Página 1 de 50 VICERRECTORÍA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION EN AES EL SALVADOR FASE II PARA OPTAR AL GRADO DE MAESTRO EN GESTIÓN DE LA CALIDAD PRESENTADO POR: Noreen Andrea Alvarenga Marroquín Blanca Graciela Mira de Arévalo Antiguo Cuscatlán, La Libertad, El Salvador. Enero de 2011. Página 2 de 50 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION EN AES EL SALVADOR FASE II Noreen Andrea Alvarenga Marroquín, Blanca Graciela Mira de Arévalo Departamento de Postgrados Universidad Don Bosco Instituto Universitario de Postgrados Abstract The companies in AES El Salvador, looking the business excellence have been implemented Systems to Manage Safety, Environment and Quality. These Systems of Management have different administrations and approaches, with common goals but not standards, which is why the synergy and efficiency are not taken advantage at the maximum to manage the available resources: humans, materials and economic. This project is based on the Phase I, which exhibit the unification of efforts in just one direction with the Integration of the System to manage Quality – Safety and Environment, down just one Integrated Systems of Management (SGI), in which the strategy plan of the company is full incorporated in order to establish the goals of the SGI, directing the efforts and approaches of the system to a major simplicity and efficiency of the business management and therefore better conditions of competitiveness, being considered the implementation in one current strategy necessity and in one tomorrow obligation. To achieve the ingratiation of the systems first able the AES Latin-American Companies were analyzed, in Distribution or Generation of electrical energy. Second one the different existents models of management were investigated and finally the economic feasibility was determinate and the integrated management was designed. Página 3 de 50 Resumen En búsqueda de la excelencia operativa las empresas de AES El Salvador han implementado Sistemas de Gestión para Seguridad, Ambiente y Calidad. Estos sistemas de gestión cuentan con distintas administraciones y enfoques, con objetivos comunes pero no unificados, lo cual reduce la sinergia y eficiencia con la que se puedan manejar los recursos disponibles: humano, material y económico. El presente Proyecto se base en la Fase I el cual plantea la unificación de esfuerzos en una sola dirección con la Integración de los Sistemas de Gestión de Calidad – Seguridad y Ambiente, bajo un solo Sistema de Gestión Integrada (SGI), en el cual el plan estratégico de la empresa se incorpora plenamente para establecer los objetivos del SGI, encaminando los esfuerzos y enfoques del sistema a una mayor simplicidad y eficiencia de la gestión empresarial y por tanto de mejores condiciones de competitividad, considerándose su implementación en una necesidad estratégica de hoy y una obligación de mañana. Para lograr la integración de los sistemas en primera instancia se han analizado el resto de las empresas AES a nivel de Latinoamérica, con giros de Distribución y/o Generación de Energía Eléctrica. En segunda instancia se investigaron los modelos de integración de sistemas de gestión actualmente existentes y finalmente se determina la factibilidad económica y se diseña una administración integrada. Página 4 de 50 INDICE DE CONTENIDO I. Planteamiento del problema, Objetivos y Alcance .......................................................................... 7 I.1. Problema ........................................................................................................................................ 7 I.2. Objetivo ......................................................................................................................................... 7 I.3. Alcance .......................................................................................................................................... 7 II. Metodología ..................................................................................................................................... 8 III. Investigación de los Sistemas de Gestión Integrados ................................................................... 9 IV. Establecimiento de Hipótesis ..................................................................................................... 14 V. Evaluación Económica de la Implementación del Sistema de Gestión Integrada para AES EL SALVADOR .......................................................................................................................................... 15 V.1. Capital de Trabajo ...................................................................................................................... 15 V.2. Clasificación de los Recursos a requerir .................................................................................... 21 V.3. Análisis Económico .................................................................................................................... 22 VI. Diseño de la Administración del Sistema de Gestión Integrada ................................................ 24 VI.1. Planificación de la Ejecución o Implantación ........................................................................... 24 VI.2. Organización para la Implementación ...................................................................................... 41 VII. Conclusiones .............................................................................................................................. 44 VIII. Recomendaciones ....................................................................................................................... 44 IX. Bibliografía ................................................................................................................................ 45 Página 5 de 50 INDICE DE TABLAS, GRAFICAS Y FIGURAS. TABLAS Tabla 1. Factores que contribuyen a la reducción de costos .................................................................. 15 Tabla 2. Características principales de la aplicación .............................................................................. 18 Tabla 3. Equipos personales de trabajo .................................................................................................. 19 Tabla 4. Equipos de oficina .................................................................................................................... 19 Tabla 5. Detalle de cuentas de ahorro .................................................................................................... 22 Tabla 6. Análisis Económico – Escenario Favorable ............................................................................. 23 Tabla 7. Análisis Económico – Escenario Desfavorable ....................................................................... 24 GRAFICAS Gráfica1. Comportamiento Ahorro e Ingreso ......................................................................................... 21 FIGURAS Figura 1. Metodología de la Investigación desarrollada. Fase II. ............................................................ 8 Figura 2. Componentes de una Gestión integrada de Calidad – Medio ambiente – Seguridad (CMAS) ................................................................................................................................................................ 10 Figura 3. Influencia en la integración de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad sobre la satisfacción de las partes implicadas en una organización ..................................................................... 12 Figura 4. Gestión Armonizada: Organización de los Sistemas aplicada a los campos de la Higiene, la Seguridad y el Medio Ambiente ............................................................................................................. 13 Figura 5. Estructura Organizativa de la Dirección de Gestión Integrada ............................................... 20 Figura 6. Plan de Integración de los Sistemas de Gestión en AES EL SALVADOR. ........................... 25 Figura 8.a. Detalle Guía de Implantación – Planear ( Etapa 1: Puesta en Marcha) .............................. 29 Figura 8.b. Detalle Guía de Implantación – Planear ( Etapa I: Puesta en Marcha) ............................... 30 file:///D:/Mis%20docs/MAESTRIA/ANTEPROYECTO/tesis/Documentos%20Finales/(Andy%209)%20Paper%20de%20Tesis_2%20(2).doc%23_Toc284842432 Página 6 de 50 Figura 9.a. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo) ............................................ 32 Figura 9.b. Detalle Guía de Implantación – Hacer (Etapa II: Desarrollo) ............................................ 33 Figura 9.c. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo) ............................................ 35 Figura 10. Detalle Guía de Implantación – Verificar (Etapa III: Seguimiento) .................................... 37 Figura 11.a. Detalle Guía de Implantación – Actuar (Etapa IV: Mejora) ............................................. 39 Figura 11.b. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo) ......................................... 40 Figura 12. Estructura Organizativa propuesta para la Integración de los Sistemas de Gestión. ............ 42 Página 7 de 50 I. Planteamiento del problema, Objetivos y Alcance I.1. Problema A partir del Estudio de Factibilidad para la Integración de los Sistemas de Gestión en AES El Salvador desarrollado en la Fase I; se ha identificado que AES El Salvador cuenta con Sistemas de Gestión administrados por diferentes unidades y diferentes enfoques (Seguridad, Calidad y Medioambiente); lo cual genera: poca armonización entre los Sistemas (riesgos), des actualizaciones (físicas y electrónicas), capacitaciones ambiguas y dispersas por sistemas y costos directos e indirectos por mantenimiento entre otros. I.2. Objetivo Desarrollar la Evaluación Económica; así como el Diseño de la Administración para la implementación del Sistema de Gestión Integrada 1 en torno a conceptos de Seguridad-Calidad y Medioambiente que permitan obtener: Sistemas de Gestión armonizados y bajo norma, actualizaciones simultáneas en los documentos, capacitaciones en una secuencia lógica, reducción de costos directos e indirectos y optimización de tiempos para auditorías internas de los sistemas. I.3. Alcance El proyecto contempla presentar la Evaluación Económica/Financiera; así como el Diseño de la Administración del Proyecto para la implementación de la propuesta de solución para la Integración de los diferentes Sistemas de Gestión que se encuentran funcionando actualmente en AES El Salvador. Dichos sistemas son: Sistemas de Gestión de Distribución Eléctrica (Base ISO 9001:2008), Sistemas de Gestión de Operaciones (Base ISO 9001:2008), Sistema de Gestión Comercial (Base ISO 9001:2008); Sistemas de Gestión de Seguridad & Salud Ocupacional (Base OHSAS 18001:2007) y Sistema de Gestión de Medioambiente (Base ISO 14001:2004). El proyecto no incluye análisis de la situación actual (Diagnóstico) ni el diseño de la administración (Una vez implementado el modelo). Ya que dichas fases han sido retomadas en 1 (Santamaría Perdomo & Estrada, 2011) Estudio de Factibilidad para la Integración de los Sistemas de Gestión en AES El Salvador Fase I Página 8 de 50 el Trabajo de Graduación “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION EN AES EL SALVADOR FASE I”. II. Metodología Para el presente Trabajo de Graduación se retoman los conceptos y resultados obtenidos en el “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION EN AES EL SALVADOR FASE I”. A partir del mismo se desarrolla una secuencia lógica de pasos para el desarrollo tanto del Diseño para Administración del Proyecto como la Evaluación Económica Financiera. Dichas metodologías han sido consensuadas con los representantes de cada uno de los Sistemas de Gestión de AES ES así como las diferentes Direcciones y partes interesadas. La figura 1 muestra el detalle de la metodología seguida: Inicio Identificación de cuentas a utilizarse para registro de Inversiones- Costos y Gastos Análisis de recursos identificados en etapa de Diseño (Fase I) Clasificación de recursos a ser utilizados (Inversiones- Gastos-Costos) Cotización de recursos a ser utilizados, y selección de precios Evaluación Económica en condiciones favorables de recursos utilizados. Realizar evaluación Económica en condiciones desfavorables de recursos utilizados La Evaluación Económica es factible Verificación de Hipótesis SiNo Desarrollo de recomendaciones de Proyecto Fin Diseño de Guía de Implementación para inicio de proyecto Identificación de recursos a utilizarse para el inicio del proyecto Desarrollo de conclusiones de Proyecto Figura 1. Metodología de la Investigación desarrollada. Fase II. Página 9 de 50 III. Investigación de los Sistemas de Gestión Integrados La similitud de conceptos de gestión relativos a la calidad y al medio ambiente llevó a más organizaciones y empresas a adoptar sistemas de gestión que integran la calidad y el medio ambiente, aplicando, por ejemplo para una certificación conjunta, tanto los requisitos de las normas ISO 9000 como los de ISO 14000. Dicha evolución llevó una filosofía integrada de la gestión de la calidad y el medio ambiente en la que la gestión de la seguridad tiende a ocupar naturalmente su lugar, teniendo en cuenta que esta similitud de los conceptos se extiende a la seguridad, con elementos de sistemas similares:  Análisis previo de las necesidades y de los riesgos.  Política firme establecida por la dirección y objetivos a partir de dicho análisis.  Planificación de las actividades para alcanzar los objetivos.  Control de los procesos para cumplir dichos objetivos en el marco de un sistema coherente que inspire confianza en dicho control.  Comprobación y evaluación de los resultados y progresos alcanzados.  Revisión por la dirección para una mejora continúa del sistema. La figura 2 es una presentación sintética de los componentes de la gestión integrada de la calidad, el medioambiente y la seguridad a partir de los conceptos de las normas ISO 9000 e ISO 14000; se pueden aplicar al conjunto calidad, medio ambiente y seguridad los mismos conceptos esenciales que los de la gestión de la calidad, sustituyendo “calidad” por “calidad, medio ambiente y seguridad (CMAS)”:  Política, objetivos, planificación, mejora de CMAS.  Control CMAS y confianza a este control: aseguramiento CAMAS. En la figura 3 se aprecia la influencia de la integración de la calidad, del medio ambiente y la seguridad en un sistema de gestión global sobre la satisfacción de las partes implicadas de una organización. Página 10 de 50 Para algunos, esta “filosofía integrada” tiene sus límites, puesto que presenta riesgos importantes de acercamientos inoportunos o de debilitamiento del rigor propio a cada sistema en general, y la integración sólo puede ser progresiva y en todo caso, parcial. Figura 2. Componentes de una Gestión integrada de Calidad – Medio ambiente – Seguridad (CMAS) Gestión CMAS Política y objetivos CMAS Planificación CMAS Mejora CMAS Satisfacer las expectativas de todas las partes interesadas Sistema de gestión CMAS Organización + Procesos + Recursos + Mediciones Cumplimiento de los objetivos CMAS Confianza en el cumplimiento de los objetivos CMAS Satisfacción de las partes implicadas + Satisfacción de la dirección Control CMAS Actuar respetando los objetivos del CMAS Controlar los procesos (personal + medios + métodos) En cada fase del ciclo de vida Aseguramiento CMAS Confiar e inspirar confianza (Aseguramiento interno y externo) Disposiciones sistemáticas para ganarse la confianza en el cumplimiento de los objetivos CMAS + Documentos de demostración + Auditorías CMAS Objetivos de cumplimiento de los requisitos del cliente y de la sociedad Requisitos cliente-proveedor y certificación: ISO 9001, 14001, etc. Recomendaciones para la gestión interna de la organización y el desempeño: ISO 9004, ISO 14004, etc. Página 11 de 50 La figura 3 presenta una gestión “unificada” 2 , en la que la puesta en marcha de los sistemas se realiza de forma modular y coherente:  Se insiste en la reducción de redundancias y en la creación, siempre que sea posible, de prácticas comunes entre los distintos campos (calidad, seguridad, medio ambiente, otros).  Pero cuando es necesario, para proteger los logros, se favorecen enfoques “en el terreno” o se cumple con requisitos específicos (calidad, seguridad, medio ambiente u otros) y se adoptan prácticas particulares. En la figura 3 se muestra la relación entre los requisitos de cada una de las partes involucradas y el Sistema de Gestión a Intervenir.  Los principales requisitos a considerar son:  Requisitos del Cliente  Requisitos del Personal  Requisitos de los accionistas  Requisitos de la Sociedad  Requisitos de los proveedores  Sistemas de Pruebas 2 Desarrollada por Jean – Louis Cros – Atofina. Página 12 de 50 GESTIÓN GLOBAL DE UNA ORGANIZACIÓN Gestión de la calidad Medio ambiente Seguridad Aspectos económicos Aseguramiento de la calidad Requisitos del cliente Creatividad Precio más bajo posible Rapidez de reacción Conformidad con la calidad esperada Confianza en la organización del sistema de producción Atención a necesidades implícitas Respeto del medio ambiente durante el uso del producto y después Seguridad del producto Requisitos del personal Buenas condiciones laborales: sueldo, carrera, ambiente, etc. Estabilidad de empleo y continuidad de la organización. Protección del medio ambiente en el lugar de trabajo (ruido, olores, etc.) Salud y seguridad laborales. Adopción del principio de precaución. Requisitos de los accionistas Beneficio máximo por acción Implicación del personal y gestión participativa. Reactividad de la organización de cara a un medio ambiente evolutivo. Compromiso de los directivos. Mantenimiento de la existencia. de buenos proveedores. Mejor relación calidad – precio para las compras. Buena imagen de marca - Compromiso de los directivos - Buena imagen de marca - Ausencia de obstáculos financieros y penales Compromiso de los directivos Seguridad industrial. (preservación de los activos) Seguridad de funcionamiento (fiabilidad, mantenimiento, disponibilidad, etc.) Requisitos de la sociedad (público, administraciones, medios de comunicación) Buena imagen de marca Ciudadanía de la organización (solidaridad, lucha contra el paro) Protección del medio ambiente durante la producción y el ciclo de vida del producto Seguridad de terceros y de sus bienes Cumplimiento de las reglamentaciones vigentes Requisitos de proveedores Cooperación a largo plazo con los clientes Salud y seguridad laborales de su personal en casa del cliente Sistemas de pruebas Mercado Encuestas Ausencias de reclamaciones por parte de los clientes, fidelidad ISO 9001 Normas de productos ISO 14001 Ecoauditoría OHSAS 18001 Reglamentaciones Figura 3. Influencia en la integración de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad sobre la satisfacción de las partes implicadas en una organización Página 13 de 50 La figura 4 muestra los ciclos de mejora de los sistemas y los de mejora del desempeño en un enfoque de gestión armonizado, aplicado a los campos de la higiene, la seguridad y el medio ambiente. Figura 4. Gestión Armonizada: Organización de los Sistemas aplicada a los campos de la Higiene, la Seguridad y el Medio Ambiente. Ciclos de mejora de los sistemas Ciclos de mejora del desempeño Higiene Aspectos significativos Programa Seguridad Aspectos significativos Programa Medio ambiente Aspectos significativos Programa Página 14 de 50 IV. Establecimiento de Hipótesis Los sistemas de gestión integrada proporcionan ventajas para la organización entre los cuales destacan:  Reducir costos  Alinear los requisitos comunes de las normas de gestión usadas  Reducir la duplicación y burocracia  Reducir procesos y procedimientos que pueden ser combinados  Mejorar la eficacia y eficiencia de la organización  Asistir a todos los empleados en un entendimiento de necesidades para el Sistema de Gestión y como ellos participan en la eficacia. Por tanto, para este proyecto se ha establecido la hipótesis de investigación acuerdo a las ventajas que se consiguen al implementar un Sistema de Gestión Integrado y los resultados de experiencias en otras organizaciones 3 . La hipótesis propuesta es: 1. Reducción de al menos un 50% del número de procedimientos establecidos respecto aquellos requeridos cuando los sistemas se implementan por separado. Lo que trae consigo una reducción de al menos un 20% de los costos de mantenimiento de los sistemas de gestión. Dado que la hipótesis se basa sobre el hecho de que la integración de los sistemas de gestión permitirá reducir el número de procedimientos que actualmente se utilizan por consecuencia la reducción de los costos de implementación por separado, así como el mantenimiento de los mismos, se tomará de referencia las siguientes variables de la situación actual y en la fase de evaluación económica se compararán para comprobar o rechazar la hipótesis nula, considerando los factores definidos en la tabla 1. 3 El Sistema Integral de Gestión Empresarial, una herramienta útil para el mejoramiento continúo de la empresa cubana. Lídice Ruiz Sierra y Mario Reinoso Pérez, Centro de Estudios y Servicios Ambientales de Villa Clara, Cuba. Artículo publicado en la Revista Semanal “El Directivo al Día” Año VII, No. 4, Enero de 2009, con ISSN: 1813-3231. Página 15 de 50 Situación Actual Situación Futura Número de Procedimientos Actuales Número de procedimientos integrados Costos de mantenimiento por actualizaciones  Capacitaciones  Reproducciones  Aprobaciones  Reprocesos Costos de mantenimiento por Actualizaciones  Capacitaciones integradas  Reproducciones  Aprobaciones  Reprocesos Tabla 1. Factores que contribuyen a la reducción de costos V. Evaluación Económica de la Implementación del Sistema de Gestión Integrada para AES EL SALVADOR V.1. Capital de Trabajo Espacio Físico Tomando en cuenta la organización definida en el Trabajo de Graduación “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION EN AES EL SALVADOR FASE I”, se requerirá un espacio físico para los siguientes puestos de Trabajo:  Director  Asistente Administrativo  Coordinador del Sistema de Calidad Comercial  Coordinador del Sistema de Calidad Técnica  Coordinador del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional  Coordinador del Sistema de Medio Ambiente Página 16 de 50 La distribución del mobiliario y equipo, dependerá de las instalaciones asignadas por la Alta Dirección. Por lo que será necesario plantear los diseños en planta una vez el espacio sea asignado para la optimización del mismo. Software El software requerido en la organización se clasifica en: Software de Escritorio y Software de Gestión. Dicha clasificación se encuentra explicada a continuación: Software de Escritorio ► Microsoft Office ► Microsoft Visio ► Microsoft Project ► Adobe Acrobat Professional ► Acceso a OPEN-SGC ► Acceso a SAP ► Acceso a Portal SIMA ► Acceso a SGD ► Acceso a Business Objects Software de Gestión Es un software especializado para gestionar el trabajo específico de la organización. El principal reto para esta Dirección será el manejo de todos los documentos y procedimientos relacionados al Sistema de Gestión para asegurar un único punto de acceso y distribución de la información. Tomando en cuenta las tecnologías con que AES El Salvador cuenta actualmente, tales como Bizflow, e Intranet. Se propone crear un sistema denominado “Sistema de Gestión Integrada”, en el cual se manejarán todos los documentos relacionados al SGI. Este sistema se configurará en la Intranet de modo que todas las personas con acceso a computador puedan hacer uso de él. Para el caso de las personas que no posean Intranet y para efectos de capacitación, siempre será necesario establecer un grupo de copias Controladas y No Controladas físicas, pero en un volumen mucho menor al actual. Página 17 de 50 A continuación se detallan las principales características con las que cuenta el mismo: a) Tipos de documentos y procesos de escaneo de documentos La aplicación deberá ser capaz de manejar básicamente los siguientes tipos de documentos, los cuales podrán ser escaneados a la vez:  Procedimientos  Políticas  Inspecciones  Hojas de cálculo  Cartas  Partidas contables  Ordenes de Servicio  Comprobantes  Fotos  Correos electrónicos  Hojas de asistencia  Contratos  Acciones de Personal  Currículos  Archivos de Texto b) Características Principales de la Aplicación Dado el volumen de documentos y gestiones que AES EL SALVADOR genera en sus Sistemas de Gestión, se hace necesario automatizar el registro y control de todos estos documentos que permita cumplir con los requisitos de Control y Registros de la documentación. La tabla 2 muestra las características principales sobre el funcionamiento de la aplicación, estas características deberán detallarse en un documento de requisitos cuando se encuentre en su etapa de desarrollo. Página 18 de 50 FUNCIONES BÁSICAS DESCRIPCIÓN Revisión de documentos Almacenamiento de Control de Cambios (Similar al generado en un documento de Word). Detalle de quien realiza el cambio. Incorporación de comentarios en el documento Clasificación de documentos Generación de diferentes carpetas bajo las cuales se clasifican cada uno de los documentos. Resultados de revisiones de la alta dirección Generación de informe de revisión, con el detalle de cada uno de las observaciones a los documentos. Seguimientos de las observaciones encontradas en dichos documentos. Generación de gráficos y tablas de gestión de la documentación. Manejo de Copias Controladas (Documentos vigentes) Actualización de documentos vigentes Manejo de perfiles para acceso a documentos El acceso debe ser vía intranet, con facilidades de impresión. Autorización de documentos Revisión de documentos por parte de diferentes perfiles. Generación de firmas digitales de dichos documentos Sistema auditable Trazabilidad en cambios de documentos (con historial de cambios, indicado quien lo hizo, tipo de cambio, fecha) Manejo de la información Acceso a impresión y almacenamiento en unidades extraíbles de la documentación. Cada impresión deberá llevar incorporada la fecha-maquina que lo solicito-usuario y un texto breve al pie de la pagina. Administración del Sistema Debe manejarse un modulo de Administración del Sistema. Especificaciones del Sistema Manejo de licencias concurrentes Manejo de licencias Nombradas Manejo de aprobaciones y control de documentos a través de Workflow Seguridad a través de perfiles Tabla 2. Características principales de la aplicación Página 19 de 50 Mobiliario y Equipo Equipo de Oficina Las tablas 3 y 4 muestran la distribución del equipo personal y de oficina, relacionado al rol a desempeñar de cada persona dentro de la estructura de la Dirección. PUESTO/EQUIPO ESTACIÓN DE TRABAJO MINI LAPTOP DOCKY STATION LAPTOP BLACK BERRY Director de Gestión de Calidad 1 1 1 Asistente Administrativo 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Comercial 1 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Técnica 1 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Seguridad y Salud 1 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Medio Ambiente 1 1 TOTAL DE EQUIPO 1 1 1 4 5 Tabla 3. Equipos personales de trabajo PUESTO/EQUIPO CELULAR CAMARA MULTI FUNCIONAL IMPRESOR A COLOR PROYEC TOR Director de Gestión de Calidad Asistente Administrativo 1 1 1 1 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Comercial 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Técnica 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Seguridad y Salud 1 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Medio Ambiente 1 TOTAL DE EQUIPO 5 1 1 1 1 Tabla 4. Equipos de oficina Página 20 de 50 Vehículos Dentro de las actividades de la unidad se encuentra la de dar apoyo y seguimiento en los distintos procesos de trabajo, así como el coordinar y apoyar en auditorias a todas las áreas contempladas dentro del alcance del SIG, lo que implica el desplazamiento constante para reuniones, revisiones e inspecciones en campo y oficina, para constatar la ejecución de las labores, en las distintas dependencias y áreas de las empresas del grupo AES El Salvador, por lo que se requiere de al menos un Pik-up doble cabina. Recurso Humano El recurso necesario para la Unidad del Sistema de Gestión Integrada está constituida por los siguientes miembros. Ver figura 5. Figura 5. Estructura Organizativa de la Dirección de Gestión Integrada Sin embargo, por cada uno de dichos cargos es necesaria la identificación de perfiles para la asignación de personal acorde a las funciones a ser desempeñadas por los mismos. En el Anexo 1 se muestran las propuestas de perfiles a ser utilizadas para la conformación de dicha unidad. Director de Gestión Integrada Coordinador del Sistema de Calidad Técnico Coordinador del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Asistente Administrativo Coordinador del Sistema de Calidad Comercial Coordinador del Sistema de Medio Ambiente Página 21 de 50 V.2. Clasificación de los Recursos a requerir Los recursos a utilizar son clasificados principalmente en 3 grandes grupos, para efectos de ser retomados en la Evaluación Económica del proyecto, los cuales se explican a continuación: Inversiones Las inversiones, ya sean a corto o a largo plazo, representan colocaciones que la Unidad del SGI realiza para obtener un rendimiento de ellos o que permitan reducir costos en las actividades ó bien recibir dividendos que ayuden a aumentar el capital de la empresa. A continuación se muestra el detalle por rubro de las inversiones a incurrir para la integración de los Sistemas de Gestión de AES ES a partir de la estructura organizativa propuesta: Gastos y Costos Gasto es la corriente de recursos o potenciales de servicios que se consumen en la obtención del producto/servicio neto en este caso para AES ES: sus ingresos. El costo se define como la expresión monetaria de los consumos de factores aplicados a la actividad productiva, es decir, el valor de las cantidades de factores incorporadas al proceso productivo/prestación de servicio. Ahorros e Ingresos El ahorro es el evitar gastar todo o parte del ingreso en bienes de consumo o servicios. También es definido como la diferencia entre el ingreso disponible y el consumo efectuado por una empresa. La gráfica 1 ejemplifica dicho comportamiento: ► Muebles y equipo de trabajo ► Software y Hardware ► Vehículo de Transporte ► Inversiones ► Gastos y Costos ► Ingresos y Ahorros Gráfica1. Comportamiento Ahorro e Ingreso http://www.monografias.com/trabajos12/cntbtres/cntbtres.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/capintel/capintel.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml http://www.monografias.com/trabajos35/consumo-inversion/consumo-inversion.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml Página 22 de 50 Cuando hay ahorro, los ingresos disponibles son mayores a los gastos y se presenta un superávit de dinero. Si los gastos fueran mayores a los ingresos, se presentaría un déficit. Los principales rubros a ser considerados en cuanto a Ahorros para el desarrollo de la Integración de los Sistemas de Gestión en AES ES se muestran en la tabla 5. Cuentas de Ahorro Descripción de Ahorros Contratos de Servicio y Consultorías Costos actuales segmentados en diferentes áreas (se trasladan a la nueva unidad) Costos de Implementación del negocio Reducción en costos del 2% por mejora en coordinación de horas de capacitación usadas Facilidades de Costos Reducción de Gasto en copias controladas y actualizaciones por ser On line. Reducción de costos por mejora en Procesos Clave (penalizaciones, materiales acometidas, combate a los reprocesos) Tabla 5. Detalle de cuentas de ahorro V.3. Análisis Económico Escenario favorable Para efectuar el análisis económico del presente proyecto, se ha utilizado la plantilla de evaluación de proyectos que utiliza AES El Salvador. Tomando como base los montos requeridos por cada uno de los rubros definidos en el apartado anterior, se ha efectuado la evaluación del proyecto bajo una tasa de descuento ó costo de oportunidad del capital del 12%, un periodo de evolución de 5 años y la consideración de que los fondos de operación son propios. Por el tipo de proyecto no se prevé en este momento, que se generen ingresos, solamente se están considerando reducciones en costos de operación, basados en la revisión de http://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtml Página 23 de 50 gastos actuales de las unidades que administran los sistemas de gestión y de los costos generales de capacitación en los sistemas de gestión. El resultado obtenido es una Tasa Interna de Retorno de 26.3% (TIR) y un Valor Actual Neto de $20,467.41 (VAN). Ambos son positivos, lo que indica que el proyecto es rentable. El flujo se presenta en la tabla 6. Tabla 6. Análisis Económico – Escenario Favorable Escenario Desfavorable Tomando en cuenta que todas las áreas de la empresa están en constante búsqueda de las oportunidades de mejora, existe la posibilidad de que algunos de los ahorros proyectados NO sean tan bonancibles como se esperan, por ello se plantea un segundo análisis de la rentabilidad del proyecto, pero con resultados mucho más bajos que los planteados en el punto anterior. Factores importantes en dicha evaluación, son los siguientes:  Que la inversión es efectuada con fondos propios. La tasas de referencia aplicada es la usada en AES El Salvador para la evaluación de Proyectos de Inversión y el periodo es a 5 años.  La evaluación considera una reducción del 49% del número de procedimientos que los Sistemas de Gestión manejan por separado actualmente; lo que genero una reducción del 30,3% de los costos de mantenimiento de los sistemas de gestión. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Revenues -$ -$ -$ -$ -$ -$ Cost Savings 267,361$ 292,752$ 298,319$ 304,009$ 309,828$ -$ Total Revenues 267,361$ 292,752$ 298,319$ 304,009$ 309,828$ -$ OPEX 253,448$ 258,433$ 263,518$ 268,704$ 273,994$ -$ EBIT 13,913$ 34,319$ 34,801$ 35,305$ 35,833$ -$ CAPEX (77,390)$ (18,000)$ (3,000)$ (2,000)$ -$ -$ Free Cash Flow (63,477)$ 16,319$ 31,801$ 33,305$ 35,833$ -$ Discount Rate: 12% Net Present Value 20,467.41$ IRR (%) 26.3% Página 24 de 50 Como punto de partida para la reducción de costos sus impactos se han reducido en $26,500.00. Los gastos y las Inversiones se mantienen en la misma proporción que para la primera evaluación. El resultado obtenido es una Tasa Interna de Retorno de 13.4% (TIR) y un Valor Actual Neto de $1,696.54 (VAN). Ambos son positivos, lo que indica que el proyecto continúa siendo rentable. El flujo se presenta en la tabla 7. Tabla 7. Análisis Económico – Escenario Desfavorable Hacer la evaluación del proyecto desde una perspectiva menos favorable tiene como finalidad, evidenciar que con ahorros por mejoras tan bajos como los planteados, el proyecto sigue siendo rentable, funcional y de gran impacto para AES El Salvador. VI. Diseño de la Administración del Sistema de Gestión Integrada VI.1. Planificación de la Ejecución o Implantación Plan de Integración de los Sistemas de Gestión AES ES De acuerdo con el marco teórico consultado, las experiencias obtenidas de Empresas AES en Latinoamérica y el Diagnóstico obtenido en la fase I de la presente Investigación; se realiza un análisis en torno a la planificación, el diseño, la implantación y el seguimiento de todo Sistema de Gestión Integrada; obteniéndose un esquema de trabajo que plasma la secuencia lógica de las macro-actividades a desarrollarse para tal fin (Figura 6). 2011 2012 2013 2014 2015 Revenues -$ -$ -$ -$ -$ Cost Savings 264,279$ 287,818$ 291,450$ 295,161$ 298,956$ Total Revenues 264,279$ 287,818$ 291,450$ 295,161$ 298,956$ OPEX 252,498$ 257,464$ 262,529$ 267,696$ 272,966$ EBIT 11,781$ 30,354$ 28,920$ 27,465$ 25,990$ CAPEX (72,005)$ (18,000)$ (5,000)$ (3,000)$ (3,000)$ Free Cash Flow (60,224)$ 12,354$ 23,920$ 24,465$ 22,990$ Página 25 de 50 Sistema de Gestión Comercial (SGC) Sistema de Gestión de Distribución Eléctrica (SGDE) Sistema de Gestión de Operaciones (SGO) Sistema de Gestión de Medioambiente (SGMA) Sistema de Gestión de Seguridad y salud Ocupacional (SGS&SO) Establecer la estrategia de integración Tener en cuenta los procesos relacionados SELECCIONAR EL SISTEMA GUÍA Designar Responsable del Proyecto de Integración de las Gestiones en AES Designar Equipo del Proyecto de Integración de las Gestiones en AES Listar procedimientos del Sistema Guía (Procedimientos Generales del Sistema de Gestión Integrado) Listar requisitos generales de los Sistemas de Gestión (ISO 9001:2008, ISO 14001:2005, OSHAS 18001:2007) Establecer tablas de correspondencia (Correspondencia entre los tres Sistemas de Gestión y los procedimientos relacionados a ellos) Integrar requisitos “comunes” en los procedimientos existentes Definir procedimientos específicos Recogida de aportaciones y sugerencia de todos los implicados APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FORMACIÓN Y APRENDIZAJE Figura 6. Plan de Integración de los Sistemas de Gestión en AES EL SALVADOR. Página 26 de 50 Aprovechando la premisa de que el trabajo en equipo es la clave para el desarrollo eficiente de las actividades cuando se tiene el reto de sacar adelante un proyecto, se deberá identificar la participación de personas conocedoras de distintas disciplinas (Calidad, Ambiente, Seguridad & Salud Ocupacional, Regulación del Servicio de Energía, Normativa asociada al cuidado del Medio Ambiente y la Seguridad & Salud Ocupacional). El esquema en mención, busca fomentar la autogestión como una de las competencias necesarias para trabajar con enfoque en un Sistema de Gestión Integrada teniendo en cuenta los requisitos de los Clientes, Ambientales y de Seguridad & Salud Ocupacional. Para la implementación del Sistema de Gestión Integrado en AES El Salvador, se propone utilizar como herramienta de apoyo de gestión el Ciclo PHVA (Véase figura 7). La figura 7 muestra cada una de las fases a desarrollarse para la implementación utilizando el ciclo PHVA donde cada una de ellas explota al menos lo siguiente.  Flujo de macro actividades para pasar de una fase a la siguiente  Objetivo principal de cada fase  Principales tareas o plan de trabajo a ejecutar para su implementación Página 27 de 50 PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Puesta en marcha Programa de Implantación Revisión de la situación de partida/ Diagnóstico OBJETIVO: Determinar las fuerzas favorables y barreras, fortalezas y debilidades que tiene la organización para la implantación del SGI y establecer la estrategia de integración, así como definir el programa de implantación. Actividades: A) Definir la Política Integrada de Gestión B) Crear del Equipo del Proyecto de Gestión Integrada C) Elaborar el calendario a seguir Planificación del SGI Integración de la documentación correspondiente Implantación OBJETIVO: Planificar e implementar el SGI, para lo cual es necesario definir los procesos de realización, de gestión, y de apoyo de la organización y su correspondiente situación de partida para establecer los objetivos concretos a lograr, los métodos de trabajo a utilizar y los recursos necesarios y se procederá a la elaboración de la documentación del SGI. Actividades: Planificación del SGI A) Definir los objetivos y metas B) Conocer y definir los requisitos del cliente y las partes interesadas C) Determinar los requisitos legales y reglamentarios D) Establecer las funciones y responsabilidades para cada proceso Integración de la Documentación A) Estructuración de la documentación Implantación A) Dar cumplimiento al calendario establecido Desarrollo Seguimiento del Plan Auditorías Internas Revisión por la Dirección OBJETIVO: Realizar revisiones periódicas para evaluar los resultados obtenidos y analizar las causas de las desviaciones respecto a las previsiones determinando las acciones correctivas a realizar, así como la mejora del sistema. Actividades: Auditorías Internas A) Elaborar programa de Auditorías Internas del SGI Revisión por la Dirección A) Valorar los resultados de las auditorías realizadas al SGI B) Analizar los resultados de las mediciones del nivel de cumplimiento de los objetivos C) Revisión del cumplimiento del Programa establecido D) Evaluar las No Conformidades presentadas por el SGI E) Establecer frecuencia para la Revisión por la Dirección OBJETIVO: Establecer el proceso para la definición de mecanismos para la mejora continua y la eficacia del SGI. Actividades: A) Definir las acciones correctivas B) Definir las acciones preventivas C) Definir los planes de mejoramiento de la empresa D) Identificar las oportunidades de mejora E) Desarrollar proyectos de mejora y solución de problemas de calidad Mejora de la eficacia del SGI a través de la revisión de la política, objetivos, resultados de auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección Mejora Figura 7. Desarrollo de las etapas de implementación del Sistema de Gestión Integrado en AES El Salvador Página 28 de 50 Las etapas de implementación del Sistema de Gestión Integrado en AES El Salvador mostradas en la figura 7contemplan una serie de actividades para se ejecución. Por ello, se han desarrollado un nivel más detallado sobre la secuencia de actividades que deben llevarse a cabo. Dicho nivel de detalle es llamada “Guía para Implantación de la Integración de los Sistemas de Gestión de AES ES”; la cual se desarrolla a continuación: PLANEAR: ETAPA I- PUESTA EN MARCHA Planificación: Se debe realizar una planificación para la puesta en marcha; la cual debe incluir la Revisión de la situación de actual para la identificación oportuna de puntos de mejora. A partir de dicha revisión se procede al diseño del programa de implantación. Ver figuras 8.a. y 8.b. El plan de trabajo para esta fase se muestra en la tabla 8. ACTIVIDIDAD TIEMPO(días) RESPONSABLE Capacitación y sensibilización de la Alta Dirección 1 Comité de Gestión Integrada Elaboración de la Política y sus objetivos, revisión y aprobación 15 Comité de Gestión Integrada Diseño del Sistema de Gestión Integrado y elaboración de la documentación 90 Coordinadores de Sistemas de Gestión Revisión y aprobación de la documentación 24 Comité de Gestión Integrada Capacitación del Personal 30 Coordinadores de Sistemas de Gestión Puesta en marcha del sistema y monitoreo 160 Coordinadores Directores Jefes de Área Auditorías Internas 15 Auditor Líder Acciones Correctivas y revisión por la Dirección 30 Comité de Gestión Integrada Tabla 8. Plan de Trabajo Fase Puesta en Marcha Página 29 de 50 Inicio 1. Diagnóstico Interno respecto a los sistemas de gestión implantados Entregable: Diagnóstico de los sistemas de gestión implantados actualmente. Recomendaciones 1.1 Definición de grupos y nivel de afectación 1.1.1 Impacto de los cambios y nivel de afectación de las personas (alto, mediano, bajo) 2. Diseño del Plan de Gestión del Cambio 2.1 Programación de charlas de sensibilización 2.2 Programación de sesiones de presentación del proyecto de integración 2.3 Programación de talleres de transformación cultural respecto a la calidad 2.4 Programación de presentaciones de avance en las diferentes etapas del proyecto de integración 2.5 Programación de capacitaciones internas 2.6 Elaboración del Plan de Comunicaciones Principios a tomar en cuenta: Informar Controlar Apoyar procesos de cultura organizacional Facilitar la expresión emocional de los individuos 1.2 Diseño del Cuestionario exploratorio 1.2.1 Realización de la encuesta 1.2.2 Análisis de los resultados. Recomendaciones 2.6.2 Elaboración de Matriz de Comunicaciones 2.6.1 Establecimiento de los medios de comunicación formales e informales, directos e indirectos (tales como mensajes escritos, boletines informativos, folletos, cartillas, mensajes electrónicos, mensajes audiovisuales, afiches, etc.) Entregable: Formato de Matriz de Comunicaciones 1 Figura 8.a. Detalle Guía de Implantación – Planear ( Etapa 1: Puesta en Marcha) Página 30 de 50 3. Diagnóstico Interno respecto a la verificación del cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001 3.1 Plan de Trabajo 3.1.1 Selección del grupo de trabajo y explicación de la terminología y metodología a aplicar Si el equipo seleccionado no posee capacitación en materia de calidad y control interno, que, como mínimo, conozcan las normas, deberá ser capacitado 3.1.2 Definición de las reglas de funcionamiento 3.1.2.1 Presentación formal del equipo que ejecutará el diagnóstico 3.1.2.2 Formalización de roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo 3.1.2.3 Información sobre lugar de trabajo y horarios, metodología a seguir, principios de la evaluación, asignación de labores de apoyo logístico, adecuación de recursos físicos y obtención de recursos requeridos para la evaluación de las normas. 3.1.3 Definición de actividades 3.1.3.1 Definición de las fases del diseño para la elaboración del diagnóstico 3.1.3.2 Definición del tiempo de ejecución para la evaluación 3.1.4 Asignación de responsabilidades para la ejecución de la evaluación 3.1.5 Cronograma de actividades para ejecutar la evaluación, incluyendo responsable y fechas de iniciación y finalización 3.1.6 Asignación de recursos con el mayor grado de exactitud posible y los diferentes recursos que se requieren para su ejecución, así como la unidad de medida para cada tipo de recurso 3.2 Verificación de los requisitos de las normas 3.2.1 Aplicación de la lista de verificación, revisión de la documentación existente y valoración 3.2.1.1 Planilla de verificación para ISO 9001:2008 3.2.1.2 Planilla de verificación para ISO 14001:2005 3.2.1.2 Planilla de verificación para OSHAS 18001:2007 3.2.2 Procesamiento y análisis de la información 4.Programa de Implantación 3.2.3 Revisión gerencial 3.2.4 Recomendaciones 4.1 Definición de la Política Integrada de Gestión 4.2 Creación del Comité de Gestión Integrada Función fundamental: llevar a cabo el diseño de la implantación del sistema 4.3 Elaboración de calendario a seguir 4.1.1 Establecimiento de la Política Integrada como responsabilidad de la Alta Dirección 4.2.1 Comité de Gestión Integrada conformado a propuesta de la Alta Dirección Este Comité deberá estar formado por los responsables de las distintas áreas de la empresa, estando liderando por un máximo representante, que debe actuar como coordinador y animador del mismo. Se propone que el coordinador de este grupo sea el representante de la dirección, que, con independencia de otras responsabilidades, tendrá la autoridad y responsabilidad para asegurar que se propone en práctica los requisitos del SGI adoptados por la empresa. 4.2.1.1 Creación de Grupos de Trabajo 4.2.1.2 Creación de un Equipo Técnico 4.2.1.3 Creación de un Equipo Auditor 4.3.1 Establecimiento de los pasos y actividades a realizar que garantizan la implantación eficaz del SGI Entregable: Calendario de trabajo Entregable: Manual de perfiles y competencias del Comité de Gestión Integrada Fin 1 Figura 8.b. Detalle Guía de Implantación – Planear ( Etapa I: Puesta en Marcha) Página 31 de 50 HACER: ETAPA II – DESARROLLO Hacer: Incluye la Planificación del SGI en donde se establecen los recursos a requerir y su respectiva logística. Como segunda fase, se contempla la integración de la documentación correspondiente al Plan del SGI para finalmente poner en marcha el mismo. Ver Figuras 9.a, 9.b y 9.c. Página 32 de 50 Inicio 1. Planificación del Sistema 1.1 Planificación Estratégica (Define hacia dónde quiere ir la Organización en materia de calidad) Intervención de la Alta Dirección de la Organización 1.1.1 Política de Calidad Función:  Comunicar a la Organización que se tiene la decisión de mantener el esfuerzo de cumplir con los objetivos del SGI  Establecer que la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los requisitos son prioridad en el desarrollo de las actividades operativas y administrativas  Ser entendida por todos los niveles de la organización, con el fin de que las actividades se realicen en este marco de referencia Características:  Reconocer la razón social de la empresa  Establecer qué es un proceso de mejora continua  Ser el pilar fundamental para la actuación de la empresa  Establecer que el futuro de la empresa depende de la calidad de los trabajos desempeñados por todos los integrantes de la Organización  Ser dinámica y descrita con sencillez para que sea entendida por todos  Valores y Código Ético 1.1.1.1 Objetivos de Calidad Deben ser aplicables, mensurables, alcanzables, comprensibles y coherentes con la política y las metas de la organización Resultado: Estrategias para alcanzar los objetivos Misión Visión Valores PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Entregables: Política de Calidad, Valores, Código de Ética, Objetivos de Calidad 1.1.2 Administración del Riesgo 1.1.2.1 Identificación de riesgos Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencia, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Organización para su aceptación y manejo. Evaluación de riesgos negativos (internos, externos) que pueden afectar o impedir el logro de la política de calidad y objetivos de calidad; o los eventos positivos, que le permitan identificar oportunidades, para mejor cumplimiento de su función. A) Relación entre la Organización y su entorno (FODA) B) Aspectos financieros, operacionales, competitivos, políticos C) Requisitos legales y del cliente D) Identificación de las partes interesadas E) Direccionamiento estratégico de la organización F) Planificación de la gestión del riesgo 1.1.2.2 Establecer el contexto estratégico Definir los parámetros básicos dentro de los cuales se debe manejar el riesgo A)Describir cada uno de los riesgos que afectan el desempeño de los macroprocesos, procesos y actividades B) Identificar de manera precisa los efectos del riesgo en los macroprocesos, procesos y actividades del modelo de procesos C) Identificar de manera precisa los agentes generadores de cada uno de los riesgos, en los macroprocesos, procesos y actividades donde podrían incurrir. D) Determinar y describir las causas de los riesgos 1.1.2.3 Análisis de riesgos Establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Organización para su aceptación y manejo. A) Establecer la frecuencia de ocurrencia de los riesgos identificados como probables, que pueden disminuir la capacidad de la Organización para cumplir con su propósito misional B) Medir la severidad de los efectos del riesgo sobre las personas, los recursos o la coordinación de acciones necesarias para llevar a cabo los objetivos de la Organización C) Establecer los criterios de evaluación de los riesgos que permiten tomar las decisiones sobre su tratamiento D) Priorizar los riesgos de acuerdo con su calificación, a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor daño a la Organización al momento de ocurrir E) Determinar la ponderación de los macroprocesos según su importancia para la Organización 1.1.2.4 Valoración de riesgos Determinar el grado de exposición de la Organización a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento A) Priorizar los riesgos de acuerdo a su calificación, a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor daño a la Organización al momento de ocurrir B) Determinar la ponderación de los macroprocesos según su importancia para la Organización Entregable: Matriz de Análisis de Riesgos 1 Figura 9.a. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo) Página 33 de 50 1.1.2.5 Políticas de Administración del Riesgo Estructurar los criterios orientados a la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Organización A) Asumir el riesgo B) Reducir el riesgo (prevenir y/o proteger) C) Compartir el riesgo D) Evitar o eliminar el riesgo 1.2 Planificación del SGI (Define la estructura del Sistema de Gestión, los procesos y actividades que, interrelacionados, permiten lograr los objetivos de calidad, cumplir con los requisitos de calidad y alcanzar la satisfacción del cliente) 1.2.1 Mapa de procesos 1.2.1.1 Caracterización de los procesos Fichas de proceso: Nombre del proceso, Responsable del proceso, Objetivo, Recursos, Indicadores, Partes interesadas, Partes Interesadas, Proveedores, Entradas, Clientes, Salidas, Riesgos, Controles, Normatividad aplicable, Representación del proceso 2. Integración de la Documentación del SGI Entregables: Mapa de Procesos, Fichas de Procesos 2.1 Metodología para el Diseño Documental del Sistema 2.1.1 Determinación de las necesidades de documentación 2.1.1.1 Estudiar las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2005 y OSHAS 18001:2007. Documentación aplicable a la Organización. A) Declaración documentada de la Política de Calidad y Objetivos de Calidad B) Manual de Calidad Procedimientos documentados para: Control de documentos Control de los registros de calidad Auditorías internas Control de productos no conformes Acciones correctivas Acciones preventivas C) Manual de Riesgos E) Registros para: Revisiones efectuadas por la dirección del SGI Educación, formación, habilidades y experiencia del personal Procesos de realización del producto y cumplimiento de los requisitos del producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto Elementos de entrada del diseño y desarrollo Resultados de la verificación del diseño y desarrollo Control de cambios del diseño y desarrollo Evaluación de proveedores Control de los equipos de medición y seguimiento cuando no existen patrones nacionales o internacionales Resultados de la verificación y calibración de los instrumentos de medición Auditorías internas Autoridad responsable de la puesta en marcha del producto Tratamiento de las no conformidades Acciones correctivas Acciones preventivas D) Los documentos requeridos por la Organización para asegurar el control, funcionamiento y planificación de sus procesos 2.1.1.2 Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve la Organización para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de los requisitos legales 2.1.1.3 Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos 1 2 Figura 9.b. Detalle Guía de Implantación – Hacer (Etapa II: Desarrollo) Página 34 de 50 2.1.2 Diseño del sistema documental 2.1.2.1 Definir la jerarquía de la documentación 2.1.2.2 Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel A) Manual de Calidad del SGI Elaborado por un grupo de personas de diferentes áreas conducido por el Coordinador del Comité de Gestión Integrada B) Procedimientos generales deben ser elaborados por el personal de los mandos intermedios C)Instructivos, registros, especificaciones, etc. Por el personal que los utilizará posteriormente 2.1.2.3 Determinar los procesos de la documentación: Planificación de la elaboración, Elaboración, Revisión, Aprobación, Reproducción, Distribución, Archivo, Modificación, Destrucción, Consulta. 2.1.2.4 Elaboración de Documentos (Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel) La estructura del Manual de Calidad del SGI debe contar con los siguientes elementos: Título Resumen acerca del Manual Tabla de contenido Breve descripción de la Organización Alcance (incluyendo toda exclusión permisible) Términos y definiciones Política de calidad Valores Código Ético Objetivos de Calidad Descripción del Sistema de Gestión Integrado Procesos Gestión de Riesgos Responsabilidad de la Dirección Gestión de Recursos Materialización del producto Medición, análisis y mejora A) Manual de Calidad del Sistema de Gestión Integrado B) Manual de Procedimientos La estructura del Manual de Procedimientos contará con las siguientes partes: Alcance Objetivo Cadena de Valor Mapa de Procesos Caracterización de procesos  Fichas de procesos C) Elaborar los instructivos, especificaciones, registros, etc. D) Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en 2.1.2.2 2.1.2.5 Elaborar un NORMOGRAMA Parámetros a tomar en cuenta: El tipo de norma, ley o decreto El número de dicha norma  Los artículos que aplican Comentarios respecto a dicha norma Compendio de normas de carácter corporativo, constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que son aplicables, verificando a través del desarrollo del SGI el cumplimiento de las mismas. 2.1.2.6 Definir una Matriz de Indicadores que, de manera cuantitativa, permitan evaluar el logro de objetivos y las tendencias hacia el mejoramiento del SGI de Calidad. Ficha de Indicadores (debe contener, pero no está limitado a): Nombre del Indicador Definición (algoritmo de cálculo) Objetivo Nivel de referencia Responsable de la medición Forma de obtención (fuente) Periodicidad Sistema de información y toma de decisiones Consideraciones de gestión Entregables: Manual de calidad del SGI, Manual de Procedimientos, Instructivos, Matriz de Indicadores, Fichas de Indicadores, Normograma 3 2 Figura 9.c. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo Página 35 de 50 3. Implantación 3.1 Difusión de la Información Política, acuerdos y los objetivos de calidad. (Se sugiere no solo comunicar la información esencial, sino también los requisitos del Sistema y cada uno de los logos que se llevan a cabo en la ejecución del mismo) Utilizar los canales de comunicación establecidos en la Etapa de Planear (2.6.1) 3.2 Implantación del sistema documental Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados 3.2.1 Definir el cronograma de implantación 3.2.2 Distribuir la documentación a todos los implicados La normas no establecen que todos los involucrados posean una copia física del Sistema, solo que debe garantizarse que todos tengan acceso a ello. 3.2.3 Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación 3.2.3 4 Poner en práctica lo establecido en los documentos 3.2.3 5 Recopilar evidencia documentada de lo anterior 3.3 Implantación de los procesos de obligatorio cumplimiento en el SGI 3.3.1 Proceso de recurso humano ¿Quién hará qué? A las personas que se les asigna la realización de actividades se les exige ser competentes para llevarlas a cabo. 3.3.1.1 Contar con recurso humano idóneo Competente en base a:  Formación ü Capacitación ü Entrenamiento  Habilidades  Experiencia ü Tiempo de experiencia externa en el sector ü Tiempo de experiencia interna en la empresa y/o actividad A) Determinar las competencias necesarias para el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad del producto B) Proporcionar formación o tomar acciones para satisfacer dichas necesidades 3.3.1.2 Cerrar brechas de las competencias A) Implementación de planes de desarrollo B) Implementación de planes de capacitación C) Implementación de planes de entrenamiento 3.3.1.3 Evaluar la eficacia de las acciones tomadas 3.3.1.4 Realizar evaluación de desempeño individual 3.3.2 Proceso de compras La organización debe elaborar un listado de los productos y servicios que afectan la calidad para el nuevo producto o proyecto, y de sus potenciales proveedores, para agregarlos posteriormente a los listados completos de productos comprados y proveedores de la organización. 3.3.2.1 Establecer las especificaciones de los productos y servicios comprados que afectan la calidad del nuevo producto o proyecto. Las especificaciones pueden encontrarse en documentos tales como:  Fichas técnicas y de seguridad  Hojas de especificación  Planos  Ofertas de los proveedores  Catálogos  Contratos  Competencias de las personas contratadas 3.3.2.2 Establecer la inspección de los productos comprados 3.3.2.3 Selección y evaluación de proveedores Entre las preguntas que la Organización puede formular al seleccionar el proveedor se podrían incluir una o más de las siguientes:  ¿Qué tan confiables son?  ¿Pueden suministrar lo que deseamos?  ¿Cuentan con los recursos necesarios: por ejemplo, equipo, personal?  ¿Son aceptables el tiempo de entrega y precio cotizados?  ¿Tienen un sistema de gestión de la calidad?  ¿Los hemos empleado antes?  ¿Hemos tenido éxito al emplearlos antes?  ¿Cuentan con una buena reputación de negocios? 3.3.3 Proceso de Mantenimiento y Control Metrológico 3.3.4 Proceso de medición de los indicadores de los procesos y del producto y/o servicio 3.3.4.1 Medición de los procesos 3.3.4.2 Medición del producto 3.3.4.2 Medición de la satisfacción del cliente 3.3.5 Control del producto no conforme La Organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:  Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada  Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea posible, por el cliente  Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto Fin Entregables: Planilla que identifica el personal idóneo para cada proceso de la Organización Entregables: Base de datos de los proveedores que cumplen con los requisitos necesarios para garantizar la calidad del producto y/o servicio que ofrece la Organización Entregables: Plan de mantenimiento, Plan metrológico Entregables: Formato del Plan Operativo para la medición de indicadores de los procesos. Formato del Plan Operativo para la medición de los indicadores del producto y/o servicio. Resultados. Entregables: Planilla de identificación de las no conformidades del producto 3 Figura 9.d. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo) Página 36 de 50 VERIFICAR: ETAPA III- SEGUIMIENTO Verificar: En dicha etapa, se realiza un seguimiento sobre las acciones implementadas; esto a través de auditorías internas y revisión continúa por parte de la Dirección. Ver Figura 10. Página 37 de 50 Inicio 1. Auditorías Internas Conjunto de elementos de control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del SGI de calidad, así como la evaluación de la gestión y resultados corporativos de la Organización Características: Independencia, neutralidad y objetividad de quien realiza la auditoría 1.1 Iniciación de la Auditoría 1.1.1 Designar al auditor líder 1.1.2 Definir los objetivos, alcance y criterios 1.1.3 Determinar la viabilidad 1.1.4 Seleccionar el equipo auditor 1.1.5 Establecer contacto con el auditado 1.2 Revisión de la documentación 1.2.1 Revisar los documentos pertinentes 1.2.2 Determinar la adecuación con respecto a criterios de auditoría 1.3 Preparar la auditoría de campo 1.3.1 Preparar el plan de auditoría 1.3.2 Asignar el trabajo al auditor 1.3.3 Preparar documentos de trabajo (lista de verificación). 1.4 Efectuar Auditoría de Campo 1.4.1 Realizar reunión de apertura 1.4.2 Definir canales de comunicación 1.4.3 Definir roles y responsabilidades de los guías y observadores 1.4.4 Recopilar y verificar la información 1.4.5 Generar los hallazgos de la auditoría Entregables: Lista de Verificación para la Auditoría Interna 1.4.6 Preparar las conclusiones de la auditoría 1.4.7 Realizar reunión de cierre 1.5 Preparación y distribución del Informe de Auditoría 1.5.1 Preparar informe El informe no debe incluir opiniones subjetivas, información confidencia, crítica a individuos, declaraciones ambiguas, detalles triviales, ni observaciones, hallazgos o no conformidades que no hayan sido discutidos en la reunión de cierre. 1.5.2 Aprobar y distribuir el Informe de Auditoría 1.6 Finalización de la Auditoría 1.7 Realización de las actividades de seguimiento de la Auditoría Entregables: Hoja de hallazgos de la Auditoría Interna Entregables: Modelo de Informe la Auditoría Interna 2. Revisión por la Dirección La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el Sistema 2.1 Recopilación de la información de entrada para la Revisión por la Dirección Resultados de auditorías Retroalimentación del cliente Desempeño de procesos y conformidad del producto Estado de acciones correctivas y preventivas Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Cambios que podrían afectar al Sistema Recomendaciones para la mejora 2.1 Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:  La mejora de la eficacia del SGI de calidad y sus procesos  La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente  Las necesidades de recursos 2.2 Asegurar que la revisión cubra:  La pertinencia de la política, acuerdos y del Sistema  El modo como el Sistema está funcionando y cumple con los objetivos  Todos los problemas del Sistema y las acciones tomadas  Todas las quejas de los clientes  Los reportes de las auditorías internas  Las necesidades de formación  Los problemas con los proveedores  El equipo, ambiente de trabajo y mantenimiento 2.3 Ejecución de las revisiones por la dirección. El modelo de ejecución deberá adecuarse a las prácticas de la Organización y puede consistir en:  Reuniones formales cara a cara con agenda, actas y puntos de acción identificados de manera formal; o través de teleconferencias o enlaces en Internet.  Revisiones parciales en diferentes niveles dentro de la Organización, reportando a la Presidencia quien revisa los reportes. 2.4 Análisis de datos El análisis de datos debe proporcionar información sobre:  La satisfacción del cliente  La conformidad con los requisitos del producto  Las características y tendencias de los procesos, incluyendo las oportunidades para llevar las acciones preventivas  Los proveedores La Organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficiencia del SGI de calidad y dónde puede realizarse la mejora continua. Se sugiere el uso de herramientas estadísticas para analizar los datos obtenidos en la medición, dado que éstas permiten evaluar constantemente el estado del Sistema y ayudan a tomar acciones correctivas adecuadas y duraderas y prevenir la generación de productos y/o servicios fuera de las especificaciones. Entregables: Resultados de las mediciones del producto y de los procesos; Resultados de la medición de la satisfacción del cliente; Resultados de las auditorías internas; Planes de calidad; Informes actas de la Revisión por la Dirección Fin Figura 10. Detalle Guía de Implantación – Verificar (Etapa III: Seguimiento) Página 38 de 50 ACTUAR: ETAPA IV- MEJORA CONTINUA Actuar: A partir de los resultados obtenidos en la etapa de verificación se procede al establecimiento de planes de acción a corto, mediano y largo plazo para mejorar la eficacia del SGI. Ver Figuras 11.a y 11.b. Página 39 de 50 | Figura 11.a. Detalle Guía de Implantación – Actuar (Etapa IV: Mejora) Inicio 1. Definición de acciones correctivas La Organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. 1.1 Revisar las no conformidades 1.2 Determinar las causas de las no conformidades 1.3 Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir 1.4 Determinar e implementar las acciones necesarias 1.5 Registrar los resultados de las acciones tomadas 1.6 Revisar las acciones correctivas tomadas Entregable: Formato de acciones correctivas 2. Definición de acciones preventivas La Organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades potenciales con el objeto de prevenir su ocurrencia. 2.1 Determinar las no conformidades potenciales y sus causas 2.2 Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades 2.3 Determinar e implementar las acciones necesarias 2.4 Registrar los resultados de las acciones tomadas 2.5 Revisar las acciones preventivas tomadas Entregable: Formato de acciones preventivas 3. Definición de planes de mejoramiento institucional Los planes de mejoramiento institucional integran las acciones de mejoramiento que a nivel de macroprocesos o componentes corporativos debe operar la Organización para fortalecer integralmente su desempeño, cumplir con su función, misión y objetivos. 3.1 Identificación de oportunidades de mejora 3.1.1 Identificar las fuentes de información disponibles  Ejemplos de fuentes de información: Desempeño de los planes corporativos, los procesos y las personas, tales como las encuestas o informes de satisfacción de clientes, funcionamiento de procesos, historiales de problemas, listas de chequeo, resultados económicos, indicadores de gestión, informes de auditoría, evaluaciones de desempeño, registros de calidad, no conformidades, resultados de las pruebas de cumplimiento, etc. Objetivo: identificar los problemas relevantes del funcionamiento del SGI de calidad y proceder a su cuantificación, con el fin de obtener una lista de oportunidades de mejora que posteriormente será la base para la mejora a corto plazo. Deberá elaborarse un inventario con la lista de las posibles oportunidades de mejoramiento que surgen a partir del análisis de la información sobre el desempeño de los planes corporativos, los procesos y las personas. 3.1.1.1 Con el fin de lograr coherencia y rugosidad en la definición y escogencia de las oportunidades de mejora, el Comité de Gestión integrada deberá: Aclarar los conceptos de calidad y productividad en el grupo Definir en qué consiste un problema de calidad y productividad como desviación de una norma: debe ser, estado deseado, requerido o exigido. Listar en el Comité los problemas de calidad y productividad (puede aplicarse la técnica de Tormenta de Ideas) Preseleccionar las oportunidades de mejora, priorizando gruesamente, aplicando una técnica de consenso de grupo nominal o multivotación. 3.1.2 Priorizar la relevancia de cada oportunidad de mejora identificada 3.1.2.1 Selección de los criterios para priorizar las oportunidades de mejora 3.1.2.2 Ponderación de los criterios de selección 3.1.2.3 Utilización de una matriz para valorar los criterios de selección en cada oportunidad de mejora, de acuerdo con la opinión del Comité o la Alta Dirección 3.2 Selección de Proyectos de Mejora Objetivo: seleccionar las oportunidades de mejora que tienen mayor impacto en el funcionamiento y resultados del SGI de calidad. 3.2.1 Clasificación de las oportunidades de mejora Ejemplo: según sea su efecto en una o varias etapas del Ciclo PHVA. 3.2.2 Caracterización de las oportunidades de mejora Valoración de la cronicidad y manejabilidad de los diferentes problemas de calidad. 3.2.3 Priorización de los problemas Tener en cuenta la urgencia, los riesgos y la resistencia al cambio potencial asociados a cada problema. 1 a a Página 40 de 50 3.3 Organización de Proyectos de Mejora Objetivo: formar un Equipo de Mejora con roles y responsabilidades claramente definidos para el análisis y solución de un problema prioritario para el SGI. 3.3.1 Definición de la misión del proyecto de mejora 3.3.1.1 Descripción del problema 3.3.1.2 Objetivo de mejora 3.3.1.3 Alcance del proyecto 3.3.2 Selección del Equipo de Mejora Selección según el conocimiento directo del problema, tiempo disponible, aptitudes para el trabajo en equipo y representatividad. 3.3.3 Definición y asignación de roles y responsabilidades al Equipo de Mejora 3.4 Desarrollo de Proyectos de Mejora y Solución de Problemas de Calidad Objetivo: Identificación de las causas más importantes que generan el problema del diseño de la mejor solución. 3.4.1 Recorrido del diagnóstico 3.4.1.1 Clarificación de síntomas y objetivos 3.4.1.2 Análisis de síntomas 3.4.1.3 Formulación de posibles causas 3.4.1.4 Comprobación de causas raíz reales 3.4.2 Recorrido de la solución al problema de calidad 3.4.2.1 Identificar las posibles soluciones 3.4.2.2 Evaluar las diferentes alternativas de solución 3.4.2.3 Aprobar la propuesta de mejora 3.4.2.4 Diseñar la solución del problema 3.4.2.5 Comprobar la eficacia de la solución diseñada 3.4.3 Implantación de la solución 3.4.3.1 Análisis de la posible resistencia al cambio 3.4.3.2 Establecimiento del Plan de Implantación 3.4.3.3 Desarrollo de la Implantación 4. Definición de planes de mejoramiento individual Los planes de mejoramiento individual contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada una las personas de la Organización para mejorar su desempeño y el área organizacional a la pertenece, en un marco de tiempo y espacios definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad Los planes de mejoramiento individual promueven el potencial de las personas, les ayuda a aprender, motivan sus deseos de crecimiento, identifican oportunidades de desarrollo y de carrera y hacen seguimientos. 4.1 Revisión de la evaluación del desempeño 4.2 Análisis de las fortalezas y debilidades 4.3 Determinación de los obstáculos externos e internos para el desarrollo 4.4 Definiciones de las necesidades de formación 4.5 Definición de las alternativas de desarrollo 4.6 Diseño de los planes de formación 4.7 Implementación de los planes de desarrollo 4.8 Seguimiento de los planes de formación 5. Seguimiento a los planes de mejoramiento Objetivo: la medición y comprobación de los resultados alcanzados y la finalización del proyecto de mejora cuando estos sean satisfactorios. 5.1.1 Control al inicio del proyecto 5.1.2 Control del recorrido del diagnóstico del proyecto 5.1.3 Control del recorrido de solución del proyecto 5.1 Seguimiento 5.2 Comprobación de resultados 5.2.1 Evaluar los beneficios obtenidos por la mejora realizada 5.2.2 Establecer la mejora del programa y la eficiencia del propio proceso de Mejora Continuada 5.3 Análisis de lecciones aprendidas Se trata de valorar la posibilidad de generalizar las soluciones implantadas a otras áreas, procesos o servicios. Es recomendable que las lecciones aprendidas queden consignadas en un informe escrito. FIN Entregables: Planes de mejoramiento, Inventario priorizado de las oportunidades de mejoramiento; Selección de las oportunidades de mejora a implementar; Definición del proyecto de mejora y conformación del equipo de trabajo a cargo; Diseño e implementación de la solución al problema de calidad; Indicadores del proyecto de mejora y el plan o proceso asociado al mismo; Informe de las «Lecciones Aprendidas» 1 Figura 11.b. Detalle Guía de Implantación – Hacer ( Etapa II: Desarrollo) Página 41 de 50 VI.2. Organización para la Implementación Estructura El principal objetivo que persigue el establecimiento de la Organización para la Implementación es el estandarizar el control del proyecto, distribuyendo la información de una forma clara y objetiva a las diferentes partes interesadas y miembros del equipo. Los factores claves del establecimiento de la Organización para la implementación son:  Estandarización de la metodología y la documentación para desarrollo del Plan de Integración.  Definición del flujo de información desde la Unidad de Gestión Integrada hacia las diferentes áreas operativas de la organización.  Definición de roles y responsabilidades hacia las áreas operativas de AES ES en compañía de los Miembros de la Unidad de Gestión Integrada. Una estructura propuesta para la Implementación del Sistema de Gestión Integrada se muestra en la figura 12. Página 42 de 50 Figura 12. Estructura Organizativa propuesta para la Integración de los Sistemas de Gestión. Como puede apreciarse en la figura 12, la estructura de seguimiento se ha desarrollado en 3 niveles, cada uno de los cuales presenta características como: Las retroalimentaciones a los niveles superior e inferior inmediatos, periodicidad de reuniones, entre otros. A continuación se explica brevemente las funciones de sus miembros:  Comité Ejecutivo: Es responsable de asegurar que los objetivos originalmente planeados para la Gestión Integradas están siendo realizados, tomando decisiones estratégicas relacionadas al proyecto y que son de suma importancia para AES ES.  Comité de Gestión Integrada: Es responsable del monitoreo del progreso del proyecto en cada una de sus áreas. Dicho comité tiene la responsabilidad de actuar como un integrador del proyecto, asegurándose que todos los equipos se alinean, proporcionando a la vez la orientación estratégica para soluciones efectivas dentro del proyecto, evaluando la calidad de los entregables generados por los miembros del proyecto y manteniendo la alineación de los conceptos e información nueva que pueda afectar el proyecto. Página 43 de 50  Administrador del Proyecto/Cambios: El principal objetivo del Administrador es el monitoreo del progreso del proyecto, creando la integración entre los equipos y definiendo la metodología a ser adoptada en la Integración de los Sistemas de Gestión de AES ES.  Equipo Técnico: Tanto el líder como los miembros del Equipo Técnico son responsables de la conducción de los Miembros del Equipo Funcional para la ejecución técnica de las diferentes actividades, coordinando cada una de la etapas para garantizar la ejecución del plan de trabajo sin desvíos y con calidad, haciendo acciones preventivas y correctivas para asegurar la ejecución del trabajo en tiempo.  Equipo Funcional: Tanto el líder como los miembros del Equipo Funcional son responsables de comprender los procesos y a la vez llevarlos a un esquema de gestiones integradas para AES ES. Dichos miembros deben tener el conocimiento técnico de la solución, siendo directamente responsables de la ejecución técnica de las actividades del proyecto. Página 44 de 50 VII. Conclusiones  La hipótesis propuesta en el “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTION EN AES EL SALVADOR FASE I” se acepta; ya que la reducción del 49% del número de procedimientos que contienen los actuales Sistemas de Gestión implementados en AES ES ; genera una reducción del 30,3% de los costos de mantenimiento de los sistemas de gestión.  El estudio de Factibilidad para la Integración de Sistemas de Gestión en AES El Salvador, evaluado económicamente con una tasa de descuento ó costo de oportunidad del capital del 12% en un periodo de evolución de 5 años; genera una Tasa Interna de Retorno de 26.3% (TIR) y un Valor Actual Neto de $20,467.41 (VAN). Ambos son positivos, lo que indica que el proyecto es rentable.  El estudio de Factibilidad para la Integración de Sistemas de Gestión en AES El Salvador, evaluado económicamente bajo un escenario desfavorable (reducción del $26,500 de los ahorros proyectados) con una tasa de descuento ó costo de oportunidad del capital del 12% en un periodo de evolución de 5 años; genera una Tasa Interna de Retorno de 13.4% (TIR) y un Valor Actual Neto de $1,696.54 (VAN). Ambos son positivos, lo que indica que el proyecto aun es rentable. VIII. Recomendaciones  Los recursos con que cuentan actualmente los Sistemas de Gestión implementados en AES ES, pueden ser reutilizados en la creación del Sistema de Gestión Integrada planteado en el presente documento. Página 45 de 50 IX. Bibliografía M. en C. Roberto Hernández Sampieri, Dr. Carlos Fernández Collado, Dra. Pilar Baptista Lucio, (2005). Metodología de la Investigación. México:McGraw Hill. Froman, Bernard, (2003). Del manual de la calidad al manual de gestión. La herramienta estratégica. España: Asociación Española de Normalización y Certificación. Gabriel Baca Urbina (2005). Evaluación de Proyectos. México: McGrawHill AENOR (2008). Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos ISO 9001:2008. España: AENOR. AENOR (2007).Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001:2007. España: AENOR. AENOR (2000). Sistemas de Gestión de la prevención de Riesgos Laborales- Reglas generales para la iplantación de OHSAS 18001. España: AENOR. AENOR (2004). Sistemas de Gestión Ambiental- Requisitos con Orientación para su uso. España: AENOR. UNE (2005). Sistemas de Gestión- Guía para la Integración de los Sistemas de Gestión. España: AENOR. Rubio Romero J.C., López Toro A. y Nebro Mellado, (2004). Los Sistemas Integrados de Gestión. www.estructlan.com.ar/artículos/verarticulo.asp?DArticulo=363 Madrigal J. B., (2001). Sistemas de Gestión Integrados ¿Mito o Realidad? Marcela Atehortúa A., Mónica Orrego G., (2005). Guía metodológica para la implementación de un sistema integrado de gestión de la calidad. Colombia: Universidad de Antioquía. http://www.estructlan.com.ar/artículos/verarticulo.asp?DArticulo=363 Página 46 de 50 X. Anexos Anexo1. Perfiles de los miembros de la Unidad de Gestión Integrada CALIFICACIÓN DE PUESTO/FUNCIÓN NOMBRE: 1. DIRECTOR DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADA REQUISITOS (PERFIL) Ponderación Primera Evaluación: Observaciones: Factores a considerar para la Evaluación: 5= EXCELENTE, 4= MUY BUENO, 3=BUENO, 2=REGULAR, 1=MALO 2. COMPETENCIA 2.1 EDUCACION GENERAL 30% Carrera Universitaria: Licenciatura o Ingeniería Maestría: Administración de Empresas / Gestión de la Calidad / Dirección Comercial Dominio de Idioma Inglés: Fluído 2.2 EXPERIENCIA 30% Experiencia mínima 5 años en puestos similares. Experiencia comprobada en Sistemas de Gestión 2.3 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, CAPACITACION, FORMACION Y ENTRENAMIENTO 40% Planeamiento Estratégico Dominio del proceso de Gestión de Calidad Facilidad de expresión Agilidad Mental Capacidad de Administración de Equipos de Trabajo Poder Análisis y Mejora Continua Habilidad de crear equipos de alto rendimiento Administración del manejo de los recursos. Alto nivel de responsabilidad sobre su trabajo y el de su equipo Amplia capacidad para resolver problemas Página 47 de 50 CALIFICACIÓN DE PUESTO/FUNCIÓN NOMBRE: 2. COORDINADORES DE SISTEMAS DE CALIDAD REQUISITOS (PERFIL) Ponderación Primera Evaluación: Observaciones: Factores a considerar para la Evaluación: 5= EXCELENTE, 4= MUY BUENO, 3=BUENO, 2=REGULAR, 1=MALO 2. COMPETENCIA 2.1 EDUCACION GENERAL 30% Carrera Universitaria: Licenciatura o Ingeniería Maestría: Administración de Empresas / Gestión de la Calidad / Dirección Comercial Dominio de Idioma Inglés: Avanzado 2.2 EXPERIENCIA 40% Experiencia mínima 3 años en puestos similares. Experiencia comprobada en Sistemas de Gestión de Calidad 2.3 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, CAPACITACION, FORMACION Y ENTRENAMIENTO 30% Planeamiento Táctico Dominio del proceso de Gestión de la Calidad Facilidad de expresión Agilidad Mental Capaciadad de Administración de Equipos de Trabajo Poder Análisis y Mejora Continua Habilidad de crear equipos de alto rendimiento Administración del manejo de los recursos. Alto nivel de responsabilidad sobre su trabajo y el de su equipo Amplia capacidad para resolver problemas Página 48 de 50 CALIFICACIÓN DE PUESTO/FUNCIÓN NOMBRE: 3. COORDINADORES DE SISTEMAS DE SEGURIDAD & SALUD OCUPACIONAL REQUISITOS (PERFIL) Ponderación Primera Evaluación: Observaciones: Factores a considerar para la Evaluación: 5= EXCELENTE, 4= MUY BUENO, 3=BUENO, 2=REGULAR, 1=MALO 2. COMPETENCIA 2.1 EDUCACION GENERAL 30% Carrera Universitaria: Licenciatura o Ingeniería Maestría: Administración de Empresas / Gestión de la Calidad / Dirección Comercial Estudios sobre Seguridad & Salud Ocupacional Dominio de Idioma Inglés: Avanzado 2.2 EXPERIENCIA 40% Experiencia mínima 3 años en puestos similares. Experiencia comprobada en Sistemas de Gestión de Seguridad & Salud Ocupacional 2.3 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, CAPACITACION, FORMACION Y ENTRENAMIENTO 30% Planeamiento Táctico Dominio del proceso de Gestión de Seguridad & Salud Ocupacional Facilidad de expresión Agilidad Mental Capaciadad de Administración de Equipos de Trabajo Poder Análisis y Mejora Continua Habilidad de crear equipos de alto rendimiento Administración del manejo de los recursos. Alto nivel de responsabilidad sobre su trabajo y el de su equipo Amplia capacidad para resolver problemas Página 49 de 50 CALIFICACIÓN DE PUESTO/FUNCIÓN NOMBRE: 4. COORDINADORES DE SISTEMA DE MEDIOAMBIENTE REQUISITOS (PERFIL) Ponderación Primera Evaluación: Observaciones: Factores a considerar para la Evaluación: 5= EXCELENTE, 4= MUY BUENO, 3=BUENO, 2=REGULAR, 1=MALO 2. COMPETENCIA 2.1 EDUCACION GENERAL 30% Carrera Universitaria: Licenciatura o Ingeniería Maestría: Administración de Empresas / Gestión de la Calidad / Dirección Comercial Dominio de Idioma Inglés: Avanzado 2.2 EXPERIENCIA 40% Experiencia mínima 3 años en puestos similares. Experiencia comprobada en Sistemas de Gestión de Medioambiente 2.3 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, CAPACITACION, FORMACION Y ENTRENAMIENTO 30% Planeamiento Táctico Dominio del proceso de Gestión de Medioambiente Facilidad de expresión Agilidad Mental Capaciadad de Administración de Equipos de Trabajo Poder Análisis y Mejora Continua Habilidad de crear equipos de alto rendimiento Administración del manejo de los recursos. Alto nivel de responsabilidad sobre su trabajo y el de su equipo Amplia capacidad para resolver problemas Página 50 de 50 CALIFICACIÓN DE PUESTO/FUNCIÓN NOMBRE: 5. ASISTENTE ADMINISTRATIVO REQUISITOS (PERFIL) Ponderación Primera Evaluación: Observaciones: Factores a considerar para la Evaluación: 5= EXCELENTE, 4= MUY BUENO, 3=BUENO, 2=REGULAR, 1=MALO 2. COMPETENCIA 2.1 EDUCACION GENERAL 30% Carrera Universitaria: Licenciatura o Ingeniería Conocimientos en redacción de documentación, generación de informes, entre otros. Idioma Inglés: Intermedio 2.2 EXPERIENCIA 40% Experiencia mínima 2 años en puestos similares. Experiencia comprobada en Sistemas de Gestión 2.3 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, CAPACITACION, FORMACION Y ENTRENAMIENTO 30% Planeamiento Táctico Experiencias en procesos de Gestión (Calidad-Ambiente- Seguridad) Facilidad de expresión Agilidad Mental Capacidad de Administración de Equipos de Trabajo Poder Análisis y Mejora Continua Habilidad de crear equipos de alto rendimiento Administración del manejo de los recursos. Alto nivel de responsabilidad sobre su trabajo y el de su equipo Amplia capacidad para resolver problemas