UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS "ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA ADMINISTRACION DE RELACIONES CON LOS CLIENTES V EL CONTROL DE SERVICIOS QUE PROMUEVE EL DEPARTAMENTO DE MERCADEO DE LA UNIVERSIDAD DON BOSCO" PROVECTO DE GRADUACION PARA OPTAR AL GRADO DE TECNICO EN INGENIERIA DE LA COMPUTACION ASESOR: TEC. SUSANA GUADALUPE TOLEDO PRESENTADO POR: EVA MARIA PEREZ MAJANO SALVADOR DE JESUS HUEZO SANTAMARIA CIUDADELA DON BOSCO abril de 2001 UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS L -::,. '1,=-, "ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RELACIONES CON LOS CLIENTES Y EL CONTROL DE SERVICIOS QUE PROMUEVE EL DEPARTAMENTO DE MERCADEO DE L.A UNIVERSIDAD DON BOSCO" PROYECTO DE GRADUACIÓ"J PAR.'.\ OPTA.R AL GRADO DE TÉCNICO EN INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN ASESOR: TEC. SUSANA GUADALUPE TOLEDO PRESENTADO POR: EVA MARÍA PÉREZ MAJANO SALVADOR DE JESÚS HUEZO SANTAMARÍA CIUDADELA DON BOSCO abril de 2001 UNIVERSIDAD DON BOSCO RECTOR ING. FEDERICO MIGUEL HUGUET RIVERA SECRETAFHO GENERAL LIC. MARIO RAFAEL OLMOS DECANO DE LA FACULTAD Df ESTUDIOS TECNOLOGICOS ING. VICTOR ARNOLDU CORNEJO MONTANO ASESOR DEL TRABAJO DE GRADUACION TEC. SUSANA GUADALUPE TOLEDO JURADO í:VALUADOR ING. CONY i Descripción Conduce los datos del Area a la cual pertenece el nuevo profesional o en La actualización de los datos del mismo. Fuente .... Destino .- Areas 1 Solicita Currículum Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Alrededor de 15 por mes _D_A_T_o_s_c_o_MP_L_E_T_O_S_D_E_L_P_R_O_F_E_S_IO_N_A_L _______ __, ----~~ Descripción Envía los datos completos del profesional o facilitador para ser guardados En a tabla CL1rriculum Fuente 1 Solicita Currículum Estructura de datos que viaja con el flujo ... ,... Destino Currículum Volumen Alrededor de 15 por mes 42 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 3)ALMACENES DE DATOS Nombre: CURRJCULUMS Descripión: Tabla que contiene los datos generales de los cufficulums de los Profesionales Contenido Código de Currículum, Nombre Profesional, Estudios realizados, horarios disoonibles. etc. Flujos Entrantes Flujos Salientes Datos completos del profesional. Nombre: AREAS Descripión: Tabla que contiene los datos generales de las áreas existentes. Contenido Código de Area, Nombre Area, Descripción del Area Flujos Entrantes Flujos Salientes Area del Profesional Area Seleccionada 43 s;stema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 4.3.3.1 DICCIONARIO DE DATOS: CONSULTA CURRICULUM Nomb.-e: 2Consulta Cmr;cuJum 1 6 Descripción: Selección de la forma de presentación de los datos, esta puede ser: Ascen- Dente, Descendente, por Apellidos, Areas o Profesión. Entradas Descripción del proceso Forma de Presen- Selecciona la forma de presentación de los Tación de los datos de los curriculum según consulta. datos Salidas - Forma de Presentación Seleccionada. Nomb«: lConsultaCurr;oulum 1 6 Descripción: Este proceso selecciona el tipo de datos a buscar, estos pueden ser: Bús- Queda por apellidos, por profesión, por área de servicio. Entradas Lista de Curriculums Descripción del proceso Verifica y selecciona los datos válidos del o los curriculums a buscar, para realizar la Consulta. Salidas - Datos válidos - Forma de Presentación de Los datos 44 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 2) FLUJOS LISTA DE CURRICULUMS 11 -----1]1> Descripción Datos de todos los cuniculums existentes en la base de datos. Fuente Asistente Estructura de datos que viaja con el flujo DATOS VÁT.TDO.~ Descripción Datos válios de curriculums a buscar Fuente 1 f'on~11lt::i r.11rrir.11l11m Estructura de datos que viaja con ei flujo DATOS VÁLIDOS SEGÚN CONSULTA Destino 1 Consulta Curriculum Volumen Indefinido 11 -----~ Destino f'11rric11l11m.~ Volumen Indefinido 7 -----~ Descripción Lleva los datos seleccionados según las especificaciones de la consulta rea iza a Fuente Currículum Estructura de datos que viaja con el flujo Destino Presentación en Pantalla Volumen Indefinido 45 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. FORMA DE PRESENTACIÓN SELECCIONADA Descripción Fonna de presentación de los datos según consulta. Fuente Currículum Estructura de datos que viaja con el flujo FORMA DE PRESENTACIÓN DE DATOS Destino Presentación en Pantalla Volumen Indefinido -----~ Descripción Conduce el datos sobre la forma de presentación de la información sobre los Curriculums esta uede ser: Ascdente descendente, ora ellidos, or areas, etc. Fuente 1 í.onsnlt;i Í.1Jrric.nh1m Estructura de datos que viaja con el flujo Destino 2rons1Jlt/l rnrrÍc.1Jh1m Volumen Indefinido 46 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 3) ALMACEN DE DATOS Nombre: CURRICULUMS Descripión: Tabla que contiene los datos generales de los curriculums de los Profesionales Contenido Código de Currículum, Nombre Profesional, Estudios realizados, horarios disponibles, etc. Flujos Entrantes Flujos Salientes - Datos del profesional - Datos válidos según consulta - Forma de Presentación seleccionada 47 Representantes de las Empresas o clientes 4.3.4 DIAGRAMA DE FLUJO: EMPRESAS Y CONTACTOS Datos De la empresa !Empresas Edición de datos de la empresa o cliente al sistema Datos Procesados Datos de Contactos -.... , _ 2Empresas_Contactos \ 1 Permite adicionar, eliminar o actualizar datos sobre los contactos de las empresas en el Formulario de \ Contactos del Sistema. Datos Seleccionados 1---T~-0~----___ c~n:~~-t~i-~~~~]--:] 1 EM1 Empresas 1 1 48 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 4.3.5 DICCIONARIO DE DATOS: EMPRESAS Y CONTACTOS 1)PROCESOS Nombre: !Empresas Descripción: Edición de los datos del cliente o empresa al sistema. LJ Entradas Datos generales De los servicios Descripción del proceso Adición, eliminación o actualización de los datos de servicios. Nombre: 2EMPRESAS CONTACTOS Descripción: Selección de los servicios por área y por sectores. Entradas -Datos de los Contactos Descripción del proceso Adición, eliminación o actualización de datos sobre los contactos de la empresa. Nombre: 3Empresas_Consulta Salidas - Datos Procesados - Datos del Contacto de la empresa LJ Salidas Datos Seleccionados Descripción: Proceso de elaboración de reporte de empresas y contactos LJ Entradas Descripción del proceso Salidas -Consulta Empresa Proceso de elaboración de reporte según los Reporte datos de la consulta 49 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 2) FLUJOS ~-------------------------------------. DATOS DE LA EMPRESA Descripción Datos generales de la empresa solicitante de servicios. Fuente .... Representantes o clientes Estructura de datos que viaja con el flujo DATOS SELECCIONADOS Destino !Empresas Volumen Alrededor de 30 por mes -----,~ Descripción Datos de los contactos seleccionados por empresas, para ser almacenados En la tabla contactos Fuente 2Empresas _ Contactos .... .,.. Estructura de datos que viaja con el flujo DATOS PROCESADOS Destino Contactos Volumen Alrededor de 2 o 4 por empresa. -. - J -------i~ Descripción Datos generales de las emoresas para ser almacenados en la tabla Empresas. Fuente ________ ,.. Destino 1 Emoresas Emoresas Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Alrededor de 2 o 4 por empresa. 50 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. DATOS DE CONTACTOS Descripción Datos generales de los contactos representantes de las empresas clientes. Fuente ]Empresas Estructura de datos que viaja con el flujo 3) ALMACENES DE DATOS Nombre: EMPRESAS Destino 2Emoresas Contactos Volumen Alrededor de 2 o 4 por empresa. Descripión: Tabla que contiene los datos generales de las empresas clientes de la Universidad Don Bosco Contenido Código de Empresa, Nombre, Direcciones, teléfonos, sector al que pertence, E-mail. Flujos Entrantes Flujos Salientes - Datos Procesados Nombre: CONTACTOS Descripión: Tabla que contiene los datos generales de los contactos o representates de 1as empresas. Contenido Código de Empresa, Nombre y Apellido del Contacto, Cargo, Direccion, teléfonos y comentarios Flujos Entrantes .Flujos Salientes - Datos seleccionados 51 Auxiliar del Departamento de Mercadeo Listado de areas 4.3.6 DIAGRAMA DE FLUJO: SERVICIOS 1 Servicios Proceso de selección del área para clasificación del servicio S1 Areas ¡--, Area Seleccionada ~ 2Servicios Area y tipo de servicio Agregar nuevos servicios, actualizar, modificar o presenar los datos sobre servicios existentes. Registrar nuevo Servicio por área y por sector 3Servicios Procesar datos del nuevo servicio para se; almacenado Registro de Servicio D S3 Servicios D 52 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 4.3.7 DICCIONARIOS DE DATOS: SERVICIOS 1) PROCESOS 1 Nombre: lSERVICIOS Descripción: Proceso que permite la selección del área para la respectiva clasifica­ ción del servicio. LJ Entradas Descripción del proceso Salidas Listado de Areas Selección del área para clasificación del ser- Nombre del área vicio Nombre: 2SERVICIOS Descripción: Selección de los servicios por área y por sectores. LJ Entradas Descripción del proceso Salidas Area seleccionad, Agregar nuevos servicios, actualizar, modifica Area y tipo de Servicio o presenar los datos sobre servicios existentes. Registrando el nuevo Servicio por área y por sector Nombre: 3SERVIC10S Descripción: Procesar datos del nuevo servicio para ser almacenado LJ Entradas - Area y tipo de servicio Descripción del proceso Procesar los datos del nuevo servicio para ser almacenado en la tabla Servicios. Salidas -Registro del Servicio - Servicios Clasificado. Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 2) FLUJOS ~I_J_ST_A_D_O_D_E_.- _A_R_E_A_S ______________ ~ -----!> Descripción Dato de las áreas existentes en las cuales se dividen los servicios. Fuente Auxiliar del Depto. de Mercadeo Estructura de datos que viaja con el flujo Destino !Servicios Volumen Indefinido ~N_O_MB_RE __ D_E_L_A_R_E_A ______________ ~ -----JI',, Descripción Nombre de área para realización de clasificación Fuente ----------<""' Destino 1 Servicios Areas Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Indefinido ..__A_R_E_A_._SE_f_-E_,C:_,C:_.I_O_N_A_D_A _____________ _, --------a~ Descripción Datos sobre el área seleccionada para la edición del servicio. Fuente ------------<,.,,. Destino ArPR .<: ?. ,<;;Prvir.io, Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Indefinido 55 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. L.-A_RE_A_Y_T_IP_O_D_E_SE_R_VI_C_IO ___________ ___. -----;¡.,... Descripción Fuente 2Servicios Contiene los datos sobre el servicio editado v el área v sector al cual pertenece Destino 3Servicios Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Indefinido SER VICIO CLASIFICADO -----~ ~------------------------~ Descripción Fuente 3Servicios Especifíaciones del tipo de servicio : Servicio de Educación Continua o Serv1c10s de apoyo tecmco Destino Tipo Servicio Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Indefi nido ~R_E_G_IS_T_R_O_D_E_SE_R_V_._rc_Io ____________ ___.-----~ Descripción Fuente 3Servicios Datos válidos sobre un servicio para ser almacenado en la tabla servicios Destino Servicios Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Indefinido 56 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la u.o.a. 3) ALMACEN DE DATOS Nombre: AREAS Descripión: Tabla que contiene los datos generales de las áreas en las que se subdivide la Universidad D~o=n~B~o~s~-c~º~----------------------- -- Contenido Código de Area, Nombre del Area y Descripción del área. Flujos Entrantes Flujos Salientes - Nombre del área - Area Seleccionada Nombre: SERVICIOS Uescripión: Tabla que contiene los datos generales de los servicios que ofrece la Universidad Don Bosco. Contenido Código de Servicio, Nombre del Servicio, Descripción, Especificación de Activo o Inactivo . Flujos Entrantes Flujos Salientes - Registro de Servicio. 57 Auxiliar del Departa mento Lista de Contactos 4.3.8 DIAGRAMA DE FLUJO: LLAMADAS 1LLamadas Proceso de Edición de llamadas, actualizando fecha, asunto y descripción de la llamada. Datos de Llamada LL 1 Llamadas 2LLamadas_Report Selección de datos según el rango de fecha solicitado. y presentación de reporte Reporte Auxiliar del Departamento 58 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 4.3.9 DICCIONARIO DE DATOS: LLAMADAS 1) PROCESOS Nombre: lLLamadas Descripción: Proceso que permite el control de las llamadas realizadas por Cliente. Entradas Descripción del proceso Salidas LJ Lista de Contactos O representantes o De la empresa o Clientes Proceso que permite Adicionar, Eliminar, Actualizar las llamadas realizadas a los contactos de las empresas, describiendo la llamada, asunto, fecha y descripción de la misma. Datos generales de las llamadas realizadas. Nombre: 2Llamadas_Report Descripción: Proceso que permite la creación de un reporte según la consulta Personalizada realizada previamente. Entradas Datos de límites de fechas sobre Llamadas realizadas Descripción del proceso Creación de reporte según consulta personalizada. Salidas Reporte de llamadas 59 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 2) FLUJOS LISTA DE CONTACTOS Descripción Para realizar el correcto control de llamadas es necesario tener un listado De contactos a verificar, este flujo contiene el listado de contactos. Fuente Auxiliar del Depto. Estructura de datos que viaja con el flujo [- Datos de LLamadas Destino lLLamadas Volumen Indefinido -------ifili· Descripción Datos generales de las llamadas: Hora, Contactos, fecha, asunto, etc. Fuente !Llamadas ---------;11> Estructura de datos que viaja con el flujo Destino Llamadas (tabla) Volumen Alrededor de 50 por día. ~R_a_n_g_o_s_d_e_F_e_c_h_a_s __________________ __. ---------,IJ;;- Descripción Fuente Llamadas Rangos de fechas para visualizar, las fechas a realizar o realizadas en un rango de fechas determinados Destino 2Ll amadas_ Report Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen Indefinido Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. ~R_E_P_O_R_T_E __________________ ~ -----.~ Descripción Flujo que conduce los datos del reporte según consulta Fuente --------= Destino 2T ,];imrb~ A11xiliHr r!P.I r!P.nHrtHmP.nto Estructura de datos que viaja con el flujo 3) ALMACEN DE DATOS Nombre: LLAMADAS Volumen Indefinido Descripión: Tabla que contiene los datos generales de las llamadas efectuadas según empresa. Contenido Código de llamada, fecha de llamada, hora, asunto, descripción, especificacion de cotizaciones realizadas. Flujos Entrantes Flujos Salientes - Datos de llamadas - Rangos de Fechas. 61 4.:3:.10 DIAGR..1~M,~ DE fllJJO: RE1C: f; PtC:IOIM DI: SERVICIOS 0 1: APOYO TEC:NIC:0 Clientes o Empresas llllm ' Peticion de Apo)lo Técnico / 1Apoyo_ Técnico Datos del Serivicio Procesar datos para recepción de servicios d(i apc.yo técnioo Nombres de contactos de la empresa [_ D1 _contactos - [] / ----~L $eNióO Pedido Hoja de rnr:ecpoión ele Serv icios ,, ... ---2Apoyo _ T écn iC<) ,/,.....-;-'----~ --- · ~ - 3Apoyo _Técnico Proceso de Búsqueda de Servicio Pedido ~-.-----/ Dato$ Válidos del Servicio [] 02_ S(irvic:ios _____ J_J Ingresar el costo y verificar infom1ación de facilit<1dor Hoja Completa -- [ D4 Ftec __ AT =r] ' . ) Datos de t3úsqueci del Facilitador Q,1tos clel Facilitador D3 Cun'iculum '--'--------------L] 62 Sistema informático vara el Departamento de Mercadeo de fa U.D.B. 4~3.11 DICCIONARIOS DE DATOS! RECEPCION DE SERVICIOS DE APOYO TECNICO 4) PROCESOS l Nombre: lAPOYO_TÉ.G,aCO -.Oescripc!?in: 'Procesa los datos de todos los datos de 1os serv!cfos de apoyo tecn!w Solicitado por las empresas o dientes EJ Peüciónde apoy( Técnico Bes.crip.ción de! pro.ces.o j Procesa los dato-s de recepc.iún de servicios d ~ apoyo técnico 1 Nombre: 2APOYO_TÉCNICO Salidas ~Datos de la empresa - Datos del servicio Descrjpción: Proce.s_a los datos deJ costo del servicjos solicitado y verjfica Ja infonn­ ación sobrnel profesional disponibíe o facilitador. EJ Entradas i t -,Hoja ~e _recepciór¡ Ge serv1C-1os Descripción de! proceso Procesar costo y verificar información de facilitador. Nombre: 3Apoyo_técnico Salidas -Hoja Completa De.srrípdón; Realiza ia búsqueda del servicio solicitado en la c¡_,nsuíta n Entrad.as ! r.,_,, . .. . ) ... ! ",.-.. : . .. :¡,_) -U(ttU -~ UCI ,";h.;f va ... f Descripción del prorcso - Date,.~ váiid,.-,~ d.é!l :')e.rvlcio solí citado 63 Sis.tema informático para el Departamento de Mercadeo de la U,D,B, 2) FLUJOS ¡ l . r==:::--- - .... . ¡ Yhl1uVN Dt A.POru LÉt.N1Cu '-------------------------------------~ -----~ Enlpresas {._"'Tientes ¡ . f . Afreded!.)r 1Je 25 ·:P,úfffltS l-l()J/\ DE P~C.EPClÓN ·f.)E .SER'-/lClOS -----¡,,.. For~~'io .eo-n. todos Jo s datos d-e-f a- -enrprcsa .. {-:E.ente-y cl tipo-dC- s-er\'i.cio­ A so'l1c1tar De.st.ill-0 2)\D~1VO T~cni~o ¡----- ---· , ____ ,,,_____ ---·----···--- . .1 Es.tntf.'tura .d:e tfa:.te.s tp;u.• viaj.a !'.l)n. ~ !htjl) por mes ¡ l ·1 l~·-i_'i_f,_ •. ~_1_·c_,,_s._· _'_v_A_· _L_r_:_, ·_1C_._iS_·.·_D_• ._E_-_1.._-._~_"'._E:_· f_t_''v_r_1_c_.:_¡ ,_.:;,_; ________________ _,f -------~. ~ ·Dcsnipeión Daios delscrvicio solicitado parn ser búscado en la tabla Servicios F-uente -----------4'.. Dr--r?t:irro 3J\poyo ~récnico Servicios 1 v ·oh-.H11en Indefinido 64 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 5) ALMACENES DE DATOS .n,P.~-c-~·~p-~Án • T~hla ~HP r0nt;.P.n-P lr~c rla:tf¼: gP.r..-P.r~lP.c: 11-P ln.c cont~rto, A f-P~T~-.o.nt~t-e-.: de las empresas. Contenido Código de Empresa, Nombre y Apeilido dei Contacto, Cargo, Direccion, !défrmó~ :l'-/..._· ....,,=.u.."'-'...,_,. ____________________________ _ .finjos Entrantes Descripióo: Tabla que conlieue los dalos generales de los servicios que ofrece la Universidad nnn Bncrn_ Contenido Códi_go de Scrv·icio, Nombíc del Servicio, Dcscíipción , Especificación de A.ctivo o Ir.~'ª=-=t=i·~v='~--------------------------------- Flujos Entrantes Flujos Salientes - Datos Válidos del Servicio - Servicio Pedido 65 Sistema informático o-ara elDeoartamento de ¡1.:Jercadeo de la U.D.B. Para el desarrollo ·de la ' {]€ soft-v,1ar-e se ·opto ··por ··usar tJna· ·base -d-e datos .Pequeña y modesta como es .·ia del ,~cces-s ·St7 (~·.mctb).; ,toh.1rr1.:er1 d.e !nf.orr1Taciór1 r1lan.eJado .e.n .ef d.e.p.art::1rOT1ento de ·Mer:r~rfpr1 .nr1 .P ·c: rt1uy tit!Hzé -progra-rnación · r1nc-rcsoft d-esa.rroHo d.e ' ' l:O-Ca- la interf.a.z d-e Usu.ari.o y tos repo.rtes d.e·i. sistema efecti_·va. con el h~n ' ~ \.-<" , · 1 Lttinzaao tecnologías Dt\() y ·;;;:....; ,f"liill ·l B---~ }.1erc.3de;J ¡ GÜ ~ .t_re,Js ·i et.~· tm] C-:1rg::it : l tf. 1 · f~A1 Conf.:3ch::is ·1 ·-.r-:;;:i: ~ ffl · iTm Curffc1J!ur11 ¡jJ · rnTII ~111t"':e.;:,oo:> d-ebi.do a 97 y de 66 Sistema-intórmático para elDeoartamento de- Mercadeo d--é la U.D.B. -Permite -Ha-mar -fas -tabf as d-es:d-e .fa ba-s-e de -datos, -e·Stas -pu-ed-er1 ser abiertas -o cerradas, ademá-s permite crear .consu·Jtas con opc!ór1 D.esir1g, -!.a .cua.f cond·uce .a u.n e.ntor:r1.o .de d!se.ño .de .rPL:~_cfnn~~ entre .-!..-. u .e .¡"5 .! -¡J~:1:-~·-.· La. i-nterfa.z Al)O se ha di.seña.do. co.rn.c u.r1a- fnterfa.z d.e r.?-fve! de apHca.cf.ón "fá-cH de . Ge reridi.rf1}ento a ob_jetos de negocios .personaHzad·os! Ei CC)rrtrc)l d-ata. ( D~t;O ),. rrtarrera t:.fic.ie1 ~.te. ·las. ta.t}Jas ' oe ·u.ria ,-- __ . r -u·x. actualizar ~.¡ modifjcar datos, 67 Sistema informático oara el Deoartamento de Mercadeo de la u.o.a. 4.5 ARCHIVOS DEL SISTEMA Los archivos que conforman el sistema y que son los que se encargan de marizar ios diferentes procesos correspondientes a cada una de las funcíones del área de ·Mercadeo., se e>~pLicarén e.n forma de·taltada. Los tipos de archivos utilizados por el sistema son: a) Bªse de datos (Extensión *,MDB): Este archivo ha sido creado en Microsoft Office 200, y es er prfncfpai archivo det sistema. b) Formularios (Extensión *.Frm y *.Frx): Archivos que contienen cada una de tas fnterfaces· de usuarios retacronadc·s c·on ta ·base de datos dei· e) Entorno de Datos (Dataenvironment *.Dsr): Archivo que permite la adicíón y setección de tas tabras dei sístema permitiendo fa creacíón de s:.rn este ·arch-ivo Se hace -tmposfble ·!a creacló·n de ·los mismos. d) MódYlos (Extensión *,Bªs): módulo de Visual Basic que se puede utilizar para dara funciones pubHcas para todo er proyecto, variables, constantes, e) Archivos temporales (*.tmp): Archivos temporales de Visual Basic. f) Archivos de ayuda (*.hlp): Formato estandar de archivos de ayuda para VVindows. g) Archivos ejecutable (*.exe): Archivo compilado binario de Visual Basic. . . . 68 r Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U,D.B, 4.6 DESCRIPCION DE TABLAS 1. Areas: Este archivo contiene los campos que almacenan la información correspondiente a cada una de las áreas en las que se dividen la educación en las Universidad Don Sosco: Informática, Comunicaciones, Biomédica , Desarrollo Empresarial, etc. Los campos en los que se divide la tabla Areas son: Ncmbre del cam o <¡í'; id_area nombre_ area id_sector Numérico nombre del area de ,etvkio id sec:or 2. Contactos: Este archivo contiene los campos que almacenan la información general sobre los contactos o representantes de las empresas clientes: 1 Id_empresa Numérico id de la empresa Apelrido _contacto Texto apellidos del contacto Nombre _contacto Texto nombre del contacto Id_cargo Numérico id del cargo quedesempeña Carga_contacta Texto cargo del contacto en empresa Telefono _contacto Texto telefono Ext_contacta Numérica extencion telefonica (si existe) Email _ contacto Texto correo ·electronico del contacto Comentarios Texto comentarios adicionales _J 69 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 3. Cargos: Este archivo contiene los campos que almacenan la información de los diferentes cargos que desempeñan los Contactos o representantes de las empresas dientes de la Universidad Don Sosco . cargo Autonumérico Texto id cargo cargo 4. CLAVES: almacena datos de los usuarios y password necesarios para tener el acceso al sistema. password password de usuario 70 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. S. CVC: registra los estados de los clientes según el ciclo de vida del mismo y los servicios solicitados, tales como: tipo de servicio, no de cotizaciones, estado actual(cotizado, asistió a evento de promoción, interesado, negocio cerrado, etc). id_contacto ccodigo Fecha sospechoso contactado invitado asistio entrego_e cotizado no _cotizaciones interesado avanzado negocio_x_cerrar negocio_cerrado Fecha/Hora Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numérico Texto Texto Texto Texto numero de registro id del contacto codigo de servicio a solicitar fecha de registro Estado del cliente Estado del cliente Estado del cliente Estado del cliente Estado del cliente Estado del cliente numero de cotizaciones enviadas al contacto Estado del cliente Estado del cliente Estado del cliente Est.,do del cliente 6, DETENCUENSTA: se guardan datos relacionados al detalle de las encuestas de mutuo beneficio proporcionadas por los clientes, datos de tipo servicio, área de interés y especificación de necesidades. Id_area Id_tipo_servicio Especific.3cion plazo Numérico Numérico Numérico Texto Texto Numero de encuesta id area de servicio id del tipo de servicio segun el area especificacion y requerimientos de servicio inmediato,rnrto,mediano y largo plazo I ¡ - 0 X Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 7. Curriculum: Este archivo contiene toda la información de los Curriculums de los profesionales que imparten los servicios que promueve el departamento de mercadeo. Los campos que contiene esta tabla son: Autonumérico id del currículum apellidos Texto apellidos del profesional nombres Texto nombre del profesional sexo Texto sexo edad Numét·ico edad id_profesion Numérico id de la profesion del profesional Profesion Texto profesion direccionl Texto direccionl direccion2 Texto direccion2 telefono Texto telefonol ext Numérico extencion telefonica 1 Telef,Jno2 Texto telefono2 ext2 r~umérico extencion telefonica 2 No_NIT Texto numero de identificacion tributaria no CIP Texto cedula de identidad oersonal Email Textc, correo electronico bachillerato Texto institucion del bachiller ato Educacion_univ Texto educacion superior maestrías Texto posee mestrias doctorado Texto posee doctorados idiomas Texto idiomas que domina software Texto software conocido otros Texto otros Capacitaciones Texto capacitaciones recibidas Exp_laboral Textc, experiencia labor al Ref _profesional Texto referencias profesi,Jnaies ref _personal Texto referencias personales id_area Numérico id del area de interesen prestar sus servicios nombre area Texto nombre del area Lunes_md Texto horas disponibles lunes_mh Texto her as disponibles lunes_td Texto horas disponibles lunes_th Texto horas disponibles martes_md Texto horas disponibles martes_mh Texto horas disponibles martes_td Texto h,x as disponibles martes_th Texto horas disponibles miercoles _rnd Texto horas disponible,, miercoles_mh Texto horas disponibles miercoles_td Texto horas disponibles miercoles _th Texto horas disponibles jueves_md Texto horas disponibles jueves_mh Texto horas dispo_nibles jueves td Texto horas disponibles jueves th Texto horas disponibles viernesJrrd Texto horas disponibles viernes _rnh Texto horas disponibles viernes_td Texto hor,,s disponibles viernes_th Texto horas disponibles sabado_md Texto horas disponibles sabado _mh Texto horas disponibles sabado_td Texto horas disponibles sabado_th Texto horas disponibles domingo_md Texto horas disponibles dorningo_mh Texto horas disponibles dorningo_td Texto horas disponibles dorningo_th Texto horas disponibles _J .J ..J Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 8. Profesión: Contiene los datos sobre la profesión de los Profesionales inscritos en currículum. Esta tabla ha sido creada para el fácil manejo de las consultas sobre los profesionales, y contiene los siguientes campos: profesion 9. Empresas:: Este archivo contiene los datos generales de las empresas clientes de la Universidad Don Bosco: Nombre _empresa Direccionl Direccion2 Departamento Telefonol Extl Telefono2 Ext2 Fax Id_sector Nombre _sector Email_empresa Url_empt·esa Autonumét·ico Texto Texto Texto Texto Texto Numérico Texto Numérico Texto Texto Texto Texto Texto id de la empresa nombre de la empresa direccion de la empresa direccion de la empresa departamento al que pertenece la empresa o cliente telefonol extencion telefonica 1 telefono2 extencion telefonica2 numero de fax id del sector al que pertenece la empresa nombre del sector rnrreo electronico de la empresa sitio web de la empresa 10. Sectores: esta tabla contiene la información sobre los sectores en los cuales se clasifican las empresas o clientes dentro del departamento, éstos pueden ser: Industrial, comercio, Educación, salud, Municipal, etc. i• nombre _sector Texto nombre del sector 73 .:J Cl .. :..! 0 X • .!.1 ' nombre _ser\:'icio descripcion_servicio servicio _activo id_tipo_servicio id_area ccodigo Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. Texto Texto Texto Numérico Numérico Texto nombre del servicio descripcion del servicio servicio activo (s/n) id del tipo de servicio id del area de servicios codigo completo del servicio 12. Tipo_ Servicio: Esta tabla contiene los datos sobre los tipos de servicios a impartir, estos pueden ser: Capacitaciones, Asesorías técnicas, etc. La tabla Servicio está compuesta por los siguientes campos: nombre_ tipo _servicio 13. Llamadas: Esta tabla encierra los datos generales y la descripción de las llamadas real izadas a las empresas o clientes, esta tabla es parte del control de cliente (Ciclo de Vida del Cliente). La tabla Llamadas contiene los siguientes campos: Autonumérico fecha Jamada Fecha/Hora fecha de realizacion de llamada id_empresa Numérico id empresa contactada id _contacto Numérico id del contacto por empresa Hora Fecha/Hora hora de realizacion de llamada asunto Texto asunto o titulo de la llamada Descripcion Texto informacion complementaria realizada Texto llamada realizada (s/n) cotizacion Numérico numero de cotizaciones enviadas D X ~¡ ¡ Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 14. Encuesta: Especifica la fecha de realización de la encuesta y el número de encuestas realizadas, los campos de esta tabla son: Fecha_encuesta Id_empresa Id_contacto Nw anno mes Numérico Texto Numérico Numérico n1Jmero de encuest,9 m1Jtuo beneficio fecha de realizacion de la encuesta de mutuo beneficio id empresa id del contacto encuestado registro almacenado (s¡'n) año mes 15. TMPENCUESTA: genera un listado temporal de los servicios disponibles por área y tipo servicio necesarios en la encuesta de mutuo beneficio. Id_at·ea Id_tipo_servicio Especificacion plazo Numérico Numérico Texto Texto no. de encuesta temporal id del area de servicio id del tipo de servicio por area especificacion o requerimiento del servicio inrnediato,corto, mediano y largo plazo 16. FACILITADORES: almacena los datos necesarios de los profesionales asignados como posibles facilitadores de algún servicio a impartir (capacitaciones, diplomados, consultorías, apoyo técnico, etc.) codigo de servicio id del area de servicio id tipo servicio X Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 17. RECEPCION_CAP: Almacena la información correspondiente a las solicitudes de recepción de servicios de capacitaciones o educación continua, registrando el área de servicio, servicio, contacto por empresa, numero de participantes por servicio, fechas, etc. fecha_solicitud id_contacto ccodigo id_fac participantes fecha_ini fechaJin costo ejecutado cf mes anno Numérico Numérico Fecha/Hora Fecha/Hora Moneda Texto Texto Numérico Numérico no de recepcion de servicios para capacitaciones fecha de solicitud de servicio id del contacto id del servicio solicitado id del facilitador por servicio numero de participantes por servicio de capacitacion fecha inicial de ejecucion del servicio fecha de finalizacion del servicio inversion por servicio servicio ejecutado satisfactoriamente (s/n) cod del facilitador y servicio mes año 18. RECEPCION_SAT: almacena todos los datos necesarios para la recepción de servicios de apoyo técnico o asistencia técnica, así como también los códigos de contactos, empresas, servicios, etc. fecha_solicitud id_contacto ccodigo fecha_ejecucion Costo ejecutado idJac cf mes anno Autonumérico Fecha/Hora Numérico Texto Fecha/Hora Moneda Texto Numét·ico Texto Numérico Numérico numero de recepcion de servicios de apoyo tecnico fecha de solitud del servicio id del contacto id del servicio solicitado fecha de ejecucion del servicio inversion por servicio prestado ejecutado satisfactoriamente (s/n) id del facilitador por servicio id facilitador y servicio mes año _ Cl X X Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la U.D.B. 4.8 DESCRIPCION DE MENUS 1. Clientes 1.1 Consulta Empresas y Contactos 1.2 Ciclo de Vida del Cliente 1.3 Consulta Ciclo de vida del cliente 1.4 Registro de llamadas 1.5 Llamadas del día 2. Servicios y Facilitadores 2.1 Consulta Currículum 2.2 Consulta Servicios y Facilitadores 3. Encuesta y Solicitud de Servicios 3.1 Encuesta de Mutuo Beneficio 3.2 Consulta Encuesta Mutuo Beneficio 3.3 Recepción de Servicios de ,!\poyo Técnico 3.4 Consulta de Servicios de Apoyo Técnico 3.5 Recepción de Servicios de Capacitaciones 3.6 Consulta Recepción de Servicios de Capacitaciones 77 Sistema informático para el Departamento de Mercadeo de la u.o.a. 4. Mantenimientos 4.1 Curriculums 4.2 Areas y Servicios 4.3 Servicios y Facilitadores 4.4 Empresas y Contactos 4.5 Areas 4.6 Tipo de Servicios 4.7 Cargos 4.8 Sectores 4.9 Profesiones 5.Ayuda 5.1 Ayuda del Sistema 5.2 Acerca de ... 6. Herramientas 6.1 Mantenimiento de Claves de Acceso 6.2 Copia de Base de Datos 6.3 Compactar Base de Datos 6.4 Calculadora 6.5 Calendario 6.6 Caracteres Especiales 6. 7 Explorador de Windows. 7. Salir 78 Sistema informático para el Deoartamento de Mercadeo de la U.D.B. 4.9 SEGURIDAD DEL SISTEMA Al iniciar el sistema, se activa una caja de dialogo que permite ingresar el nombre del usuario y su respectiva clave de acceso (password). La base de datos esta protegida por una contraseña, restringiendo la manipulación de la misma, siendo accesible únicamente al personal autorizado del departamento de mercadeo. Los datos del Usuario y el password están encriptados para mayor seguridad de la información de clientes y servicios. 79 Bienvenido eu Bienvenido al sistema de control de relaciones con clientes y de los servicios que promueve el departamento de mercadeo de la UDB. Este manual le permitira poner relizar las tareas mas comunes, encontrara el uso de los objetos en el sistema y demas características del mismo fundamentales para el buen desarrollo de sus actividades. Si desea manejar el sistema con mayor fluidez o aprender algunos de los aspectos más técnicos del mismo son necesarios que no deje de leer este manual. 80 Controles comunes en el sistema, el uso y funcionamiento Los controles comunes son todos aquellos encontrados en cada uno de los diferentes formularios del sistema, controles necesarios para la captura y presentación de datos, recorrido de los registros y realización de operaciones, los más comunes son los siguientes: Botones de comando ;)@'~fégar:,t~:s. :[/c1\e/1#{i!it' .·i keffésdlr'::' ,,,<\s~ifr:Y;·\: Agregar: su función fundamental en la mayoría de los formularios es la de generar o agregar un nuevo registro. Guardar: Utilizado para almacenar o actualizar información de los reg istros editados en los formularios. Eliminar: Elimina definitivamente un registro seleccionado del formulario en uso. Refrescar: Permite refrescar la información contenida el formulario, su función principal es la actualizar las listas a nivel multiusuario(Cuando más de un usuario este utilizando el mismo formulario a la vez). Salir: Como su nombre lo dice, cierra del formulario activo. 81 Qtros botones de comando Botón Enviar Correo: Siempre se encuentran en el formulario al lado de campo que almacena direcciones de correo electrónico, permitiendo tener acceso al software predeterminado para el envío/recepción de correo tal como Outlook express. Botón Abrir Página: Lo encontramos en el formulario acompañado de un campo que almacena direcciones de páginas web (URL), y al presionarlo nos abrirá la dirección URL en nuestro explorador por default. Botón Consultar: Se utiliza para realizar consultas personalizadas por el usuario del sistema según conjunto de filtros proporcionados. tajas de mensajes Proporcionan mensajes o alertas sobre operaciones realizadas en los formularios, estas permiten mejorar la comunicación entre el usuario y la aplicación. Navegador de registros ffi{j Apoyo T ec Reg.: 1 Se encuentra presente en la mayoría de formularios en el sistema, sobretodo en aquellos que funcionan como mantenimientos. Su principal función es la de moverse de registro en registro, ir al primer registro, ultimo registro, moverse un registro hacia adelante, un registro hacia atrás. En la parte central del navegador de reg istros se muestra la tabla en uso y el registro actual. 82 Cajas combinadas y cajas de listados Area de servicio Cajas combinadas: Utilizada para desplegar información de códigos básica en los formularios, su utilización es la siguiente: Al hacer click sobre íJ Aparecerá un listado de datos que varia según el listado en cada formulario. Electronica y comunicaciones ., Labc;ratorio de materiales y certifice • comunicacion social desarrollo empresarial electricidad lnfm·matica Mecanica Medio ambierde .. Cajas de listados: Muestra un conjunto de datos en forma de columnas que pueden ser seleccionados mas fácilmente que en la caja combinado. Servicios Aseso, ia y consultoria Asistencia tecnica Otros Cajas de texto para fechas Fecha de Solicitud ¡20/03/2001 l!J Utilizadas para el registro de fechas en formato dd/mm/aaaa (día/mes/año), a un lado se encuentra un botón pequeño~ ,que nos indica que haremos uso del calendario de fechas en el sistema y nos mostrara lo siguiente: Fecha de Sollcrtuc:t ....!_J _· .· . M ar.:Zo 20(11 .· ' : ·. ..:.!J -: r-: 1 2 3 4 5 13 7 8 9 10 11 12 13 14 15 113 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 ,;8 29 30 31 •I Today_: 28-'03-'01 83 Botones de opción y de cheques Ordenar 1>or fr Apeílíd(r;-~~;;;~··- -··1 ( Botones de opción) !.,._ ¡ i Profesion ! r Area de servicio ! ~. ----,-----··-··-~--. ·- ------····---··- . P Lunes r Martes p Miercotes (Botones de chequeo) r Jueves W Viernes l .Sabado r Domingo Los controles de botón de opción y el de chequeo funcionan similarmente pero con la importante diferencia: Cualquier numero de botones de cheque pueden ser seleccionados al mismo tiempo. En contraste con el de opción, que solo puede tener un botón seleccionado en el grupo a la vez. Grid o grilla para presentación de datos .,~· castro ¡,o.na Maria ¡ Ejecutiv,J l , ------~------------··------·-------r---- - ------·---·------,-.~---·--·-------------·~----·-·--···--- -·-···-- ,-- 1· ·· fuentes lopez _·--· -· _ ._Jmaria_ eugenia -·- ___ ...... - ... .J S ecretario(a) ·· ·-· - ···· ·····- ··-· .. J HLiezo santamaria ; Salvador de jesus I Ejecutivo ¡: perez.majano ... . ·-· .. .r eva.mari:~ - .... ,, .... . . - ···· , ... ¡Administrador general ... ... . -L prueba ¡ ppp ____ !Jefe de deplo. : · ' pruebaggg-··-·--···--·--··7 gggggggg·---· ! ca""ntador general (. ··-· - ·· ····-·-·· .... . - ·-··--·--··· ···-·····- - ·· ·· /···---- . ... ... .. ··-··· ..•... . ····---····· .............. ,., ........ ......... ·--··- -·····----·-·· .. -··· ........ _ sanchez ¡ jose luis iJ efe de depto. ! . ' . .. · . .. . . . . ... ....... .': .. · , ·_ . Con este control podernos visualizar listados completos de información necesa¡ia en los formularios, corno por ejemplo, un formulario de maestro-detalle: formulario de empresas y sus respectivos contactos; ya que-una empresa puede tener O o muchos contactos. Visualizamos los datos generales de la empresa y a la vez el listado de contactos de la misma en el Grid. De ahí la funcionalidad de este control en el sistema ! ! ! 84 C:1. p ... ~~Él ara 1n1c1ar ... Para iniciar la sesión de trabajo en el sistema, primero será necesario buscar el icono de la aplicación en el escritorio de Windows, sino se encuentra procesa a buscar el archivo "Mercadeo.exe" por medio del buscador de Windows o el explorador de archivos. Una vez encontrado el icono o el archivo según sea el caso hacemos doble click sobre él, iniciando así el sistema, notara que aparece al inicio una caja de dialogo que le solicita su nombre de usuario y el password; en el caso de que se encuentre registrado algún usuario en el sistema, solo digitelos; si es la primera vez que se inicia el sistema digite su nombre de usuario y el password y serán almacenados. im- i ¡. 1 ; ¡ ¡ i ' i Esc,iba un nombre de usuario y contraseña para iniciar la sesion de trabajo Usuario: ~ls_cil_va_ci_or ___ ~ e_asswo1d: ~'""_""_""_" ----~ Figura no. 1 Una vez adentro se inicia la sesión de trabajo en el sistema y muestra la pantalla principal, conformado por un menú de opciones desplegables, en donde encontrara los formularios, herramientas y demás características del sistema. La areas en las que se divide en menú son: Cl ientes, servicios y facilitadores, encuestas y solicitud se servicios, ayuda, mantenimiento de códigos y herramientas. 85 Descripción y utilización de formularios Formularios de mantenimiento de código Este tipo de formulario es el más básico del sistema, se refiere al registro de códigos para el sistema(almacena un código y su descripción), tales como: áreas de servicio, sectores de empresas, profesiones, tipos de servicios, cargos, etc. Códigoj ~3----~ Sector J~E_du_c_a_ci_on _______ ~ CillJAdodc1 m.·· .· .. ·.·.