UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS DE POSTGRADO TRABAJO DE GRADUACIÓN FORMULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN LA ASOCIACIÓN COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIDOS POR EL DESARROLLO DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (ACUDE DE R.L.) PARA OPTAR AL GRADO DE MAESTRO EN GESTIÓN DE LA CALIDAD ASESOR: INGENIERO JULIO ENRIQUE VALLE PRESENTADO POR: RAÚL ALFREDO CABEZAS VALENCIA GABRIELA ELIZABETH FLAMENCO TOBAR CESAR GERARDO LÓPEZ DELGADO Antiguo Cuscatlán, La Libertad, El Salvador, Centroamérica. Enero de 2016 AGRADECIMIENTOS A Dios todo poderoso y la Santísima Virgen María: por haberme permitido culminar con bien esta etapa de mi vida académica, regalándome cada día una oportunidad de fortalecerme en el descanso de la oración para nunca perder el sentido de la formación profesional a pesar de todas las adversidades que se hayan presentado; siempre existió una luz guía desde el cielo con la que se iluminó la fracción del camino necesario para lograr llegar al final. A mis padres: por estar siempre a mi lado y por haberme dado el ejemplo de superación y perseverancia a la luz del evangelio aún en los tiempos más adversos y de profundas crisis; gracias por transmitirme el respeto y el temor a Dios y por haberme enseñado con vuestro ejemplo de vida un camino difícil pero al final uno de los correctos: los estudios académicos. A Karla Elizabeth Cruz Carranza: por apoyarme en cada día a lo largo de esta etapa académica, por brindarme su hombro en los momentos difíciles, por celebrar juntos en los momentos de victoria pero sobre todo: gracias por mantenerte en pie y nunca perder la fe en mi persona a pesar de todas las dificultades que existieron. A mi comunidad del Camino Neo-Catecumenal: por haberme ayudado con sus oraciones a lograr este culmen, por contribuir a que siempre me enfocase en el camino de la luz y al igual que mis padres siempre me recordaron que Dios siempre está antes que los estudios. A mis amigos y compañeros de tesis: César Gerardo López Delgado y Gabriela Elizabeth Flamenco Tobar por brindarme uno de los valores más preciados de la humanidad: la amistad. Por compartir conmigo sus conocimientos, experiencias de vida, confianza pero sobre todo por enseñarme el sentido humano de una carrera académica, no lo hubiera logrado sin ustedes: gracias. A todas las personas que me ayudaron: desde lo más profundo y preciado mi corazón rezo por ustedes y estoy convencido que las consecuencias en sus vidas serán de bendición al ciento por uno debido que sus acciones fueron con rectitud de intención. Raúl Alfredo Cabezas Valencia AGRADECIMIENTOS A Dios y la Virgen Santísima, que me ha dado el regalo más preciado, la vida, para poder emprender mis sueños y llevarlos a culmino. A mi Padre Mario Ernesto Flamenco Jiménez, quien con su ejemplo de amor y total entrega hacia mi hermana y a mí, me ha inspirado a dar siempre lo mejor y seguir siempre el camino correcto, por ser mi todo, mi apoyo y mi lugar seguro al que siempre acudo en las alegrías y tristezas. A mi Madre Sonia Elizabeth Tobar, por su amor y apoyo en cada momento de mi vida, por darme el ejemplo de ser siempre una mujer trabajadora e independiente, por tener una palabra y un abrazo en el momento justo. A mi Hermana Sofía Elizabeth Flamenco, por acompañarme en mis noches de desvelo, por extenderme la mano siempre que lo necesite, por darme palabras de apoyo en las tristezas, celebrar conmigo cada alegría, y por darme uno de los más lindos regalos Santiago André Sánchez Flamenco. A mis amigos y compañeros de tesis Cesar Gerardo López Delgado y Raúl Alfredo Cabezas Valencia, por su amistad sincera, por sacar adelante este logro que podemos compartir como equipo, y sobre todo por sus palabras de apoyo, sus consejos y los buenos momentos compartidos. A nuestro asesor Ing. Julio Enrique Valle, por sus consejos y aportaciones para que nuestro trabajo de graduación fuese una realidad. A todos mis amigos y familia, por su cariño y sus palabras de apoyo. Gabriela Elizabeth Flamenco Tobar AGRADECIMIENTOS A Dios: Tú has cumplido tus promesas, yo solo he sido el que ha renegado en cada una de ellas, y aun así me bendices A mi Familia: Que son los que más han soportado a este inconsciente, por lo tanto es para ustedes este humilde avance. A mis tres Joses: Con su muerte abrieron un mayor amor a la tierra, al país, ¿cómo podría abandonar esta tierra? Si su recuerdo no me lo permite. A mis compañeros y amigos de tesis: Raúl Alfredo Cabezas Valencia y Gabriela Elizabeth Flamenco Tobar, son el vivo ejemplo de inteligencia, perseverancia y amistad; ha sido un privilegio de la vida compartir con ustedes. A mis compañeros y amigos de la Cohorte 7: Son grandes profesionales y grandes amigos, el destino les depara un gran futuro. Con profesionales así, este país tiene futuro. A los maestros de la Universidad Don Bosco: Gracias por compartir sus conocimientos con nosotros y por buscar siempre que implementemos un buen Sistema de Gestión de la calidad en nuestras vidas. A nuestro asesor: Ing Julio Enrique Valle, por su paciencia y atinados consejos y su capacidad académica y profesional para guiarnos. Cesar Gerardo López Delgado RESUMEN EJECUTIVO La realización de este trabajo de tesis consistió en la formulación e implementación de un Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC) en la Asociación Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unidos por el Desarrollo” de Responsabilidad Limitada (ACUDE de R.L.), que ofrece servicios financieros de ahorro, créditos, aportaciones y pago de remesas. La formulación del Balanced Scorecard fue el resultado del desarrollo de pasos metodológicos de diagnóstico de las factores externos e internos relacionados al negocio, la reformulación del pensamiento estratégico cimentado en su Misión, Visión y Valores, el análisis de los factores claves tanto externos como internos, construyendo una matriz DOFA para la identificación de 14 estrategias que permitirán el cumplimiento de su Misión y viabilizar el camino hacia su Visión, a través de la definición de 19 objetivos estratégicos y 61 indicadores de gestión, trazados para su Plan Estratégico 2015 – 2020, siendo todos estos elementos estratégicos ubicados en un mapa estratégico para el período descrito. Se realizó la implementación del Balanced Scorecard en ACUDE de R.L. a través de los pasos metodológicos del BSC para su implantación, control y seguimiento, que consideró la adquisición y aplicación del software denominado Spider Strategies Quickscore con la finalidad de contar con una herramienta para una eficaz y rápida automatización del Cuadro de Mando Integral iniciando para el período 2015, lo que ha permitido a ACUDE de R.L. tener la información en línea para el ingreso de los datos, analizar los resultados obtenidos y tomar decisiones y acciones que permitan monitorear el cumplimiento de su plan estratégico trazado para el período 2015 – 2020. Lo desarrollado ha permitido a la Cooperativa ACUDE de R.L. tener implementado un modelo sistemático para la ejecución de su planeación estratégica, desde su planificación, desarrollo e implementación hasta su control, seguimiento, análisis y mejora. 1 ÍNDICE I.TÉRMINOS RELATIVOS A LA ORGANIZACIÓN Y AL PROYECTO .............. 3 II. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 6 III. GENERALIDADES .................................................................................................. 7 A. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................ 7 B. OBJETIVOS ................................................................................................................ 7 C. HIPÓTESIS .................................................................................................................. 8 D. BALANCED SCORECARD: CONCEPTOS INTRODUCTORIOS ..................... 8 E. APLICACIÓN DEL BALANCED SCORECARD ................................................... 9 F. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ....................................................................... 10 G. PERSPECTIVAS DEL BALANCED SCORECARD ............................................ 12 IV. ACUDE de R.L. ....................................................................................................... 15 A. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................ 15 B. ENTORNO ECONÓMICO Y SOCIAL DE ACUDE DE R.L. ............................. 23 V. IMPLEMENTACIÓN DEL BALANCED SCORECARD A LA COOPERATIVA ACUDE DE R.L. ......................................................................................................... 35 A. METODOLOGÍA ...................................................................................................... 35 B. SOFTWARE PARA GESTION DEL BALANCE SCORE CARD ...................... 37 C. ETAPAS DEL PROYECTO ..................................................................................... 40 VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................... 58 A. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 58 B. RECOMENDACIONES ........................................................................................... 59 VII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................. 60 VIII. ANEXOS ............................................................................................................ 61 2 INDICE DE FIGURAS FIGURA 1: ZONA DE COBERTURA DE ACUDE DE R.L............................................................. 17 FIGURA 2: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE ACUDE DE R.L. .............................................. 20 FIGURA 3: INFLACIÓN EN EL SALVADOR DESDE EL AÑO 2006 HASTA EL AÑO 2014. ............ 25 FIGURA 4: PIRÁMIDE DE AHORRO DE ACUDE DE R.L. ELABORACIÓN: PROPIA. ................ 33 FIGURA 5: FASES DE IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE BALANCED SCORE CARD ... 37 FIGURA 6: PLAN ESTRATÉGICO ACUDE DE R.L. ................................................................... 38 FIGURA 7: DESPLIEGUE DE OBJETIVOS. ................................................................................... 39 FIGURA 8: DETALLES E IDENTIFICACIÓN Y DESEMPEÑO DEL OBJETIVO. .............................. 39 FIGURA 9: ESTRUCTURA DE ANÁLISIS FODA. ......................................................................... 42 FIGURA 10: MATRIZ DOFA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA .............................................. 49 FIGURA 11: DESCRIPCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS SEGÚN LAS PERSPECTIVAS DEL BSC. ....... 51 FIGURA 12: PERSPECTIVA FINANCIERA DE ACUDE DE R.L. ................................................. 52 FIGURA 13: PERSPECTIVA DE CLIENTES DE ACUDE DE R.L. ................................................ 52 FIGURA 14: PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS DE ACUDE DE R.L. ............................. 52 FIGURA 15: PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO DE ACUDE DE R.L.............. 53 FIGURA 16: PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO DE ACUDE DE R.L.............. 53 FIGURA 17: MAPA ESTRATÉGICO DE LA COOPERATIVA DE ACUDE DE R.L. ...................... 54 INDICE DE TABLAS TABLA 4.1: MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LAS DECLARACIONES DE ACUDE DE R.L. .......... 19 TABLA 4.2: ANÁLISIS EXTERNO DE LA COOPERATIVA ACUDE DE R.L. .............................. 24 TABLA 4.3: DATOS DEL PNUD DEL ALMANAQUE MUNICIPAL PARA EL SALVADOR............ 30 TABLA 4.4: RESULTADOS DE PROCESOS DE APORTACIONES. ................................................. 31 TABLA 4.5: RESULTADOS DE NÚMERO DE ASOCIADOS INGRESADOS. .................................... 31 TABLA 4.6: RESULTADOS DE ACTIVOS POR ASOCIADOS.......................................................... 32 TABLA 4.7: RESULTADOS DE PROCESOS DE APORTACIONES PROMEDIO. .............................. 32 TABLA 4.8: RESULTADOS DE PROCESOS DE AHORRO. ............................................................. 32 TABLA 4.9: RESULTADOS DE CIERRE DE CUENTAS DE AHORRO. ............................................ 32 TABLA 4.10: RESULTADOS DE DEPÓSITOS A PLAZO FIJO. ....................................................... 33 TABLA 4.11: RESULTADOS DE DEPÓSITOS EN CUENTAS CORRIENTES. .................................. 33 TABLA 4.12: CRECIMIENTO DE DEPÓSITOS. ............................................................................. 34 TABLA 5.1: ANÁLISIS INTERNO DE LA COOPERATIVA ACUDE DE R.L ................................. 44 3 I. TÉRMINOS RELATIVOS A LA ORGANIZACIÓN Y AL PROYECTO ACUDE de R.L.: Asociación Cooperativa “Unidos por el Desarrollo” de Responsabilidad Limitada. Balanced Scorecard: Herramienta de gestión que ayuda a controlar e interpretar con facilidad los resultados a raíz de un conglomerado de indicadores lógicos los cuales subyacen de la misión, visión, estrategias y objetivos estratégicos, facilitando con ello la toma de decisiones predictivas, preventivas o en todo caso correctivas con lo que se convierte la visión en un verbo activo empresarial y queda desglosada en cuatro perspectivas las cuales permiten ver el negocio de la empresa, manteniendo el control de la salud empresarial. También es conocido como Cuadro de Mando Integral (CMI por sus siglas en el idioma español).1 Cuadro de Mando Integral: Ver definición de Balance Scorecard. COLAC: Confederación Latinoamericana de Cooperativas de Ahorro y Crédito. Cooperativa de Ahorro y Préstamo: Sociedad Cooperativa cuyo objetivo es suplir las necesidades financieras de sus asociados mediante la práctica del ejercicio financiero la cuales son propias de las entidades de crédito. DOFA: La matriz DOFA es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia. Generalmente es utilizada para organizaciones de todo tipo, pero igualmente puede aplicarse a personas, países, etc. El proceso de crear una matriz DOFA es muy sencillo: en cada una de los cuatro cuadrantes, se hace una lista de factores (internos y externos), seguidamente, se les puede asignar un peso o ranking, según las prioridades de la organización o ente que se evalúa. 2 1 Robert S. Kaplan & David P.Norton. Como utilizar el Cuadro de Mando Integral. 2 http://pyme.lavoztx.com/diferencia-entre-anlisis-foda-y-el-anlisis-dafo-6050.html http://pyme.lavoztx.com/diferencia-entre-anlisis-foda-y-el-anlisis-dafo-6050.html 4 Estrategia: Técnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo.3 FODA: Metodología de estudio para el diagnóstico de una empresa o proyecto, en la cual se analizan las características internas y su situación externa; dicho análisis se desarrolla enumerando las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas para luego analizar los factores internos primeramente (Fortalezas y Debilidades) dejando en segundo plano los factores externos (Oportunidades y Amenazas); todo ello se desarrolla en una matriz cuadrada con el fin de minimizas las debilidades y amenazas a través de las oportunidades y fortalezas. 4 INSAFOCOOP: Instituto Salvadoreño de Fomento de Cooperativo; entidad Salvadoreña encargada de la regulación de actividades financieras de las cooperativas de ahorro y crédito a nivel nacional. Key Performance Indicator (KPI): Indicador Clave de Desempeño de un proceso cuyo valor está directamente relacionado con el objetivo fijado previamente; generalmente el valor numérico de un KPI puede ser un índice que se expresa en porcentaje (%).5 Mapa Estratégico: Representación gráfica de la estrategia de una empresa, en la que se describe el proceso de creación de valor y la relación de causa – efecto entre las perspectivas del Balance Scorecard: Perspectiva financiera, Perspectiva de Aprendizaje, Perspectiva del Cliente y Perspectiva de los Procesos Internos.6 3 www.wordreference.com 4 Gregory Hamel,Traducido por Nieves Fragola. (2014). Diferencia entre análisis FODA y el análisis DAFO. 2016, de Pequeña y Mediana Empresa - Demand Media Sitio web: http://pyme.lavoztx.com/diferencia-entre-anlisis-foda-y-el-anlisis-dafo-6050.html 5 Toni Cami. (2014). ¿Qué es el Key Performance Indicators?. 5 de mayo de 2012, de 2014 Sitio web: http://zumodemarketing.com/que-es-el-key-performance- indicator-kpi/ 6 Olga Aguilera. (.). ¿Qué es un mapa estratégico?. 23 de Abril de 2012, de IAT Innovación y Tecnología Sitio web: http://www.iat.es/2012/04/que-es-un-mapa- estrategico/ http://www.wordreference.com/ http://pyme.lavoztx.com/diferencia-entre-anlisis-foda-y-el-anlisis-dafo-6050.html http://zumodemarketing.com/que-es-el-key-performance-indicator-kpi/ http://zumodemarketing.com/que-es-el-key-performance-indicator-kpi/ http://www.iat.es/2012/04/que-es-un-mapa-estrategico/ http://www.iat.es/2012/04/que-es-un-mapa-estrategico/ 5 Objetivo: Planteamiento de una meta con cierto nivel de complejidad acorde al contexto en donde se desee utilizar y debe ser medible, alcanzable, debe poseer criterio y encierra las actividades a desarrollar: “qué” y “como” se desarrollarán.7 Perspectiva: punto de vista o forma de considerar algo.8 Plan Estratégico: Documento escrito y formal en donde quedan plasmadas las estrategias que se llevarán a cabo en la empresa durante un periodo de tiempo definido por los responsables de la misma. Este plan debe ser cuantitativo y debe contener objetivos, políticas y acciones con lo que se consigue describir las cualidades empresariales a detalle para lograr el cumplimiento de metas a lo largo del tiempo previamente establecido.9 Tableau de Bord: Documento que contiene los indicadores financieros y económicos de una empresa. Muy a menudo, es mensual, pero se puede establecer en períodos más o menos cortos. Incluye información como la cartera de pedidos, ventas, cuotas de mercado, el nivel de efectivo o el resultado del periodo. La conciliación se puede hacer con la cuenta de resultados. Los cuadros de mando han surgido para llenar una desventaja de este último, su frecuencia. De hecho, la cuenta de resultados se establece sólo al final del período, por lo que haya una falta de visibilidad durante el año. Es el papel de los cuadros de mando. Por lo tanto, los líderes de la empresa pueden cambiar su estrategia de negocio si los indicadores son malos. 10 7 Definición de. (2016). Definición de Objetivo.. 2016, de Definición de Sitio web: http://definicion.de/objetivo/x 8 http://www.wordreference.com/definicion/perspectiva 9 Sinnexus Bussines Inteligence . (2015). Plan Estratégico. 2016, de 2016 Sitio web: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/plan_estrategico.aspx 10 Les Coulisses de La Finance. (2016). Definición de Tableu de Bod. 2014, de Actu Fiance Sitio web: http://definition.actufinance.fr/tableau-de-bord-856/ http://definicion.de/objetivo/x http://www.sinnexus.com/business_intelligence/plan_estrategico.aspx http://definition.actufinance.fr/tableau-de-bord-856/ 6 II. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de tesis presenta la propuesta de una nueva metodología para la formulación e implementación de un Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC) para la Cooperativa de Ahorro y Crédito ACUDE de R.L., desarrollando cinco capítulos con el propósito de fortalecer su actual gestión estratégica. El capítulo III describe las generalidades de este trabajo de tesis siendo: la justificación, objetivo general, objetivos específicos, conceptos introductorios del Balanced Scorecard y su aplicación, así como el entorno general de la organización y las perspectivas del Balanced Scorecard En el capítulo IV se hace la presentación de la Cooperativa ACUDE de R.L. en sus aspectos más relevantes tales como: marco filosófico, actividad económica, cobertura geográfica, estructura organizativa y objetivos estratégicos actuales; así mismo, se desarrolla un diagnóstico situacional considerando variables externas e internas del negocio, relativas a los siguiente temas: fuerzas económicas, inflación, tasas de interés, efectos de la economía mundial, sector externo, fuerzas políticas, gubernamentales, legales, sociales, culturales, demográficas, ambientales y de la competencia, microambiente, gestión de clientes procesos internos, evaluación de las actividades, riesgos operativos, innovación y aprendizaje. Teniendo como base lo planteado en los capítulos III y IV, se desarrolla la propuesta metodológica del Balanced Scorecard en el capítulo V para una eficaz implementación en la Cooperativa ACUDE de R.L, a través de la realización de las siguientes cinco fases metodológicas: planificación, reflexión estratégica, desarrollo del mapa estratégico, implantación, control y seguimiento, mismas que plantean el uso de una herramienta de software denominada Spider Strategies Quickscore que es de fácil manejo y que garantiza un eficaz gestión estratégica para ACUDE de R.L. Finalmente, en el capítulo VI se presentan las conclusiones que han permitido a ACUDE de R.L. reformular su planeación estratégica e implementar la metodología del Balanced Scorecard obteniendo evidencias de su implementación a través del uso del software lo que le permitirá tomar decisiones y acciones eficaces; y seguidamente se describen las recomendaciones que ACUDE de R.L. debe tomar en consideración para garantizar el sostenimiento de esta metodología implementada. 7 III. GENERALIDADES A. JUSTIFICACIÓN La herramienta Balanced Scorecard se presenta como una propuesta, para mejorar la gestión integral de la Cooperativa ACUDE de R.L. contribuyendo así a la mejora económica, siendo este de importancia para la circulación de pequeños capitales. Se ha elegido el modelo de investigación descriptiva puesto que es el método que permite la confrontación de la parte teórica del Balanced Scorecard (BSC) contra un modelo aplicado a la realidad el entorno de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ACUDE de R.L. B. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Formular e implementar un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard en base a la realización de un diagnóstico de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unidos por el Desarrollo” de Responsabilidad Limitada, para proponer estrategias que contribuyan a la mejora continua institucional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Realizar un análisis de la gestión administrativa y financiera de la empresa Cooperativa, con el fin de implementar el Balanced Scorecard de manera integral para que contribuya al seguimiento y control de los objetivos estratégicos de la institución….solo de la financiera 2. Definir los procedimientos (pasos a seguir) adecuados del BSC para adaptarlos a la realidad de la Cooperativa mediante la aplicación de elementos estratégicos del modelo a proponer. 8 C. HIPÓTESIS 1. Hipótesis General La formulación e implementación del Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard contribuye sustentablemente para que ACUDE de R.L, mejore la gestión mediante el cumplimiento de objetivos estratégicos hacia el desarrollo institucional. Gestión de ACUDE de R. L.: f = (BSC) La gestión de acude está en función del cmi y posee relación directa, por tanto una representación gráfica mostraría una pendiente positiva. 2. Hipótesis Específicas  Una definición de los procedimientos generales y particulares (pasos a seguir) permitirá que se adecue una herramienta de gestión con orientación estratégica de acuerdo a las necesidades de la Cooperativa.  La contribución de la alineación y direccionamiento estratégico bajo las cuatro perspectivas que presenta el BSC: financiera, clientes, procesos internos y la perspectiva de aprendizaje y crecimiento; permitirá la mejora continua de la situación institucional y financiera de la Cooperativa. D. BALANCED SCORECARD: CONCEPTOS INTRODUCTORIOS En su inicio llamado Tableau de Bord, surgió en Francia en 1950, gracias a la dedicación de un grupo de ingenieros locales; y como todo, al inicio carecía de enlaces y de relación entre indicadores sumado a que no estaba enfocado en el entorno empresarial.11 A la fecha se le conoce como Balanced Scorecard, herramienta de gran utilidad organizacional y que posee una gran relación con las estrategias, objetivos y decisiones 11 Robert S. Kaplan & David P. Norton. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. 9 de toda la organización para lograr con ello la participación de todos las partes de la Institución: desde los directivos hasta el personal de operaciones. El giro radical de las organizaciones casi al borde del fracaso hacia una disciplina de estrategias y decisiones es una de las potentes cartas de presentación de esta herramienta de gestión que es capaz de transformar las estrategias en un coherente conjunto de indicadores y lograr con ello un mejor control de procesos de la cadena de valor (Ver Anexo 1), administrativos, operativos y financieros. La diferencia entre el Tableu Bord y el Balanced Scorecard radica en la delegación de decisiones; ya que en la antigüedad surgían una serie de indicadores y se asignaban varios a un solo directivo para que en base a su experiencia y criterio tomará la mejor decisión; contrario a la actualidad en que los indicadores son definidos por un conjunto multidisciplinario de profesionales quienes toman en cuenta todas las variables, ya que si se encuentra dentro del espacio analizado es porque es necesario para ello. Dentro de esta herramienta es indispensable primero, definir el modelo del cual se desprenden los indicadores de acción y de resultados, que es lo que reflejan reflejarán las interrelaciones entre los diferentes componentes de la organización, una vez construido, los directivos utilizan este modelo como mapa para seleccionar los indicadores del Balanced Scorecard (BSC) E. APLICACIÓN DEL BALANCED SCORECARD El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta que permite implementar la estrategia y los objetivos, así como la misión de una organización a partir de un conjunto de medidas de actuación, ha sido utilizada por reconocidas corporaciones internacionales, las cuales han obtenido excelentes resultados, y desde su divulgación en 1992 por sus dos autores Robert Kaplan y David Norton, ha sido incorporada a los procesos de gerencia estratégica de un 60% de las grandes corporaciones en los Estados Unidos, extendiéndose su uso a varias corporaciones europeas y asiáticas. Es una estructura 10 creada para manejar indicadores de forma integrada, balanceada y estratégica, para medir el progreso, a través de un conjunto de objetivos e indicadores. A través de un BSC se puede controlar la salud de una empresa así como también estudiar y reorientar (de ser necesario) la manera de cómo se están guiando las actividades para mantener la visión y la misión de la misma para tomar acciones correctivas o preventivas según sea el caso. F. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA En todas las empresas y organizaciones existen objetivos definidos y limitantes que deben sobreponerse a lo largo de un plan de trabajo; es por ello que se debe de recurrir al uso de métodos para que ello se convierta en realidad. La planeación estratégica aporta un gran peso a que ello suceda ya que su concepto se puede resumir como el resultado acumulado de un largo y difícil aprendizaje organizacional. Es una útil herramienta gerencial la cual consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización, la formulación y puesta en marcha de estrategias que permitan crear o preservar sus ventajas; todo esto en función de los objetivos, la misión y el entorno, utilizando los recursos disponibles. Consiste en lograr que todos los integrantes se vinculen y trabajen en equipo, tomando que cuenta que la alta gerencia debe quedar de lado en ello, dado que están en la posición de vislumbrar y entender los efectos de las decisiones tomadas, además; adicional a lo anterior también poseen la autoridad para comprometer recursos, los cuales están contemplados en la etapa de implementación. El BSC tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organización y en la cultura interna, además se caracteriza por coadyuvar a la racionalización de la toma de decisiones, se basa en la eficiencia institucional e integra la visión de largo plazo, mediano plazo y corto plazo. 1. ACUDE de R.L. ACUDE de R.L. está obligada a estudiar las tendencias y cambios que ocurren en su entorno, para lo cual es preciso distinguir entre las tendencias que pueden ser 11 controladas por la organización, las que apenas son susceptibles de influencia y las de carácter socioeconómico que se encuentran totalmente fuera de su control, como por ejemplo: tasas de inflación, tipo de cambio, desempleo, sobre los cuales ninguna empresa ni país tienen total control. La orientación de la actual economía nacional y la situación internacional no son completamente impredecibles y lo que puede hacer la organización es prever escenarios y planes de contingencia para cada posible situación. Otro factor importante en el análisis del entorno, son las partes interesadas e instituciones cuyos intereses se relacionan con la actuación de la organización, como las expectativas de los asociados, los consumidores, el gobierno, los trabajadores, la comunidad, los gerentes y los proveedores. 2. Aspectos filosóficos A continuación se describen los aspectos filosóficos que comprenden elementos ligados a la razón de ser de la organización y a los principios institucionales que la rigen. Misión La Misión de una organización deriva de un enfoque “interno”, que trata sobre la razón de existencia de la organización, el propósito básico hacia el que apuntan sus actividades y los valores que guían las actividades de sus integrantes. La misión está vinculada con los valores centrales, también describen cómo competir y generar valor al cliente. Elementos de la declaración de la misión: debido a que la misión suele ser la parte más visible y pública del proceso es importante que incluya a los siguientes elementos esenciales. Se citan ahora los elementos esenciales y las preguntas respectivas que debe contestar una declaración de la misión: 12  Clientes: ¿Quiénes son los clientes de la organización?  Productos: ¿Cuáles son los principales productos y servicios de la organización?  Mercados: ¿Dónde compite la organización?  Tecnología: ¿Es la tecnología un aspecto primordial de la organización?  Interés por la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad: ¿Trata la empresa de alcanzar objetivos económicos?  Filosofía: ¿Cuáles son las creencias, aspiraciones y prioridades filosóficas fundamentales de la organización?  Concepto de sí misma: ¿Cuál es la competencia definitiva de la organización o su principal ventaja competitiva?  Interés por la imagen pública: ¿Se preocupa la empresa por asuntos sociales, comunitarios y ambientales?  Interés por los empleados: ¿Se considera que los empleados son un activo valioso de la empresa? Se puede evaluar qué tan acertada es la misión que posee actualmente la organización utilizando estos criterios. Visión La Visión de una organización describe las metas de mediano y largo plazo. La Visión es “externa”, orientada al mercado, y debería expresar de una manera colorida y visionaria cómo quiere la organización ser percibida por el mundo.12 G. PERSPECTIVAS DEL BALANCED SCORECARD Toda organización con o sin fines de lucro debe de estar enfocada en cuatro perspectivas principales, las cuales son: 12 Fred R. David .Conceptos de Administración estratégica Francis Marion University Quinta edición Pag.97 13  Perspectiva Financiera: En organizaciones con fines de lucro, esto implica a los accionistas, mientras que en organizaciones sin fines de lucro, implica a las organizaciones financieras o subsidiarias.  Perspectiva del Cliente: Se refiere a la percepción que tienen los clientes de la organización.  Perspectiva de procesos internos: Hace referencia a las actividades y entidades en que se debe destacar la organización.  Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: Aborda la siguiente interrogante: ¿Se puede continuar mejorando y creando valor? Indicadores Un indicador es la traducción para lograr medir el desempeño de un objetivo estratégico, táctico y operativo, además los indicadores facilitan a la gerencia un enfoque comprensivo y a la vez preciso de cómo está el negocio. Se debe tener en cuenta que para los indicadores estratégicos serán aquellos que realmente sirven para saber si se avanza en la estrategia. Es importante que los indicadores no controlen únicamente las actividades del pasado, sino que deben reflejar los resultados muy puntuales de los objetivos, pero también deberán informar sobre el avance para alcanzar esos objetivos.13 El equilibrio entre indicadores de resultados e indicadores de actuación es lo que permitirá comunicar la forma de conseguir los resultados y al mismo tiempo, el camino para lograrlo. Los indicadores, también llamados “medidas”, son el medio que sirve para visualizar si se están cumpliendo o no los objetivos estratégicos, se pueden establecer los siguientes tipos de indicadores: 13 López Viñegla, Alfonso, “Gestión estratégica y medición. El Cuadro de mando como complemento del Balanced Scorecard”, AECA 2004 14  Indicadores de resultado miden la consecución de los objetivos estratégicos; estos señalan los objetivos últimos de la estrategia y si los esfuerzos más próximos han conducido a los resultados deseados.  Indicadores de causa miden el resultado de las acciones que permiten su consecución. También se llaman indicadores inductores. Los indicadores de causa y de resultados se complementan para medir la consecución de los objetivos, en un corto y mediano plazo. “Los indicadores de resultado, sin los inductores de la actuación, crean ambigüedad con respecto a la forma en que han de alcanzarse los resultados y pueden conducir a unas acciones infraóptimas a corto plazo” 14 Lo mencionado permite concluir que para optimizar las acciones es necesario evaluar conjuntamente todas las áreas, visualizando de esta manera si las mejoras en un área se han conseguido a expensas de otra. Metas Las metas son una representación cuantitativa de un indicador en un período de tiempo la cual determina el ritmo y la velocidad deseada en el progreso estratégico de la organización. Las metas que se plantee el equipo de gestión deberán ser alcanzables para cada uno de los períodos en los que se estructuran los indicadores. Las metas son la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un programa y/o plan. 14 Robert Kaplan y David P Norton Cuadro de Mando integral “Una obra clave·” Ediciones Gestión 2000. S.A Pag 180 15 Consideraciones para establecer metas Para lograr que los integrantes de la organización puedan aceptar las metas planificadas y colaborar con su realización tomando parte en las mismas, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:  Identificar y racionalizar las iniciativas estratégicas para distinguir la diferencia entre metas establecidas para los indicadores del BSC y la realidad permite que los directivos o estrategas establezcan prioridades para inversiones y programas de acción, eliminando o reduciendo aquellas iniciativas que no vayan a tener un gran impacto sobre uno o más de los objetivos del BSC.  Los estrategas identifican las iniciativas que aportan sinergias a los objetivos estratégicos de otras unidades de negocio.  Vinculación con la asignación anual de recursos y presupuestos, para monitorear la trayectoria de la unidad de negocios a lo largo de su viaje estratégico, por ejemplo se puede vincular al plan estratégico de tres a cinco años con los gastos discrecionales y la actuación presupuestaria para el año próximo. IV. ACUDE de R.L. A. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ACUDE, de R.L es una Cooperativa de Ahorro y Crédito que nace en el año 1999, con el propósito de mejorar la economía de los repobladores de las zonas afectadas por el conflicto armado, y excombatientes. En su trayectoria de casi 17 años ha logrado consolidarse, teniendo más de 4,000 asociados de los cuales 800 están activos con créditos y 2,500 en cuenta de ahorro. 16 ACUDE de R.L. es miembro de una RED de hecho y no de derecho de Cooperativas financieras rurales a nivel de la región central del país, lo que permite a las comunidades y grupos humanos integrarse y participar para lograr el bien común. Es de Responsabilidad Limitada, lo que significa que su responsabilidad ante terceros está limitada únicamente al capital social. La finalidad de la Cooperativa se establece en satisfacer las necesidades de intermediación financiera y sociales de los sectores productivos que no tienen acceso al sistema financiero tradicional. El apoyo específico está enfocado en a la agricultura así como a la micro y pequeña empresa con alternativas de crédito y vivienda. La creación de ACUDE de R.L, se lleva a cabo gracias a las personas desplazadas por el conflicto armado de los años ochenta, que habitaron campamentos de refugiados de "Mesa Grande" en Honduras y que retornaron a habitar la zona rural de Aguilares, Guazapa, El Paisnal y San Pablo Tacachico, donde sigue manteniendo sus operaciones. 1. Actividad Económica Las Asociaciones Cooperativas de Ahorro y Crédito de Responsabilidad Limitada son entidades constituidas para prestar servicios financieros crediticios a sus asociados y al público. Pueden constituirse en forma de Sociedades o Asociaciones Cooperativas. Algunas están supervisadas por la Superintendencia del Sistema Financiero (SSF), y son aquellas autorizadas para captar fondos del público, y otras lo están por la entidad específica gubernamental (captando fondos únicamente de sus asociados). ACUDE de R.L, es regulada por el Instituto Salvadoreño de Fomento Cooperativo (INSAFOCOOP), cuya visión es “Ser la institución rectora del sector cooperativo, comprometido en la formación de Cooperativas que brinden servicios innovadores y de calidad de todas las instituciones que se atienden” 17 El principal objetivo de ACUDE de R.L, es fortalecer la economía de aquellos pequeños agricultores, artesanos y comerciantes, que no tienen acceso a créditos en bancos y otras instituciones financieras, debido a los amplios requisitos que piden para tomarlo. Entre los servicios que se prestan a los socios y clientes están, los siguientes:  Aportaciones.  Ahorros.  Préstamos.  Servicios de remesas familiares.  Servicio de pago de servicios de caja a proyectos comunales de agua potable.  Servicio de pago de ventanilla para la Cooperativa de Ganaderos la Vega de R.L. 2. Cobertura Las operaciones financieras de ACUDE de R.L. se desarrollan en la zona urbana y rural de los municipios de Aguilares, Guazapa, El Paisnal en el departamento de San Salvador y San Pablo Tacachico, departamento de La Libertad. En la figura No. 1 puede visualizarse la zona de cobertura. Figura 1: Zona de cobertura de ACUDE de R.L. Fuente: Centro Nacional de Registros/Google Maps Elaboración: Propia 18 3. Valores Organizacionales actuales A continuación se presentan los Valores Organizacionales de ACUDE de R.L: 1. Calidad: Satisfacer las necesidades del cliente, brindándole una atención excelente. 2. Orden: Tener procesos definidos, documentados y debidamente ordenados. 3. Aseo: Mantener un espacio físico limpio, presentable y saludable. 4. Responsabilidad: Cumplir con las atribuciones adquiridas, apropiándose de los procesos definidos. 5. Comunicación: Fluidez de información entre las partes involucradas, definiendo procesos adecuados. 6. Puntualidad: Ejecutar las actividades programadas a la hora indicada. 7. Trabajo en equipo: Coordinar la realización de las actividades considerando el trabajo como un proceso para obtener beneficios satisfactoriamente comunes. 8. Honradez: Desempeñar las actividades asignadas sin defraudar la confianza adquirida y velar por el buen funcionamiento y administración de los recursos. 9. Espíritu de servicio Apropiarse de los procesos y hacer las cosas por iniciativa propia en el momento oportuno. 10. Dignos de confianza Que se le pueden asignar actividades, para su realización y confiar la administración de cualquier recurso. 11. Solidaridad Voluntad de servir, ayudar y compartir con el más necesitado. 12. Tolerancia: Capacidad de comprender las actitudes de los demás. 13. Democracia: Contar con los demás para la toma de decisiones sin discriminación alguna. 14. Respeto: No realizar acciones que perjudiquen la integridad física y moral de los demás. 15. Amabilidad: Tratar a las personas con respeto, midiendo el tono de voz y ofreciendo lo que esté a su alcance. 16. Cooperación: Realizar acciones que nos conduzcan al bien común. 17. Humildad: Capacidad de aceptar y comprender la realidad sin excluir a nadie. 18. Con iniciativa: Ser positivo, innovador y consecuente con los fines de la cooperativa. 19 4. Misión actual La Misión de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ACUDE de R.L., se describe a continuación: “Somos una asociación Cooperativa que brinda servicios financieros de ahorro y crédito de manera ágil y oportuna en el área rural y urbana, para contribuir al desarrollo socioeconómico principalmente de nuestros asociados y asociadas, con personal competente y calificado, haciendo eficiente utilización de nuestros recursos financieros y razonables niveles de rentabilidad”. En la siguiente matriz se realiza una evaluación de la misión vigente en la Cooperativa de Ahorro y Crédito ACUDE de R.L. tomando en cuenta los siguientes elementos: N° Criterio de Evaluación Identificación Califica ción Ponderación Observación 1 Cliente Socios 0.10 0.20 Internos y externo 2 Servicios Productos y servicios financieros 012 0.15 Mejorar en servicios de colecturía 3 Mercados Donde compite la organización 0.12 0.15 Se puede expandir 4 Tecnología Constituye un aspecto importante 0.01 0.01 (Se cumple) 5 Interés por supervivencia Alcanzar objetivos estratégico 0.05 0.05 (Se cumple) 6 Filosofía Creencia, aspiraciones y prioridades filosóficas 0.08 0.10 Mayor compromiso con clientes 7 Interés por concepto de sí misma Su principal ventaja competitiva 0.05 0.05 (Se cumple) 8 Interés por la imagen pública Involucra asuntos sociales, comunitarios y ambientales 0.07 0.09 Mayor compromiso con la comunidad 9 Empleados Los empleados son unos activos valiosos 0.08 0.10 Mejorar ambiente laboral 10 Rentabilidad Alcanzar Objetivos económicos 0.05 0.10 mejorar en la rentabilidad Resultados obtenidos 0.73 1.00 Tabla 4.1: Matriz de Evaluación de las declaraciones de ACUDE de R.L. Fuente: Elaboración propia Una ocurrencia del 100% de la misión significaría que se incluyen todos los aspectos que se deberían considerar, en este caso se puede observar que en la misión no considera clientes internos, ya que la cooperativa, en estos años se ha enfocado en el cliente externo y ha descuidado dicho tópico. Otro elemento es el relacionado con la 20 imagen pública, por lo requieren mayor énfasis en este tema. Finalmente se debe dar énfasis y trabajar en el enfoque y cumplimiento de los objetivos económicos. Los puntos que requieren mayor énfasis en la declaración de la misión están relacionados con clientes, imagen pública y objetivos económicos. 5. Visión actual Como Cooperativa de Crédito tenemos la siguiente Visión: “Ser en El Salvador una Cooperativa líder en servicios financieros en el área rural y urbana con altos estándares de competitividad, confiabilidad y rentabilidad favoreciendo el desarrollo socioeconómico de nuestros asociados y asociadas, reconocidos a nivel nacional y comprometido con la mejora continua”. 6. Estructura Organizativa La estructura organizativa de ACUDE de R.L. se rige al último estatuto reformado y aprobado en junio del 2003, que se ajusta a los reglamentos vigentes en la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, según reglamento expedito mediante Decreto Ejecutivo 354 y su estatuto. El siguiente organigrama describe la estructura de dirección, administración y control de la Cooperativa: Figura 2: Estructura Organizativa de ACUDE de R.L. Elaboración: Propia. A continuación se presenta una breve descripción de los cargos que se encuentran en el área directiva. Asamblea General: Máxima autoridad interna de la Cooperativa, sus decisiones son obligatorias para todos los socios y organismos de administración y control. 21 Está constituida por representantes elegidos en el número que corresponda con las normas legales. Tiene la atribución de conocer y aprobar informes, planes operativos, contratar créditos arriba de su capital social, entre otras. Consejo de Administración: Es el organismo ejecutivo y está integrado por cinco miembros propietarios y tres suplentes, que duran tres años en funciones, pudiendo ser reelegidos por una sola vez. Tiene atribuciones de normar las funciones operativas y administrativas, designar a miembros de los comités y empleados. Nombrar y remover con causa justa al Gerente, Administradores y demás empleados caucionados. Aprobar presupuestos, proponer reformas, políticas de crédito, presentar balances, velar por la buena marcha de la Cooperativa. Junta de Vigilancia: La Junta de Vigilancia, es el órgano contralor de las actividades de la cooperativa, y está conformada por cinco miembros propietarios y dos suplentes; entre sus funciones están: Dar aval a los estados financieros y las actuaciones del consejo de administración, realizar controles administrativos a todas las estructuras, supervisar la emisión de cheques y arqueos al efectivo. Comités: Están conformados por miembros de la cooperativa y se integran por cinco personas titulares y dos suplentes, existen los comités de crédito, comité de educación, comité de lavado de dinero y de activos y pasivos, cada comité tiene sus funciones específicas, reguladas en los estatutos de la cooperativa. Gerente: Es el Administrador General de la Cooperativa, nombrado sin sujeción de plazo. Ejecuta las resoluciones de las Asambleas Generales y del Consejo de Administración. La administración de la Cooperativa se realiza por la Gerencia general, que conjuntamente con un grupo de profesionales que lideran las jefaturas departamentales, dirigen administrativamente la Cooperativa, su permanencia en la entidad supera los siete años lo cual indica un bajo índice de rotación; además cuenta 22 con el apoyo de los comités crédito, educación, administración del riesgo, inversiones y calificación de activos. Se puede observar en el organigrama que existe una concentración en las atribuciones organizativo/administrativas por parte del Consejo de Administración, el mismo que a su vez lidera los Comités de Apoyo; lo cual limita la toma de decisiones a nivel directivo oponiéndose a un modelo de estructura organizacional plana en el cual el Empowerment y liderazgo proactivo generen desarrollo del talento humano y crecimiento institucional. 7. Objetivos Estratégicos actuales ACUDE de R.L, para lograr la evolución de la Cooperativa, se plantean los siguientes objetivos estratégicos: 1. Mejora en políticas y procesos. 2. Gestionar el riesgo de los créditos. 3. Gestionar fondos crediticios y proyectos de interés social. Y sus objetivos del Sistema de Gestión de Calidad: 1. Alcanzar una captación de ahorros de US $2, 095,000. 2. Cumplir las diferentes exigencias legales que afecten positiva o negativamente las cooperativas. 3. Implementar NIFACES. 4. Que la cartera total de ahorros cubra la cartera de crédito en un 70%. 5. Que la cartera de depósitos a plazo fijo se incremente anualmente del 10% en número de certificado y el 12% en saldo de dicha cartera. 6. El cierre voluntario de las cuentas de ahorro corriente no supere el 4-5%. 7. Implementar, mantener y evaluar el manual de riesgos, que incluya: Riesgo de liquidez, riesgo crediticio y riesgo operativo. 8. Alcanzar el otorgamiento de préstamos de US $856,607.77 9. Alcanzar una recuperación de préstamos de US $1,048,417.38 10. Recuperar un total de intereses en el año de US $599,426.98 23 11. Alcanzar un crecimiento neto de la cartera de asociados al año de 140 personas. 12. Captar en aportaciones netas anualmente US $ 55,300.00 13. Que el 60-70% de las personas que reciben la charla, realicen su proceso de ingreso. 14. Sensibilizar y formar a un promedio de 25 nuevos líderes para el relevo de autoridades. 15. Superar la auditoría de recertificación al SGC. 16. Mantener y mejorar la protección de información confidencial controlada por la cooperativa. 17. Seguimiento y corrección a los indicadores COLAC. 18. Dar seguimiento a la elaboración del plan de mercadeo a nivel red. 19. Realizar Asamblea ordinaria. 20. Revisión de la tecnología crediticia. 21. Hacer procesos de capacitación sistemáticos a estructuras a empleados. Los objetivos organizacionales están direccionados atendiendo enfoques internos y externos de acuerdo a las expectativas en curso; sin embargo, de acuerdo a los resultados obtenidos del Balanced Scorecard se redefinieron los objetivos y la forma de alcanzarlos. B. ENTORNO ECONÓMICO Y SOCIAL DE ACUDE DE R.L. 1. Análisis Externo Las tendencias económicas, sociales, legales, culturales, tecnológicas y competitivas que influyen en la Cooperativa, se muestran en este apartado, para luego resumir y evaluar dichos factores a través del cuadro No. 4.2: Evaluación de Factores Externos (EFE). 1.1 Fuerzas Económicas La actividad económica de la Asociación Cooperativa de Ahorro y Créditos “Unidos por el Desarrollo” de Responsabilidad Limitada demanda que se analicen los siguientes factores económicos: 24 Análisis Externo de la Cooperativa ACUDE de R.L. Pertenecer a la red de cooperativas. O 2 4% 4 5 1 9 5 1.8 Solidez, conocimiento y costos compartidos, financiación de bancos de segundo piso Políticas y filosofía compartidas por la Red de Cooperativas Comunicación y cooperación entre cooperativas. Aprovechamiento de aspectos políticos de actualidad. O 2 5% 3 4 5 23 5 5.75 Oportunidades de crecimiento en un ambiente político estable Apoyo del Gobierno a microempresas y Cooperativas, mediante financiamiento. Potenciar las relaciones con las entidades. Diversificación de los servicios. O 3 6% 2 5 4 22 5 6.6 Crecimiento de la cartera de socios/clientes y aumento de la rentabilidad. Creación de nuevas líneas de servicios, de acuerdo a las necesidades del mercado. Creación de área de mercadeo, e identificación de las necesidades de los futuros socios/clientes. Se ofrecen las tasas de interés mas bajas del mercado. O 4 8% 4 5 2 14 4 4.48 Atracción de potenciales clientes, fidelización de los existentes. Cumplimiento de los estatutos que dictaminan no tener mayor interés al capital. Mantener los estatutos de la Cooperativa para mantener la tasas de interés debajo de las del mercado. Membresía abierta. O 2 3% 4 5 1 9 3 0.81 Cualquiera puede ingresar, siempre y cuando se asocie. Cumplimiento de estatutos. Mantener los estatutos de la Cooperativa. Buró crediticio. O 2 5% 4 5 3 19 4 3.8 Mayor información para el otorgamiento de créditos. Se busca la disminución del riesgo que se corre ante un nuevo crédito. Más requerimientos para los nuevos socios, análisis mas detallado de la situación económica de los socios y capacidad de pago. Situación de inseguridad en el país. A 5 10% 2 5 4 22 4 8.8 Inestabilidad en la economía, decremento del sector productivo del país. Falta de inversión para reanimar la economía. Segmentar mejor el mercado, para no visitar zonas con altos índices de delincuencia. Competencia desleal. A 2 3% 4 5 1 9 2 0.54 Que los asociados se trasladen a otras Cooperativas y disminución de ingresos. La competencia tiene más oportunidades de financiamiento, los tramites son más rápidos, pueden desembolsar mayor cantidad de créditos. Mejorar publicidad, mayor eficiencia. Segmentación errónea del mercado. A 4 7% 4 5 4 24 4 6.72 Perdida de la inversión y de socios. No hay un área especializada para el análisis de mercado. Creación de área de mercadeo. Factores climáticos del entorno. A 5 15% 4 5 5 29 4 17.4 Riesgo del impago de los créditos, por malos resultados en la producción. Son factores ajenos, como lluvias excesivas o sequias en época de siembra. Apoyo a los agricultores en la diversificación de cultivos, información meteorológica, mejorar líneas crediticias mediantes eficiencia y eficacia. Leyes y/o reformas del INSAFOCOOP A 4 7% 4 5 3 19 4 5.32 Ordenamiento organizacional, confusión legal Es el ente jurídico que supervisa las Cooperativas por lo tanto tiene influencia directa en ella. Seguimiento al ente jurídico por parte de la cooperativa. Plagio de información y Software. A 1 2% 4 5 1 9 2 0.36 Robo de Software y robo de identidades e información de asociados, perdida monetaria. Mal manejo de los códigos fuentes, confianza en empleados. Implementación de protección de código fuentes. Inestabilidad económica del país. A 5 10% 4 5 3 19 4 7.6 Disminución del poder adquisitivo de la población, Altos índices de violencia, extorsión a microempresarios Apoyo a los agricultores en la diversificación de cultivos, información meteorológica, mejorar líneas crediticias mediantes eficiencia y eficacia. Migración de los asociados. A 5 10% 4 5 3 19 4 7.6 Disminución de ingresos y capital. Mala economía familiar motivo por el cual deben de emigrar a otro país. Ofrecer servicios de remesas y créditos productivos Pocas fuentes de financiamiento. A 2 5% 3 4 5 23 5 5.75 Perdida de oportunidades por falta de financiamiento para el otorgamiento de nuevos créditos. Incumplimiento de requisitos de las fuentes de financiamiento. Búsqueda de nuevas oportunidades de financiamiento con otras instituciones. FCE Detallados Consecuencia Dificultad Calificación Tipo de Oportunidades y Amenazas Probabilidad de Ocurrencia Impacto Qué genera A qué se debe Acciones Ocurrencia de 1 (poca probabilidad) a 5 alta Nivel de afectación calificación del 1 al 5 Frecuencia Tabla 4.2: Análisis Externo de la Cooperativa ACUDE de R.L. Elaboración: propia. 25 Inflación. Acorde a los datos proporcionados por el Banco Mundial y cotejado con los del Banco Central de Reserva de El Salvador, la inflación hasta diciembre del año 2014 ha tenido un incremento de cero punto tres con respecto al año 2013, pero una disminución de cero punto seis con respecto al año 2012. Este leve aumento, y en una economía dolarizada, reduce la capacidad de pago de los deudores y a su vez genera una reducción en el poder adquisitivo de la población en general; esto debido al crecimiento constante y sostenido de los precios de bienes y servicios en el país, pero también, se observa que en los últimos tres años, ha tendido a la baja lo que hace un sistema estable. El promedio anual de inflación es de 2.88, lo que se califica como una baja, pero no hay que olvidar que se trabaja en una economía dolarizada, lo que hace más difícil su manejo, y los efectos en el poder adquisitivo de la población. Figura 3: Inflación en El Salvador desde el año 2006 hasta el año 2014.Fuente: Banco Mundial. Elaboración: Propia. Con este antecedente es posible predecir que ACUDE de R.L., estaría expuesta a un deterioro de la calidad de su cartera, abonado que la capacidad de pago de los socios puede verse afectada por la escalada inflacionaria; lo que se considera como una amenaza. 26 Tasas de Interés. En julio de 2012 se aprobó la Ley Contra la Usura, que determinó que las tarifas que se cobren por servicios activos serán reportadas al Banco Central de Reserva. El Banco Central de Reserva debe cumplir por mandato legal, lo estipulado en la Ley Contra la Usura, la cual le establece nuevas responsabilidades: ● Establecer los mecanismos para el Registro de Acreedores. ● Emitir la Norma Técnica respectiva, que incluye las operaciones e información crediticia a remitir. ● Establecer las tasas máximas legales según el procedimiento dispuesto en la Ley Contra la Usura (artículos 6 y 7). ● La divulgación de las tasas máximas legales.15 La información solicitada a los diferentes acreedores, es utilizada con el propósito principal del cálculo de las tasas máximas legales, y adicionalmente para efectos estadísticos. Toda la información será manejada de forma confidencial, sin perjuicio de lo establecido en otras leyes que regulan éste aspecto. Los diferentes acreedores deben inscribirse en el registro y remitir la información según lo establecido en las “Normas Técnicas para la aplicación de la Ley contra la Usura”, con el objeto de establecer las tasas máximas legales. A raíz de la expedición de esta Ley las tasas de interés en todos los segmentos han tenido una leve reducción. Efectos de la economía mundial Todo lo que sucede a nivel mundial causa impactos positivos o negativos en las economías locales y regionales, dichos acontecimientos serán analizados de acuerdo al grado de afectación en la cooperativa. 15 www.bcr.gob.sv http://www.bcr.gob.sv/ 27 En los meses transcurridos de 2015, la economía mundial registra un crecimiento moderado, inferior al del año previo, producto de un menor crecimiento en los países emergentes y de una recuperación marginal en los países desarrollados. Se estima que el PIB mundial creció 2.9%, durante el primer semestre de 2015, lo que implica alrededor de 0.3 puntos porcentuales inferior que el pronosticado en abril del año en curso, según datos preliminares del Fondo Monetario Internacional (FMI). En las economías avanzadas destaca que Estados Unidos creció menos que lo previsto, pese al repunte del segundo trimestre. En la zona euro, la recuperación coincidió en buena cuenta con los pronósticos; Italia, Irlanda y España observaron cierta reactivación en la demanda interna. En el mundo emergente el panorama sigue deteriorado, las condiciones externas se están complicando, la volatilidad de los mercados financieros se incrementó, los precios de las materias primas siguieron cayendo, se registraron presiones a la baja sobre las monedas de muchos países de este grupo, y las entradas de capitales son más lentas. El crecimiento en China sigue desacelerado, los precios de las acciones sufrieron una fuerte caída desde junio y la volatilidad del mercado continuaba en agosto; en Brasil, la actividad cayó más de lo previsto y afronta un sensible problema de confianza y credibilidad en las esferas políticas. El FMI, en octubre, ajustó a la baja sus proyecciones de crecimiento global, considerando el desempeño observado en los meses recientes; se pronostica que el crecimiento mundial disminuya de 3.4% en 2014 a 3.1% en 2015 y que repunte a 3.6% en 2016. Los riesgos a la baja de estas proyecciones se han incrementado.16 Sector externo La factura petrolera registra un ahorro de US$250 millones a agosto, aproximadamente 0.9% del PIB, lo cual se debió a la baja en los precios internacionales del barril de petróleo hasta US$46.3 en septiembre. Para una economía que ha crecido en promedio 2% los últimos años, experimentar un fuerte ahorro por petróleo, tendrá un efecto favorable en el desempeño del presente año. Cabe destacar, que también se ha visto favorecida la reducción de 16 http://fusades.org/sites/default/files/investigaciones/Informe%20de%20Coyuntura%20Economica_tercer%20trimestre%202015%20FINAL.pdf http://fusades.org/sites/default/files/investigaciones/Informe%20de%20Coyuntura%20Economica_tercer%20trimestre%202015%20FINAL.pdf 28 la tarifa eléctrica, ya que se disminuyó el costo de la generación térmica basada en consumo de fuel oil. Las exportaciones crecieron en 5.4% acumuladas a agosto de 2015, alcanzando US$3,783.4 millones. Si bien aumentaron respecto a 2014, se hace notar que el valor aún se encuentra por debajo del nivel logrado de US$3,791.2 millones en igual período en 2013. La recuperación de las exportaciones en 2015, se explica por el buen comportamiento de las tradicionales, que aumentaron US$65.0 millones (equivalentes a un 26.7%), debido al crecimiento en las ventas externas de café US$44.7 millones y las exportaciones de azúcar con US$20.0 millones. Las exportaciones de bienes no tradicionales (explican el 72.0% del total de las exportaciones), crecieron moderadamente 3%, lo que significó un aumento de US$79.0 millones, en las cuales prevaleció el incremento de las ventas destinadas a Centroamérica. Por su parte, las exportaciones de maquila experimentaron un crecimiento de US$51.4 millones, a pesar de una disminución de 4.7% en volumen. Las importaciones totales se contrajeron en 1.3%, equivalentes a US$90.9 millones, producto de la caída en los bienes de consumo (-2.5%), intermedios (-2.0%) y maquila (-9.9%). Por otra parte, las importaciones de bienes de capital presentaron un aumento de US$82.8 millones (equivalente a 8.9%) impulsadas por los aportes de la industria manufacturera de US$60.3 millones, construcción con US$19.5 millones y comercio con US$5.1 millones. Las remesas familiares crecieron 2.1% (US$64.7 millones), aproximadamente 0.2% del PIB, explicado en parte por el buen desempeño de la economía estadounidense, a pesar del menor número de empleos creados durante el período de enero a septiembre de 2015. Los flujos de Inversión Extranjera Directa al primer semestre de 2015, fueron de US$138.4 millones, aproximadamente 0.5% del PIB, ubicándose por sexto año consecutivo como la más baja de Centroamérica. 17 17 http://fusades.org/sites/default/files/investigaciones/Informe%20de%20Coyuntura%20Economica_tercer%20trimestre%202015%20FINAL.pdf http://fusades.org/sites/default/files/investigaciones/Informe%20de%20Coyuntura%20Economica_tercer%20trimestre%202015%20FINAL.pdf 29 1.2 Fuerzas Políticas, Gubernamentales y Legales Durante 2015, en este aspecto lo más importante fue la elección de la nueva Asamblea Legislativa, con una definición de empate de fuerzas de la oposición y del sector gobierno y pro gobierno; esto hace que sean más difíciles las resoluciones de leyes, ya que se necesita cabildeo político intenso, tal como la elección de funcionarios de segundo grado, aprobación del presupuesto general de la nación, entre otros. A la fecha sin embargo, el anuncio de tales cambios no ha afectado a los resultados alcanzados por el sector financiero nacional. Las captaciones continúan creciendo dando muestras de la confianza de los depositantes en el sistema. A noviembre éstas estaban en niveles de US$ 10,944.5 miles de millones, mientras que en noviembre 2014 estaba en 10,382, un crecimiento del 5.4% en un año. Por su parte las colocaciones han pasado de US$ 10,881 a US$ 11,314 miles de millones un incremento de 4 % en similar período. 1.3 Fuerzas de la Competencia En el sistema financiero salvadoreño, operan múltiples instituciones financieras, entre bancos, mutualistas, cooperativas de ahorro y crédito y sociedades financieras. Para noviembre del 2015, los activos del sistema bancario ascendió a 10 151.6 miles de millones dólares. La participación de los bancos en las carteras crediticias es del 93% frente al sector cooperativo (regulado y no regulado) que representa el 8% del sistema financiero nacional. 1.4 Fuerzas Sociales, Culturales, Demográficas y Ambientales La Cooperativa de Ahorro y Crédito ACUDE de R.L. en sus 16 años de funcionamiento se ha centrado en consolidar sus servicios financieros, en los municipios de Aguilares, Guazapa y El Paisnal, del Departamento de San Salvador, y en San Pablo Tacachico del Departamento de La Libertad, en especial en los sectores rurales y urbano que se caracterizan geográficamente por ser marginales social y económicamente. 30 Las zonas de incidencia de la Cooperativa tienen una población de más de 79,100 habitantes, como puede observarse en la siguiente tabla: Municipio Depto. Població n Total Urbano Rural Masculino Femenino Aguilares San Salvador 21,267 19,134 2,133 9,844 11,423 El Paisnal San Salvador 14,551 6,723 7,828 7,084 1,086 Guazapa San Salvador 22,906 14,227 8,679 11,116 11,790 San Pablo Tacachico La Libertad 20,376 5,619 14,747 9,928 10,438 Tabla 4.3: Datos del PNUD del Almanaque Municipal para El Salvador Fuente y Elaboración: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, 2012. La característica socioeconómica más relevante de los pueblo y cantones en donde interactúa la Cooperativa son los niveles de pobreza latentes, la misma que afecta a un número considerable de la población. La pobreza afecta con mayor profundidad a la población rural y urbano marginal En la zona de influencia al igual que otras regiones del país, la emigración cada día va tomando relevancia como estrategia de sobrevivencia, pues, se estima que ritmo de población que emigra es del 3,5% superior al crecimiento poblacional.18 2. Análisis Interno. El análisis interno, permite fijar las fortalezas y debilidades de la Cooperativa ACUDE y deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar dentro de la organización la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta para generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.19 2.1 Microambiente 18 Ver Anexo 3 19 Ver Anexo 1: Mapas de procesos de ACUDE de R.L. 31 Desde el punto de vista del Cuadro de Mando Integral (CMI de sus siglas en español o BSC de sus siglas en inglés), se realiza un análisis de las cuatro perspectivas ya mencionadas anteriormente, para lo cual, es necesario que los factores que forman parte de cada una de las perspectivas recojan los elementos que son determinantes para la operación de la Cooperativa para obtener una verdadera aplicación práctica, identificando las deficiencias de la organización. 2.1.1 Clientes. A julio del 2015, el número de asociados de la Cooperativa ascendió a 4,000 socios/clientes con los siguientes datos. Datos relevantes del Proceso de Aportaciones Índice de personas que recibieron charla de ingreso y terminaron su proceso. Datos relevantes personas escucharon la charla Personas se asociaron % de las personas se asociaron 163 133 81.60% Porcentaje de asociados activos. Datos relevantes Total de asociados 2014 Asociados activos Porcentaje de asociados activos 1,389 717 51.62% Porcentaje de retiro anual de asociados Datos relevantes Total de asociados 2014 Asociados retirados Porcentaje de asociados retirados 1389 100 7.20% Tabla 4.4: Resultados de procesos de aportaciones. Elaboración: Propia. Número de asociados y mercado meta Año Número de Asociados Mercado meta Resultado 2014 1,400 2,800 50% Resultados Reales 1,389 2,800 49.61% Tabla 4.5: Resultados de número de asociados ingresados. Elaboración: Propia. 32 Otros indicadores de los activos por asociado, según Plan Estratégico Año Número de Asociados Indicador Activo Total 2014 1,400 $1,300 $1,820,000.00 Resultados Reales 1,389 $2,018.57 $2,803,794.33 Tabla 4.6: Resultados de activos por asociados. Elaboración: Propia. Indicadores de aportación promedio. Año Número de Asociados Aportación promedio Aportaciones 2014 1,400 $228.67 $320,138.00 Resultados Reales 1389 $209.11 $290,447.19 Tabla 4.7: Resultados de procesos de aportaciones promedio. Elaboración: Propia. Proceso de Ahorro AHORRO CORRIENTE El 100% de asociados/as que aperturan cuentas de ahorros, conocen las diferentes modalidades de ahorro que ofrece la cooperativa. Se cuenta con un curso básico (charla de ingreso) además, reuniones con el socios/as y la asesoría de parte de los promotores. Es necesario implementar un plan de mercadeo atractivo, que logre atraer una mejor captación de ahorros. Tabla 4.8: Resultados de procesos de ahorro. Elaboración: Propia. Cierre de cuentas de ahorro. El cierre voluntario de las cuentas de ahorro corriente no supere el 4% - 5% Datos relevantes ACUDE Total de cuentas Cuentas cerradas porcentaje de cuentas cerradas 2959 289 9.76 % Tabla 4.9: Resultados de cierre de cuentas de ahorro. Elaboración: Propia. 33 Depósitos a Plazo Fijo Año Número de cuentas proyectadas Número de cuentas realizadas Proyectado en ahorro a plazos Total realizado 2014 114 95 $653,514.87 $ 770,843.02 Resultado 83.33% 117% Tabla 4.10: Resultados de depósitos a plazo fijo. Elaboración: Propia. Depósitos en cuentas corrientes Año Número de cuentas Ahorro promedio Cartera de ahorros 2014 4,300 $237.00 $858,690.00 Resultado 2953 $420.54 $1,241,839.98 Tabla 4.11: Resultados de depósitos en cuentas corrientes. Elaboración: Propia. Se tiene menos cuentas pero mayor ahorro promedio, además la cartera de ahorro ha crecido. Pero también como lo demuestra la gráfica este está concentrado en unas cuantas cuentas de ahorro. Otro factor a tomar en cuenta es la concentración de los ahorros en pocas cuentas según se demuestra en la siguiente gráfica: Figura 4: Pirámide de Ahorro de ACUDE de R.L. Elaboración: Propia. 34 Al analizar el gráfico concluimos que es necesario revertir la pirámide, en el sentido de equilibrar el ahorro entre los diferentes rangos. Crecimiento de depósitos: El indicador revisa los indicadores anteriores con lo actuales y es el siguiente: Tabla 4.12: Crecimiento de depósitos. Elaboración: Propia. 2.1.2 Procesos Internos En el modelo de aplicación del Balanced Scorecard propuesto, se analizan los procesos para crear valor para los clientes. Esta perspectiva abarca el análisis de servicios y productos financieros; también el proceso operativo para cada uno de estos componentes. El análisis de estos elementos se detalla en las matrices de evaluación de los factores internos y externos que se presentan en la tabla 5.1 del siguiente capítulo. Respecto a los procesos internos la Cooperativa está culminando la actualización integral de los manuales de procesos. El mismo debe ser medido continuamente de acuerdo a los avances y actualización de áreas. Evaluación de actividades De acuerdo a los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento, no existen observaciones de hechos relevantes de detección de operaciones sospechosas, que existan transacciones complejas y/o inusuales que puedan presumir provenientes de actividades ilícitas, durante el período de análisis y las que se han reportado ha sido por la exigencia de la Unidad de Investigaciones de la Fiscalía. Situación de Riesgo Operativo Respecto a la gestión de riesgos no se han presentado sanciones por parte del Instituto Salvadoreño de Fomento Cooperativo (INSAFOCOOP) que es el ente de control; Año 2013 Año 2014 Variación absoluta Variación porcentual $1,287,076.63 $ 1,241,828.72 $-44,247.91 -3.43% 35 pero surge la necesidad de una mayor formalidad en los procedimientos de control de los riesgos, así como un sistema de control interno de mayor fortaleza para mitigar los riesgos operativos involucrados en los procesos operativos y tecnológicos de la Cooperativa. Para lo anterior la cooperativa, ha terminado de formular su Manual de Control de Riesgos. 2.1.3 Innovación y Aprendizaje Conocer la situación de esta área proporciona resultados que se vinculan al crecimiento empresarial de la cooperativa, especialmente, en lo que tiene que ver con la gestión estratégica de alianzas, los procesos de planificación y la estructura organizativa, así como la tecnología; siendo elementos clave para proponer cambios en la organización. V. IMPLEMENTACIÓN DEL BALANCED SCORECARD A LA COOPERATIVA ACUDE DE R.L. A. METODOLOGÍA Implementar un Balanced Scorecard, es una propuesta para mejorar la gestión integral de la Cooperativa, contribuyendo al conocimiento científico de una organización financiera para la circulación de pequeños capitales como es el proceso principal de la Cooperativa ACUDE de R.L. La implementación tiene a la base su origen las propuestas teóricas de Robert S. Kaplan y David P. Norton acerca de la herramienta Balance Scorecard (Cuadro de Mando Integral), esta teoría ha agrupado variables de análisis que permitirán obtener resultados más precisos que los que se utilizan en años anteriores20 a los de la propuesta de Kaplan y Norton. Este trabajo desarrolla una metodología para lograr una eficaz implantación del Balanced Scorecard a la Cooperativa ACUDE de R.L. en donde los autores del BSC; 20 Robert S. Kaplan & David P.Norton. Como utilizar el Cuadro de Mando Integral. 36 Kaplan y Norton destacan que “La implantación del BSC debe ser realizada mediante las técnicas habituales de gestión de proyectos que aseguren la correcta formulación e implantación del mismo. Para ello se debe dividir el proceso de implantación del BSC en una serie de fases que pasamos a describir”.21 Se desarrollaron cinco etapas que son las siguientes: 1) Planificación del proyecto, etapa encargada en la conformación del equipo de trabajó que diseña, calendariza y organiza el BSC; para la planificación fueron necesarias reuniones para conocer y determinar la situación real de la Cooperativa y así tomar las decisiones más acertadas. En estas reuniones se determinaron, el alcance del proyecto, el tiempo estimado para su desarrollo y todos aquellos elementos importantes, para la elaboración del BSC. 2) Proceso de reflexión estratégica, consistente en la reformulación del pensamiento estratégico de la organización; para la cual se consideraron a todos los empleados de ACUDE, en una reunión, en la cual se redefinieron aspectos filosóficos de la Cooperativa, como los valores que pasaron de ser 19 a ser solamente 5, en los cuales están inmersos los anteriores, se determinó una nueva misión que fuese acorde a las expectativas de la Cooperativa. 3) Desarrollo del mapa estratégico, enfocada principalmente a la elaboración de las perspectivas, estrategias, objetivos, indicadores y metas; la elaboración del mapa estratégico, se llevó a cabo por medio de un análisis de la Cooperativa, determinando las perspectivas necesarias para la misma y definiendo las estrategias que deberá seguir la Cooperativas para el cumplimiento de todas los objetivos, metas e indicadores que se plantearon en el cuadro de mando integral. Este paso importante se realizó con la ayuda y conocimiento de nuestro compañero de tesis y Gerente General de la Cooperativa y la aprobación de la junta directiva. 21 Tomado del Libro “El Cuadro de Mando Integral”, editado por Altair consultores, Valencia, España, página 77. 37 4) La implantación que es la puesta en marcha de los pasos 1, 2 y 3 en la cual se comunicó a todos los empleados de la Cooperativa y se les capacito por grupos pequeños y de acuerdo a las actividades que realizan dentro de la Cooperativa, sobre la nueva metodología para la elaboración del plan estratégico y el nuevo Software, que les facilitara el control y seguimiento de los objetivos, metas e indicadores propuestos, para su respectivo cumplimiento. 5) Control y seguimiento, que permitirá la gestión del proyecto en el tiempo, de acuerdo a los datos ingresados de los meses de octubre, noviembre y diciembre, se ha visto el comportamiento de los indicadores, lo cual permitirá tomar decisiones basadas en hechos reales. Véase figura 5. Figura 5: Fases de implementación de un Proyecto de Balanced Score Card 22 B. SOFTWARE PARA GESTION DEL BALANCE SCORE CARD Como resultado de la implementación del Balanced Scorecard en ACUDE de R.L., se adquirió la licencia del Software Quick Score, con la finalidad de contar con una herramienta para una eficaz y rápida automatización del Cuadro de Mando Integral, la cual ya está implementada en la organización. 22 Tomado del Libro “El Cuadro de Mando Integral”, editado por Altair consultores, Valencia, España, página 77, 2002 38 La decisión se tomó basado en la funcionalidad de QuickScore, su disponibilidad y uso inmediatos para el ingreso de los datos, ya sea manualmente en el software o por medio de carga de datos desde hojas de cálculo en Excel, introduciendo de acuerdo a las perspectivas, objetivos e indicadores hayan sido definidos; la coincidencia metodológica sustentada en la metodología de los autores Kaplan & Norton, así como su precio accesible para la organización. La herramienta permite con facilidad una aplicación metodológica del Balanced Scorecard y se adapta a las cinco etapas. Tal facilidad se explica así, que para el manejo de esta herramienta software fue necesaria una serie de inducciones a través de los videos descriptivos del sitio web del fabricante para estructurar el Cuadro de Mando Integral de la Cooperativa ACUDE de R.L. como se muestra a continuación pantallas de la herramienta software: Plan Estratégico Figura 6: Plan Estratégico ACUDE de R.L. 39 Despliegue de objetivos, indicadores y metas por perspectiva financiera Figura 7: Despliegue de objetivos. Figura 8: Detalles e identificación y desempeño del objetivo. 40 puede observar que la herramienta es visual y efectiva para evidenciar la gestión organizacional desde la perspectiva del Balanced Scorecard mostrando la planeación estratégica de la organización a través de sus cuatro perspectivas, sus objetivos, indicadores, metas y desempeño a través del tiempo; todo lo anterior, le permitirá a la Cooperativa ACUDE de R.L. tomar decisiones y acciones oportunas, ya que dicha documentación está disponible online y requiriéndose nada más un dispositivo para su control. En el anexo 2 se describe los datos técnicos y características de la herramienta adquirida por la Cooperativa ACUDE de R.L. C. ETAPAS DEL PROYECTO A continuación se describen las etapas del proyecto realizado en la Cooperativa ACUDE de R.L. 1. Planificación Para el desarrollo de la planificación del proyecto se identificó a Gerentes, Jefaturas y personal clave de ACUDE de R.L. quienes fueron entrevistados y apoyaron a través de talleres y reuniones de trabajo para la realización de las etapas de planeación estratégica, mapa estratégico, implantación, control y seguimiento que se describen a continuación. 2. Proceso de Reflexión Estratégica En esta etapa se ha reformulado la filosofía de ACUDE de R.L, con el fin de homologar la misión, visión, valores con el Balanced Scorecard, para la consecución de los objetivos propuestos. Formulación de la Misión y Visión de ACUDE de R.L. La formulación de una nueva misión y visión que fuesen más apegadas a la situación actual y futura de la Cooperativa, así como su entorno, ha llevado a la misma a 41 reconsiderar dichas declaraciones que son parte del pensamiento estratégico de la organización, siendo estas: Misión “Somos una asociación cooperativa que brinda servicios financieros de ahorro y crédito de manera ágil, oportuna e innovadora, en el área rural y urbana, para contribuir al desarrollo socioeconómico principalmente de nuestros asociados, asociadas y personas interesadas, con personal competente y calificado, haciendo eficiente utilización de nuestros recursos financieros y razonables niveles de rentabilidad”. Visión “Ser en El Salvador una cooperativa líder en servicios financieros en el área rural y urbana con altos estándares de competitividad, confiabilidad y rentabilidad favoreciendo el desarrollo socioeconómico de nuestros asociados y asociadas, reconocidos a nivel nacional y comprometido con la mejora continua”. Formulación de Valores de ACUDE de R.L. ACUDE de R.L, como toda organización responsable, desarrolla sus actividades bajo los siguientes valores: Calidad: Satisfacer las necesidades del cliente, brindándole una atención excelente. Orden y Aseo: Tener procesos definidos, documentados y debidamente ordenados, mantener un espacio físico limpio, presentable y saludable. Responsabilidad: Cumplir con las atribuciones adquiridas, apropiándose de los procesos definidos. 42 Trabajo en Equipo: Coordinar la realización de las actividades considerando el trabajo como un proceso para obtener beneficios satisfactoriamente comunes. Confiables: Que nuestro socios y clientes sientan el respaldo y seguridad del buen servicio que se les presta. Identificación de factores claves Las matrices de evaluación ayudan a priorizar los factores claves determinados en el análisis de impacto, aspectos financieros, productivos, etc., y faculta obtener factores clave que serán determinantes en la fijación de la estrategia, los objetivos y las metas. Elaboración FODA A través del equipo gerencial se desarrolló un estudio que permite identificar y diagnosticar a la organización a través de características internas y su situación externa, enumerando las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas a fin de analizar los factores externos (Oportunidades y Amenazas) que se visualizan en la matriz de evaluación de factores externos (EFE) y los factores internos (Fortalezas y Debilidades) que se visualizan en una matriz de evaluación de factores internos (EFI), que se describen a continuación: Figura 9: Estructura de análisis FODA. Matriz de Evaluación de Factores Externos (EFE) La matriz fue resultado de la evaluación de las fuerzas externas, tomándolas como base para para definir las estrategias es por ello que se evaluaron tomando aquellas que generan o generarían más impacto a la Cooperativa, descritos en la Tabla 4.2 del literal B. desarrollado en el Capítulo IV de este documento. 43 Matriz de Evaluación de Factores Internos (EFI) Los factores internos se han obtenido de las variables que conforman las fortalezas y debilidades de la Cooperativa, que se muestran en la tabla 5.1 Matriz DOFA Seguidamente se elaboró la matriz DOFA considerando los factores más críticos, determinados en las matrices de evaluación de factores externos e internos (EFE y EFI). 44 Análisis Interno de la Cooperativa ACUDE de R.L. FCI Detallados Tipo de Debilidades y Fortalezas Ocurrencia de 1 (poca probabilidad a 5 alta) Probabilidad de Ocurrencia Frecuencia Consecuencia Dificultad Calificación Nivel de afectación calificación del 1 al 5 Impacto Que genera A qué se debe Acciones Participación (apropiación de los asociados en la asamblea). F 5 4% 4 5 1 9 4 1.44 Confianza y fidelización de los socios. A las políticas y estatutos de la Cooperativa. Mantener los estatutos y políticas de la Cooperativa. Software propio. F 5 4% 5 5 4 25 5 5 Agilización de los procesos para otorgamiento de créditos, fácil manejo de los sistemas contables. Manejo total y resguardo de la información. Mantenimiento del Software, actualización de la información y protección de la información. Cumplimiento de la mayoría de las leyes pertinentes aplicables a la cooperativa. F 5 10% 3 5 4 23 5 11.5 Mayor confianza y seguridad de los socios, y futuros miembros. Cumplimiento de la ley para poder desarrollar sus actividades de forma normal Seguimiento y monitoreo del cumplimiento de las leyes pertinentes y actualización de las mismas. Existencia de comités necesarios para el funcionamiento de la cooperativa F 5 4% 5 5 1 10 3 1.2 Mejor distribución de las actividades de la Cooperativa. Organización de los comités para cumplir mejor sus objetivos. Mantenimiento de los comités, actualización de documentos, realización de actividades Se cuenta con la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. F 5 10% 5 5 4 25 4 10 Confianza de los socios, procesos estandarizados, controlados y organizados. Certificación del Sistema de Gestión de calidad. Control y cumplimiento de los procesos, auditorías al sistema y recertificaciones. Tabla 13: Análisis Interno de ACUDE de R.L Elaboración: propia. 45 Continuación Tabla 5.1 FCI Detallados Tipo de Debilidades y Fortalezas Ocurrencia de 1 (poca probabilidad a 5 alta) Probabilidad de Ocurrencia Frecuencia Consecuencia Dificultad Calificación Nivel de afectación calificación del 1 al 5 Impacto Que genera A qué se debe Acciones Se cuenta con flexibilidad crediticia. F 4 5% 4 4 1 8 3 1.2 Otorgamiento de créditos más agiles, requerimientos menos rigurosos Las líneas de créditos estas hechas para personas que no pueden acceder a créditos en la banca regular, por ello los requisitos son más flexibles Mantener y mejorar el proceso de otorgamiento de créditos Fidelización del asociado. F 4 4% 4 4 1 8 4 1.28 Crecimiento de la cartera de socios. Hay facilidades de crédito, la afiliación de los socios es fácil, la opinión de los socios es tomada en cuenta. Agilizar la afiliación de los asociados, abrir nuevas líneas de servicios para aumentar los ingresos. Infraestructura propia. F 5 5% 4 4 1 8 3 1.2 Comodidad al cliente interno y externo, respaldo financiero y seguridad a todo nivel. El poseer inmuebles propios facilita mejorar la comodidad de los clientes. Mantenimiento de la infraestructura. Recurso Humano capacitado. F 3 5% 4 4 4 20 4 4 Autonomía del puesto, productividad, toma rápida de decisiones. Capacitaciones continúas al personal sobre uso del sistema de gestión de calidad, el sistema informático. Capacitaciones continúas del recurso humano, evaluaciones del personal sobre necesidades de capacitación. Conocimiento oportuno de información financiera y administrativa. F 4 4% 4 4 1 8 3 0.96 Toma de decisiones en base a hechos concretos Poseer Software propio poseer buenos procesos, cumplimiento de la ley del lavado de dinero. Mejora de procesos para protección de datos. 46 Continuación Tabla 5.1 FCI Detallados Tipo de Debilidades y Fortalezas Ocurrencia de 1 (poca probabilidad a 5 alta) Probabilidad de Ocurrencia Frecuencia Consecuencia Dificultad Calificación Nivel de afectación calificación del 1 al 5 Impacto Que genera A qué se debe Acciones Rotación del Personal D 3 10% 5 5 4 25 5 12.5 Costos de aprendizaje, errores y reprocesos. Mejores oportunidad, no cumplimiento de metas y del reglamento interno de la Cooperativa, falta de conocimiento y personal no apto para el puesto. Mayor control de los empleados que administran efectivo y bienes. Desconocimiento del software del SGC D 3 5% 4 4 1 8 4 1.6 Mal uso de la información, perdida de la misma, incumplimiento de los procesos Falta de capacitación al personal, falta de interés de los empleados en aprender. Capacitación del personal en el Software del SGC Inexistencia en el seguimiento de créditos. D 3 4% 4 4 3 16 4 2.56 Falta de pago de los socios Deficiencias en el Software, y control interno de los créditos. Mejoras al Software, segmentación de mercado, análisis de mercado. Niveles de morosidad. D 3 5% 4 4 4 20 3 3 Falta de liquidez y solvencia, retrasos en pagos. Falta de seguimiento de los créditos, economía familiar Seguimiento y control de los créditos, cobros puntuales. Falta de motivación del personal. D 3 5% 4 4 3 16 3 2.4 Poca productividad del personal Falta de incentivos monetarios y motivacionales. Programa de incentivos Falta de formación cooperativa. D 3 3% 4 4 2 12 3 1.08 Desconocimiento de la función intermediaria de la Cooperativa poca apropiación de los clientes. Falta de educación formal y organizativa Fomentar la educación cooperativa a todo nivel. Inexistencia de un plan de mercadeo. D 4 5% 4 4 4 20 4 4 Perdida de futuros mercados, o creación de productos para mercados inexistentes. No existe un área específica de mercado Creación de un área de mercadeo. 47 Continuación Tabla 5.1 FCI Detallados Tipo de Debilidades y Fortalezas Ocurrencia de 1 (poca probabilidad a 5 alta) Probabilidad de Ocurrencia Frecuencia Consecuencia Dificultad Calificación Nivel de afectación calificación del 1 al 5 Impacto Que genera A qué se debe Acciones Crecimiento estancado en asociados de calidad D 4% 4 4 4 20 3 2.4 Falta de crecimiento en la rentabilidad de la Cooperativa, respuesta tardía en la aprobación de créditos. Que los asociados solamente ahorran o sacan créditos pero no ambas. Incentivar a los socios por medio de otras líneas de créditos o asesorías sobre los usos de los mismos para que puedan ahorrar y tener créditos. Pirámide de ahorro invertida. D 3 4% 4 4 4 20 3 2.4 Problemas de liquidez, concentración de ahorros en pocas personas y dependencias de las mismas, mayores costos. Falta de educación en el rol financiera de los asociados Fomentar el ahorro generalizado a todo nivel de los asociados. 48 Luego se buscan las posibles combinaciones entre el análisis internos y externo, obteniendo estrategias: FO, FA, DO y DA.  La estrategia DA está orientada a minimizar tanto las debilidades como las amenazas.  La estrategia FO representa la posición más deseable. Se da cuando en la organización puede usar sus fortalezas para aprovechar las oportunidades que se le presenten.  En realidad, el objetivo de las organizaciones debe procurar que la organización se mueva desde las posiciones desventajosas (DA, DO y FA), hasta alcanzar una estrategia FO.  Si se tienen debilidades, se procurará superarlas y convertirlas en fortalezas. Si enfrenta amenazas, las sorteará de modo que pueda concentrarse en las oportunidades que tiene frente a sí.  La estrategia DO pretende minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Así, una Organización con ciertas debilidades en algunos aspectos puede reducir o aprovechar las oportunidades del ambiente exterior.  La estrategia FA intenta maximizar las fuerzas de la Organización para afrontar las amenazas del entorno. Así, las Instituciones deben usar sus fortalezas, para enfrentar los riesgos que representan las amenazas. A continuación se presenta la matriz DOFA que permitió establecer las estrategias de la Cooperativa ACUDE de R.L. 49 Matriz DOFA de la Cooperativa ACUDE de R.L. Fuerzas - F Debilidades - D 1. Participación (apropiación de los asociados en la asamblea). 1. Rotación del Personal 2. Software propio. 2. Desconocimiento del software del SGC 3. Cumplimiento dela mayoría de las leyes pertinentes aplicables a la cooperativa. 3. Inexistencia en el seguimiento de créditos. 4. Existencia de comités necesarios para el funcionamiento de la cooperativa 4. Niveles de morosidad. 5. Se cuenta con la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Falta de motivación del personal. 6. Se cuenta con flexibilidad crediticia. 6. Falta de formación cooperativa. 7. Fidelización del asociado. 7. Inexistencia de un plan de mercadeo. 8. Infraestructura propia. 8. Crecimiento estancado en asociados de calidad 9. Recurso Humano capacitado. 9. Pirámide de ahorro invertida. 10. Conocimiento oportuno de información financiera y administrativa. Oportunidades - O ESTRATEGIAS - FO ESTRATEGIAS - DO 1. Pertenecer a la red de cooperativas. 2. Aprovechamiento de aspectos políticos de actualidad. 3. Diversificación de los servicios. Seguimiento a indicadores clave de los procesos de créditos. 4. Se ofrecen las tasas de interés mas bajas del mercado. 5. Membresía abierta. 6. Buró crediticio. Amenazas - A ESTRATEGIAS - FA ESTRATEGIAS - DA 1. Situación de inseguridad en el país. 2. Competencia desleal. Seguimiento mas estricto en los procesos y procedimientos certificados para con ello dar respuesta a cambios del entorno externo. Segmentación del mercado, por medio de un mapa de riesgos de las zonas mas afectadas por la violencia en el país. 3. Segmentación errónea del mercado. Plan de acción para la seguridad de la información y continuidad del negocio, que proteja la información de la cartera crediticia, y generar más confianza a los socios. Cumplimiento del proceso del análisis de créditos a socios y futuros socios, en los cuales se determinen la capacidad real de pago. 4. Factores climáticos del entorno. Búsqueda de fuentes de financiamiento para ACUDE en Bancos de segundo piso, que permitan el crecimiento de la cartera de créditos y permitan un crecimiento sostenible. Posibilidad de entrar a nuevos mercados. 5. Leyes y/o reformas del INSAFOCOOP 6. Plagio de información y Software. 7. Inestabilidad económica del país. 8. Migración de los asociados….es externa o interna 9. Pocas fuentes de financiamiento. MATRIZ DOFA COOPERATIVA ACUDE DE R.L. Un programa computacional que controle variables claves en la cooperativa ACUDE, que favorezcan a los socios, y que estén controladas y gestionadas bajo un sistema de gestión de calidad. Fidelización de los socios, mediante mejores servicios y tasas de interés. Política de Recursos Humanos, definida de formación, motivación y capacitación al personal, la cual mejore decisivamente los servicios ofrecidos a los socios de ACUDE. Elaboración de un plan de mercado que ofrezca productos más atractivos a futuros socios, y que ayude a equilibrar la cartera de socios. Figura 10: Matriz DOFA. Fuente: Elaboración Propia 50 3. Desarrollo del Mapa Estratégico En esta etapa se clasificaron las estrategias identificadas, clasificándolas en las cuatro perspectivas que plantea la metodología del Balanced Scorecard aplicado para la Cooperativa ACUDE de R.L., quedando de la siguiente manera: Perspectiva Financiera: 3 estrategias.  Implementar la metodología financiera de COLAC para el período 2015 al 2020.  Mejorar la rentabilidad mediante crecimiento sostenido de la cartera y reducción de la mora.  Mejorar la gestión de la estructura de costos a nivel de ahorros y créditos. Perspectiva del Cliente: 3 estrategias  Aumentar la participación de la cooperativa en el mercado meta.  Dar un servicio diferenciado en costos, en comparación con la competencia.  Otorgar créditos de acuerdo a las necesidades de los socios. Perspectiva de los Procesos Internos: 4 estrategias  Implementar un sistema de gestión de continuidad del negocio 2015 – 2020.  Efectuar la transición hacia la ISO 9001:2015.  Mejorar los procesos de las diferentes áreas para lograr un mejor desempeño.  Medir semestralmente la expectativa y satisfacción de los clientes. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento: 4 estrategias  Gestionar las competencias del recurso humano y el ambiente laboral.  Implementar/actualizar módulos informáticos del Sistema Perseo.  Mejorar las capacidades del Sistema de Gestión de la Calidad.  Mejorar la cultura organizacional. 51 En el software se visualizan establecieron las estrategias representadas por un “símbolo de estrella”, según lo muestra la figura 10: Figura 111: Descripción de las estrategias según las perspectivas del BSC.23 Definidas las estrategias se establecen de acuerdo a cada una de las perspectivas del BSC los objetivos, indicadores, forma de cálculo, unidad de medida, meta, el semáforo para la gestión basado en la línea base y los niveles mínimo, medio y máximo, en relación a los colores utilizados en el semáforo que serán claves para las etapas 4 y 5 para las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Con base a las estrategias y a las perspectivas del Balanced Scorecard, se diseñaron 19 objetivos que se describen a continuación: 23 Esta imagen es un extracto del so