filas Observaciones 1 Bueno 3 4 2 Bueno 4 3 3 Bueno 3 4 4 Malo 5 2 Fila 3 Dañada 5 Bueno 4 3 6 Bueno 4 4 7 Bueno 4 4 8 Bueno 5 3 9 Bueno 3 3 10 Bueno 3 4 11 Bueno 5 4 12 Malo 4 3 Celda con Pernería Oxidada REPORTE DE GABINETES Y ARCHIVEROS N° Condición N° Gavetas Observaciones 1 Bueno 5 2 Bueno 5 3 Mala 4 Inhabilitada por Sistema de palanca dañada 4 Buena 5 REPORTE DE INSTALACIONES ESTRUCTURALES Lugar Nombre Observación E1 Estante 1 Sucia E2 Estante 2 E3 Estante 3 E4 Estante 4 E5 Estante 5 E6 Estante 6 Sobrecargada E7 Estante 7 E8 Estante 8 E9 Estante 9 E10 Estante 10 E11 Estante 11 E12 Estante 12 S1 Salida1 Obstruida por material S2 Salida2 G1 Gabinete1 G2 Gabinete2 G3 Gabinete3 Espacio Subutilizado G4 Gabinete4 D1 Escritorio1 Fuente: Elaboración Propia –63– 4.5.1.4 Hoja de Evaluación para la Ubicación de Necesarios en el Laboratorio Tabla 13: Plantilla para la Evaluación de la Ubicación Fuente: Elaboración Propia REPORTE DE ESTACIONES DE TRABAJO N° Condición N° de Butacas N° de Módulos Observaciones 1 Malo 4 4 Módulo fuera de posición 2 Bueno 4 5 3 Malo 3 6 Butaca fuera de posición 4 Bueno 4 6 5 Bueno 4 6 REPORTE DE INSTALACIONES ESTRUCTURALES Lugar Nombre Observación E1 Estación 1 Sucio y con polvo E2 Estación 2 E3 Estación 3 Cables sueltos E4 Estación 4 E5 Estación 5 E6 Estación 6 E7 Estación 7 Estructura Oxidada E8 Estación 8 E9 Estación 9 V1 Ventana 1 Obstruida por suciedad V2 Ventana 2 Rota S1 Salida 1 S2 Salida 2 D1 Escritorio1 –64– 4.5.2. Inventarios Llevar un sistema de inventarios se vuelve esencial para tener un control contable de los activos que se ocupan en los recintos. Además de que permite diferenciar los distintos tipos de inventarios ocupados dada la variedad de suministros (Equipos, Herramientas e Insumos) encontrados en ambos sitios. 4.5.2.1 Equipos Se considera equipo a toda la maquinaria eléctrica o electromecánica esencial para ejecutar las practicas del laboratorio. Para identificarlos se realiza el siguiente procedimiento en conjunto con la Tabla 14: a. Se describe el equipo a inventariar dentro del apartado “Tipo de equipo”. b. Se sugiere tomar las primeras tres letras del activo, para identificarlo de una manera corta y concisa. c. Se continua con enlistar el número de correlativo por tipo, dando así una identidad al activo para poder intervenirlo. Tabla 14: Inventario para Equipos Fuente: Elaboración Propia Tipo de Equipo: Abreviatura Número de Correlativo Numero de Reparaciones Estado del Equipo Transformador seco, Tipo reductor de 0.5 KVA, 230 V a 110 V TRAN 015 4 Buen estado Motor trifásico de 3 HP, 1800 RPM, conexión Delta–Estrella a 230V. MOT 001 0 Averiado MOT – 001 Abreviatura N° Correlativo Figura 4: Ejemplo Estructura del Código para Equipos –65– 4.5.2.2 Herramientas Se considera herramienta a los instrumentos que se utilizan para desempeñar un oficio o un trabajo determinado. Para identificarlos se realiza el siguiente procedimiento en conjunto con la Tabla 15: a. Se describe el equipo a inventariar dentro del apartado “Tipo de equipo” b. Se sugiere tomar las primeras tres letras del activo, para identificarlo de una manera corta y concisa. c. Se continua con enlistar el número de correlativo por tipo, dando así una identidad al activo para poder intervenirlo. Tabla 15: Inventario para Herramientas Fuente: Elaboración Propia Tipo de Herramienta: Abreviatura Numero de Correlativo Numero de Reparaciones Estado de la Herramienta Multímetro digital con medición de voltaje, corriente y resistencia MULT 012 0 Buen estado Osciloscopio analógico con entradas y salidas de 12 voltios DC. OSC 010 2 Averiado OSC – 010 Abreviatura N° Correlativo Figura 5: Ejemplo de Estructura de Código para Herramientas –66– 4.5.2.3 Insumos Se consideran insumos todos aquellos elementos que en conjunto, constituyen una unidad de uso especializada necesaria para el desarrollo de las practicas del Laboratorio o para el almacén en Bodega. Los Insumos en su mayoría son perecederos y diseñados para que se consuman en un tiempo establecido. Por esta razón no se les puede vincular un numero de inventario a cada uno, pero si clasificarlos por tipo y cantidad. Para identificarlos se realiza el siguiente procedimiento en conjunto con la Tabla 16: a. Se describe el equipo a inventariar dentro del apartado “Tipo de equipo”. b. Se sugiere tomar las primeras tres letras del activo, para identificarlo de una manera corta y concisa. c. Se sugiere también tomar la capacidad de dicho elemento y agregarlo como segundo parámetro dentro del código. Cabe mencionar que se podrá dejar vacío en caso de ser un producto genérico y único en su clase. d. Se continua con enlistar el número de correlativo por tipo, dando así una identidad al activo para poder intervenirlo. Tabla 16: Inventario para Insumos Fuente: Elaboración Propia Tipo de Insumo: Abreviatura Capacidad característica Cantidad Existente Estado del insumo Cinta Aislante de Vinilo Super 33+, 19 mm x 20,1 m CIN #33 30 Buen estado Resistencia eléctrica de 33 KΩ, a 110 V. RES 33 KΩ 20 Averiados –67– 4.5.3. Almacenamiento Las bodegas deben tener como finalidad, permitir la disponibilidad constante de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades de la institución y al mismo tiempo actuar con eficiencia y eficacia. Es importante una buena distribución física de una bodega, para minimizar los daños y los desperdicios ocasionados por materiales o equipos que se encuentran resguardados. El aspecto físico de una Bodega de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucren grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales dependerá de los siguientes factores: a. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. b. Tipos de materiales que serán almacenados. c. Numero de artículos guardados. d. Velocidad de atención necesaria. e. Tipo de embalaje. RES – 33kΩ Abreviatura Capacidad Figura 6: Ejemplo de Estructura de Código para Insumos –68– Otros aspectos importantes para considerar son: a. Contar con equipos que permitan elevar aquellos artículos pesados para ser movidos o ubicados a otra zona del almacén. b. Debe existir una iluminación y ventilación adecuada. c. Debe existir protección contra los agentes ambientales. 4.5.3.1 Stocks Ajustados Haciendo uso de la identificación de insumos, es posible llevar un control del stock mínimo necesario para ejecutar las practicas sin el riesgo de desabastecerse. Se genera la siguiente tabla de control para monitorear los insumos consumidos. Para esto se requiere el llenado de la Tabla 17 ejemplo, con el siguiente procedimiento: a. En el apartado de “Inventario de Insumos”, se escriben los inventarios de los insumos. b. En el apartado de “Procedencia”, se describe de qué lugar procede el material el cual es ocupado actualmente. c. En apartado “Unidad”, se describe el tipo medida ocupado para contabilizar los insumos. d. En el apartado “Stock actual”, se describe la cantidad actual y disponible para la ejecución de las practicas del laboratorio. e. En el apartado “Stock consumido”, se describe la cantidad consumida hasta el momento. f. En el apartado “Stock Mínimo requerido”, se describe la cantidad mínima requerida para la continua ejecución de las practicas. –69– Tabla 17: Control de Stocks Inventario de Insumos Bodega de procedencia Unidad Stock actual Stock consumido Stock Mínimo requerido CIN – #33 Bodega de eléctrica Rollo 25 25 10 CIN – #23 Bodega de eléctrica Rollo 30 20 10 CAP – 10uF Bodega de eléctrica C/U 5 5 5 IND – 20H Bodega de eléctrica C/U 6 4 4 Fuente: Elaboración Propia 4.5.3.2 Actualización de Inventarios Para realizar transferencias de equipos o materiales, se requiere tener hojas de cargo y descargo de activos. Por lo que se sugiere el llenado del formulario (Tabla 18) ejemplo, para las siguientes acciones de inventario: a. Modificar las condiciones de un activo Cuando dicho activo queda fuera de uso debido a malfuncionamiento o averías, se corre en la necesidad de cambiar el estado de su condición, además de traspasarlo a otra unidad para que sea reparado o almacenado hasta que se pueda proveer el servicio de mantenimiento correspondiente. Por esta razón se ve necesario ejecutar un traslado con el formulario de activos. b. Traslado de activo a otros laboratorios En el caso que exista un faltante de herramientas o módulos de electrónica en otras unidades que los requieran, será necesario el traslado de activos. Con el propósito de asegurar el almacenamiento de estos, deberá quedar un registro de su lugar de origen, ante una posible devolución. –70– c. Eliminación como articulo inservible Sabiendo que todos los activos se degradan al pasar su vida útil, será necesaria la implementación del traspaso de estos hacia bodegas de activos en desuso, para poder liberar al laboratorio del precio contable con el que cuenta el bien. Y a la vez permitirá la gestión de nuevas compras y comprobantes de otras necesidades. El procedimiento de llenado en traslado de activos: 1. Se selecciona la clase de activo que se desea trasladar dentro del apartado “tipo de activo”. 2. Se procede a colocar fecha en la cual se ejecuta el traslado dentro del apartado “fecha”. 3. Se escribe la localidad de donde se retira e instala, dentro de los apartados “Nombre del lugar donde se retira” y “Nombre del lugar donde se instala”. 4. Se escribe el inventario del bien a trasladar dentro del apartado “Numero de Inventario del Bien”. 5. Se continua con el llenado de los bloques característicos de las cuales sean procedentes con el activo al trasladar. 6. Se deja un apartado en observaciones para describir cualquier información relevante sobre el activo. 7. Se finaliza con la información de la persona que entrega y recibe el activo, en conjunto con el visto bueno del jefe de zona. –71– 4.5.3.3 Formato para Traslado de Activos en Bodega Tabla 18: Ejemplo Plantilla para el Traslado de Activos Fuente: Elaboración Propia FORMULARIO PARA TRASLADO DE ACTIVOS Tipo de Activos Modulo electrónico Motor Mobiliario Transformador Fuente de poder Herramienta Insumos Varios  Fecha Día: 29 Mes: Enero Año: 2019 Nombre del lugar de donde se retira Nombre del lugar en donde se recibe o instala LABORATORIO DE MAQUINAS ELÉCTRICAS 4.12 LABORATORIO DE SIMULACIÓN Numero de inventario del bien: MOT - 001 Condición: BUENO Nombre Motor Trifásico de 3 HP, 1800 RPM, Conexión delta – estrella Marca General Electric Modelo 62F8 Serie 12N93 Voltaje 230 Voltios Amperaje 5 Amperios Armazón 325 TP Capacidad 3HP Dimensiones (Largo-Ancho-Alto) 0.45m x 0.25m x 0.3m Observaciones: ________________________________________________________________________________________________ Motor Reparado y Lubricado 1 Vez. _____________________________________________________________