UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE COMPUTACION PROTOTIPO DE CONTROL Y ANÁLISIS DEL FLUJO DE PROCESOS TÉCNICOS DEL AREA DE EMISIÓN DE AUTO Y RESOLUCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE OBLIGACIONES MERCANTILES (SOM) DEL MINISTERIO DE ECONOMIA. TESIS DE GRADUACION PARA OPTAR AL GRADO DE INGENIERO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACION PRESENTADO POR: JOSE ARISTIDES AMAYA AMAYA MARIELOS LISSETTE QUIJADA AVELAR ASESOR: LIC. OSCAR MENDEZ CIUDADELA DON BOSCO, ABRIL DE 2005. EL SALVADOR, CA. UNIVERSIDAD DON BOSCO RECTOR ING. FEDERICO HUGUET RIVERA SECRETARIO GENERAL LIC. MARIO RAFAEL OLMOS DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERIA ING. ERNESTO GODOFREDO GIRON UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERIA COMITÉ EVALUADOR DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN LIC. OSCAR MENDEZ ASESOR ING. MELVIN CARIAS TUTOR LIC. CARLOS MARTINEZ ZARAGOZA JURADO LIC. SANTIAGO ABARCA JURADO ING. MARCO VINICIO LUNA JURADO INDICE INTRODUCCIÓN.................................................................................................... i OBJETIVOS........................................................ ................................................... iv ALCANCES Y LIMITACIONES............................................................................... v PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.................................................................... vii IMPORTANCIA Y JUSTIFICACION....................................................................... ix CAPITULO I . MARCO TEORICO 1. Metodología utilizada en el Proyecto ................................................................. 1 1.1 Simbología de Procesos .................................................................................. 3 1.2 Definición de Workflow .................................................................................... 7 1.3 Objetivo del sistema de Base de Datos ........................................................... 15 1.4 Abstracción de la Información .................................................................................. 17 1.5 Modelo de Datos .............................................................................................. 18 1.6 Instancias y Esquemas .................................................................................... 22 1.7 Lenguaje de definición de datos ...................................................................... 23 1.7.1 Lenguaje de manipulación de datos .......................................................... 23 1.7.2 Manejador de Base de Datos .................................................................... 24 1.7.3 Administrador de Base de Datos ............................................................... 25 1.8 Usuarios de las Bases de Datos ...................................................................... 26 1.9 Notaciones Gráficas ........................................................................................ 27 1.10 Cardinalidad .................................................................................................. 28 1.11 Base de Datos................................................................................................ 30 1.12 Descripción de Herramientas de Software .................................................... 33 1.12.1 Plataforma del Sistema Operativo ........................................................... 33 1.12.2 Herramientas de Desarrollo ..................................................................... 35 1.12.3 Servidor de Correos ................................................................................. 37 1.12.4 Servidor de Base de Datos ...................................................................... 38 CAPITULO II. INVESTIGACION PRELIMINAR Y RECOLECCION DE INFORMACION 2. Recolección de Información .............................................................................. 39 2.1 Técnicas a Utilizar en la Investigación............................................................. 39 2.1.1 Investigación de Campo............................................................................. 40 2.1.2 Cuestionarios.............................................................................................. 40 2.2 Análisis de la Problemática............................................................................... 40 2.3 Procesos para intercambio de información ..................................................... 46 2.4 Formularios utilizados para el intercambio de información…........................... 49 2.5 Estructura Organizativa.................................................................................... 50 2.6 Equipo de hardware y Software ...................................................................... 51 2.6.1 Descripción del Equipo .............................................................................. 53 2.6.2 Descripción del Software ........................................................................... 57 2.6.3 Análisis de Hardware y Software …………………………………………….. 57 2.6.4 Presupuesto ……………………...…………………………………………….. 58 CAPITULO III. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS 3. Requerimientos Informáticos……………………………………………………….. 62 3.1 Ciclo de Vida de los Sistemas…………………………………………………….. 62 3.1.1 Dimensiones del Análisis de Sistemas……………………………………… 63 3.1.2 El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas……………………………….. 64 3.1.3 Fases del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas………………………. 65 3.1.4 Importancia del Mantenimiento de los Sistemas de Información………… 68 3.2 Requerimientos y Herramientas de Desarrollo………………………………….. 69 3.2.1 Metodología de Selección de Herramientas………………………………... 69 3.3 Diagramas Funcionales……………………………………………………………. 70 3.3.1 Diagrama de Bloques General……………………………………………….. 70 3.3.2 Diagrama de Flujo de Datos General del Sistema………………………… 72 3.3.3 Diagrama de Flujo de Datos de Modulo de Administración de Usuarios.. 73 3.3.4 Diagrama de Flujo de Datos de Modulo de Desarrollo de Actividades….. 74 3.3.5 Diagrama de Flujo de Datos de Modulo de Asignación de Parametrizaciones………………………………………………………………. 75 3.3.6 Diagrama de Flujo de Datos de Modulo de Generación de Informes…… 76 3.3.7 Diagrama de Flujo de Datos de Modulo de Realización de Notificaciones………………………………………………………………….. 77 3.4 Requerimientos de Desarrollo…………………………………………………….. 78 3.4.1 Herramientas de Desarrollo………………………………………………….. 78 3.4.2 Selección de Herramientas…………………………………………………… 78 3.5 Requerimientos Operativos………………………………………………………... 79 3.5.1 Seguridad………………………………………………………………………. 79 3.5.2 Seguridad Física del Sistema………………………………………………… 79 3.5.3 Seguridad Lógica del Sistema……………………………………………….. 80 CAPITULO IV. DISEÑO DEL SISTEMA 4. Estándares de Pantalla ……………………………………………………………... 81 4.1 Estándares de Nomenclatura de la Base de Datos ……………………………. 88 4.2 Estándares de Nomenclatura de la programación...……………………………. 89 4.3 Modelo Físico de la Base de Datos.……………………………………………… 91 4.4 Diccionario de Datos.………………………………………………………………. 92 4.5 Descripción de la Funcionalidad del Sistema……………………………..…….. 115 4.6 Análisis Técnico del Sistema ……………………………………………..…….. 122 4.6.1 Parametrizaciones del Sistema…………………………………………..…….. 122 4.6.2 Flujo de Procesos……………………………..………………………………….. 134 CONCLUSIONES……………………………………………………………………….. 147 RECOMENDACIONES…………………………………………………………………. 148 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………….. 149 GLOSARIO DE TERMINOS…………………………………………………………… 151 ANEXOS…………………………………………………………………………………. 154 AGRADECIMIENTOS. A DIOS TODOPODEROSO gracias Padre Eterno por darme la fortaleza, sabiduría y la voluntad de seguir adelante, y por permitirme alcanzar la meta propuesta desde el inicio de mi carrera; gracias Señor Jesús A LA VIRGEN DE GUADALUPE gracias Virgencita linda ya que con tu manto divino me has cubierto e iluminado en toda mi carrera. A LA VIRGEN DE DOLORES gracias Virgencita porque tu intercediste para que en este camino duro no desmayara y tuviera la fuerza de se seguir adelante. A MIS QUERIDOS PADRES JOSÉ ARISTIDES Y TERESITA DE AMAYA por educarme y dirigirme correctamente desde mi niñez, por enseñarme el camino del bien inculcándome valores morales y espirituales para ser un profesional con éxito, por incentivarme a seguir adelante en mi carrera y esa ardua lucha en ayudarme para culminar mis metas… y ahora les entrego con mucho orgullo y amor este titulo que ustedes lo han anhelado desde hace 24 años. A MIS HERMANOS DOUGLAS ALEXANDER Y KARLA REBECA por darme esas palabras de aliento, el cariño y amor de hermano cuando más lo necesitaba. A MIS ABUELITOS VICTORIA, JUAN JOSÉ E ISABEL por todas sus oraciones y consejos, que me ayudaron a seguir adelante. A MI TIA ELVIRA Y TIA ANA por su apoyo incondicional que me brindaron en todo momento de mi carrera, por su cariño y sus buenos deseos de verme formado como un profesional. A MIS PRIMAS MARITZA Y CAROLINA por sus palabras de aliento y motivarme a culminar satisfactoriamente mis estudios. A MI FAMILIA por su apoyo moral, amor, admiración y comprensión que me han brindado en todo momento y eso me llena de satisfacción para seguir adelante. (Fam. Amaya Rodríguez, Fam. Amaya Chávez, todos mis tíos, primos y sobrinos) A MI COMPAÑERA DE TESIS MARIELOS LISSETTE por ser una gran persona, compañera y amiga, por todo su apoyo, ayuda y comprensión desde que iniciamos nuestro trabajo de graduación; por confiar en mí para alcanzar con éxito nuestras metas y objetivos propuestos… gracias Ingeniero Quijada Avelar, con cariño. AL ING. SELVINT CASTANEDA por sus consejos y dedicación, por guiarnos en todo momento a superar los obstáculos y darnos ánimo en seguir adelante para prepararnos en la vida profesional. A TODOS MIS AMIGOS gracias por escucharme siempre, en apoyarme en mis decisiones, en estar conmigo en los momentos mas difíciles, en darme palabras de aliento y sobre todo en brindarme su linda y hermosa amistad. A TODAS LAS PERSONAS que de una u otra manera me brindaron su apoyo, y me ayudaron a terminar mi gran triunfo, infinitamente gracias. JOSÉ ARISTIDES AMAYA AMAYA AGRADECIMIENTOS. A DIOS TODOPODEROSO gracias por la fortaleza, fe y voluntad que nos proporcionaste durante todo este trabajo, ahora padre eterno te lo presentamos como muestra de gratitud hacia ti. A LA UNIVERSIDAD DON BOSCO tesoro de la actual experiencia y sabiduría, donde hemos encontrado el aprendizaje y normas de nuestras vidas, destacando cuales son los deberes en la vida profesional. A NUESTRO ASESOR LIC. OSCAR MÉNDEZ, muchísimas gracias por apoyarnos y compartir con nosotros sus conocimientos, en guiarnos para que este trabajo fuera un éxito y en creer un nuestras capacidades de luchar para poder seguir adelante. AL JURADO EVALUADOR muchas gracias Ing. Marco Vinicio Luna, Lic. Santiago Abarca y Lic. Carlos Alberto Martínez Zaragoza, por su tiempo, observaciones y sus consejos, que nos han permitido llegar al final de nuestro trabajo y ahora poder emprender un nuevo reto con la sociedad. A NUESTRO TUTOR ING. MELVIN ALFONSO CARÍAS, gracias por escucharnos siempre en todo momento, por el tiempo que dedicaste hacia nosotros, y por todos esos consejos que nos ayudaron a tener serenidad en el momento de presentar nuestro proyecto. AL LIC. EDGARDO GUERRA HINS Superintendente de la SOM, que nos proporcionó su área para que pudiéramos realizar nuestro trabajo de graduación. A NUESTROS CATEDRÁTICOS con todo respeto y admiración, por haber expandido y compartido toda su sabiduría y conocimientos para formarme como un verdadero profesional. A NUESTRAS FAMILIAS a esas personas que nos aman y cuidan durante todo el tiempo, y que seguramente se enorgullecen con nosotros por este triunfo obtenido. GRUPO DE TRABAJO AGRADECIMIENTOS. MIL GRACIAS A DIOS por permitirme culminar mi carrera, por darme la Sabiduría y la Fuerza necesaria para salir adelante en los diferentes obstáculos que se presentaron y lograr así cumplir mis metas. A MARIA SANTISIMA porque siempre ha intercedido por mí a lo largo de este camino y siempre me ha cobijado con su manto, Gracias Virgencita Morena Guadalupana. A MIS QUERIDOS PADRES JOSE Y MORE por su sacrificio y entrega para poder formarme y hacer de mí una persona de bien. Gracias por todo lo que me han enseñado y sobre todo por ese apoyo y amor incondicional que me han brindado a lo largo de mi vida, los amo muchísimo y ha ustedes dedico orgullosamente este triunfo porque este titulo les pertenece. A MI AMADO ESPOSO SELVINT por todo este tiempo en que me ha apoyado incondicionalmente y sobre todo por esa paciencia, ayuda y entrega que mostró aun en los momentos más duros de este camino. Mil gracias. AL TESORO MAS GRANDE QUE DIOS ME HA DADO MI HIJA MEYLIN KIABETH a ti mi amor porque eres quien impulsa mi vida y la razón de mi ser, eres ese angelito que ilumina mi existir, Te amo muchísimo. A MIS QUERIDAS ABUELAS MARCOS Y MARGOTH aunque ya no estés con nosotros siempre te recuerdo y agradezco tu amor y a ti mamá Coco por tu Sabiduría y Consejos de abuela que siempre nos brindas a todos tus nietos. A MIS HERMANAS EVELYN Y VEDY por ese aliento que siempre me han brindado en todo momento, por sus consejos y cariño los cuales han hecho que salga adelante. Las quiero Mucho. A MIS BEBES ALFREDITO, KATYA, LAURA Y DANY porque con sus ocurrencias, juegos y bromas hicieron este camino menos pesado y lleno de alegría. Gracias por llenar mi vida. A MIS TIAS BLANQUI Y ESPERANCITA auque lejos pero se que estuvo apoyándome en todo momento, a usted tía blanqui por que sé el cariño inmenso que me tiene y por todo ese apoyo moral y sobre todo espiritual que me brindo en los momentos mas duros. Gracias por sus Oraciones. A MI COMPAÑERO DE TESIS JOSE ARISTIDES por su paciencia y esmero, por su amistad y dedicación. Porque en los momentos en que nos ganaba la ira siempre mostró comprensión. Gracias por ser como es sencillo y humilde nunca cambie. A TODA MI FAMILIA por que siempre estuvieron conmigo apoyándome para lograr este triunfo que también es de ustedes. A MIS AMISTADES por que con sus palabras de aliento y con solo el hecho de escucharme siempre mostraron su apoyo hacia mí. Mil Gracias. A TODAS LAS PERSONAS que incondicionalmente también estuvieron pendientes y me apoyaron en todo momento. Santos Castellanos Pedro Alfredo Rodríguez Alfredo Ernesto Peña Laura Isabel Rodríguez Ing. Dennis Figueroa y Sulma Fam. Hernández Avelar Fam. Del Aguila Avelar Fam. Avelar Mancia Fam. Amaya Amaya MIL GRACIAS A TODOS Y QUE DIOS LOS BENDIGA. MARIELOS LISSETTE QUIJADA AVELAR i INTRODUCCIÓN Las tecnologías de la información se han configurado como un elemento clave para apoyar y mejorar las distintas tareas de cualquier organización. Toda actividad organizativa conlleva algún tipo de flujo o intercambio de información. En los últimos años, se ha desarrollado con fuerza la denominada Tecnología de Procesos, con el objetivo explícito de permitir el alineamiento y la sincronización de aquellos componentes que interactúan dentro de una organización. Dicha tecnología no es otra cosa que un sistema de información el cual tiene como finalidad facilitar el modelado, la coordinación y la colaboración entre los recursos (componentes) de un proceso. Para cubrir esta necesidad, se han desarrollado las herramientas de workflow: aplicaciones que gestionan, miden y revisan flujos de trabajo, los cuales implican el esfuerzo de múltiples individuos y recursos. Los Sistemas Workflow tienen una razón de ser, consiguen optimizar los procesos realizados en las empresas sin perder el tiempo en la realización de tareas mecánicas o repetitivas que son automatizables. Además permiten aumentar la capacidad productiva de la empresa, controlar en tiempo real desde un mismo puesto de trabajo el estado y evolución de los diferentes pasos de una actividad determinada, así como también archivar y organizar los contenidos de interés de modo eficiente y disponer de modo automático la información de alto valor para la gestión de la empresa. El Ministerio de Economía con el afán de ser una de las primeras instituciones del Estado en estar a la vanguardia tecnológica a nivel Nacional, desarrolla un Plan de Modernización dentro de su infraestructura, adquiriendo nuevo equipo de computadores, implementación de una red local, compra de ii servidores para aplicaciones propias de la institución con el fin de brindar eficientemente todos sus servicios. Es por ello que como parte de muchos proyectos desarrollados dentro del plan de modernización, el aporte dado con el desarrollo de este trabajo de graduación es de vital importancia ya que esta dirigido a mejorar el intercambio de información de interés común, en el Área de Emisión de Auto y Resoluciones de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles; proyecto denominado: PROTOTIPO DE SISTEMA PARA LA REALIZACIÓN DE FLUJOS DE PROCESOS O PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DEL ÁREA DE EMISIÓN DE AUTO Y RESOLUCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE OBLIGACIONES MERCANTILES. Con el desarrollo de dicho proyecto se pretende adoptar una depuración, mejora y automatización de Procesos que se llevan dentro de esta dependencia. Dicha mejora contará con un estudio a fondo de las actividades actuales y su funcionalidad, con el objetivo de obtener la información de una manera lógica y ordenada, así como también dará seguimiento a la documentación que se genera en cada una de ellas identificando algunas anomalías o repeticiones que puedan estar retrasándolos. Este trabajo inicia en el capitulo I, el cual contiene un marco teórico donde se define conceptualmente todos los términos utilizados, las metodologías aplicadas, la simbología utilizada al definir los procesos realizados dentro de la Institución, además de la investigación y explicación del software y herramientas de desarrollo utilizadas en el proyecto. Este capitulo refleja el procedimiento que se siguió para adquirir toda la información necesaria para definir todos los términos utilizados en el proyecto. iii Luego en el Capitulo II, se refleja como se llevo a cabo la Investigación preliminar y la recolección de Información, etapa en la que se realizaron cuestionarios, entrevistas y visitas técnicas; información que se utilizo para hacer el análisis de la situación Actual dentro de la Institución. Definida la situación actual se tiene en el capitulo III los Requerimientos de Desarrollo, haciendo uso de diagramas funcionales por módulo; además de la especificación de Herramientas de Desarrollo, Metodología de selección para las mismas, y los elementos operativos que se utilizaran. Al concluir la etapa anterior se realiza en el capitulo IV, el Diseño del Sistema, haciendo uso de estándares de pantallas, entrada y salidas de datos, programas fuentes, nomenclatura en la base de datos, modelo Físico, diccionario de datos, finalizando con la Funcionalidad del Sistema. iv OBJETIVO GENERAL Desarrollar una herramienta que permita a los usuarios controlar, diagramar y dar seguimiento a los procesos que se realizan en el Área de Emisión de Auto y Resoluciones de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles. OBJETIVOS ESPECIFICOS A) Verificar las funciones y pasos que intervienen en cada proceso. B) Diseñar una Herramienta que automatice y permita la eficiencia de los procesos conceder plazo y amonestaciones que actualmente se realizan de forma manual. C) Brindar una herramienta visual que permita el monitoreo de los procesos. D) Mejorar el manejo del flujo de información a través del análisis, optimización y depuración de los procesos Conceder Plazo y Amonestaciones. E) Manejar la seguridad de las diferentes opciones del sistema, permitiendo personalizar perfiles de usuarios. F) Facilitar el conocimiento de la documentación administrativa de dichos procesos. G) Contribuir a mejorar el nivel de eficiencia y atención que presta la Institución. H) Lograr la integración de correo electrónico implementando tecnología de vanguardia para el desarrollo del sistema. v ALCANCES Y LIMITACIONES ALCANCES 1. Hacer un levantamiento de inventario de procesos que se realizan en el área de emisión de auto y resoluciones, así mismo evaluar que procesos se pueden automatizar. 2. El sistema contará con una bandeja de entrada de procesos la cual será la interfaz para dar seguimiento al flujo del proceso asignado. 3. La aplicación contara con un monitoreo de procesos que permitirá ver el avance de los flujos de trabajo en ejecución. 4. La aplicación contará con la asignación de permisos a los usuarios del sistema, con el fin de garantizar niveles óptimos de seguridad en el acceso y manejo de la información conteniendo un nivel de personalización de accesos asignados a los grupos o perfiles definidos. 5. Permitir un análisis estadístico a través de la realización de consultas e informes con la ayuda de la eficacia de Cristal Report logrando la impresión de los formularios que se emiten y de datos estadísticos que contemplará el sistema tales como:  Control de procesos realizados en un periodo determinado de tiempo.  Cantidad de procesos en ejecución. 6. Disminuir el margen de error humano en el control y seguimiento de la documentación de cada proceso por medio de las validaciones con las que cuenta la herramienta y a través de asignaciones genéricas de las Etapas y Actividades para los procesos establecidos de la institución. 7. En la Aplicación se desarrollarán dos procesos completos de la institución los cuales son Proceso Conceder Plazo y Proceso de Amonestaciones. 8. El sistema será desarrollado en plataforma Windows, utilizando una herramienta integrada como lo es Visual Basic.Net plataforma que permite vi trabajar en modo gráfico y Microsoft Exchange como servidor de correos para reducir el tiempo de comunicación. LIMITACIONES 1. La seguridad de la información esta bajo la responsabilidad del administrador del sistema. 2. La herramienta a realizar será para procesos propios de la Institución. 3. La investigación se desarrollará en el área de Emisión de Autos y Resoluciones. 4. El desarrollo del prototipo será orientado para trabajar en un ambiente cliente / servidor. 5. Posee compatibilidad solo con tecnología Microsoft. vii PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente no existe una herramienta que permita controlar de manera eficiente la realización de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles. Los procesos realizados en esta dependencia se hacen de forma manual, esto puede no garantizar por completo una secuencia lógica y ordenada de la información de algunos de los pasos que se dan dentro de un procedimiento. El flujo de información que se genera en cada proceso puede llegar a ser redundante e innecesario generando así una acumulación de información que en la mayoría de casos provoca lentitud e ineficiencia en el servicio prestado. Entre otras deficiencias que se encontraron al realizar la investigación preliminar se encuentran:  Perdida de tiempo en que incurre el personal para desarrollar algunos procesos que no se tienen muy claros. Algunas veces la información no está completa por lo que es necesario regresar al punto de origen.  Desconocimiento de procedimientos. En algunos procesos el empleado tiene desconocimiento del departamento o área al que la persona interesada debe avocarse, para realizar el trámite deseado.  No existe una comunicación eficiente entre los diferentes departamentos de la Superintendencia. El intercambio de información no es tan confiable debido a que una sola persona recibe directamente el mensaje con la información de lo que se realizará en una determinada actividad, es ésta persona receptora quien debe transmitir el mensaje a todos los involucrados de la actividad a realizar, esto provoca que no se complete o no se logre transmitir toda la información necesaria. viii  Poca cultura informática. En cuanto al conocimiento que tiene el empleado de la Superintendencia es poco, como se mencionó anteriormente la mayoría de procesos se llevan a cabo de forma manual, debido a esto los términos como correo electrónico, Intranet, Sistemas automatizados y otras tecnologías informáticas son desconocidos para ellos. ix IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN Con el avance de la tecnología, los ejecutivos de las organizaciones, especialmente aquellos encargados del tratamiento de la información para el beneficio propio, están siendo constantemente bombardeados por los problemas que la falta de ésta trae y las dificultades que presenta su administración cuando existe en abundancia. A través de entrevistas realizadas mediante cuestionarios al Secretario General de la Superintendencia1 y al Jefe de Informática2 del Ministerio de Economía, se pudo constatar la necesidad que tienen de una herramienta que les brinde los beneficios de un mejor tratamiento de la información como lo hacen las herramientas Workflow. Para la investigación de la situación actual que se tiene en la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles se realizó una visita de campo, para la cual se utilizó el formato de cuestionarios especificados en los anexos, los cuales fueron de mucha importancia para tener un bosquejo de como trabajan los procesos en el área de Emisión de Auto3 y Resoluciones. Se pudo constatar que en el año 2002, la Superintendencia contaba con 41 empleados para vigilar las obligaciones mercantiles y contables de los comerciantes, de los cuales 7 se ampararon al Decreto de Retiro Voluntario, siendo afectados los departamentos de Análisis Económico y Financiero y de Auditoria, resultando como efecto inmediato recargo de funciones a 14 auditores para ejercer la vigilancia por parte del Estado sobre los comerciantes, tanto nacionales como extranjeros, con relación al cumplimiento de sus obligaciones 1 Ver anexos cuestionario 1. 2 Ver anexos cuestionario 2. 3 Ver glosario técnico. x mercantiles y contables, establecidas en la Ley de la Superintendencia, el Código de Comercio y demás leyes mercantiles. Es importante mencionar que el Recurso Humano de la Superintendencia ha sido reducido a 34 personas, por no haberse sustituido el personal retirado y trasladado, y como consecuencia el desaparecimiento del departamento de Análisis Económico y Financiero y la Jefatura de Auditoria acéfala, obligando a rediseñar la Estructura Organizativa, así como funciones y procedimientos. Con el desarrollo de un Modelado de Flujo de Procedimientos dentro de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles se pretende brindar una herramienta para el flujo de información requerida en los procesos que intervienen en el área de Emisión de Auto y Resoluciones, elevando el buen desarrollo, funcionalidad y ordenamiento lógico que cubre la creación de sistemas Workflow. Un factor importante que se busca con el proyecto es dar una nueva forma a los procedimientos en un marco de planificación con el fin de hacer que el flujo de la información sea lógico y explícito, es decir llevar una secuencia ordenada y eficaz de la información obviando aquellos pasos innecesarios o repetitivos así como también identificar aquellos cuellos de botella que generen un atraso y deficiencia en cada proceso. 1 1 CAPITULO I MARCO TEORICO. 1. Metodología Utilizada en el Proyecto La metodología a utilizar para definir la problemática esta basada en dos puntos importantes que son la investigación y el desarrollo. Para el análisis de ambos puntos se han tomado en cuenta los siguientes aspectos. Investigación a) Bibliografía: Uno de los factores de mayor importancia para definir la problemática es la Bibliografía, por permitir el acceso a toda la información que sirve de base para definir cual es la forma mas adecuada para hacer un análisis de una situación que se tenga en un determinado lugar, además de brindar el contexto bajo el cual se encierra la situación en que se encuentra la organización. b) Búsqueda y Recopilación de Información en el Web. Es la principal fuente de recopilación de información para determinar cuales son los métodos utilizados para el análisis de una organización, dando lugar a conocer todos los conceptos necesarios para diseñar el mejor análisis basado en la información recopilada dentro de las áreas, departamentos o dependencias de una organización. Dada la Naturaleza del Proyecto, la importancia de la información que se puede encontrar en Internet es enorme ya que se cuenta con diferentes puntos de vista sobre el análisis de una organización, sirviendo como guía para un mejor resultado del Proyecto. c) Procesos no documentados, que se obtienen de entrevistas a personas involucradas en el área. 2 2 Se podrá establecer contacto con personas que desempeñan los trabajos de divulgación de información de carácter publica dentro de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, ayudando a recopilar de una manera más eficiente toda la información necesaria para hacer el análisis de la problemática con que se cuenta en la institución en la actualidad, dentro de las personas a tomar en cuenta se encuentran todas aquellas que son encargadas de área o aquellas que de manera exclusiva manejan algún tipo de información ya que serán éstas las que tengan un concepto mas amplio del área a la que pertenecen. La ayuda de estas personas permitirá expandir el panorama de acción y poder tener un criterio más amplio en la evaluación del análisis de la situación actual que posee la Superintendencia. Desarrollo a) Evaluación y análisis de la Situación Actual. Dada la orientación del proyecto, es importante hacer notar que el análisis de la situación en que se encuentra la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles en la actualidad estará sujeta a una exhaustiva evaluación, ya que para la elaboración del prototipo se necesita verificar cual es la información que se adapta a la solución que se sugiere, como es el caso de flujos de trabajo, a través de esta evaluación se determinará la información necesaria para la solución propuesta. b) Análisis de la Información. Toda la información que se recopile en la etapa de Evaluación y análisis de la Situación Actual, se analizará para determinar cual es realmente la forma y metodología que la Superintendencia utiliza para ejecutar cada uno de sus procedimientos además se recopilará la información proveniente de sus 3 3 departamentos, estableciendo los procesos o formas de manejo de dicha información que se encuentra actualmente en forma empírica. c) Diagnostico. Determinado cuales son los procesos y cual es la información que se adapta a la solución de flujo de procesos que se utilizará, se conocerá cual es el nivel de optimización de procesos de la Superintendencia, Además se definirá cual es el problema y las limitantes que ellos tienen. 1.1 Simbología de procesos. Estudio de los diagramas. La fase del estudio de sistemas es la investigación original de los procedimientos actuales. En esta etapa el examen se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. La información necesaria debe ser la correcta y completa. Una vez recopilada toda la información, se hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo mapa-ruta que señala por completo los procedimientos. El diagrama es un producto final deseado, por medio del cual se ha conocido el procedimiento. Una parte importante de ese conocimiento es que al ver como se ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del porqué ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo; principio de señalar las áreas en que es mayor la posibilidad de mejoría. 4 4 Diseño de Diagramas de Procedimiento. Esta es la fase más importante, aquí se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en sí mismo. Se deben seguir los caminos de perfeccionamiento, los campos en los que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar se investigarán minuciosamente. Métodos para Formular Diagramas. a) Planeación y evaluación. Todos los análisis de sistemas bien ejecutados proceden en su iniciación de una planeación cuidadosa y de una valoración continua conforme adelanta el trabajo. Por lo que se refiere a los diagramas, la planeación es la forma de decidir cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el mejor enfoque y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible. La evaluación es el proceso de la adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción depende en cierto grado y por lo que se refiere al enfoque, de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorizar sus métodos actuales y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales del estudio. Este será el afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. 5 5 b) ¿Cuándo hay que hacer diagramas? Durante la fase de la investigación de un estudio, el analista deberá interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas, haciendo a un lado dibujar directo de las informaciones verbales. Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahora el tiempo de escritura permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras; segunda, permite al analista seguir la entrevista con orden y lógica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Simbología Básica. Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional transmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convertir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. Formatos para captura de Información. La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de:  La investigación documental  La encuesta  La observación. 6 6 Una herramienta gráfica se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que éste fuera manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los diagramas de flujos de datos son la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La transformación de datos de entrada en salidas por medio de procesos puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos (por ejemplo: computadoras, gabinetes de archivos, unidades de disco y procesadores de texto) asociados con el Sistema. Para representar los diagramas de Flujos de Datos del Sistema, se ha tomado como base el método de Yourdon, el cual tiene símbolos especiales y notaciones que los asocian propiamente al sistema. El método de Yourdon tiene como objetivo hacer un análisis estructurado para organizar de esta manera las tareas asociadas con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta de las situaciones que se pueden dar dentro del sistema a diseñar, para la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles. El método de Yourdon esta basado en 4 figuras básicas que se definen en el siguiente cuadro. Símbolo Descripción Flujo de Datos: Movimiento de Datos en determinada dirección desde un origen hasta un destino en forma de documentos, cartas, llamadas telefónicas o virtualmente por cualquier otro medio. El flujo de datos es un paquete de datos. Procesos: Personas, procedimientos o dispositivos que utilizan o producen (transforman) datos. No se identifica el componente físico. 7 7 Fuente o destino de Datos: Fuente o destinos externos de datos que pueden ser personas, programas, organizaciones u otras entidades que interactúan con el sistema pero se encuentran fuera de su frontera. Almacenamiento de Datos: Es el lugar donde se guardan los datos o al que se hacen referencia los procesos en el sistema. El almacenamiento de datos puede representar dispositivos tanto computarizados como no computarizados. Tabla 1.1 1.2 Definición de Workflow Una aplicación Workflow4 se puede definir como un sistema informático que organiza y controla las tareas, recursos y reglas necesarias dentro de la organización. Su importancia dentro de los procesos de reingeniería de negocios que afronta las empresas, le está convirtiendo en una premisa básica de la agilización y la descentralización de las actividades administrativas y comerciales impuestas por las nuevas tendencias que rigen las organizaciones. La tecnología de workflow pretende aumentar la productividad del personal, organizando su trabajo, ejecutando las tareas a realizar de acuerdo al rol dentro de la organización, manteniendo la documentación que sustenta cada caso y las instrucciones dadas. Una característica clave de un sistema de flujo de trabajo tiene su expresión en bloques funcionales críticos, los cuales se denominan las 3R y las 3P; es decir, cuando se combinan Rutas, Roles y Reglas con los Procesos, Políticas y Prácticas, la tecnología de flujo de trabajo llega a ser un habilitador de aplicación. Otras características importantes serian: las tareas a realizar, la gente que tomará parte, las herramientas que emplearán y los datos sobre los cuales trabajarán. 4 http://www.target.com.co/workflow/Que%20es%20Workflow/quees.htm 8 8 Workflow es un concepto nuevo que ha tenido un origen relativamente antiguo, pero que sólo hasta ahora luego de la unión de las diversas corrientes, logra su estructuración como un flujo de trabajo para labores en conjunto. Es un administrador de flujos de trabajo, orientado a mejorar las comunicaciones de las personas y de los procedimientos al interior de una organización. Brinda la capacidad de definir los flujos de información y los formularios que la presentan e integrarlos en forma flexible en la definición de estructura organizacional. Es la automatización de procedimientos administrativos, comerciales o de gestión. Trabaja mediante formularios electrónicos, a través de, los cuales los usuarios llevan a cabo los diferentes pasos de un procedimiento determinado. De esta manera se está facilitando la integración de las personas, procedimientos y sistemas computacionales, ya que dichos formularios pueden accesar los datos de los sistemas de información de la entidad. Orígenes del Workflow Workflow como concepto nace de la unión de tres corrientes que en forma separada buscaban un objetivo común; prestar ayuda para el trabajo grupal. La primera de estas corrientes está basada en la " coordinación del trabajo de las personas", que fue desarrollado en un innovador software que logra de manera eficaz la comunicación entre los involucrados en una tarea específica. Un ejemplo de esto es el correo electrónico, que permita el envío de mensajes por medio de un computador. Una segunda corriente la constituyen las "imágenes", como medio de transporte y proceso de la información. Esta corriente es más nueva que la anterior y viene dada por la última tecnología, como multimedia. 9 9 La tercera corriente es aquella que "automatiza los trámites" logrando un mayor ordenamiento del trabajo. Esta corriente es más general que las anteriores, porque se puede lograr estableciendo esquemas de trabajo y se puede lograr implementar en cualquier tipo de organización. Características de Workflow Workflow es la tecnología de software que promete una nueva solución para un problema muy antiguo: administrar y dar soporte a los procesos de negocios. Lo nuevo está en la forma en que maneja la tecnología de la información para apoyar un trabajo estructurado. Los sistemas de workflow ofrecen un nuevo modelo para la división de los trabajos entre personas y computadoras, dan soporte a los negocios mediante:  El soporte a las tareas individuales de un proceso uniendo los recursos humanos y/o de información necesarios para completar cada una de éstas.  Se adaptan fácilmente a cambios que puedan ocurrir en los procesos mediante tareas específicas combinando la tecnología y recursos humanos. Los sistemas de workflow proveen una espina dorsal para el control de los procesos del negocio, mediante el flujo de responsabilidades entre las personas y las tareas. Una pieza clave en todo sistema workflow es la correcta integración con los sistemas de información actuales, tales como base de datos, gestión 10 10 documental, mensajería, Groupware5, Workgroup6, manejo de imágenes, administración de proyectos y ambientes integrados para soporte de proyectos. La motivación para usar workflow se puede presentar de la siguiente manera:  Mejorar la eficiencia guiando hacia menores costos y mayor capacidad para absorber carga de trabajo.  Mejorar el control dando como resultados procedimientos estandarizados.  Mejorar la capacidad para administrar los procesos donde aparecen los problemas de desempeño como explícitos y fáciles de entender. Para muchas organizaciones se puede resumir en una presión para la reducción de costos y el aumento de la calidad y capacidad de control. Existen cuatro aspectos básicos en materia de workflow:  Obtener la representación de la definición de cada proceso con una metodología predeterminada, se mantiene un seguimiento del estado de cada instancia a medida que se progresa en la tarea y se empuja el proceso hacia la siguiente etapa de acuerdo a la lógica que se ha definido.  Los sistemas de workflow ayudan a asegurar que la tarea a efectuar es hecha por la persona indicada, gracias a estar basados sobre sistemas de mensajería robustos.  Cuando los recursos de información son basados en computadoras, los sistemas de workflow aseguran que las tareas a ejecutar tienen la información necesaria para ser completadas. 5 Son aplicaciones compartidas por varios usuarios para facilitar el trabajo en grupo y la colaboración de persona a persona. 6 Integra las Tecnologías de workflow y groupware con otras herramientas dentro de un sistema integrado y coordinado. 11 11  Las organizaciones están bajo constante presión para mejorar el uso de sus recursos. Para los encargados del sistema propiamente, la capacidad para administrar los procesos es más crítica que la capacidad para construirlo en forma más eficiente. Los sistemas de workflow tienen fortalezas obvias en el control de los procesos gracias a su soporte automatizado, sin embargo, también prometen la ayuda a las administración mediante el hacer que los procesos sean lógicos y explícitos en discretas capas de representación del diseño y permitiendo a los diseñadores crear juntar y evaluar métricas relativas al tiempo, costos o calidad en el desempeño de las tareas constituyente de dichos procesos. Si las aplicaciones Workflow fallaran un motivo principal es que se esta dando una mala organización documental dentro de las instituciones, debido a esto se crean planes de emergencia para dar soporte técnico empleando calidad humana y recurso técnico. A continuación se presentan ejemplos de cómo las herramientas workflow han mejorado la productividad, reduciendo costos en diferentes empresas:  Nabisco realizó una mejora de su proceso de pagos, cuyo volumen anual es de un millón y medio de facturas. El resultado de aplicar Workflow significó una reducción de los pasos del proceso de 38 a 8. Una disminución del ciclo de pago de 4 días a 4 horas, y, lo que es más importante obtuvo una reducción de los costos en un 37 %.  IBM mejoró los procesos en el departamento de aprobación de créditos, obteniendo como resultado una reducción del ciclo de proceso de 7 días a 6 horas, logrando además un incremento del 100 % en el volumen de transacciones procesadas. 12 12  Banco Agrícola Comercial implemento Workflow en el departamento de aprobación de créditos, obteniendo como resultado reducción del ciclo de proceso a 2 horas. Aunque el mercado ha crecido sustancialmente en términos de workflow, éste sigue siendo relativamente modesto, porque la posibilidad de creer recae en muchos otros factores, como por ejemplo, que existen varios procesos de negocios donde el workflow no es adecuado, lo que es un límite natural a su expansión, también están los costos, la dinámica de los proveedores, los estándares y los desarrollos tecnológicos. Entre otras características de workflow tenemos:  Automatización Una aplicación de flujo de trabajo automatiza la secuencia de acciones del estado de cada ejemplo del proceso y el suministro de herramientas para controlarlo. Cuando se analizan las aplicaciones de flujo de trabajo, básicamente se habla de brindar información a la gente correcta en el orden correcto, proveyendo las herramientas adecuadas. La tecnología de flujo de trabajo evoluciona rápidamente aunque todavía está en sus etapas de formación. Esto significa que el mercado es dinámico y abierto para una amplia gama de productos y servicios.  Cambio Indispensable La reestructuración del proceso de negocio ha llegado a ser indispensable en este mundo caracterizado por el aumento de competitividad global. Esto 13 13 significa que para permanecer viables, las compañías deben examinar todos sus procesos, modernizarlos y mejorarlos. La automatización de procesos de éste tipo realmente no es algo nuevo. Los procesos automatizados, han estado en nuestro alrededor por décadas. Pero el mundo se mueve demasiado rápido para estos sistemas y la diferencia la marca ahora el surgimiento de una nueva generación de herramientas- creadores de aplicación de flujo de trabajo- que está diseñada para permitir el desarrollo más rápido de procesos automatizados, así como también para permitir que las aplicaciones flexibles que pueden actualizarse, mejorarse o reorganizarse completamente, para reflejar la manera en que se está haciendo el trabajo en las organizaciones.  Favorece la eliminación de la burocracia Ayuda a mejorar la gestión de la empresa, eliminando la acumulación innecesaria de papeles y agilizando los trámites administrativos al interior de ella.  Fortalece el control de gestión El acceso que tiene el ejecutivo a la información que fluye a través de workflow le permite la detección y/o evaluación de los problemas en forma oportuna.  Permite una adecuada coordinación e integración Facilita una óptima coordinación e integración entre personas, comunicación, procedimientos y sistemas de información.  Aumenta la productividad y ayuda en la orientación de tareas 14 14 Con la disminución de los costos de coordinación, tramitación y seguimiento de tareas, las personas se orientan mayormente sus labores, con lo que aumenta la productividad al interior de la entidad.  Tecnología con facilidad de uso Su desarrollo bajo ambientes conocidos, como por ejemplo Microsoft Windows, considera toda su amistosidad y minimiza, por lo tanto, el costo del entrenamiento a los usuarios, así como la presencia de especialistas en su administración. Herramientas Orientadas al Flujo de Procesos o Workflow. Lotus Notes es el inicio hacia la automatización Workflow, es un producto líder en mercado de grupo, es una base de datos compartida excelente, con replicaciones sofisticadas y capacidades de desarrollo de aplicaciones. La máquina de mercadeo de Lotus/IBM también han hecho un gran trabajo en posicionar Notes como una solución para una variedad de necesidades de los negocios de compartir documentos en una organización. Esto también ha creado el mito que Lotus Notes es una solución Workflow. Esta percepción es aumentada, ya que en ausencia de otra solución de Workflow convincente en el pasado, muchas compañías han usado las capacidades de desarrollo de aplicaciones de Lotus Notes para desarrollar aplicaciones Workflow. Ultimus es una robusta aplicación cliente / servidor basada en la Web, que permite a los usuarios fácilmente diseñar, simular, implementar, monitorear y medir diferentes flujos de trabajo de procesos de negocios. Es fácil de implementar y no requiere de programación. Ultimus además se integra fácilmente a aplicaciones del cliente gracias a su arquitectura abierta, Robots Workflow y conectividad ODBC a bases de datos. 15 15 1.3 Objetivos de sistemas de base de datos Los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información, la manipulación de los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión de mecanismos para la manipulación de la información, además un sistema de base de datos debe de tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la información, a pesar de caídas del sistema o intentos de accesos no autorizados. Un objetivo principal de un sistema de base de datos es proporcionar a los usuarios finales una visión abstracta de los datos, esto se logra escondiendo ciertos detalles de como se almacenan y mantienen los datos. Los objetivos principales de un sistema de base de datos es disminuir los siguientes aspectos: a) Redundancia e inconsistencia de datos. Puesto que los archivos donde es almacenada la información son creados por diferentes tipos de programas de aplicación existe la posibilidad de que si no se controla detalladamente el almacenamiento, se pueda originar un duplicado de información, es decir, la misma información sea almacenada más de una vez en un dispositivo. Esto aumenta los costos de almacenamiento y acceso a los datos, además de que puede originar la inconsistencia de los datos, es decir diversas copias de un mismo dato no concuerdan entre si. b) Dificultad para tener acceso a los datos. Un sistema de base de datos debe contemplar un entorno de datos que le facilite al usuario el manejo de los mismos. Por tanto el diseño de la base de datos 16 16 debe contemplar todos los posibles requerimientos de datos que un usuario necesite. c) Aislamiento de los datos. Puesto que los datos están repartidos en varios archivos, y estos no pueden tener diferentes formatos, es difícil escribir nuevos programas de aplicación para obtener los datos apropiados. d) Anomalías del acceso concurrente. Para mejorar el funcionamiento global del sistema y obtener un tiempo de respuesta más rápido, muchos sistemas permiten que múltiples usuarios actualicen los datos simultáneamente. En un entorno así la interacción de actualizaciones concurrentes puede dar por resultado datos inconsistentes. Para prevenir esta posibilidad debe mantenerse alguna forma de supervisión en el sistema. e) Problemas de seguridad. La información de toda empresa es importante, aunque unos datos lo son más que otros, por tal motivo se debe considerar el control de acceso a los mismos, no todos los usuarios pueden visualizar alguna información, por tal motivo para que un sistema de base de datos sea confiable debe mantener un grado de seguridad que garantice la autentificación y protección de los datos f) Problemas de integridad. Los valores de datos almacenados en la base de datos deben satisfacer cierto tipo de restricciones de consistencia. Estas restricciones se hacen cumplir en el sistema añadiendo códigos apropiados en los diversos programas de aplicación. 17 17 1.4 Abstracción de la información. Una base de datos es en esencia una colección de archivos relacionados entre sí, de la cual los usuarios pueden extraer información sin considerar las fronteras de los archivos. Un objetivo importante de un sistema de base de datos es proporcionar a los usuarios una visión abstracta de los datos, es decir, el sistema esconde ciertos detalles de cómo se almacenan y mantienen los datos. Sin embargo para que el sistema sea manejable, los datos se deben extraer eficientemente. Existen diferentes niveles de abstracción para simplificar la interacción de los usuarios con el sistema; Interno, conceptual y externo, específicamente el de almacenamiento físico, el del usuario y el del programador. a) Nivel físico. Es la representación del nivel más bajo de abstracción, en éste se describe en detalle la forma en como de almacenan los datos en los dispositivos de almacenamiento (por ejemplo, mediante señaladores o índices para el acceso aleatorio a los datos). b) Nivel conceptual. El siguiente nivel más alto de abstracción, describe que datos son almacenados realmente en la base de datos y las relaciones que existen entre los mismos, describe la base de datos completa en términos de su estructura de diseño. El nivel conceptual de abstracción lo usan los administradores de bases de datos, quienes deben decidir qué información se va a guardar en la base de datos. Consta de las siguientes definiciones: 18 18 1. Definición de los datos: Se describen el tipo de datos y la longitud de campo todos los elementos direccionables en la base. Los elementos por definir incluyen artículos elementales (atributos), totales de datos y registros conceptuales (entidades). 2. Relaciones entre datos: Se definen las relaciones entre datos para enlazar tipos de registros relacionados para el procesamiento de archivos múltiples. En el nivel conceptual la base de datos aparece como una colección de registros lógicos, sin descriptores de almacenamiento. En realidad los archivos conceptuales no existen físicamente. La transformación de registros conceptuales a registros físicos para el almacenamiento se lleva a cabo por el sistema y es transparente al usuario. c) Nivel de visión. Nivel más alto de abstracción, es lo que el usuario final puede visualizar del sistema terminado, describe sólo una parte de la base de datos al usuario acreditado para verla. El sistema puede proporcionar muchas visiones para la misma base de datos. 1.5 Modelo de datos Es una colección de herramientas conceptuales para describir los datos, las relaciones que existen entre ellos, semántica asociada a los datos y restricciones de consistencia. Los modelos de datos se dividen en tres grupos: a) Modelos lógicos basados en objetos. b) Modelos lógicos basados en registros. c) Modelos físicos de datos. 19 19 a) Modelos lógicos basados en objetos. Se usan para describir datos en los niveles conceptual y de visión, es decir, con este modelo representamos los datos de tal forma como nosotros los captamos en el mundo real, tienen una capacidad de estructuración bastante flexible y permiten especificar restricciones de datos explícitamente. Existen diferentes modelos de este tipo, pero el más utilizado por su sencillez y eficiencia es el modelo Entidad-Relación. Modelo Entidad-Relación. Denominado por sus siglas como: E-R; Este modelo representa a la realidad a través de entidades, que son objetos que existen y que se distinguen de otros por sus características, por ejemplo: un alumno se distingue de otro por sus características particulares como lo es el nombre, o el numero de control asignado al entrar a una institución educativa, así mismo, un empleado, una materia, etc. Las entidades pueden ser de dos tipos: Tangibles. Son todos aquellos objetos físicos que podemos ver, tocar o sentir. Intangibles: Todos aquellos eventos u objetos conceptuales que no podemos ver, aun sabiendo que existen, por ejemplo: La entidad materia, sabemos que existe, sin embargo, no la podemos visualizar o tocar. Las características de las entidades en base de datos se llaman atributos, por ejemplo el nombre, dirección teléfono, grado, grupo, etc. son atributos de la entidad alumno; Clave, número de seguro social, departamento, etc., son atributos 20 20 de la entidad empleado. A su vez una entidad se puede asociar o relacionar con más entidades a través de relaciones. En el modelo E-R existe una representación grafica, la representación es muy sencilla, se emplean símbolos, los cuales son: Símbolo Representa Figura 1.1 b) Modelos lógicos basados en registros. Se utilizan para describir datos en los niveles conceptual y físico. Estos modelos utilizan registros e instancias para representar la realidad, así como las relaciones que existen entre estos registros (ligas) o apuntadores. A diferencia de los modelos de datos basados en objetos, se usan para especificar la estructura lógica global de la base de datos y para proporcionar una descripción a nivel más alto de la implementación. 21 21 Los tres modelos de datos más ampliamente aceptados son:  Modelo Relacional  Modelo de Red  Modelo Jerárquico  Modelo relacional. En este modelo se representan los datos y las relaciones entre estos, a través de una colección de tablas, en las cuales los renglones (tuplas) equivalen a los cada uno de los registros que contendrá la base de datos y las columnas corresponden a las características (atributos) de cada registro localizado en la tupla.  Modelo de red. Este modelo representa los datos mediante colecciones de registros y sus relaciones se representan por medio de ligas o enlaces, los cuales pueden verse como punteros. Los registros se organizan en un conjunto de gráficas arbitrarias. c) Modelos físicos de datos. Se usan para describir a los datos en el nivel más bajo, aunque existen muy pocos modelos de este tipo, básicamente capturan aspectos de la implementación de los sistemas de base de datos. Existen dos clasificaciones de este tipo que son: Modelo unificador Memoria de elementos. 22 22 1.6 Instancias y esquemas. Con el paso del tiempo la información que se va acumulando y desechando en la base de datos, ocasiona que está cambie. Denominamos: Instancia. Al estado que presenta una base de datos en un tiempo dado. Veámoslo como una fotografía que tomamos de la base de datos en un tiempo t, después de que transcurre el tiempo t la base de datos ya no es la misma. Esquema. Es la descripción lógica de la base de datos, proporciona los nombres de las entidades y sus atributos especificando las relaciones que existen entre ellos. Es un banco en el que se inscriben los valores que irán formando cada uno de los atributos. El esquema no cambia los que varían son los datos y con esto tenemos una nueva instancia. Existen 2 niveles de independencia de datos. Independencia física de datos: Es la capacidad de modificar el esquema físico sin provocar que se vuelvan a escribir los programas de aplicación. Independencia lógica de datos: Capacidad de modificar el esquema conceptual sin provocar que se vuelvan a escribir los programas de aplicación. 23 23 1.7 Lenguaje de Definición de Datos El lenguaje de definición de datos, denominado por sus siglas como: DDL (Data Definition Language). Permite definir un esquema de base de datos por medio de una serie de definiciones que se expresan en un lenguaje especial, el resultado de estas definiciones se almacena en un archivo especial llamado diccionario de datos. 1.7.1 Lenguaje de Manipulación de Datos La manipulación de datos se refiere a las operaciones de insertar, recuperar, eliminar o modificar datos; dichas operaciones son realizadas a través del lenguaje de manipulación de datos (DML, Data Manipulation Language), que es quién permite el acceso de los usuarios a los datos. Existen básicamente 2 tipos de lenguajes de manipulación de datos:  Procedimentales: Los DML requieren que el usuario especifique que datos se necesitan y cómo obtenerlos.  No procedimentales: Los LMD requieren que el usuario especifique que datos se necesitan y sin especificar cómo obtenerlos. 24 24 1.7.2 Manejador de Bases de Datos El DBMS (Sistema manejador de bases de datos) es la porción más importante del software de un sistema de base de datos. Un DBMS es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de alguna tarea específica. Las funciones principales de un DBMS son:  Crear y organizar la Base de datos.  Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de tal forma que los datos puedan ser accesados rápidamente.  Manejar los datos de acuerdo a las peticiones de los usuarios.  Registrar el uso de las bases de datos.  Interacción con el manejador de archivos.  Respaldo y recuperación. Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperación fácilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos.  Control de concurrencia. Consiste en controlar la interacción entre los usuarios concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos.  Seguridad e integridad. Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o previstos. 25 25 El DBMS es conocido también como Gestor de Base de datos. Figura 1.2 La figura muestra el DBMS como interfase entre la base de datos física y las peticiones del usuario. El DBMS interpreta las peticiones de entrada/salida del usuario y las manda al sistema operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria y la memoria principal. En sí, un sistema manejador de base de datos es el corazón de la base de datos ya que se encarga del control total de los posibles aspectos que la puedan afectar. 1.7.3 Administrador de Bases de Datos Denominado por sus siglas como: DBA, (Database Administrator), es la persona encargada y que tiene el control total sobre el sistema de base de datos, sus funciones principales son: Definición de esquema. Es el esquema original de la base de datos se crea escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador de DDL a un conjunto de tablas que son almacenadas permanentemente en el diccionario de datos. 26 26 Definición de la estructura de almacenamiento del método de acceso. Estructuras de almacenamiento y de acceso adecuados se crean escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por e compilador del lenguaje de almacenamiento y definición de datos. Concesión de autorización para el acceso a los datos. Permite al administrador de la base de datos regular las partes de las bases de datos que van a ser accedidas por varios usuarios. Especificación de limitantes de integridad. Es una serie de restricciones que se encuentran almacenados en una estructura especial del sistema que es consultada por el gestor de base de datos cada vez que se realice una actualización al sistema. 1.8 Usuarios de las bases de datos. Podemos definir a los usuarios como toda persona que tenga todo tipo de contacto con el sistema de base de datos desde que este se diseña, elabora, termina y se usa. Los usuarios que accesan una base de datos pueden clasificarse como: Programadores de aplicaciones. Los profesionales en computación que interactúan con el sistema por medio de llamadas en DML (Lenguaje de Manipulación de Datos), las cuales están incorporadas en un programa escrito en un lenguaje de programación (Por ejemplo, COBOL, Pascal, C, etc.) 27 27 Usuarios sofisticados. Los usuarios sofisticados interactúan con el sistema sin escribir programas. En cambio escriben sus preguntas en un lenguaje de consultas de base de datos. Usuarios especializados. Algunos usuarios sofisticados que escriben aplicaciones de base de datos especializadas que no encajan en el marco tradicional de procesamiento de datos. Usuarios no sofisticados. Los usuarios no sofisticados interactúan con el sistema invocando a uno de los programas de aplicación permanentes que se han escrito anteriormente en el sistema de base de datos, podemos mencionar como ejemplo al usuario final que utiliza el sistema de base de datos sin saber nada del diseño interno del mismo. 1.9 Notaciones graficas Para la representación de los diagramas lógicos y físicos utilizaremos un recuadro para representar entidades el cual estará compuesto por su encabezado de la entidad y los atributos. Figura 1.3 Encabezado Atributos Entidad 28 28 Tipos de relaciones. Las entidades pueden asociarse una con otra en relaciones. El modelo E-R contiene clases de relaciones y ocurrencias de relaciones. Las clases de relaciones son asociadas entre las clases de entidades y las ocurrencias de relaciones son asociadas entre las ocurrencias de entidades. 1.10 Cardinalidad La cardinalidad es la ocurrencia de un objeto que se relaciona con la ocurrencia de otro objeto. La cardinalidad normalmente se expresa simplemente de uno o muchos. Tres tipos de relaciones binarias Uno a uno (1:1 ) Una ocurrencia de un objeto “a” se puede relacionar a una y solo una ocurrencia de otro objeto “b”, una ocurrencia del objeto “b” se puede relacionar solo con una ocurrencia de “a” La representación cardinal es la siguiente. Uno a Muchos (1:N) Una ocurrencia del objeto “a” se puede relacionar a una o muchas ocurrencias del objeto “b”, pero una ocurrencia del objeto “b” se puede relacionar solo a una ocurrencia de “a”. 29 29 La representación cardinal es la siguiente. Muchos a Muchos (M:N) Una ocurrencia del objeto “a” puede relacionarse con una o más ocurrencias de “b” mientras que una ocurrencia del objeto “b” se puede relacionar con una o más de “a”. La representación cardinal es la siguiente. Para representar que una entidad relacionada puede haber uno, muchos o ninguna correspondencia a la relación se utilizan las siguientes formas de representación: Representa que una relación de Uno a muchos puede: existir muchas o ninguna correspondencia al elemento que hace la referencia. Representa que en una relación de uno a uno puede: existir unas o ninguna correspondencia al elemento que hace la referencia. 30 30 1.11 Base de Datos Sistemas de bases de datos cliente-servidor Los sistemas cliente-servidor están construidos de tal modo que la base de datos puede residir en un equipo central, llamado servidor y ser compartida entre varios usuarios. Los usuarios tienen acceso al servidor a través de una aplicación de cliente o de servidor:  En un sistema cliente-servidor de dos estratos, los usuarios ejecutan una aplicación en su equipo local, llamado cliente, que se conecta a través de la red con el servidor que ejecuta SQL Server. La aplicación de cliente ejecuta las reglas de la compañía y el código necesario para presentar el resultado al usuario; también se conoce como cliente amplio.  En un sistema cliente-servidor de varios componentes, la lógica de la aplicación de cliente se ejecuta en dos ubicaciones:  El cliente reducido se ejecuta en el equipo local del usuario y se encarga de presentar resultados al usuario.  La lógica de la compañía se encuentra en aplicaciones de servidor que se ejecutan en un servidor. Los clientes reducidos solicitan funciones a la aplicación de servidor, que, a su vez, es una aplicación multiproceso capaz de operar con varios usuarios simultáneos. La aplicación de servidor es la que abre las conexiones con el servidor de la base de datos y se puede ejecutar en el mismo servidor que la base de datos, o se puede conectar a través de la red con otro servidor que opere como servidor de base de datos. Éste es el escenario típico de las aplicaciones de Internet. Por ejemplo, una aplicación de servidor se puede ejecutar en un equipo con Microsoft Internet 31 31 Information Services (IIS) y dar servicio a miles de clientes reducidos que se ejecuten en Internet o en una intranet. La aplicación de servidor utiliza un grupo de conexiones para comunicarse con una copia de SQL Server. SQL Server puede estar instalado en el mismo equipo que IIS o en otro servidor de la red. El tener los datos almacenados y administrados en una ubicación central ofrece varias ventajas:  Todos los elementos de datos están almacenados en una ubicación central en donde todos los usuarios pueden trabajar con ellos. No se almacenan copias separadas del elemento en cada cliente, lo que elimina los problemas de hacer que todos los usuarios trabajen con la misma información.  Las reglas de la organización y las reglas de seguridad se pueden definir una sola vez en el servidor para todos los usuarios. Esto se puede hacer en una base de datos mediante el uso de restricciones, procedimientos almacenados y desencadenadores. También se puede hacer en una aplicación de servidor.  Los servidores de base de datos relacionales optimizan el tráfico de la red al devolver sólo los datos que la aplicación necesita.  Las tareas de mantenimiento como las copias de seguridad y restauración de los datos son más sencillas porque están concentradas en el servidor central. En los sistemas cliente-servidor grandes, miles de usuarios pueden estar conectados con una instalación de SQL Server al mismo tiempo. SQL Server tiene una protección completa para dichos entornos, con barreras de seguridad 32 32 que impiden problemas como tener varios usuarios intentando actualizar el mismo elemento de datos a la vez. SQL Server también asigna eficazmente los recursos disponibles entre los distintos usuarios, como la memoria, el ancho de banda de la red y la E/S de disco. Las aplicaciones SQL Server se pueden ejecutar en el mismo equipo que SQL Server. La aplicación conecta con SQL Server utilizando componentes de comunicación entre procesos (IPC, Interprocess Communications) de Windows, como la memoria compartida, en lugar de la red. Esto permite que SQL Server se utilice en sistemas pequeños en los que las aplicaciones tienen que almacenar los datos localmente. Figura 1.4 Esta es la Estructura de la interacción de la Base de Datos y la Aplicación, junto con los servicios del servidor. 33 33 1.12 Descripción de Herramientas de software. 1.12.1 Plataforma del sistema operativo WINDOWS 2000 SERVER El sistema operativo Microsoft® Windows 2000 Server cuenta con excelentes funciones de seguridad para una empresa. Un solo acceso al dominio de Windows 2000 Server permite que el usuario acceda a los recursos que se encuentran en cualquier parte de una red corporativa. Las herramientas del administrador fáciles de utilizar para la política de seguridad y administración de cuentas reducen los costes de implementación de Windows 2000 Server. El modelo de dominio es flexible y soporta una amplia gama de configuraciones de red, desde un solo dominio en una ubicación a dominios multi-maestros que hay en todo el mundo. El modelo de seguridad de Windows 2000 Server proporciona un marco sólido para la instalación de aplicaciones cliente/servidor para la empresa. En la actualidad, las empresas utilizan cada vez más Internet. Los negocios necesitan interactuar con socios, proveedores y clientes, utilizando las tecnologías basadas en Internet. La seguridad es un punto muy importante para controlar el acceso a los recursos de una red empresarial, intranets y servidores basados en Internet. Cada vez más, las Intranets se están convirtiendo en la manera más eficaz de compartir información para las diversas relaciones empresariales. Ahora, el acceso a la información de negocios no publicada por partes externas, se controla a través de la creación de cuentas de usuario para aquellos que forman parte de la amplia familia empresarial. 34 34 Las asociaciones ayudan a definir las relaciones de confianza que alguna vez se aplicaron únicamente a los empleados que utilizaban activos corporativos, pero que ahora incluyen a más personas. Asimismo, las tecnologías de seguridad también cambian continuamente. Los certificados de clave pública y contraseñas dinámicas son dos áreas de la tecnología que van en aumento con el fin de cumplir con las necesidades de seguridad de nivel más alto del entorno actual. El acceso remoto sobre las redes públicas y el acceso a Internet para la comunicación de negocios interna están controlando la evolución de la tecnología de seguridad. La arquitectura de seguridad de Windows 2000 Server tiene una posición privilegiada para aprovechar estos y otros avances tecnológicos. Windows 2000 Server es, por decirlo de alguna manera, la obra maestra de Microsoft en cuanto a sistemas operativos se refiere. Dado que Windows 2000 Server será, según estudios, la plataforma más utilizada. Permite a las aplicaciones más exigentes acceder y usar más memoria. Windows 2000 Server soporta cuatro procesadores simultáneos. Las secciones básicas del sistema operativo han sido afinadas para que saquen el máximo partido a estos procesadores. Servicios como el Balance de Cargas de Red, dirige el tráfico del sitio para repartirlo entre los ordenadores sin tener que aprender ninguna técnica de desarrollo nueva o rediseñar sus aplicaciones. 35 35 1.12.2 Herramienta de Desarrollo VISUAL BASIC .NET En la actualidad la tendencia en el desarrollo de software es hacia la programación orientada a objetos, por lo que la mayoría de herramientas de desarrollo existentes hoy por hoy dicen dar soporte a tal metodología. Por ello es que se habla de la programación basada en objetos. Es un tipo de desarrollo de software que simplemente se fundamenta en tal metodología y por lo tanto permite la creación de bibliotecas de controles y código reutilizable; lo que constituye la principal ventaja de ésta metodología. Por lo tanto en el desarrollo del software de éste proyecto se requiere de un lenguaje de programación que brinde éste tipo de ventaja para efectos de reducir tiempo de desarrollo, así como también es necesaria la utilización de un lenguaje que cuente con herramientas de diseño visual tanto para el tratamiento de datos como el código. Esta nueva versión de Visual Basic añade nuevas características que lo hacen ser un lenguaje de programación con un futuro mucho más prometedor. Visual Basic se ha ganado por sí solo el puesto hegemónico como lenguaje de desarrollo más utilizado y extendido. Ese mérito no es casual y responde a unas cualidades y características de este lenguaje que lo hacen ser el lenguaje de desarrollo ideal para una gran cantidad de profesionales. Características de Visual Basic.Net Eficaces aplicaciones basadas en Windows Con la herencia visual, los programadores pueden simplificar enormemente la creación de aplicaciones basadas en Windows, centralizando la interfaz de 36 36 usuario y la lógica común de toda su solución en formularios primarios. Utilizando delimitadores y acoplamiento de controles, los programadores pueden generar formularios redimesionables automáticamente sin código. El centro de control más avanzado para los programadores La página de inicio de Visual Basic .NET es un portal para programadores que permite tener acceso con un solo clic a información acerca de los proyectos usados recientemente, las preferencias personales, las actualizaciones de productos y la comunidad MSDN Online. Ayuda disponible al instante La Ayuda dinámica proporciona acceso con un solo clic a la ayuda pertinente, independientemente de la tarea que se esté realizando. MSDN Online Access proporciona vínculos directos a ejemplos, grupos de noticias, actualizaciones y descargas de Visual Basic .NET en el entorno de desarrollo integrado (IDE). Lenguaje más sencillo y popular Desarrollo de aplicaciones utilizando el lenguaje de programación más fácil de leer y de escribir que existe. La compilación en segundo plano proporciona información al instante y señala los errores con un subrayado ondulante, por medio de sistema de control de excepciones estructurado basado en el uso de las palabras clave Try, Match y Finally. Funciones de programación ampliadas La implementación lado a lado acaba con los conflictos entre versiones y la herencia permite reutilizar el código de cualquier lenguaje basado en .NET. El Control de excepciones estructurado proporciona un código de control de errores más elegante y fácil de mantener. 37 37 1.12.3 Servidor de Correos MICROSOFT EXCHANGE Microsoft Exchange 2000 les ofrece a los trabajadores de la información un nuevo control de las comunicaciones empresariales, ayudando a las empresas a trabajar más eficaz y productivamente casi desde cualquier parte. Microsoft Exchange ha sido diseñado para apoyar a los trabajadores móviles. Las nuevas funcionalidades en Microsoft Outlook, combinadas con un mejor acceso a Microsoft Outlook Web y un Acceso a Dispositivos Móviles incorporado por defecto, les ofrecen a los usuarios la libertad para comunicarse cuando y donde ellos lo necesiten. Además, su completa integración con los demás servidores de Office System incrementa sus posibilidades de colaboración y comunicación con Live Communications, Conferencias virtuales, XML Web Services, Portales e intranet. Microsoft Exchange 2000 ofrece a los trabajadores móviles una variedad de opciones de conexión directa. Consigue un incremento inmediato en la productividad del usuario. Microsoft Exchange y Microsoft Outlook trabajan juntos para orientar la productividad. Han sido optimizados para ofrecer una experiencia de usuario consistente con el nuevo modo Caché de Exchange, que se adapta al funcionamiento y características de la red. Un eficaz e inteligente procesamiento de su información profesional. La administración de su información (como correo electrónico, agenda, contactos, tareas) se simplifica. Las nuevas funcionalidades de Microsoft Outlook han sido diseñadas para ayudar a los usuarios a manejar sus sobrecargados buzones de correo. Microsoft Exchange hace mucho más que simplemente emitir correos electrónicos. Actúa inteligentemente y puede procesar el Correo electrónico entrante y las peticiones de reuniones. 38 38 1.12.4 Servidor de Base de Datos SQL SERVER 2000 SQL Server 2000 es un potente motor de bases de datos de alto rendimiento capaz de soportar millones de registros por tabla con una interfase intuitiva y con herramientas de desarrollo integradas como Visual Studio 6.0 o .NET, además incorpora un modelo de objetos totalmente programable (SQL- DMO) con el que podemos desarrollar cualquier aplicación que manipule componentes de SQL Server, es decir, hacer aplicación para crear bases de datos, tablas, DTS, backups, etc., todo lo que se puede hacer desde el administrador del SQL Server y podemos hacerlo no solo en Visual C++ sino también en Visual Basic, ASP y por supuesto en .NET. Herramientas de SQL Server Sql server posee varias herramientas de administración y utilidades, entre ellas la más importante es el Administrador corporativo desde el cual podremos realizar todas las operaciones que deseemos o necesitemos sobre el SQL Server. A parte del administrador contiene las siguientes herramientas:  Administrador corporativo (Enterprise Manager).  Administrador de servicios (Service Manager).  Analizador de consultas (Query Analyzer).  Analizador (Profiler).  Configurar la compatibilidad con SQL XML en IIS.  Herramientas de red de cliente (Client Network Utility).  Herramientas de red de servidor (Server Network Utility).  Importar y exportar datos. 39 CAPITULO II INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Y RECOLECCION DE INFORMACION 2. Recolección de información Para la recolección de la información se han utilizado mecanismos que permiten ver las necesidades y las debilidades con que cuenta actualmente La Superintendencia de Obligaciones Mercantiles para el manejo, uso y divulgación de la documentación que fluye dentro de sus Departamentos, todo con el fin de determinar las necesidades de uso común que se tiene, esto definirá los parámetros para el desarrollo del proyecto. 2.1 Técnicas a Utilizar en la Investigación. Las técnicas utilizadas en este proyecto están basadas en la mayor recopilación de datos concernientes a nuestro proyecto. Para la etapa de investigación y recolección de la información se obtienen los requerimientos necesarios para la elaboración del prototipo, lo que permite tener un criterio más amplio a medida que vamos utilizando una serie de métodos de investigación. Entre los diferentes instrumentos que se utilizarán tenemos los siguientes:  Entrevistas7 con el personal de Informática del Ministerio de Economía  Recopilación de documentación8 de la Superintendencia. 7 Ver anexo A cuestionario 1 y cuestionario 2. 8 Ver Anexo B 40  Consulta de Información a través del Internet.  Elaboración y análisis de cuestionarios  Recopilación de Ideas de diferentes usuarios de la institución.  Experiencia no documentada de personas involucradas en el área. Todas estas herramientas nos brindan información de mucha importancia y es por ello que se han seleccionado para brindar más claridad al proyecto. 2.1.1 Investigación de Campo La investigación de campo se desarrolló en colaboración del Departamento de informática del Ministerio de Economía, con el fin de llevar una mejor orientación de quienes son las personas idóneas para brindar la información necesaria que determinará cuales son los requerimientos y que información necesita el usuario se le brinde en el proyecto. 2.1.2 Cuestionarios Para la investigación de la situación actual que se tiene en la Superintendencia se hizo necesario realizar una visita de campo, para la cual se utilizo un formulario en el que se define las características propias de cada proceso y los diversos pasos que se realizan para la ejecución de cada uno. 2.2 Análisis de Problemática Actualmente en la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles del Ministerio de Economía se esta realizando una reestructuración de funciones, así como también se esta llevando a cabo una modernización de los procesos que se realizan de forma manual con el fin de poder automatizar sus servicios a través de la tecnología informática. 41 Con dicha modernización se detectaron diferentes deficiencias en los procesos que esta cartera de estado brinda, tales como:  Perdida de tiempo en el desarrollo del proceso  Desconocimiento de algunos empleados referente a los diferentes procedimientos que intervienen en la Superintendencia.  Poca cultura informática de parte del empleado hacia los términos generales necesarios para un conocimiento del manejo de sistemas o herramientas informáticas. Otro problema que se detectó dentro de los procesos es la innecesaria aprobación de un documento por diferentes personas, con una optimización de los procesos se agiliza la aprobación y circulación del documento que se requiera. La Superintendencia9 de Obligaciones Mercantiles contempla tres grandes áreas: A. Practicar Auditorias Por medio del departamento de Auditoria se ejerce la vigilancia por parte del estado sobre los comerciantes individuales y sociales tanto nacionales como extranjeros en el cumplimiento de las obligaciones mercantiles y contables para lo cual es necesaria una planificación de las actividades a realizar. Así mismo se encarga de verificar la razonabilidad de los valúos certificados por contadores públicos para la constitución de sociedades por aportes en especie (Capital aportado en bienes diferentes del dinero), transformación de Sociedades de personas a sociedades de capital y para la función de sociedades. 9 Ver Anexo D. Marco Legal 42 También es función de este departamento comprobar que los sistemas contables autorizados por contadores públicos sean adaptados, en materia contable, a la actividad económica principal para el cual ha sido autorizado. Por medio de este departamento también se fijan fianzas a compañías aéreas que operan en el país y en general se da asistencia a solicitudes de auditorias realizadas por entidades gubernamentales y por parte del comerciante. B. Emitir auto y Resoluciones El departamento jurídico, en base a los hallazgos de auditorias practicadas por el departamento de auditoria, emite autos y resoluciones para conceder audiencias en base a la ley y tipificar los artículos que el comerciante ha infringido para que éste haga uso de su derecho de audiencia. Otra función de este departamento es emitir resoluciones de sanciones tanto de amonestación como de multa cuando los comerciantes no han dado debido cumplimiento a las infracciones señaladas, así también resuelve sobre los recursos de la ley interpuestas por los comerciantes a quienes se pretende sancionar. Todo lo anterior debe ser notificado de conformidad a la ley. El objetivo primordial de esta área es “Garantizar que los instrumentos jurídicos estén libres de errores a través de una revisión sistemática con el fin de proporcionar una seguridad en los productos jurídicos generados”. Los procedimientos son aplicados a los productos que genera el departamento jurídico de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, con el 43 fin de darle seguimiento a los requerimientos solicitados por los usuarios y a los resultados de las auditorias practicadas por la Superintendencia. Entre los procesos que intervienen en esta área se tienen:  Ocho días Se tipifican los artículos infringidos y se concede audiencia en base a los resultados de auditorias practicadas. Base Legal10 art.1511  Conceder Plazos Solicitar plazo para corrección de infracciones (si infracción es leve12), a través de la solicitud de audiencia. Base Legal art. 15  Amonestaciones Amonestación por escrito si la infracción no ha sido corregida en el caso que sea leve y por primera vez (la reincidencia la convierte en grave), en caso contrario recae en multa. Base Legal art. 10  Recurso de Reconsideración Si el interesado no esta de acuerdo con la resolución de la Superintendencia sobre su petición, puede pedir reconsideración de la resolución siempre y cuando el recurso haya sido presentado en legal forma y dentro del tiempo que estipula la ley. Base Legal art.19  Resultado de Recurso de Reconsideración Al interponer un recurso de reconsideración, la Superintendencia deberá de resolver esta petición en un término de tres días. Base Legal art.19 10 Ley de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, Código de Comercio y Otras leyes Mercantiles 11 Ver Anexo C ley de la SOM 12 Ver art. 12 literal a) de la ley de la SOM 44  Recurso de Apelación El interesado podrá interponer un recurso de apelación siempre y cuando el recurso haya sido presentado en legal forma y dentro del tiempo que estipula la ley. Base Legal art.20  Declaración Ejecutoriada de una Resolución de Amonestación o Multa Si el interesado no interpone recurso de resolución la Superintendencia la declarará ejecutoriada, teniendo un plazo de tres días para ejecutoriar la amonestación y revisar que no hayan sido corregidas las infracciones o que no hayan presentado recurso. Base Legal art.17  Declarar sin Lugar lo Solicitado Se verifica el motivo por el cual se declara sin lugar. Este proceso se realiza si no se cumplen los requisitos estipulados en los artículos 15, 19 y 20 de la Ley de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles. C. Registro y Actualización de Bases de datos. Esta área es alimentada por la información legal y contable proporcionada por los comerciantes en base a la ley. Otra fuente de información para la actualización de la base de datos es el Centro Nacional de Registro (CNR) por medio del Registro de Comercio que informa a la Superintendencia en forma mensual de las inscripciones de nuevas sociedades y las modificaciones de estas, así como los informes proporcionados por los contadores públicos de los sistemas contables autorizados y valúos certificados. El departamento de Informática registra las auditorias practicadas y en general mantiene actualizada la base de datos para proporcionar información 45 requerida por otros departamentos de la Superintendencia y usuarios que demuestren su interés (interés legal). En cada una de las áreas intervienen diferentes servicios estipulados según la ley de la Superintendencia los cuales se detallan a continuación: 1. Reposición de sistemas contable (Art. 29 de la Ley de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles) 2. Expedir Certificaciones de investigaciones practicadas por la superintendencia, a petición de parte interesada (Art. 29 de la Ley de Superintendencia de Obligaciones Mercantiles) 3. Fijar fianzas aéreas (Art. 176 de la Ley Orgánica de Aviación Civil) 4. Recepción de documentación legal y contable a que están obligados los comerciantes 5. Solicitud de información por parte de entidades estatales Cada servicio involucra diferentes procesos para la realización de las funciones y obligaciones con las que cuenta cada uno de los departamentos de la Superintendencia, con el fin de cumplir con la misión y objetivo de esta dependencia. Todos los procesos Actuales son realizados de forma manual. 46 2.3 Procesos para intercambio de la Información.  Conceder Plazos Los pasos que se siguen para este proceso son: 1. Se recibe solicitud de plazo de correspondencia. 2. Se anota la solicitud en el libro de control de entrada. 3. Agrega solicitud de plazo al expediente. 4. Se analiza la solicitud de plazo a efecto de verificar la personería del solicitante. 5. Digita el auto concediendo el plazo solicitado 6. Imprime el auto digitado, revisa, le pone rubrica y lo pasa al jefe. 7. Revisa si esta conforme pone el visto bueno. 8. Pasa expediente para ser anotado en el libro de control de salida. 9. Notificador recibe expedientes con auto concediendo plazo. 10. Elabora listado de expedientes a notificar. 11. Levanta acta de notificación. 12. Anota en el libro de control de informe. 13. Pasa expedientes al departamento de Auditoria.  Amonestaciones Este proceso se realiza de la siguiente manera: 1. Se recibe expediente del departamento de Auditoria. 2. Colaborador Jurídico Verifica si se han cumplido las infracciones. 3. Si no ha cumplido en su totalidad con las infracciones se impone una sanción. 4. Digita la Resolución de Amonestación 5. Imprime la resolución digitada, revisa, le pone rubrica y lo pasa al jefe. 6. Revisa si esta conforme pone el visto bueno. 7. Pasa expediente para ser anotado en el libro de control de salida. 47 8. Notificador recibe expedientes con auto de Resolución de Amonestación. 9. Elabora listado de expedientes a notificar. 10. Levanta acta de notificación. 11. Anota en el libro de control de informe. 12. Pasa expedientes a Colaborador Jurídico.  Recurso de Reconsideración Los pasos que se siguen para este proceso son: 1. Se recibe el expediente. 2. Se elabora Hoja de Instrucción. 3. Revisa, si esta conforme pone el visto bueno. 4. Se da salida al expediente y pasa al departamento de Auditoria.  Resolución de Recurso de Reconsideración Este proceso se realiza de la siguiente manera: 1. Se recibe el expediente con el acta de recurso de reconsideración del departamento de Auditoria. 2. Se digita el auto de Resolución. 3. Se Imprime la Resolución y pasa a Jefe de Asesoría Jurídica. 4. Revisa si esta conforme pone el visto bueno. 5. Pasa expediente para ser anotado en el libro de control de salida. 6. Notificador recibe expedientes con auto de Resolución de Recurso de Reconsideración. 7. Elabora listado de expedientes a notificar. 8. Levanta acta de notificación. 9. Anota en el libro de control de informe. 10. Pasa expedientes a archivo. 48  Ocho días Los pasos que se siguen para este proceso son: 1. Se recibe el expediente con Acta de Auditoria. 2. Jefe recibe expediente con resultado de inspección. 3. Se analiza el expediente y acta de inspección. 4. Se verifican las infracciones descritas en el Acta de inspección y se comprueba la que la credencial del representante legal este vigente. 5. Se digita el auto de Ocho días con las respectivas infracciones. 6. Se Imprime el Auto digitado y pasa a Jefe de Asesoría Jurídica. 7. Revisa si esta conforme pone el visto bueno. 8. Pasa expediente para ser anotado en el libro de control de salida. 9. Notificador recibe expedientes con auto de Resolución de Recurso de Reconsideración. 10. Elabora listado de expedientes a notificar. 11. Levanta acta de notificación. 12. Anota en el libro de control de informe. 13. Pasa expedientes a Asesoría Jurídica.  Recurso de Apelación Este proceso se realiza de la siguiente manera: 1. Se recibe escrito interponiendo recurso de apelación de correspondencia. 2. Se analiza el recurso de apelación a efecto de verificar si este procede. 3. Se digita el auto de admisión del recurso. 4. Se Imprime el auto digitado, revisa, le pone rubrica y lo pasa al jefe. 5. Revisa si esta conforme pone el visto bueno. 6. Pasa expediente para ser anotado en el libro de control de salida. 7. Notificador recibe expedientes con auto concediendo plazo. 8. Elabora listado de expedientes a notificar. 9. Levanta acta de notificación. 49 10. Anota en el libro de control de informe. 11. Pasa expedientes a Archivo.  Declaración Ejecutoriada de una Resolución de Amonestación o Multa Los pasos que se siguen para este proceso son: 1. Se recibe el expediente con la resolución de amonestación. 2. Se digita el auto donde se declara ejecutoriada la resolución. 3. Se Imprime el auto digitado, revisa, le pone rubrica y lo pasa al jefe. 4. Revisa si esta conforme pone el visto bueno. 5. Pasa expediente para ser anotado en el libro de control de salida. 6. Notificador recibe expedientes con auto concediendo plazo. 7. Elabora listado de expedientes a notificar. 8. Levanta acta de notificación. 9. Anota en el libro de control de informe. 10. Pasa expedientes a Sistemas de Información. 2.4 Formularios Utilizados para el intercambio de información Entre los formularios utilizados en los diferentes procesos que se realizan en la Superintendencia tenemos algunos que se muestran en el anexo B, los cuales sirven para la recopilación diaria de información, que es la fuente de los procesos. 50 2.5 Estructura Organizativa Dentro de la Superintendencia existen cuatro departamentos que se relacionan entre sí para la ejecución de algunos procesos que se llevan a cabo, dichos departamentos son: Depto. Jurídico Depto. Auditoria Técnico Contable Depto. de Informática Depto de Archivo En el anexo E se presenta la estructura organizativa por puesto de trabajo de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles. 51 RESUMEN DE PUESTOS DE TRABAJO Tabla 2.1 2.6 Equipo de Hardware y Software Actualmente la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles del Ministerio de Economía cuenta con una infraestructura informática limitada, el único sistema que poseen es una aplicación en Fox para DOS que realiza el registro de la contabili