SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRONICO JURIDICO NOTARIAL TRABAJO DE GRADUACION PREPARADO PARA LA FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS PARA OPTAR AL GRADO DE: TECNICO EN INGENIERIA EN COMPUTACION POR GERSON ORVALO ROJAS NAVARRETE CAROLL IVETTE OR TIZ GUERRERO SEPTIEMBRE - 1998 SOYAPANGO- EL SALVADOR- CENTRO AMERICA lJNlV~K:SlUAU UUl~ HU~LU RECTOR ING. FEDERICO MIGUEL HUGUET RIVERA SECRETARIO GENERAL PBRO. PEDRO JOSE GARCIA CASTRO. s . d.b. DECANO DE LA FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS ING. OSCAR REYNALDO VILLALTA LARA TEC. CARLOS HUMBERTO LOPEZ LINARES JURADO EXAMINADOR TEC. ERIC DA VID SALVADOR RIVAS TEC. EDWIN ANTONIO GAMERO BONILLA UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS JURADO EVALUADOR DEL TRABAJO DE GRADUACION SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRONICO JURIDICO NOTARIAL - ---· ·:f ., -" /_~·/ ----·· - TEC. ERIC SALVADOR JURADO TEC. EDWIN GAMERO JURADO TEC. CARLOS LOPEZ ASESOR AGRADECIMIENTOS A DIOS TODO PODEROSO Por haberme permitido dar un paso más en mi vida, darme paciencia cuando la necesitaba, y porque sin él nada de esto hubiese sido posible . A MIS PADRES Y HERMANOS Por sus consejos y todo el cariño que me han dado. Por estar conmigo siempre. A MI NOVIO Gerson O. Rojas Navarrete porque sin su ayuda no estuviera donde estoy. Gracias mi amor por haberme ayudado y estar siempre a mi lado. Te Amo . =) A MIS SUEGROS Por el cariño y el apoyo moral que siempre me han brindado . A MIS ABUELOS Soledad Villafuerte Viuda de Zelaya y en memoria de Humberto Guerrero Zelaya con todo mi cariño. CAROLL IVETTE ORTIZ. AGRADECIMIENTOS A DIOS TODO PODEROSO Quien me ha iluminado por lo largo de mi vida y me ha dado fuerzas en los momentos de flaqueza y por ayudarme a dar este paso en mi vida . A SAN JUAN BOSCO Por ser mi guía desde siempre A MIS PADRES Noé y Juanita de Rojas , por que ellos han estado siempre en los buenos y malos momentos. por apoyarme siempre y simplemente por ser los mejores padres del mundo. A MIS HERMANOS Noé y Emerson . por comprenderme y apoyarme en todos mis proyectos. A MI NOVIA Caroll Ortiz por estar allí cuando más la necesite, por ser mi apoyo. por confiar siempre en mi y darme ánimos en las malas circunstancias. Te amo . A todas aquellas personas que contribuyeron de alguna u otra forma en la elaboración de este trabajo . GERSON O. ROJAS NAVARRETE. Introducc ión .. . . . .. . ............ .. . . ....... . .... . .. . ..... . ........ . ...... .. . . ........... . i Objetivos .............. .. .. .. .. ... ..... . . .. .... . ... .. .. . .. .... .. ... ... . . .. . .... . ..... . .. . . ii Objetivo General . .. .... ...... .. . .. . . ....... ... . ...... .. ... .. .... . . .. .. . ... .. ii Objetivos Específicos .......... . . . ... . .. . ..... . .. ....... .. . . . ....... ..... .. ... ii Limites ........... . ... ........... .. . .. .. . ... .. ........ . .... .. . .... ....... . ... .. ............. iii Alcances .... . .. .. ... . . ..... ............. .. ....... . .. . ... .. ...... . ............ . .. .......... iv Metodología de la Investigación ........................ .. ............ . . . . . ... . .... iv Capitulo I Análisis del Sistema Actual ....... .. . . ................ . . . . ... . ... .. . 3 1. 1 Antecedentes Históricos ..... . .. . . ........... ..... .. .... . . ..... ........ 3 1 . 1.1 Clasificación de Clientes . . .. . .. . .. .. .......... . ....... . ....... . 3 1 . 1 . 2 Usuarios del Sistema ..... .. . .. ..... . ........ .. ........ .. ....... 4 1.2 Dificultades Actuales . .... .... . . .. ... . .................... .. . . .. . .. ... ..... 5 Capitulo II Diseño del Sistema Propuesto .. .. .................... . ............ 9 2 . 1 Planteamiento de la Solución ....... .. ......... ........... .... . .. . ..... . . 9 2.1.1 Partes de los documentos o escrituras ....... . .... .. .. . . . .. . .. 11 2.2 Estructura del Sistema ... .. ..... .. .. . ... .... .. ...... .... ........ . .. . ..... 12 2.3 Requerimientos Técnicos .. .. . . . ... . ... .. . ... . . .. ..... . .................. 12 2.4 Requerimientos Informáticos ..................... . ...... ........ ... ... . 13 2.5 Etapas en las que se desarrollará el SAEJN ..... . ... .. ... .. .. . .. .. .. 14 2 . 6 Diseño de la Base de Datos ..... ... ... .. .. . .. .. .......... .. ... .. . . ..... . . 14 2 . 6.1 Esquema del funcionamiento general del SEJN ... .... ... . ... 16 2.6 .2 Estructura de la base de datos ............. . ............. . ....... 17 2 . 6.2.1 Tablas de personas naturales .. .... . .. .... ..... .. ..... 17 2.6.2 .2 Tablas de personas Jurídicas .... . . .. ........... .. . .. .. 24 2.6 . 3 Tablas Varias .... .. ... . ... .. ................. ... ..... .. ... .. .... .... 32 2 .6.4 Nomenclatura de Relaciones . . . . .. .. ........ ....... ....... . . .. . 33 2. 6. 4. 1 Esquema de relaciones entre tablas de personas jurídicas .. . ......... . ...... . ............ ..... 41 2.6.4.2 Esquema de relaciones entre tablas De personas Naturales . . .. .... .... ... .. . . ... .. . . ... ...... 42 2.6.5 Definición de macros . . ....... .. ... . .. . ... .. .. .... . . ..... . 9 2 .6.6 Consultas con SQL . . . . ... . . . ..... . . . ..... . . ... . . ..... ..... 47 2.6.7 Formularios . .... .. .... .. . ...... . . .. ......... . ... . ... .. . .... 63 2 . 6 . 8 Informes ..... .. .. . . ... ... . ... . . ........ .. .. . . . ... . ......... 64 2 . 7 Manual del Usuario ........ . .. . .. ...... . .................. ... .. .. .... .. . .. .... . 69 Glosario Técnico . . . .... .... .. ........ .. ............................................ 103 Bibliografía . ..... ... . .. .. . . . . ... ............ .. . ....... .. . . ... ... ... . ..... .... ..... .... 108 Anexos ................. ... . ... .. . ....... ....... ..................................... . 109 Anexo A Partes de documentos legales Anexo A.1 Maeatros Encabezados Anexo A.2 Texos Finales Anexo A. 3 Clausulas Accesorias Anexo A. 4 Ecritura completa Anexo B Reportes generados por el sistema Anexo C Cronograma de actividades INTRODUCCION El Presente trabajo es un estudio del problema existente en los despachos jurídicos, con relación al manejo y almacenamiento de información confidencial e importante de cada uno de los clientes, es decir la forma en que dicha información es tratada para diferentes fines. El " Sistema de Archivo Electrónico Jurídico Notarial" que se entenderá por medio de las siglas SAEJN. Con el cual se obtendrá un mejor control de cada cliente y sus respectivos documentos por ejemplo: datos personales, inmuebles, vehículos, hipotecas, etc. ; ya que se mantendrán codificados deacuerdo a un criterio determinado y así se podrá mantener una relación entre el cliente y sus documentos . El documento está estructurado de la manera siguiente: Capitulo I Análisis del Sistema Actual El objetivo de este capitulo es plantear el problema existente dentro de un despacho jurídico, el uso y mal manejo de la información que poseen de cada cliente y el deficiente sistema de consulta que utilizan en la actualidad. Capitulo II Diseño del Sistema Propuesto En este capitulo se detalla el Sistema de Archivo Electrónico Jurídico Notarial propuesto, especificando la forma de cómo se ha estructurado, así como los procedimientos, diseño de los archivos propuestos y los requerimientos informáticos del sistema . 1 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Mejorar el control y la agilización de información de los expedientes de clientes en los despachos jurídicos. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1) Mejorar el control de cada cliente y sus respectivos documentos como por ejemplo los datos personales de ellos, inmuebles, vehículos, hipotecas, etc. 2) Permitir el acceso a esta información desde cualquier computadora que se encuentre en la oficina a través de una red de área local. 3) Mantener codificados a los clientes en dos partes, una de ellas será las personas naturales (Casos familiares) y personas jurídicas (Empresas o Instituciones). 4) Generar los datos necesarios para realizar cualquier tipo de encabezados de documentos, mediante un vinculo con un procesador de texto que permita la combinación de datos o documentos . 11 LIMITES 1) El sistema solo genera los datos necesarios para elaborar encabezados de documentos ; teniendo as í que vincular con un documento que contenga el encabezado ya elaborado y establecido como plantilla de documento . 2) Los cuerpos y demás partes del documento están fuera del alcance del sistema por ser demasiados y variados. 3) La apl icación podrá ser ejecutada en la versión 8.0 de M i crosoft Access y posteriores no tanto as í para las versiones anteriores de esté . Por no poseer las carac t erísticas ni el formato de esta aplicación . 4) Se limitará a imprimir reportes establecidos por el usuario, y reportes de c l ientes registrados en el mes actual. ALCANCES 1) Con el SAEJN se tendrá la información de cada cliente con sus respectivos documentos . 2) El Programa podrá ser manejado por medio de una red de área local teniendo un control de usuarios con sus respectivos derechos sobre el sistema , los que serán asignados según el cargo que desempeñen . 3) El sistema permitirá clasificar los clientes, su codificación será manual dejando así libertad para que cada despacho utilice el tipo de codificación que más les convenga . 4) El sistema genera los datos necesarios para elaborar los encabezados de los documentos, para combinarlos con un documento maestro previamente elaborado en Microsoft Word . 111 información sobre los clientes, y puede elaborar reportes de los clientes registrados en el despacho jurídico durante el mes actual. 6) Se podrá consultar al cliente para verificar cualquier documento que este contenga y esté en el sistema . METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION La investigación se realizó a través del estudio y desarrollo de sistemas por medio del ciclo de vida clásico, y sus actividades: 1. Investigación Preliminar 2 . Determinación de Requerimientos 3. Diseño del sistema 4. Desarrollo del sistema 5. Prueba del sistema 6. Implementación y evaluación del sistema. Para la investigación preliminar se realizó lo siguiente: 1) Visita a un despacho jurídico de un abogado determinado, quien comentó las dificultades que surgen en dicho despacho. 2) Dicho abogado también comentó que el problema que él tiene lo poseen muchos de sus colegas, por lo cual se visitaron dichos despachos en compañía de éste, para analizar y comprobar el problema que se presenta. 3) Posteriormente se volvieron a visitar cada uno de estos despachos, para observar las actividades que se realizan en referencia al problema expuesto. Se habló con las secretarias las cuales aportaron su experiencia en el problema . 4) Luego de la detección del problema existente se observo la forma de solucionarlo mediante el análisis de las tareas que generan el problema mediante una metodología de aplicación lineal, desde que se registra un cliente nuevo, hasta la elaboración de los documentos solicitados por el mismo . lV CAPITULO I Análisis del Sistema Actual 1.1 ANTECEDENTES HISTORICOS Desde principios de siglo los notarios, antes escribanos, han tenido la obligación de guardar y tener en su poder registros de todas sus escrituras, é informaciones y todos los demás instrumentos públicos, que ante ellos se hicieren y otorgasen . El notariado es una función pública, en consecuencia los notarios son delegados del estado que dan fe conforme a las leyes de los actos contactos y declaraciones que ante sus oficios se otorguen y otras actuaciones en que personalmente intervengan . La fe pública concedida a los notarios es plena respecto a los hechos que en las actuaciones notariales personalmente ejecuta o comprueba, esta fe será también plena tocante al hecho de haber sido otorgados en la forma, lugar, día y hora que en el instrumento se expresa, según lo detalla la tesis " El Notariado en la Legislación Salvadoreña y Evolución del Acta Notarial" 1 Por consiguiente todo notario esta obligado a llevar un estricto control del registro de los expedientes de sus clientes, con una información detallada, completa y verídica además de actualizada, de todos los instrumentos públicos que ante ellos se hagan y otorguen, para solucionar el problema del manejo de este gran volumen de información, muchos optan por manejar los documentos en grandes archiveros, clasificados según su conveniencia. 1.1.1 CLASIFICACION DE CLIENTES Documentos que clasifican según el tipo de cliente, es decir que existen dos tipos de personas o clientes . • Personas Naturales • Personas Jurídicas Las personas Naturales son todas las personas individuales 1 Ver bibliografia 3 ~ - u y ~ , ., v ,. ... ., J .,, , , .... " ·"·' ., " v u • v u a. " 1 a " e 111 JJ 1 e :; 11 :; u 1,,; o n s o r c 1 o s q u e e s t a n inscritos debidamente . En los últimos años se ha visto la necesidad de desarrollar sistemas pero los cuales han sido diseñados según los requerimientos de las leyes de cada país, dichos programas son muy buenos, pero la adaptación al sistema de leyes del país seria muy costoso en términos monetarios. El manejo de los campos del archivo es totalmente distinto al nuestro. Como por ejemplo se omiten documentos necesarios para nuestro medio (cédula, Registro de I. V.A . ) y se incluyen otros que aquí no existen (infonavit, Green card, ID, etc.) Otra de las características por las cuales se dificulta la adaptación, es el idioma en que son desarrollados dentro de ellos podemos mencionar el sistema Visual Lawer, elaborado por Software Visual de Santa Clara, S .L. Que es muy bueno pero esta en el idioma inglés, y su versión en español esta orientada a las leyes españolas Otro programa es Lex-Doctor que esta en idioma Inglés y su versión en español esta orientada a las leyes mexicanas, entre otros sistemas que poseen las mismas características y dificultades para adaptarce a nuestro medio . No teniendo así en la actualidad un sistema que se adapte a las necesidades de manejo y control de clientes y con sus respectivos documentos que estos posean, acorde a las leyes de nuestro país. 1.1.2 USUARIOS DEL SISTEMA Existen dos tipos de usuarios del sistema : • Usuario Directo • Usuario Indirecto Usuario Directo: es el que interactua con el sistema. (Personal de Despacho) Usuario Indirecto: clientes del despacho. 4 1.2 DIFICULTADES ACTUALES Sobre la base de la investigación hecha se pudo observar, que el sistema actual de almacenamiento de datos se realiza de la siguiente manera: Primero llega un cliente para que le realicen un trabajo, le piden los documentos necesarios dependiendo el tipo de trabajo requerido así podrán ser los documentos solicitados al cliente, C . I.P, N.I.T, Pasaporte, Apoderado, Representante legal, etc . Para realizarlo posteriormente mediante sus normativas ó procesos legales establecidos (este proceso esta fuera del alcance del proyecto , pues es materia de estudio de profesionales en la rama de derecho) . Luego realizado el documento, es entregada una copia al cliente, la original forma parte del protocolo de dichos abogados, luego de que entregamos la copia al cliente, el abogado se que.da con otra copia la cual la almacena en un archivo físico, formando así un expediente de dicho cliente, pero no guardando así la información general y datos personales del cliente sino solo la copia de la escritura hecha y cuando se necesita saber dicha información recurre a su archivo físico que por la irregularidad de almacenamiento se le dificulta hallar expediente, o simplemente no lo encuentra, por que la persona encargada del almacenar estos documentos lo hace a su criterio y cuando ella no se encuentra se dificulta la búsqueda. En el mejor de los casos se encuentra el expediente del cliente, pero se da cuenta que allí solo tiene las escrituras ó documentos, se ve en la obligación de leerlos primero, para poder obtener los datos que están buscando, luego de leerlos se dan cuenta que los datos no son los suficientes y por esta razón no pueden tener un buen con.trol de sus clientes Por Ejemplo se vio el caso que habla por teléfono un cliente y le pregunta si su poder administrativo esta vigente, por que saldrá de viaje en unas horas, y si no lo esta cancelara su viaje para que sea actualizado, el abogado le dice que corresponderá su llamada en unos instantes . Aquí comienza el problema, cuando se decide a buscar el documento, luego de una tediosa búsqueda se da cuenta que el folder en que se encuentran los datos efectivamente se encuentra. Pero la información deseada no, comienza a preguntar quien ha 5 conclusión de que lo tomo un empleado pero él motivos de fuerza mayor . El cliente vuelve a llamar dentro de cinco minutos le corresponderá de nuevo. no llegó a trabajar por y el abogado le dice que Posteriormente pasan infinidad de cosas y no encuentran dicho documen t o, y le corresponde la llamada al cliente para decirle que sus documentos han sido extraviados temporalmente, que no le podrá dar una respuesta a su pregunta y si viaja estará expuesto a que su poder administrativo este v encido, generando así un desagrado por parte de su cliente. Otro de los casos que se presentan es la no tenencia de plantillas de documentos maestros, que faciliten la elaboración de documentos realizados en dichos despachos. Estos son unos de tantos problemas que están pasando muchos notarios en nuestro medio por la falta de organización y buen manejo de los datos de sus clientes. 6 CAPITULO II Diseño del Sistema Propuesto -,¿_, Ul~CNU UCL .::,1.::, 1 CIVIi-\ 2.1 PLANTEAMIENTO DE LA SOL UCION Se desarrolló una estructura en la cual sé codificaron y clasificaron los clientes en dos partes, una de ellas será las personas naturales (casos familiares) y personas jurídicas (Empresas o Instituciones), De la siguiente manera : El ordenamiento de este sistema se propone de la siguiente manera, aplicar un sistema de número decimal: • 400 Para personas Naturales • 100 Para personas Jurídicas Si algún despacho ya posee una clasificación establecida se respetará y el sistema se adaptará a ella . 2 Luego jurídica a este número se le asignará el correlativo del cliente, para poder identificarlo . Ejemplo : 400-001 Código que pertenece a una persona natural 100-250 Código que pertenece a una persona Luego se abrirá un expediente en los cuales se llenará un formulario conteniendo los datos personales de cada uno de ellos, se almacenarán con su respectivo código el mismo que haga referencia al archivo físico. En este formulario se encontrarán vínculos con otra información relacionada con el cliente. Esta información aquí contenida serán datos importantes que se necesitará recordar o tener a la mano en determinadas ocasiones, esta información será extraída de escrituras o documentos, según sea su índole . 2 La clasificación que aquí se sugiere no es rígida por lo cual cada despacho podrá optar por la codificación que más le convenga . 9 - - -- - ---------- -- ______ ..._ .-.-- ... _..., ... _...., "-'.&.l:)\.A..&. ...... .L.&.l., ...... l,J'. Ficha del Cliente Poder Administrativo Poder Judicial Hipoteca Abierta Crédito Activo Crédito Pasivo Arrendamientos Inmuebles Urbanos Inmuebles Rústicos Testamentos Vehículos Varios Trabajos Pendientes De la misma forma para las personas jurídicas, estas poseerán las siguientes tablas. Ficha del Cliente Pacto Social Credencial Personería Poder Administrativo Poder Judicial Hipotecas Abiertas Varios Crédito Activo Crédito Pasivo Arrendamientos Vehículos Inmuebles Urbanos Inmuebles Rústicos Impuestos Municipales Trabajos Pendientes Cada una de estas tablas contendrán características propias; como por ejemplo, en algunas podrán contener el gráfico del documento al cual hace referencia, para poder consultar e incluso imprimir el documento. Se podrán imprimi r las fichas de los clientes con todos los datos contenidos en él. De esta manera se pretende llevar un mejor control por cliente con su respectiva clasificación, eliminando así el problema actual y minimizando costos de tiempo al realizar las operaciones de forma repetida y sin orden establecido , que a su vez generan costos monetarios . Con este sistema se podrá manejar la información de una forma ágil y más productiva ; teniendo como otra de sus características que se podrá manejar en una red de área local con sus respectivos usuarios y asignación de derechos para estos. Por Ej . : derechos de lectura, escritura, agregar , eliminar registros, etc . 10 almacenados se podrán generar Encabezados del documento siendo estos vinculados con un documento maestro elaborado en un procesador de texto, para el caso se utilizó Microsoft Word, por la facilidad de su uso y debido a que ya viene incorporado en Microsoft Office; para poder así generar una combinación del documento con la base de datos . Para definir lo que s ignifica encabezados se describe lo siguiente . 2.1.1 PARTES DE LOS DOCUMENTOS O ESCRITURAS Los documentos o escrituras se d ividen en tres partes principales y una opc ional siendo estas las detalladas a continuación ( estas partes a excepción del encabezado están fuera del alcance del sistema) . • Encabezados : Estos son los que se colocan a l principio del documento y cont ienen los datos del notario que los realiza, datos personales del cliente, fecha, numero y libro del protoco l o etc . 3 • Cuerpos: estos son la parte en la que consiste el documento ej . escrituras, actas matrimoniales, compra venta de vehículos, etc . y por lo general se mantienen siendo estándar. • Cláusulas accesorias : estas son la parte opcional del documento que pueden o no incluirse dependiendo al criterio de cada abogado ej . : en una compraventa, en algunos casos podrá contener o exigir un codeudor solidario y en otros caso no . 4 • Finales : es la parte final del documento donde se describen las cond iciones y lugar donde fue realizado el documento, así como la valides de alguna enmendadura hecha en el documento. 5 Las alternativas para estos encabezados de documentos serán las siguientes : Persona Jurídica, Pe r sona Natural , Persona Natural-Persona Natural, Persona natutal-Pe r sona Jur í dica, Persona Jurídica-Persona Jurídica, persona Jurídica­ persona Natural. 3 Ver anexo A. l Maestros Encabezados 4 Ver anexo A.3 Clausulas Accesorias 5 Ver anexo A.2 Texto Finales 11 Después de haber realizado el estudio y análisis de la situación actual de los Despachos Jurídicos y habiendo encontrado las fallas que posee, se presenta como solución la sistematización del control de clientes en un Despacho Jurídico, solventando con ello la lentitud, capacidad y sobre todo seguridad del sistema actual, presentando a su vez requerimientos técnicos y requerimientos de información. 2.3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Para el diseño y desarrollo del Sistema de Archivo Electrónico Jurídico Notarial se necesita el siguiente software : • MS ACCE SS v . 8. O o posteriores • Red Windows punto a punto ó Redes Novell v . 3.12 ó posteriores . • Procesador de Texto MS WORD ó Procesadores de texto afines . • Programa que soporte gráficos, MS pain, Carel draw u otro programa similar . En lo que concierne a Hardware los requerimientos mínimos necesarios son: • Cables UTP • Impresores • Tarjetas de Red • Computadoras 486 DX ó Posteriores • 8 RAM • Scanner • Concentradores de Redes . 12 2.4 REQUERIMIENTOS DE INFORMACION La alimentación del SAEJN se realizará basándose en los diversos procesos que se desarollan dentro de los despachos jurídicos . Los requerimientos informát icos son : • Consultas por pantalla • Reportes Impresos 2.4.1 Consultas por pantalla : Contendrá solamente los requerimientos p lanteados por los usuarios del s i stema y han sido creados basándose en dos objetivos . Las 1 . Ofrecer la información necesaria para la toma de decisiones para ejecutar una acción . 2 . Proveer todos los datos relacionados a una misma tarea con un despliegue de pantalla sencillo e inteligible. pantallas se han clasificado de la sigu i ente manera: • Pantallas de menús de opciones . • Pantallas de consultas de datos. • Pantallas de captura de datos . • Pantallas de mantenimiento de información . 2.4.2 Reportes Impresos: Los reportes impresos que emitirá el SAEJN están basados en las necesidades de abogados, ya que han dictaminado cuales deben ser las salidas impresas y que información necesitan 5. La clasificación de reportes se ha hecho de la siguiente forma : 5 Ver anexo B • Impresión de cada pantalla que contenga información relacionada con el cliente, en forma más presentable • Consulta de los clientes que sé registraron en el despacho en el mes actual. 13 •"suvn,u .,1 LlLUlU u,;; v<1U<1 Li:1Uli:1, ~Uil lOS OatOS personales de Cada cliente de una manera ordenada 2.5 ETAPAS EN LAS QUE SE DESARROLLARA EL SAEJN El SAEJN consiste en tres etapas dirigidas a la agilización de información en un despacho jurídico. La primera de ellas es la investigación del método de trabajo para manejo de sus clientes, la manera en que los clasifican, que información importante que ellos almacenan, como por ejemplo cédula de identidad personal, número de identificación tributaria, registro de I.V.A., etc. y que información especifica poseen por ejemplo, si es una persona jurídica, quienes componen la sociedad , si poseen inmuebles , quien es su representante legal, datos personales del representante, etc. La segunda etapa es elaborar una estructura que maneje la información de sus clientes en un archivo, diseñado de acuerdo a sus necesidades de información. La tercera etapa consiste en desarrollar un sistema en un manejador de bases de datos que permita llevar a cabo la estructura realizada en la segunda etapa y a su vez genere los datos necesarios para elaborar encabezados de documentos que serán enlazados con una plantilla de texto en form a de combinación de documento . 2.6 DISEÑO DE LA BASE DE DA TOS El sistema se basará en dos tablas principales que serán las tablas madres donde se mantendrá almacenada la información de los clientes, personas naturales y j urídicas , todas las demás tablas tendrán relación con estas . Al mismo tiempo estas tablas tienen un formato de captura y consulta de datos que se le denominará formularios estos están relacionados 14 ........ .., ......... - - - ........ , ... ·- - - - --- - - , - - -- - - - - - - 1 - - - • - - --- - - - --- -- - - • - -- - .• figura siguiente . Se definirán las tablas utilizadas así como su respectivo modelo entidad relación . 15 Formularios A Abrir, cerrar, formularios, informes, consultas Activar Macros Véase A Consultas (presentacion de datos) Tablas (datos almacenados) Activar Informes Acción Flujo de información 6 simbología según Microsoft ®Office, creación de aplicaciones Microsoft Access 16 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Tabla: 1.01 NATURALES (ficha del cliente) Datos relacionados con la tabla Formularios: Naturales 1 Consultas: Naturales Query Reportes: Naturales Query Nombre del Campo Nombre Código Edad Ocupación Pasaporte Pasaporte Texto NIT nittexto REGIVA Giro CIP Cipltexto Municipio Licencia Licencia Texto Dirección Oficina Te! Ofi Tel Ofi.2 Fax Ofi E-mail Ofi Dirección casa Teléfono Casa Teléfono Casa2 Celular Casa E-mailnca Partida Partida Texto Libro Municipio Departamento Sexo Fecha de Reg. Tipo Texto Texto Num Texto Texto OLE Texto OLE Texto Texto Texto OLE Texto Texto OLE Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto OLE Texto Texto Texto Texto Fecha Descripción Nombres del cliente Codificación Fecha de Nac. Edad ocupación del Cliente Número de Pasaporte Imagen Pasaporte NúmeroNit Ima.2:enNit NúmeroIVA Actividad Número de Cédula Imagen Cédula Num. Ext. Cédula Número de Licencia Imagen Licencia Dirección de Oficina Teléfono Casa Teléfono Casa Fax de oficina Correo Electrónico Dirección Casa Teléfono Casa Teléfono Casa2 Celular Correo Elect. Casa Número Partida Nac. Ima.2:en Partida Nac. Libro de la Partida Lugar Ext. Partida Lugar Ext. Partida Masculinoo femenino Fecha de Registro 17 Tamaño No.tabla Llave 60 X 15 Integer 50 50 14 10 50 10 50 50 70 7 7 7 50 70 7 7 7 50 15 15 50 50 1 8 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Datos Relacionados con la tabla Formularios: Poderes nataMon Consultas: Poderes nataMon Query Reporte: Poderes nataMon Query Nombre del Campo Tipo Descripción Tamaño Codigo Texto Código cliente 15 Adrnonaf Texto ¡persona favorecida 50 Otorgado Fecha Fecha de Otorgamiento 8 Notario texto Nombre notario 50 Textopi OLE Imagen documento Inscripl Texto Número de Inscrip. 3 Librol Texto Libro de Inscripción 8 Fechal Fecha Fecha de Inscripción 8 Adrnonlaf Texto Persona favorecida 50 Otorgadol Fecha Fecha de Otorg. 8 Notariol Texto Nombre notario 50 Textopjl OLE Imagen documento Inscrip2 Texto Número Inscripción 3 Libro2 Texto Libro de Inscripción 8 Fecha2 Fecha Fecha de Inscripción 8 Observaciones Memo Observaciones Tabla: 1.03 Poderes Nat (Poderes Jurídicos P/Naturales) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Poderjnat Poderes nat Query Poderes nat Query Nombre del Campo Tipo Código Texto Judiciales af Texto Otorgado Fecha Notario Texto Textopi OLE Inscripl Texto Librol Texto Fechal Fecha Judiciales 1 af Texto Otorgados Fecha Notariol Texto Texto pjl OLE Inscrip2 Texto Libro2 Texto Descripción Tamaño Código cliente 15 Persona favorecida 50 Fecha de otorgamiento 8 Nombre del notario 50 Imagen del documento Número de Inscripción Libro de Inscripción 8 Fecha de Inscripción 8 Persona favorecida 50 Fecha de otorgamiento 8 Nombre del notario 50 Imagen del documento Número de Inscripción 3 Libro de Inscripción 8 18 No.tabla Llave 1.01 No.tabla Llave 1.01 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: hipotecanat hipotecanat Query hipotecanat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto bancon Texto Monten Moneda Plazon Texto Vigencian Fecha Modificacionesn Texto Otorgadan Fecha Notarion Texto Inscripción Texto Libren Texto Dpton Texto Inmafectadosn Memo Descripción Código cliente Banco de Hipoteca Monto de Hipoteca Plazo de Hipoteca Vigencia Hipoteca Modificaciones Fecha de otorgamiento Nombre del notario Número de Inscripción Libro de Inscripción Departamento Inmuebles afectados Tabla: 1.05 CREDITO nat (Crédito Activo p/naturales) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Crédito nat Crédito nat Q~ery Crédito nat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto Deudon Texto Monten Moneda Plazon Texto Vencimienton Fecha Cuotan Texto Otorgamienton Fecha Notarion Texto Inscripciónn Texto Garantian Memo Libren Texto Dpton Texto Naturaleza Texto Descripción Código cliente Nombre del deudor Monto del crédito Plazo Fecha de vencimiento Cuota Fecha de otorgamiento Nombre del notario Número de Inscripción Descripción de garantía Número de Libro Departamento Tipo de crédito 19 Tamaño No.Tabla Llave 15 1.01 50 50 50 50 50 50 50 50 7 50 3.01 Tamaño No.tabla Llave 15 1.01 50 Entero 50 50 50 8 70 50 7 50 3.01 25 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Crpasivo nat Crpasivo nat Query Crpasivo nat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto acreedort Texto Montont Moneda Plazot Texto Vencimienton Fecha Cuotat Texto Otorgamientot Fecha Notariot Texto Inscripciónt Texto Garantiat Memo Librot Texto Dptot Texto Naturaleza Texto Referencia Texto Descripción Código cliente nombre del acreedor Monto de la deuda Plazo del crédito Fecha de vencimiento Cuota Fecha de otorgamiento Nombre del notario Número de inscripción Detalle de Garantía Libro de la Inscrip. Departamento Tipo de Prestamo Referencia Tabla: 1.07 arrendanat (arrendamientos p/naturales) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: arrendanat arrendanat Query arrendanat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto arrendaten Texto arrendatarion Texto Precian Moneda Formapago Texto Canonn Texto Plazon Texto Inician Fecha Vencimienton Fecha Telefonon Texto Telefonon2n Texto Faxn Texto Inventarian Texto depositan Texto Otorgamienton Fecha Notarion Texto Inmueblen Texto Garantían Memo Descripción Código cliente Nombre del arrendante Arrendatario Precio Forma de pago Clausulas de pago Plazo Fecha de inicio Fecha de vencimiento Número de Telefono Número de Telefono Número de Fax Número de inventario Monto ó prendas Fecha de otorgamiento Nombre del Notario Inmueble afectado Garantía-, r. ,._V Tamaño No.tabla Llave 15 1.01 50 50 50 50 50 8 50 50 7 50 25 25 Tamaño No.tabla Llave 15 1.01 50 50 50 50 50 50 8 8 7 7 7 50 50 8 50 50 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Vehiculosnat Vehiculosnat Query Vehiculosnat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto Placan Texto Placantexto OLE Ciasen Texto Marcan Texto Tipon Texto Añon Texto Capacidadn Texto número motomn Texto Número chasis vin Texto Número chasisgrab. Texto Color Texto En calidadn Texto Vencimiento Fecha Descripción Tamaño Código cliente 15 Número de Placa 8 Tarieta de circulación Clase de vehículo 50 Marca de vehículo 50 Tipo de vehículo 50 Año del vehiculo 4 Capacidad del vehiculo 50 Número de Motor 50 Número de chasis vin 50 Número chasis grab. 50 Color del vehiculo 50 En calidad posesión 50 Fecha de vencimiento 8 Tabla: 1.09 Urbanos Nat (Inmuebles urbanos p/naturales) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Urbanos nat Urbanos nat Query Urbanos nat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto Cuenta munin Texto Direcciónn Texto Telln Texto Tel2n Texto Adquisición Texto Notarion Texto Inscripción Texto Libran Texto Dpton. Texto extensup. Texto Construcción Texto Descripción Memo Descripción Tamaño Código cliente 15 Cuenta municipal 50 Dirección 50 Número de Telefono 7 Número de Telefono 7 Número de adquisición 50 Nombre del Notario 50 Número Inscripción 10 Libro de Inscripción 10 Departamento 50 Extensión superfi.c. 50 Area Construida Mts.2 10 Descripción del inmueble 50 21 No.tabla Llave 1.01 No.tabla Llave 3.01 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Rustinat Rustinat Query Rustinat Query Nombre de Campo Código direcciónma Tellrna Tel2ma Adquisicionma Notariorna Inscripciónma Libroma. Dptoma. exte. Supma Cultivosna Descripción Tipo Descripción Texto codigo cliente Texto Direc. Del Inmueble Texto Número de telefono Texto Número de telefono Texto Forma de adquisición Texto Nombre del notario Texto Número de Inscripción Texto Número de Libro Texto Departamento Texto Ext. Superficial Texto Cultivos Memo Descripción Tabla: 1. 11 Testamento (Testamento p/naturales) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Testamento Testamento Query Testamento Query Nombre de Campo Tipo Código Texto Resumen OLE Otorgadot Fecha Notariot Texto Modificaciont Memo Otorgamientod Fecha Notariod Texto Donatarios Memo Objeto Memo Condiciond Texto Resumenl OLE Descripción código cliente Imagen Fecha de otorgamiento Nombre del notario Modifi. Del testamento Fecha de otorgamiento Nombre del notario Donatarios Objeto de donación Modifi. Del documento Imagen 22 Tamaño No.tabla Llave 15 1.01 5 7 7 50 50 10 10 50 50 3.01 75 Tamaño No.tabla Llave 15 1.01 8 50 8 50 50 No. 1 2 No. 1 2 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Variosnat Variosnat Query Variosnat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto notasn Memo Descripción Tamaño codigo cliente 15 notas Tabla: 1.13 Trabajos nat (Trabajos Pendientes p/naturales) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Trabajos nat Trabajos nat Query Trabajos nat Query Nombre de Campo Tipo Código Texto notasn Memo Descripción Tamaño codigo cliente 15 notas 23 No.tabla Llave 1.01 No.tabla Llave 1.01 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Datos relacionados con la tabla Formularios: Jurídicas 1 Consultas: Jurídicas Query Reportes: Jurídcas Query Nombre del Campo Tipo Descripción Razón social Texto Nombre de Empresa Código J Texto Código cliente Domicilio J Texto Domicilio cliente Registro IV A J Texto Número registro GiroJ Texto Giro empresa Dirección J Texto Dirección Tels J Texto Número Telefono Tels J 2 Texto Número Telefono Tels J 3 Texto Número Telefono NITJ Texto NúmeroNIT Fax:J Texto Número Fax E-mail Texto Correo electronico Fecha de Registro Fecha Fecha registro Tabla: 2.02 PACTO Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Pacto Pacto Query Pacto Query Nombre del Campo Código J Fecha otorg. Notario Número Inscrip. Libro ins. Fecha ins. Plazo Administración Modificaciones Tipo Texto Fecha Texto Texto Texto Fecha Texto Texto Memo Descripción Código cliente iuridico Fecha otorgamiento Nombre Notario Número Inscripción Número Libro Fecha de inscripción Plazo en años Tipo de admón. Modificaciones 24 Tamaño No.tabla Llave 100 X 15 50 10 60 100 7 7 7 14 7 50 Tamaño No.tabla Llave 15 2.01 50 8 8 3 50 3.02 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Datos relacionados con la tabla Formularios: Credencial Consultas: Credencial Query Reportes: Credencial Query Nombre del Campo Tipo Descripción Código J Texto Código cliente jurídico Nomina Memo Nómina de Sociedad Inscripción Texto Número Inscrip. Libro ere. Texto Número Libro Fecha ere. Fecha Fecha de otorgamiento Plazo Texto Plazo de vigencia Vencimiento Fecha Fecha de vencimiento Texto OLE Imagen Notas Memo Notas Tabla: 2.04 PERSONERIA Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Personeria Personeria Query Personeria Query Nombre del Campo Código J Ocupación uso Firmas Tipo Texto Texto Texto Autorizaciones Memo Nom. Representan Texto Edad Fecha Domicilio per Texto Pasaporte Texto Personeria Memo C.I.P. Texto N.I.T. Texto Descripción Código cliente jurídico Ocupación del Repres. Firmantes Sociedad Limitaciones,derechos Nombre Representante Edad Domicilio Número pasaporte Resumen documento Número Cédula NúmeroNIT 25 Tamaño No.tabla Llave 15 2.01 15 8 3 Tamaño No.tabla Llave 15 2.01 100 100 50 100 10 10 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Datos Relacionados con la tabla Formularios: Poder adrnonj. Consultas: Reporte: Poder adrnonj Query Poder adrnonj Query Nombre del Campo Tipo Codigo J Texto Adrnonaf Texto Otorgado Fecha Notario Texto Textooi OLE Inscripl Texto Librol Texto Fechal Fecha Adrnonlaf Texto Otorgado! Fecha Notario Texto Textopjl OLE Inscrip2 Texto Libro2 Texto Fecha2 Fecha Observaciones Memo Descripción Tamaño No.tabla Llave Código Judicial 15 1.01 Persona favorecida 50 Fecha de Otorgamiento 8 Nombre notario 50 Imagen documento Número de Inscripción 3 Libro de Inscripción 8 Fecha de Inscripción 8 Persona favorecida 50 Fecha de Otorgamiento 8 Nombre notario 50 Imagen documento Número Inscripción 3 Libro de Inscripción 8 Fecha de Inscripción 8 Observaciones 26 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Poder JJ Poder JJ Query Poder JJ Query Nombre del Campo Código J Judiciales af Otorgado Notario Textopj Inscrip 1 Librol Fechal Judiciales 1 af Otorgado 1 Notariol Texto o pjl Inscrip2 Libro2 Fecha2 observaciones Tipo Texto Texto Fecha Texto OLE Texto Texto Fecha Texto Fecha Texto OLE Texto Texto Fecha Memo Descripción Tamaño Código cliente jurídico 15 Persona favorecida 50 Fecha de otorgamiento 8 Nombre notario 50 Imagen del doc. Número de Ins. 3 Libro de Inscripción 8 Fecha de Inscripción 8 Persona favorecida 50 Fecha de Otorg. 8 Nombre notario 50 Imagen del documento Número de Inscripción 3 Libro de Inscripción 8 Fecha de Inscripción 8 Observaciones Tabla: 2.07 Gravamenes (Hipoteca Abierta P/Juridicas) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Gravamenes Gravamenes Query Gravamenes Query Nombre de Campo Tipo Código J Texto banco Texto Monto Moneda Plazo Texto Vigencia Fecha Modificaciones Texto Otorgada Fecha Notario Texto Inscripción Texto Libron Texto Dpton Texto Inmafectados Memo Descripción Tamaño Código cliente jurídico 15 Nombre de Banco 50 Monto deuda 50 Plazo otor_gado 50 Vigencia 50 Modificaciones 50 Fecha de otorgamiento Nombre del notario 50 Número de Inscrip. Libro de Inscripción 7 Departamento 50 Inmuebles Afectados 27 No.tabla Llave 1.01 No.Tabla Llave 1.01 3.01 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Datos relacionados con la tabla Formularios: Poder JJ Consultas: Poder JJ Query Reportes: Poder JJ Query Nombre del Campo Tipo Descripción Tamaño Código J Texto Código cliente jurídico 15 Judiciales af Texto Persona favorecida 50 Otorgado Fecha Fecha de otorgamiento 8 Notario Texto Nombre notario 50 Textopj OLE Imagen del doc. Inscripl Texto Número de Ins. 3 Librol Texto Libro de Inscripción 8 Fechal Fecha Fecha de Inscripción 8 Judiciales 1 af Texto Persona favorecida 50 Otorgado 1 Fecha Fecha de Otorg. 8 Notariol Texto Nombre notario 50 Texto o pj l OLE Imagen del documento Inscrip2 Texto Número de Inscripción 3 Libro2 Texto Libro de Inscripción 8 Fecha2 Fecha Fecha de Inscripción 8 observaciones Memo Observaciones Tabla: 2.07 Gravamenes (Hipoteca Abierta P/Juridicas) Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Gravamenes Gravamenes Query Gravamenes Query Nombre de Campo Tipo Código J Texto banco Texto Monto Moneda Plazo Texto Vigencia Fecha Modificaciones Texto Otorgada Fecha Notario Texto Inscripción Texto Libron Texto Dpton Texto Inmafectados Memo Descripción Tamaño Código cliente jurídico 15 Nombre de Banco 50 Monto deuda 50 Plazo otorgado 50 Vigencia 50 Modificaciones 50 Fecha de otorgamiento Nombre del notario 50 Número de Inscrip. Libro de Inscripción 7 Departamento 50 Inmuebles Afectados 28 No.tabla Llave 1.01 No.Tabla Llave 1.01 3.01 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Arrendamientos Arrendamientos Query Arrendamientos Query Nombre de Campo Tipo Código J Texto arrendante Texto arrendatario Texto Precio Moneda Formapago Texto Canon Texto Plazo Texto Inicio Fecha Vencimiento Fecha Telefono Texto Telefono2 Texto Fax Texto Inventario Texto deposito Texto Otorgamiento Fecha Notario Texto Inmueble Texto Garantia Memo Descripción Tamaño No.tabla Llave Códi.go cliente iuódico 15 2.01 Nombre arrendante 50 Arrendatario 50 Precio 50 Forma de pago 50 clausulas de pago 50 Plazo 50 Fecha de inicio 8 Fecha de vencimiento 8 Número de Telefono 7 Número de Telefono 7 Número de Fax 7 Número de inventario 50 Monto ó prendas 50 Fecha de otorgamiento 8 Nombre del Notario 50 Inmueble afectado 50 Garantías 29 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 No. 1 2 3 4 s 6 7 8 9 10 11 12 13 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Vehículos Vehículos Query Vehículos Query Nombre de Campo Tipo Código J Texto Placa Texto Placa texto OLE Clase Texto Marca Texto Tipo Texto Año Texto Capacidad Texto número motor Texto Número chasis vin Texto Número chasisgrab. Texto Color Texto En calidad Texto Vencimiento Fecha Tabla: 2.12 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Urbanos Urbanos Query Urbanos Query Nombre de Campo Código J Cuentamun. Dirección Tell Tel2 Adquisición Notario Inscripción Libro Dpto. extensup. Construcción Descripción Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Memo Descripción Tamaño No.tabla Llave Código cliente jurídico 15 2.01 Número de Placa 8 Tarieta de circulación Clase de vehículo 50 Marca de vehículo 50 Tipo de vehículo 50 Año del vehículo 4 Capacidad del vehículo 50 Número de Motor 50 Número de chasis vin so Número chasis grab. 50 Color del vehículo so En calidad de posesión so Fecha de vencimiento 8 URBANOS Descripción Tamaño No.tabla Llave Código cliente jurídico 15 Cuenta municipal so Dirección so Número de Telefono 7 Número de Telefono 7 Número de adquisición so Nombre del Notario 50 Número Inscripción 10 Libro de Inscripción 10 Departamento so 3.01 Extensión superficial so Area Construida Mts.2 10 Descripción del inmueble so 30 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 No. 1 2 No. 1 2 Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Rustico Rustico Query Rustico Query Nombre de Campo Código J Dirección Tell Tel2 Adquisicion Notario Inscripción Libro Dpto. exte. Superficial Cultivos Descripción Tipo Descripción Texto Código cliente jurídico Texto Direc. Del Inmueble Texto Número de telefono Texto Número de telefono Texto Forma de adquisición Texto Nombre del notario Texto Número de Inscripción Texto Número de Libro Texto Departamento Texto Extención Superficial Texto Cultivos Memo Descripción Tabla: 2.14 TRABAJOS JURIDICOS Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Trabajos Jurídicos Trabajos Jurídicos Query Trabajos Jurídicos Query Nombre de Campo Tipo Descripción Código J Texto Código cliente jurídico Notas Memo notas Tabla: 2. 15 VARIOS JURIDICOS Datos relacionados con la tabla Formularios: Consultas: Reportes: Varios Jurídicos Varios Jurídicos Query Varios Jurídicos Query Nombre de Campo Tipo Descripción Código J Texto Código cliente jurídico Notas Memo notas 31 Tamaño No.tabla Llave 15 5 7 7 50 50 10 10 50 50 75 Tamaño No.tabla Llave 15 2.01 Tamaño No.tabla Llave 15 Tabla: 3.01 DEPARTAMENTO No. Nombre de Campo Tipo Descripción Tamaño No.tabla Llave 1 Dpto. Texto Departamento 50 vanas Tabla: 3.02 ADNIINISTRACION No. Nombre de Campo Tipo Descripción Tamaño No.tabla Llave 1 Administración Texto Administración 50 2.02 X 32 Juridicas Codigoj Access Key: Atributos: Juridicas Codigo j Atributos: Atributos: Jurídicas Codigo j Atributos: Atributos: arrendamientos 1 co Codigo j Uno a varios Exigir 1 co Codigoj Uno a varios Exigir creditos gravamenes 1 co Codigo j Uno a varios Exigir Juridicas 1 .___c_o_d-ig_o_j ______ __,1-----co---1Codigo j pacto Atributos: Atributos: Uno a varios Exigir 33 Juridicas Codigo j Atributos: Atributos: Juridicas Codigoj Atributos: Atributos: Juridicas Codigo j Atributos: Atributos: Juridicas Codigo j Atributos: Atributos: Juridicas Codigoj Atributos: Atributos: personeria 1 00 Codigoj Uno a varios Exigir 1 00 Codigo j Exigir Uno a varios 1 00 Codigoj Uno a varios Exigir 1 00 codigo j Uno a varios Exigir 1 00 Codigoj Uno a varios Exigir poderesjj rustico Impuestos urbanos 34 Juridicas Codigoj Atributos: Atributos: Naturales Codigo Atributos: Atributos: Naturales Codigo Atributos: Atributos: admonpacto admon administracion Atributos: Atributos: DPTOcredito nat OPTO DEPARTAMENTO Atributos: Atributos: vehiculos 1 C() Codigo j Uno a varios Exigir poderes nat 1 C() Codigo Uno a varios Exigir 1 C() Uno a varios No exigir 1 C() Uno a varios No exigir Natural Natural Natural pacto administracion credito nat 1 C() Dpton Uno a varios Exigir 35 OPTOhipotecanat OPTO DEPARTAMENTO Atributos: Atributos: OPTO Naturales OPTO 1 00 Dpton Uno a varios Exigir hipotecanat Naturales DEPARTAMENTO 1 00 DEPARTAMENTO Atributos: Exigir Atributos: Uno a varios OPTOrustico OPTO 1 .___º_E_P_A_R_T_A_M_E_N_T_o __ ___.,__ ___ oo_,Dptor Atributos: Atributos: OPTOrustinat OPTO Uno a varios Exigir DEPARTAMENTO 1 00 Dptorna Atributos: Atributos: OPTO urbanos Uno a varios Exigir OPTO 1 .___D_E_P_A_R_T_A_M_E_N_r_o __ __.,__ __ oo__,Dpto Atributos: Atributos: Uno a varios Exigir 36 rustico rustinat urbanos DPTOurbanosnat OPTO DEPARTAMENTO 1 00 Dpton Atributos: Exigir Atributos: Uno a varios Juridícascredencial Juridicas Codigo j Atributos: Atributos: 1 "' codigo j Uno a varios No exigir Juridicascreditopasivo urbanosnat credencial Juridicas creditopasivo Codigo j Atributos: Atributos: 1 00 Codigo j Uno a varios Exigir JuridicasNatural Jurídico Jurídicas Codígo j Atributos: Atributos: Natural Jurídico 1 00 Juridico Uno a varios Exigir Juridicaspoder admonj Juridicas poder admonj Codigoj 1 00 Codigo j Atributos: Exigir Atributos: Uno a varios 37 JuridicasPrueba juriE Jurídicas Codigoj Atributos: Atributos: Prueba juriE 1 00 codigo j1 Uno a varios Exigir JuridicasPrueba juriE1 Jurídicas Codigo j Atributos: Atributos: JuridicasVariosj Juridicas Codigo j Atributos: Atributos: Prueba juriE 1 00 Codigoj Uno a varios Exigir 1 00 Codigoj Uno a varios Exigir Variosj NaturalesArrendanat Codigo Atributos: Atributos: Codigo Atributos: Atributos: Naturales 1 00 Codigo Uno a varios Exigir Naturalescredito nat Naturales Arrendanat credito nat 1 00 Codigo Exigir Uno a varios 38 Codigo Atributos: Atributos: Codigo Atributos: Atributos: Codigo Atributos: Atributos: Codigo Atributos: Atributos: Codigo Atributos: Atributos: NaturalesCrpasivonat Naturales 1 00 Codigo Exigir Uno a varios Naturaleshipotecanat Naturales 1 00 Codigo Uno a varios Exigir NaturalesNatural Jurídico Crpasivonat hipotecanat Naturales Natural Juridico 1 Ul·\l'°'.IV SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO JURÍDICO NOTARIAL Pantalla de 1n1c10 del sistema Se presiona con el puntero del ratón para accesar al sistema o la combinación de teclas Alt + E 69 PANTALLA DE MENÚ PRINCIPAL Botones : estos botones accesan a las distintas funciones principales del sistema • Naturales : Con este comando se podrá ingresar a la base de datos de las personas naturales. • Jurídicas: Este comando permitirá ingresar a la base de datos de las personas jurídicas . • Relaciones: este botón accesa a un formulario donde se podrá realizar una función de relacionar clientes, para utilizarlos en los encabezados de documentos .(Este funcionamiento se describe mejor en la figura Relaciones, más adelante de este documento) . • Informes : con botón se ingresara a otro formulario donde se podrá consultar los clientes que se han registrado en el mes actual así como sus respectivos reportes. • En la parte del pie de la pantalla se encuentra un botón de comando que lo que realiza es sali7de la aplicación. Nombre del sistema Nombre del Formulario Nombre del Cliente ''+ifüH{}g!,ia.Ponianis.No:·221;·sii1i s;t:;;d~'; · """'-""-'ll!ll!!""! ... """···''.!l!l!!''~]i!!:~222:55'.~fo ~i~'.~~~i:::: :11i~¡¡::, !+!:~~: :]il!t~í¡~: ~~¿'.ri~'.:{¿ ·, 11 :11~i ;;í:;; 1;1:1~ií~ru1~~:1 Sub-Menu Contendrá otros formularios para adicionar y modificar datos, de sus respectivas tablas correspondientes con respecto al formulario actual """~~~=""'"\• Código del cliente Image1 De Docum Cuerpc del Formu Pie de formulario: barra de botones que sirven para realizar diferentes funciones con los datos del formulario actual Barra de control para desplazarse entre los registros, y agregar uno nuevo 71 \ Rii~~r + ·~.-. í.:.IJ:. iii.P..··"· m .•.•. -.'./ .. : .. . -~·: .: . : : . . .. : :: : : } : : . Con este comando podrá buscar el archivo requerido, siendo este, un dato exacto o uno parcial, con Siguiente mostrara el siguiente en la búsqueda Guardar registro Eliminar Registro actual Deshacer Cerrar el formulario y regresar al menú principal Sirve para ver el preliminar del reporte generado para este registro, el siguiente es para imprimirlo Esta barra de comandos es estándar en los formularios de personas naturales y personas jurídicas 72 Personas Naturales: En este formulario contendrá el expediente de cada cliente con sus respectivos datos personales esta información será almacenada en la base de datos Entendiendo por persona natural a todo individuo o sujeto con capacidad de adquirir y ejercer derechos, siendo esta una persona particular Sé comenzará llenando el campo Nombre, con el nombre y apellidos del cliente, la forma de desplazamiento en el formulario será con la tecla ENTER, T AB, con las flechas cursaras o con el Mouse . En el campo Código, se asignará la codificación establecida para-cada cliente y así se llenaran los campos sucesivos dependiendo su tipo. En el siguiente tipo de campos se contendrán las imágenes de los documentos previamente escaneado y se hará un vínculo hacia ellos de la siguiente manera: clic derecho en el siguiente campo Campo OLE 73 Clic aquí para insertar ---- imagen Para abrir un gráfico previamente escaseado Se vincula el archivo para ocupar menor espacio en la base de datos Ruta del directorio donde se encuentra el archivo Aceptamos Se muestra como icono la imagen Este paso se realizara para vincular los arch ivos gráficos, para cuando cambien o se actualicen también se actualicen en la base de datos , y para evitar que los gráficos aumenten el volumen de esta . 74 Se entenderá por poder administrativo a todo aquel poder que se transfiera con fines o asuntos concretamente determinados. Esta pantalla esta enlazada con la tabla de personas naturales y contiene los datos siguientes . Vista preliminar del reporte antes de imprimir Imprimir reporte de registro actual 75 Guardar Registro Imagen del documento Regresa al formulario de personas naturales t"UUt:K JUKllJl(.;U Se entenderá por poder Jurídico a aquel poder con características concretadas en la administración de la justicia, con potestad para conocer y decidir acerca de las leyes de derecho privado . Esta pantalla esta enlazado con la tabla de personas Jurídicas y contiene los datos siguientes . Nombre del formulario Código relacionado con la tabla de personas naturales Botones de comando, funcionamiento al igual que el anterior 76 nn-u I cvl-\ l-\c1c.l"'\ ''"' Al hablar de hipoteca se entiende que es un documento escrito que se basa en la garantía sobre bienes que se reservan como seguridad de las cláusulas de un tratado o préstamo monetario. Este formulario esta enlazado con la tabla de personas naturales y contiene los datos siguientes. Después de ingresar un registro nuevo en la base de datos se sugiere sea guardado o salvado con el comando que esta en la barra, si se quiere ver una vista preliminar de los datos se pulsará el botón que contiene una lupa, si se desea imprimir, se hará directamente con el botón que posee el icono de la impresora. 77 CREDITO ACTIVO Se entiende por crédito activo a aquél que resulta de un préstamo, empréstito o crédito ya concedido, dicho de otra forma es el que otorga el carácter de acreedor. La forma de introducción de datos en el sistema es de una manera fácil . clara y sencilla, la cual no necesita de mucha explicación, primero se digitará el código de la tabla a la que se hará referencia, que en forma de consulta aparecerá en el encabezado de la pantalla del formulario , luego se digitarán los datos requeridos en él. 78 Se entiende por crédito pasivo a aquél que resulta de un préstamo, o crédito que se nos ha concedido, dicho de otra forma es el que otorga el carácter de deudor. Al igual que las demas pantallas es de facil uso y familiarización que no requieren de mucha explicación, por que el sistema esta diseñado para su facil manejo . 79 ARRENDAMIENTOS Se entiende por arrendamiento todo aquel prestamo que se hace por un periodo de tiempo l o cual implica un precio a pagar por el arrendante, principales arrendamientos : cosas,obras y servicios, bienes ,rusticas, urbanos, etc. En esta pantalla se colocaran los datos inportantes del documento, relacionado con un cliente determinado . El campo canon se denomina a una clausula o lista de normas del contrato Los campos a llenar serán extraídos del documento físico, de la escritura o acta notarial para que tengan valides . 80 En esta pantalla serán registrados todos los vehículos que posea el cliente, con las especificasiones de cada uno de ellos, y si es posible se tendrá almacenada la imagen de la tarjeta de circulación. Se tendra que almacenar primero el grafico para despues vincularlo con el sistema . Imagen de la tarjeta de circulación Como en las