UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERIA Trabajo de Graduación para Optar al Grado de: INGENIERO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACION Análisis, Diseño e Implantación del Sistema de Asesoría e Inscripción de Materias para la Universidad Don Bosco Presentado por: María Daysi Palma López Rosa Ice la Sosa Perla Asesor: lngs MANUEL ORELLANA SOYAPANGO, ENERO 1994. AUTORIDADES ACADEMiCAS UNIVERSiDAD DON SOSCO 1994 PRESIDENTE: PADRE HERIBERTO HERRERA RECTOR: ING. FEDERICO MIGUEL HUGUET RIVERA DECANO FACULTAD DE INGENIERIA: iNG. JOAQUIN FLORES ESCAMILLA VICE-DECANO FACULTAD DE INGENIERIA: !NG. ROBERTO GUZMAN SECRETARIO GENERAL: PADRE PIERRE MUYSHONDT A DIOS A MI MADRE A MI PADRE A MI ESPOSO Porque sin El no hubiera podido realizar mi carrera. En los momentos más difíciles Dios siemprn estuvo conmigo, y a El le doy !a máxima Honra y Gloria. Por ser la mejor madre dei mundo, por su amor, su humildad. Porque siempre me ha brindado su apoyo desde el primer día de mi vida, porque mes aflicciones han sido también suyas. Porque siempre estuvo conmigo, me apoyo desde el primer momento y yo sé que mi carrera es una de sus más grandes satisfacciones. Gracias papá por todo al amor y la comprensión que me ha dado en toda mi vida. Por todo el amor que me ha brindado siempre, por su comprensión, respeto, confianza, por ser un padre ejemplar, porque en los momentos más difíciles ha estado cerca dandome su mano y ayudandoff¡e a tener confianza en mi misma. A Mi HIJO Por haber nacido y ser mi máximo orgullo e inspiración para realizar mis metas. Te amo Alejandro. A MI HERMANO Porque siempre estuvo pendiente de mi y de mi carrera, por su apoyo incondicional, muchas gracias. A ROSA iSELA Por ser una gran amiga y compañera, por haberme dado ánimo a cada momento y haber sido un pilar muy fuerte en nuestro trabajo de graduación. A Blll Y HERNANDEZ: Por toda la ayuda que nos dío y sobre todo por su gran apoyo espiritual, le agradesco mucho. ING. ORElLANA Por haber sido un buen asesor y habernos guiado por el camino correcto. DA YSi PALMA DE QUINTEROS A DIOS TODO PODEROSO A MIS PADRES A MIS HERMANOS A MARIO A DAYSI Por darme la vida, y haberme permitido alcanzar mi meta. Te agradezco o gran Dios por Amarme y darme tu presencia divina, por la Sabiduría, fortaleza y voluntad que me hiciste sentir en todo momento para poder concluir con éxito mi carrera. Te alabo y te amo o.h Dios Todopoderoso .. Alirio Sosa y Marina Perla, con mucho amor y agradecimiento eterno, por su amo_r, confianza, comprensión y el apoyo incondicional que siempre me brindaron en todo momento. Mi carrera se las dedico a ustedes, por que se que ustedes se la merecen por todos sus sacrificios que hicieron para que yo siempre saliera adelante, los Amo. Alirio, Américo y Thelma, con mucho amor, por el apoyo que siempre me brindaron, la paciencia que me tuvieron y el ánimo que me dieron para que siguiera adelante. los quiero mucho a los tres. Con especial amor, quien fue mi apoyo moral, quien siempre tuvo confianza en mi y me · ayudo a alcanzar mis metas, sin importar las de él. Por el amor incondicional y la paciencia que siempre me tuvo, Te Amo Mario. Por ser amiga antes que ser compañera, quien me dio el animo que nacesitaba para saber y descubrir que tan capases somos cuando nos esforzamos; y el apoyo para que nuestras metas se hicieran realidad. A BILL Y HERNÁNDEZ A ING. ORELLANA A MIS COMPAÑEROS Y AMIGOS: I f Por/ la ayuda que nos dio, el tiempo que nos dedico, y también por .el apoyo espiritual que sit pre nos brindo, le doy las gracias. Po{ ser un buen Asesor y guiarnos a alcanzar nuestras metas, por la aportación de su exp,eriencia y conocimientos, le doy las gracias. Por su amistad y apoyo incondicional, para que pudiera alcanzar la meta propuesta. A todos ! les agradezco mucho. ' \ ROSA ISELA SOSA PERLA INDICE CAPITULO 1 l. Introducción 1.1. Objetivos ••• ••••....•••.•.••••.•••..•.••••.••••••• 1.2 1.3 1.4 l. 5 1.6 1.7 1.8 1.1.1 Objetivos Generales •••.•••••..•••••••••••••• 1.1.2 Objetivos Específicos .•••.•••.•••...••••••.• Alcances ••.••.••••••..•••.••.........••••••••.•.•. Limitaciones ••••••••••..•••••••••••••.••••• ~ •••••• Definición del Tema •••...••••.•••..••.•.••••••.••• Antecedentes .•.••..•..••••.•..••••••••• · •••••.•.••. Importancia y Justificaciones ••••....••.•••••.•••• Metodología Planificación del Tema •.•.••.•••.••...•••••••••••• CAPITULO 2 2 L~vantamiento de la Información .••.••••••.•...•.•••.• ,. 2.1. Metodología de la Investigación ••......•.•.•••.•• 2.1.1 Investigación Bibliográfica ••...•• • ••..••.• 2.1.2 Investigación de Campo •••••.•••••••••.•••.• 2.2 Población y Muestra 2.3. Objetivo de la Investigación····················~ 2.4 Ambito de la Investigación •••••••••.••••••.•••••• 2.5 Instrumento de la Investigación •......•••••••••.• 1 2 2 2 3 3 4 \ 6 9 11 13 15 15 15 15 16 16 17 17 CAPITULO 3 3 . Análisis de la Situación Actual .••••...•..••.....•.•••. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3 . 6 3.7 3.8 3.9 Definición del Sistema ..• • •.••••..••••.•••..•..•. 3.1.1 Si stema de Asesoría •.•..•.•.•.••••••••••••• 3.1.2 Sistema de Ins cripción .•••..•••••••••••••.• Definición de la diferentes categorías del Alumno. Definición y Dese. de los Procedimientos Actuales. 3.3.1 Asesoría ••.....•••• •• • • • •••..•.•.•••••••.••• 3.3.2 Inscripción de Materias •..•..•••••.••••.•••• Análisis de los Controles Actuales .•..• . .•...•..•. 3.4.1 Proceso de Asesoría 3.4.2 Inscripción ······························:·· Recolección de Formularios •.•••.•...•...••••...•.• Recolección de Reportes .••.••.••••••••• • ••••••.•. • Estudio del Sistema de Codificación Actual ••••• •• Descripción de Archivos Actuales 3 . 8.1 Estructura de las Bases de Datos .•..••...••• 3.8.2 Relación de los Archivos ••..•••..••.•..••.. Diagnóstico de la Situación Actual ....•.••••...••• 3.9.1 Diagnóstico de Procedimientos ..••••..•.•••.. 3.9.1.1 3.9.1.2 Asesor ia ••.•••.••••.•••••••.••. Inscriptión •••.••••.••••••••.•• 3.9.2 Diagnóstico de Controles •••.•••••• • •••..•••• 3.9.2.1 3.9.2.2 . 3.9.2.3 Control de Pre-requisito de materias •....•...•••••••••••.•. Control de Condición de matricula •.••••..••.•.••••••••. Control de la Hoja de Asesoría e Inscripción 18 18 18 18 18 21 .22 34 42 43 48 52 80 90 92 96 101 102 102 102 102 104 104 104 104 3.9.3 Diagnóstico de Formularios •...••••••••••••• 3.9.3.1 3.9.3.2 3.9.3.3 3.9.3.4 3.9.3.5 3.9.3.6 3.9.3.7 3.9.3.8 3.9.3.9 Hoja de Inscripción de Asignaturas Solicitud de Retiro total ••••••• Solicitud para Trámites de Equivalencias •••...••••••••••••• Solicitud de Tutoria ...•......••. Solicitud de Re-Ingreso ••••••••• Solicitud de Cambio de Carrera. Solicitud de Ingreso Solicitud de Adición de Materias Solicitud de Retiro de Materias 3.9.5 Diagnóstico de Codificación •...•...•.••.••• 3.9.6 Diagnóstico de la Organización •••.•••••.••• 3.10 Cuadros de Resumen del Diagnóstico de la Situación Actual. CAPITULO 4 4. Diseño del Sistema Propuesto ••••.•••••••.•••.••..•••••• 4.1 4.2 Diseño de los Procedimientos Propuestos •••••••••• Diseño de Controles •.••••••..••••••••••..•••••••• 4.3 Procedimientos Administrativos-Académicos para el Proceso de Asesoría e Inscripc. de Materias •••••• 4.4 Diseño de la Codificación ••.•••.••••.•••••••••.•• 4.5 Diagrama Jerárquico del Sistema de Asesoría e Inscripción de Materias en la Universidad Don Bosco 4.6 4.7 Diseño de los Archivos ••.•...•••..••••••••••••••• 4.6.1 Estructura de las Bases de Datos ••••••.•••• Relación de Archivos ...•.......•.•...•.•••••••••• 105 105 105 105 105 105 106 106 106 106 107 108 109 115 116 137 138 140 141 142 143 148 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6 ANEXO 7 ANEXO 8 ANEXO 9 ANEXO 10 ANEXO 11 BIBLIOGRAFIA Diccionario de Datos Justificacilon del Software Seleccionado para el Desarrollo del Sistema de Asesoría e Inscripción 4.9.1 Microsoft Fox Pro 4.9.2 Características Principales Estimación de ia cantidad requerida de memoria ocupada en el Disco Duro Especificaciones Técnicas de Microsoft FoxPro •.•.. Determinación de los tiempos de desarrollo de Inscripción de Materias en la UDB 149 162 165 165 166 169 170 171 173 175 177 179 181 183 185 187 189 191 193 1 / ! 1. INTRODUCCIÓN / L d A , 1 • 'ó d I y . d d 1 os procesos e sesona e nscnpc1 n e ~ tenas son os e as necesidades indispensables en toda Universidad. La As~~Wía orienta al Alumno y lo prepara para tomar decisiones sobre cuales y cuantas ~ aterias debe Inscribir. En la Inscripción, el alumno notifica a la Universidad de las materia·s que cursará, previa Asesoría. El presente trabajo de graduación pretende realizar· un estudio de los Sistemas de Asesoría e Inscripción en la Universidad Don Bosco con el fin de encontrar posibles fallas y mejorar los Procedimientos, Controles, Formularios, Reportes, Archivos y la Organización de las Actividades; y así evitar un considerable número de problemas, lo cual beneficiará no sólo a la Universidad, sino que también al alumno. 2 1. 1 OBJETIVOS 1. 1. 1 OBJETIVO GENERAL. * Proveer una nueva alternativa para el desarrollo de la Asesoría e Inscripción de Materias de los Alumnos de la Universidad Don Sosco. 1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. * * * * Realizar un análisis del Sistema Actual de la Asesoría e Inscripción de Materias de la Universidad, para obtener sus características, así como sus ventajas y desventajas (deficiencias), haciendo uso de las Técnicas de Ingeniería. Mostrar un Plan de Actividades, que permita alcanzar el logro del Objetivo General. Mejorar los Sistemas de Ases0ría e Inscripción existentes en la Universidad Don Bosco. Diseñar y Evaluar los procedimientos, estructuras y relaciones de los archivos, así como también su codificación, los formularios y los niveles de control, sobre los cuales se maneja la información. 3 1.2 ALCANCES Se pretende obtener los siguientes alcances: Control de la información del alumno y del registro de la situación académica del mismo, por medio del cual se obtendrá lo siguiente: Expediente de Materias Cursadas de cada ciclo y Reprobadas) Hoja de Asesoría e Inscripción {Aprobadas Controlar las materias cursadas según el Pensun para generar y facilitar la Asesoría al alumno. Capacitar a los usuarios finales del Sistema. Elaborar el Manual del Usuario para proporcionar la información necesaria a cualquier consulta solicitada. Implantar el Sistema propuesto en la Universidad Don Sosco. 1 .3 LIMITACIONES Para el control de Materias Cursadas, el Sistema aceptará únicamente la nota final del Alumno. No se desarrollará un modulo de la Asignación de Recursos (Asignación de: Horarios, Aulas, Profesores), por considerarse un Sistema Complejo, que amerita un estudio individual. No se desarrollará un subsistema que controle los pagos; únicamente se almacenará el estado de solvencia del alumno en la Universidad. 1 .4 DEFINICIÓN DEL TEMA "ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA MECANIZADO DE ASESORÍA E INSCRIPCIÓN DE MATERIAS PARA LA UNIVERSIDAD DON BOSCO" 4 Con el siguiente estudio se pretende analizar la Asesoría e Inscripción de Materias, en todos sus aspectos, con el objeto de diseñar un Sistema Mecanizado, el cual permita mejorar su funcionamiento, satisfaga las necesidades de información y control, facilite la toma de decisiones y agilice los procesos. El proceso de asesoría básicamente consiste en el asesoramiento que el profesor le da al alumno sobre su situación académica; cuales y cuantas materias puede cursar, basándose en: El C.U.M. El Plan de Estudios (el Pensun) Las materias cursadas, para obtener los pre-requisitos cumplidos. La inscripción es la notificación a la Universidad por parte del alumno sobre las materias que desea cursar (previa asesoría). Se toma como estudio !a Asesoría e Inscripción de Materias de la Universidad Don Basca, se analizará su Diseño, funcionamiento y control con el fin de detectar los diferentes aspectos que entorpecen el desarrollo de las funciones de la misma. Esto permite proponer cambios y mejoras al Sistema Actual para asegurar la satisfacción de las necesidades de los Usuarios. 5 Se pretende hacer una transformación de la asesoría y de algunos de los procedimientos involucrados en la Inscripción a procesos Mecanizados, con el propósito de mejorar la eficiencia y agilidad de los procedimientos, formularios, codificación, reportes, controles y archivos. Dichos cambios traerían consigo muchos beneficios para la Universidad Don Sosco. 6 1 . 5 ANTECEDENTES La Universidad Don Bosco se constituye jurídicamente en 1984 de acuerdo a las leyes de El Salvador. Inicia sus labores en enero de 1986 en la Escuela Domingo Savia. El Registro Académico se encontraba ubicado en el edificio de dos plantas. Las aulas estaban repartidas en el edificio de tres plantas. La Universidad inicia con aproximadamente 400 alumnos en las Facultades de Ingeniería y Humanidades. Ofreciendo la Facultad de Ingeniería las siguientes Carreras: Ingeniería Mecánica, Ingeniería Electrónica, lngen,iería Eléctrica; la Facultad de Humanidades: Licenciatura en Ciencias de la Educación; y la Facultad de Teología: Profesorado en Teología. El siguiente año, en el ciclo 01, la Universidad ofrece nuevas carreras en la Facultad de Ingeniería como son: Ingeniería en Computación y Biomédica. Y la Facultad de Humanidades: Licenciatura en Ciencias de la Comunicación. Por motivos del crecimiento de número de alumnos, en el ciclo 02 del mismo año, la Universidad afronta el problema de no contar con suficientes aulas para albergar a todos los alumnos, aunque la población Universitaria a comparación de otras Universidades, era pequeña. La Universidad se traslada luego, a la Parroquia María A!:lxiliadora (Don Rua). Para este momento el Sistema de Asesoría e Inscripción era en forma Manual, sin tener mayor problema para controlar la información de los alumnos. Debido al crecimiento de la población Universitaria y con el objeto de satisfacer las necesidades de la misma, se crea un Centro de Computo con el 7 Sistema IBM 9370; esta adquisición es: Una parte donada por la Congregación Salesiana de Nueva York y la otra un desembolso de Ja Universidad. Este equipo es adquirido en el año de 1988. Para esta época Registro Académico comienza a mecanizar el Control de alumnos y el Control de Notas, pero no existe un Sistema Mecanizado de Asesoría e Inscripción. En 1989, incrementa la cantidad de alumnos y el espacio físico disponible en la Parroquia de Don Rua, ya no es suficiente para las Facultades existentes, por esta razón se traslada la Facultad de Ingeniería junto con Registro Académico al Instituto Técnico Ricaldone (ITR); quedándose la Facultad de Humanidades en la Parroquia de Don Rua. En 1990, se implementa el Sistema Mecanizado de Inscripción de Materias, quedándose el Sistema de Asesoría en forma Manual. / En dicho sistema mecanizado el alumno se presenta a inscribir materias, y lo hace directamente desde una terminal (encontrándose siempre una persona encargada). Pero la inscripción se hacia en forma lenta porque el recurso humano era limitado. La Asesoría no se intentó Mecanizar. El siguiente ciclo se decide eliminar la inscripción directa del alumno desde una terminal y se regresa al Sistema anterior donde el alumno se presenta ante el encargado de realizar la inscripción, y es éste el responsable de pasar los listados a Registro Académico para ser procesados en la computadora. En 1992, la Universidad Don Sosco, se traslada nuevamente, pero esta vez en forma definitiva a sus locales propios, ubicados en la Ciudadela Don Bosco, Soyapango. 8 A la fecha, la Universidad Don Bosco, cuenta con aproximadamente unos 1,200 alumnos activos. El Sistema de Asesoría continua en forma Manual, y el Sistema de Inscripción de materias se da en dos fases: la primera fase de su procedimiento se hace en forma manual, llevándola a cabo los Asesores y luego Registro Académico actualiza los Sistemas. 9 1.6 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIONES Cuando la Universidad Don Bosco inició su labores, los Sistemas de Asesoría e Inscripción de materias, se hacían en forma Manual. Luego se crea un Sistema Mecanizado de Inscripción de Materias. --1-r Ambos Sistemas han tenido variaciones en cada Ciclo. Lo que provocó confusiones en los alumnos al momento de la Asesoría e Inscripción de las materias. Sin embargo en la actualidad se han realizado esfuerzos para mejorar dichos Sistemas. Las fallas que se detectaron en dichos Sistemas son las siguientes: Lentitud en la realización de los procesos de Asesoría e Inscripción de Materias. Se necesitan aproximadamente 1 5 personas para realizar la Asesoría e Inscripción de Materias. Controles deficientes cuando se realiza la Asesoría, ejemplo de ello es alumnos que han Inscrito materias sin cumplir con su pre-requisito correspondiente; otro ejemplo es de alumnos que han Inscrito más materias de lo que podrían cursar, según su Carga Académica. La obtención de la información, algunas veces es lenta, por no encontrarse la información actualizada. Por lo anterior, se considera que la Universidad urge de un Nuevo Sistema Mecanizado que brinde apoyo a la Asesoría e Inscripción de materias. Agilizar y controlar los Procesos de Asesoría e Inscripción en cuanto a las Carreras, Alumnos y Notas. Optimizar los recursos existentes. 10 Este trabajo de Graduación posee justificación práctica, ya que por medio del desarrollo e Implantación de los Sistemas Mecanizados para la Asesoría e Inscripción de Materias se obtendrá un mejor control de los alumnos. Lo anterior ofrecerá un mejor servicio a los Alumnos, Profesores, Decanos-, Registro Académico y a todas aquellas personas involucradas en éstos procedimientos. 1 ..• , 11 1. 7 METODOLOGÍA La metodología ha utilizar para el desarrollo del Trabajo de Graduación se dará de la siguiente manera: El primer paso es el Levantamiento de la Información, en esta etapa se recolectará la información acerca de la Asesoría e Inscripción de Materias, con la que actualmente cuenta la Universidad, se investigará cuales son las actividades que se ' realizan en dichos procesos, los controles existentes y la información que necesitan los Usuarios. Además se investigará a cerca de la Asesoría e Inscripción en otra Universidades para ver en que manera se pueden presentar recomendaciones para mejorar los procesos. Una vez recolectada la Información correspondiente al Sistema Actual; Procedimientos, Controles, Codificación, Formularios, Reportes y Archivos, se hará un Análisis de la Situación Actual y se dará el Diagnóstico. El siguiente paso es elaborar el Diseño del Sistema Propuesto, describiendo las características de los Procedimientos, Controles, Codificación, Formularios, Reportes y Archivos del sistema Mecanizado. Una vez hecho el Diseño del Sistema, se pasará a la fase de Codificación de Programas. Etapa donde se desarrollaran los mismos. Terminada la Codificación del Sistema, se harán las Pruebas Piloto para detectar posibles fallas, posteriormente se harán las depuraciones respectivas. Luego se hará la Implantación del Nuevo Sistema y se probará con datos reales. 12 A medida que se avance en el Trabajo de Graduación, se hará la respectiva Documentación que contendrá el Manual del Usuario. Terminada la elaboración de la documentación se capacitará al Usuario para la operación del Nuevo Sistema. 13 1.8 PLANIFICACIÓN DEL TEMA Para lograr la realización de los objetivos del presente Trabajo de Graduación, se propone una Plan que cuenta con las siguientes actividades: l. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Esta fase consiste en la recopilación de la información acerca de las actividades que se reaiizan actualmente en la Asesoría e Inscripción de Materias. 11. ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL. Esta es la fase de análisis de la información recopilada, con el fin de detectar las fallas en: Procedimientos, Controles, Codificación, Formularios, Reportes y Archivos; y presentar el Diagnóstico. 111. DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO. En esta fase se describen los Procedimientos, Controles, Codificación, Formularios, Reportes y Archivos del Sistema Propuesto, partiendo de los objetivos que se buscan. IV. MECANIZACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO. Es la fase de codificación a un lenguaje de programación o a un paquete de programación de aplicaciones. V. PRUEBA DE DATOS (PRUEBA PILOTO). • Es la fase de prueba del nuevo sisteni~ con datos no reales, para verificar los controles y corregir las fallas detectadas en la etapa anterior, con el objetivo de obtener el funcionamiento eficiente del Sistema. 14 VI. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA. Una vez codificado el Sistema a un lenguaje de programación o paquete de desarrollo de aplicaciones y corregidas las fallas detectadas, será implantado en la Universidad Don Bosco. VII. DOCUMENTACIÓN. Se hace el Manual del Usuario, el cual contiene las especificacaciones, las características y funcionamiento del Sistema. VIII. CAPACITACIÓN. En esta fase, se proporciona el entrenamiento al persánal que operará el Nuevo Sistema. UIV~ttr~MIINTO DE . •LA INPORMf(~l'>N 2. 15 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN El trabajo de Graduación esta orientado al Análisis, Diseño e Implantación del Sistema Mecanizado de Asesoría e Inscripción de Materias en la Universidad Don Basca. Para levantamiento de la información se utilizan dos tipos de Investigación, la Investigación Bibliográfica y la otra que es la Investigación de Campo. 2.1 METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 2.1.1 INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA 2.1.2 En la Investigación Bibliográfica se utilizó la información relacionada con los Procesos de Asesoría e Inscripción, así como los Manuales de Procedimientos Académicos y Administrativos, vigente en el ciclo 01 /93. Esta investigación, se orientó específicamente al área de la Asesoría ', , e Inscripción de Materias en la Universidad Don Bosco. El propósito de la investigación fue la obtención de la información teórica necesaria para aplicarla en el desarrollo del Análisis y Diagnóstico de los Sistemas de Asesoría e Inscripción de Materias. INVESTIGACIÓN DE CAMPO Para recolectar la información concerniente a dichos Sistemas, se realizó por medio de visitas, entrevistas y un cuestionario, a los diferentes niveles de la Organización de la Universidad Don Sosco (ver ANEXO 1 ): Secretaría General, específicamente con Registro Académico, las relaciones fueron por medio de: Un cuestionario y entrevistas con la encargada de Registro Académico. 16 Facultad de Ingeniería con el Vice-Decano de Ingeniería, por medio de entrevistas, quien nos proporcionó un Manual actualizado de los Procedimientos necesarios para la Asesoría e Inscripción de materias. Y con el Analista de Sistema por medio de entrevistas y un cuestionario, quien nos proporciono también información y los tipos de archivos existentes en la actualidad de la Universidad, y que están relacionados con los Procesos de Asesoría e Inscripción de Materias. 2.2 POBLACIÓN Y MUESTRA Considerando que la investigación de este trabajo esta orientada a la Universidad Don Bosco (UDB), se decidió tomar como universo Registro Académico, ya que es el Departamento encargado de desarrollar los Procesos de la Asesoría e Inscripción de Materias, no así de ejecutarlos, por tal motivo se entrevistó al Vice-Decano de la Facultad de Ingeniería, quien participa directamente en la realización de dichos procesos. 2.3 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN El propósito de realizar la investigación en el sector citado es: a) Obtener los criterios sobre como se realiza en la actualidad los Procesos de Asesoría e Inscripción de Materias. Para la selección de las personas entrevistadas, se consideró las funciones y cargos desempeñados por éstas en la UDB. Dichas personas debían estar involucradas en la Supervisión y realización de las operaciones, y en el desarrollo de la Asesoría e Inscripción. 17 2.4 ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN Las respuestas obtenidas por las entrevistas y los cuestionarios se obtuvieron an forma verbal y escrita. Estas dan una idea acerca de los sistemas existentes, tanto de sus procedimientos como de sus aplicaciones, controles y registros. 2.5 INSTRUMENTO DE LA INVESTIGACIÓN El instrumento utilizado fue un cuestionario (ANEXO 2), que contiene 31 preguntas, las cuales están enfocadas para obtener información relacionada sobre la Asesoría e Inscripción de Materias en la UDS. M"USIS l>E lA ~ffitJAtlON ~ttu"t. 18 3. ANÁLISIS SITUACIÓN ACTUAL 3.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA 3.1.1 SISTEMA DE ASESORÍA El Sistema de Asesoría consiste en la asistencia que la Universidad presta al alumno para orientarlo en la elección de su Plan de Estudios, ayudándolo a seleccionar las materias que más le convenga cursar en cada ciclo, de acuerdo a los pre-requisitos cumplidos y a la carga académica. 3.1.2 SISTEMA DE INSCRIPCIÓN El sistema de Inscripción de Materias consiste en el registro legal académico de las asignaturas que puede cursar el estudiante, previa autorización en la asesoría. 3.2 DEFINICIÓN DE LAS DIFERENTES CATEGORÍAS DE LOS ALUMNOS EN LA UNIVERSIDAD DON BOSCO. Alumnos de Nuevo Ingreso: Son aquellos que ingresan a la Universidad Don Sosco por primera vez, por lo que tienen como alternativa únicamente de inscribir materias que corresponden al primer ciclo, de acuerdo al Pensun de su Carrera. Alumnos de Ingreso Continuo: Son catalogados como estudiantes de Ingreso Continuo, los alumnos actuales de la Universidad que prosiguen normalmente sin ningún tipo de interrupción. Estos se inscriben teniendo en cuenta el reglamento académico, 19 procediendo a llenar la hoja de Inscripción de Materias de acuerdo a lo que el Asesor le sugiere y una vez asesorada, continua con el proceso de Inscripción, que es la legalización de su Asesoría. Para poder aprobar la Inscripción de materias de las siguientes categorías de alumnos se realiza un proceso diferente de los anteriormente mencionados. Alumnos de Ingreso por Equivalencias: Son los alumnos que ingresan a la Universidad Don Sosco, con estudios previos en otra Universidad, ya sea ésta nacional o extranjera, quienes solicitan Equivalencia de sus estudios, para no volver a cursarlas nuevamente. Alumnos de Cambio de Carrera: Entran en esta categoría los alumnos que se encuentra debidamente matriculados e inscripción en alguna de las carreras que ofrece la Universidad, deciden cambiar de carrera, y le resuelven su solicitud satisfactoriamente. Alumnos de Re-Ingreso: Son los alumnos que ya se han matriculado en la Universidad Don Sosco y que por diversos motivos, se han retirado de la misma y desean re-iniciar sus estudios después de uno o más ciclos de ausencia. Alumnos de Tutoría: Son aquellos estudiantes que se ven imposibilitados para cursar una materia de manera ordinaria, es decir asistiendo a clases, y por razones válidas necesita cursar esa materia en el ciclo en que se encuentra, puede ser autorizado para llevar la materia sin asistir a 20 clases, con la asesoría de un Catedrático de la Universidad Don Bosco. En el caso de ser autorizado este proceso, al estudiante se le pueden autorizar un máximo de dos asignaturas por TUTORÍA, en cada ciclo. 21 3.3 DEFINICIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES Se detallan a continuación los procedimientos actuales, mostrando los pasos realizados y las personas o departamentos encargadas dentro de la Organización, que llevan a cabo dichas actividades, con sus Diagramas de Flujo de Datos correspondiente (Cuyos elementos son mostrados en el Anexo 3). Los procedimientos se clasifican de la siguiente manera: 3.3.1 ASESORÍA: * Asesoría para alumnos de Nuevo Ingreso * Asesoría para alumnos de Ingreso Continuo * Asesoría para alumnos por Equivalencia * Asesoría para alumnos de Re-Ingreso * Asesoría para alumnos de Cambio de Carrera * Asesoría para alumnos de Tutoría. 3.3.2 INSCRIPCIÓN: * Inscripción de Materia * Inscripción de Materia Extraordinaria * Adición de Materia * Retiro de Materia -~ 1m ~MA ·01 .LA. SITOl:aoN At1'.VAL UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 situación Actual ·~ PROCEDIMIENTO : ASESORÍA PARA ALUMNOS DE NUEVO INGRESO DESCRIPCIÓN GENERAL: Representa la forma que se hace el proceso de Asesoría para a lumnos de nuevo ingreso en la Universidad. RESPONSABLE DECANATO ALUMNO ASESOR 1 ,_ ALUMNO ·, ' ' t .·J ASESOR \ ASESOR ACTIVIDAD 01 02 03 04 i '• ,' ·,' 05 06 DESCRIPCIÓN Se encarga de entregar los formularios de Inscripción de Materias. Presenta ante el Asesor su carnet y formulario de Inscripción de Materia, el alumno solo llena los espacios asignados para el nombre y el número de carnet. Pide el recibo de Matricula al alumno y sugiere únicamente, como alternativa de Inscribir las Materias que comprenden al ler. Ciclo, ya sea algunas o todas ellas al alumno. Elige las materias que desea cursar. El Asesor llena el formula­ rio, aprueba las asignatu-­ ras elegidas por el alumno entregándol~ a éste un nú­ mero correlativo de su Hoja de Inscripción Asesorada. El asesor al terminar el proceso, entrega las Hojas de Inscripción Asesoradas al Decanato. 22 ALUMNO ' • , ,-----------------------------------------------------------------------------------------, 1 1 1 1 1 1 1 1 1 HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS r PI ENTREGAR FORMAS DE INSCRIPCION E INFORMAR DECANATO ' HOJAS VACIAS DE ' DI INSCRIPCION DE MATERIAS HOJAS DE INSCRIPCION ASESORADAS RECIBO DE MATRICULA, CARNET Y HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS . r ____ .._ ____ "~ .__ ____________ .,_ P2 CORRELATIVO DE SU HOJA ASESORADA ASESORAR MATERIAS ASESOR V CODIGO DE CARRERA DZIPENSUN DE CARRERA 'NUMERO CORRELATIVO HOJA INSCRIPC. '------.,¡ID31HOJAS DE ASESORIA AUTORIZADA . ''---'---------------- '-------------------------- ---------- -- --------------------------------------------------- DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE ASESORIA PARA ALUMNOS DE NUEVO INGRESO EN LA UDB. UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : ASESORÍA PARA ALUMNOS DE INGRESO CONTINUO DESCRIPCIÓN GENERAL: Representa la forma que se hace el proceso de Asesoria para alumnos de ingreso Continuo a la Universidad. RESPONSABLE ACTIVIDAD DECANATO 01 ALUMNO 02 ASESOR 03 ALUMNO 04 ASESOR 05 ASESOR 06 DESCRIPCIÓN Se encarga de entregar los formularios de Inscripción de Materias. Presenta ante el Asesor su carnet y formulario de Inscripción de Materia (lleno en los espacios asignados para el nombre y el número de carnet), el Reporte de Notas (Este Reporte no incluye las notas del último ciclo) y Solvencia del Ciclo. Sugiere al alumno . las mate­ rias que puede cursar de acuerdo a los Reportes de Notas del último Ciclo (Reporte que solo es Asesor tiene) y el Pensun de Carrera y la Condic. Matric. Elige entre las materias que el Asesor ha sugerido. El Asesor llena el formula­ rio, aprueba las asignatu-­ ras elegidas por el alumno entregándole a éste un nú­ mero correlativo de su Hoja de Inscripción Asesorada. El asesor al terminar el proceso, entrega las Hojas de Insc. Ases. al Decanato. 24 - 1 ALUMNO ' ,-----------------------------------------------------------------------------------------, '~ HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS , PI ENTREGAR FORMAS DE INSCRIPCION E INFORMAR SOLVENCIA DE PAGOS, ¡CARNET, HOJA DE ¡INSCRIPCION Y El 1 REPORTE DE NOTAS r ¡CORRELATIVO DE SU HOJA ASESORADA . DECANATO ' ¡HOJAS VACIAS DE DI INSCRIPCION DE MATERIAS HOJAS DE INSCRIPCION ASESORADAS P2 ASESORAR MATERIAS ASESOR 'CODIGO DE CARRERA DZ,PENSUN DE CARRERA ' NO, CARNET L------':D31REPORTE DE NOTAS DEL ULTIMO CICLO 'NUMERO CORRELATIVO HOJA INSCRIPC , '------...-i·1D4,HOJAS DE ASESORIA AUTORIZADA . 'L-~----------------- DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL 1 1 1 1 1 1 1 1 PROCESO DE ASESORIA PARA ALUMNOS DE INGRESO CONTINUO EN LA UDB. UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : ASESORÍA PARA ALUMNOS DE INGRESO POR EQUIVALENCIA DESCRIPCIÓN GENERAL: Representa la forma que se hace el proceso de Asesoría para alumnos de Ingreso por Equivalencias a la UDB. RESPONSABLE ACTIVIDAD DECANATO 01 DECANATO 02 ALUMNO 03 ASESOR 04 ALUMNO 05 ASESOR 06 ASESOR 07 DESCRIPCIÓN orienta al Alumno sobre las materias de probable Equiv. Entrega al alumno el formu­ lario de inscripción de Mat. Presenta ante el Asesor su carnet, Hoja de Inscripción de Materia (vacia), solici­ tud de Materia por Equiva-­ lencia (que ha sido propor­ cionado en Registro Académi­ co), Constancia de Califica­ ciones y los Programas res­ pectivos. Presenta el alumno el recibo cancelado de Matr. Sugiere al alumno las mate­ rias que este puede cursar de acuerdo a los documentos anteriores , mencionados y el pensun de la Carrera de UDB. Elige entre las materias que el Asesor ha sugerido. El Asesor llena el formula­ rio, aprueba las asignatu-­ ras elegidas por el alumno entregándole a este un nú­ mero correlativo de su Hoja de Inscripción Asesorada. El asesor al terminar el proceso, entrega las Hojas de Inscripc. Ases. a l Decan. 26 - 1 ALUMNO j ,-----------------------------------------------------------------------------------------, 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS CONSTANCIA DE r PI ENTREGAR FORMAS DE IHSCRIPCION E INFORMAR DECANATO ' IHOJAS VACIAS DE DI INSCRIPCION DE MATERIAS !CALIFICACIONES, HOJAS DE INSCRIPCION !PROGRAMAS DE MATERIAS, ASESORADAS CARNET, HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS Y RECIBO MATRICULA • . r,_ __ _._ _____ " ------------. P2 CORRELATIVO DE SU HOJA ASESORADA ASESORAR MATERIAS ASESOR 'CODIGO DE CARRERA DZ,PENSUN DE CARRERA 'NUMERO CORRELATIVO HOJA INSCRIPC. ___ __,~._.ID3,HOJAS DE ASESORIA AUTORIZADA . ,.._...._ _____________ _ L-••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••-••••••••••••• DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE ASESORIA PARA ALUMNOS DE INGRESO POR EQUIVALENCIA EN LA UDB. 28 UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : ASESORÍA PARA ALUMNOS DE RE-INGRESO. DESCRIPCIÓN GENERAL: Representa la forma que se hace el proceso de Asesoria para alumnos de Reingreso a la Universidad Don Bosco. RESPONSABLE ACTIVIDAD ALUMNO 01 DECANATO 02 ALUMNO 03 ASESOR 04 ALUMNO 05 ASESOR 06 ASESOR 07 DESCRIPCIÓN Se presenta ante Registro Académico para que le emi­ ta el Informe Académico. Le entrega el formulario de Inscripción de Materia. Presenta ante el Asesor su carnet y formulario de Inscripción de Materia {Lle­ no en los espacios asignados para el nombre y el numero de carnet},el recibo cancelª do de Matr. y Reporte Notas Sugiere al alumno las mate­ rias que éste puede cursar de acuerdo al Rep. Notas, el Rep . Notas del ultimo ciclo {Reporte que solo el Asesor lo tiene} y el Pensun de Ca­ rrera y la Cond. Matricula. Elige entre las materias que el Asesor ha sugerido. El Asesor llena el formula­ rio, aprueba las asignatu-­ ras elegidas por el alumno entregándole a este un nú­ mero correlativo de su Hoja de Inscripción Asesorada. El asesor al terminar el proceso, entrega las Hojas de Inscr. Asesor. Decanato ALUMNO ,----------------------------------------------------------------------------------------- REPORTE DE NOTAS HOJA DE INSCRIPCION DE ~ATERIAS Pl ENTREGAR FORMAS DE INSCRIPCION E INFORMAR DECANATO P2 ENTREGAR FORMAS, REPORTE DE NOTAS ACTUALIZADAS REGISTRO ACAD. HOJAS VACIAS DE DZ REPORTE DE NOTAS 01 INSCRIPCION DE MATERIAS SOLICITUD DE REINGRESO, SOLVENCIA DE PAGO, ¡CARNET, HOJA DE HOJAS DE INSCRIPCION ASESORADAS 1 INSCRIPCION, ¡REPORTE DE NOTAS 1 ACTUALIZADAS. 1 CORRELATIVO DE SU HOJA ASESORADA P2 ASESORAR MATERIAS ASESOR 'CODIGO DE CARRERA 03 PENSUN DE CARRERA 'NUMERO CORRELATIVO HOJA INSCRIPC. ,_ ___ __,04 HOJAS DE ASESORIA AUTORIZADA --------------------------------~---------------------------------- ----------------------' DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE ASESORIA PARA ALUMNOS DERE-INGRESO EN LA UDB. 30 UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PAG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : ASESORÍA PARA ALUMNOS DE CAMBIO DE CARRERA. DESCRIPCIÓN GENERAL: Representa la forma en que se hace el proceso de Asesoría para alumnos que han Cambiado de carrera en la UDB. RESPONSABLE ACTIVIDAD DECANATO 01 ALUMNO 02 ASESOR 03 ALUMNO 04 ASESOR 05 ASESOR 06 DESCRIPCIÓN Entrega al alumno el formu­ lario de inscripción de Materia. Presenta ante el Asesor su carnet, Hoja de Inscripción de Materia (Lleno en los espacios asignados para el nombre y el nuevo numero de carnet), solicitud de Cambio de Carrera y la solvencia de pago. sugiere al alumno las mate­ rias que este puede cursar de acuerdo a los documentos anteriores mencionados y el pensun de la Carrera nueva. Elige entre las materias que el Asesor ha sugerido. El Asesor llena el formula­ rio, aprueba las asignatu-­ ras elegidas por el alumno entregándole a este un nú­ mero correlativo de su Hoja de Inscripción Asesorada. El asesor al terminar el proceso, entrega las Hojas de Inscripción Asesoradas al Decanato. ALUMNO ' ,-----------------------------------------------------------------------------------------, HOJA DE lNSCRlPClON DE MATERIAS r PI ENTREGAR FORMAS DE IHSCRIPCION E INFORMAR DECANATO ,J ¡HOJAS VACIAS DE 01 INSCRIPCION DE MATERIAS SOLICITUD DE CAMBIO ¡DE CARRERA, ¡SOLVENCIA DE PAGO, ¡REPORTE DE NOTAS, HOJAS DE INSCRIPCION ASESORADAS CARNET Y HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS CORRELATIVO DE SU HOJA ASESORADA r P2 ASESORAR MATERIAS ASESOR f CODIGO DE CARRERA DZIPENSUN DE CARRERA f NO. CARNET .__ ____ ...¡:03,REPORTE DE NOTAS DEL ULTIMO ClCLO 'NUMERO CORRELATIVO HOJA INSCRIPC. ~-----_,•ID41HOJAS DE ASESORlA AUTORIZADA ... ,.__._ ________________ _ L----------------------------------------------------------------------------------------- DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE ASESORIA PARA ALUMNOS DE CAMBIO DE CARRERA EN LA UDB. UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : ASESORÍA PARA ALUMNOS DE TUTORÍA. DESCRIPCIÓN GENERAL: Representa la forma en que se hace el proceso de Asesoría para alumnos que han solicitado Tutoría. RESPONSABLE DECANATO ALUMNO ASESOR ASESOR ALUMNO ASESOR ASESOR ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 01 Entrega al alumno el formu­ lario de inscripción de Materia. 02 Presenta ante el Asesor su carnet, Hoja de Inscripción de Materia (Lleno en los espacios asignados para el nombre y el número de carnet), solicitud de Tuto­ ría aprobada y solv. Pagos. 03 Le hace ver que solo puede cursar a lo máximo dos materias por ciclo. 04 sugiere al alumno las mate­ rias que este puede cursar de acuerdo a los documentos anteriores mencionados y el pensun de la Carrera de la Universidad Don Bosco. 05 Elige entre las materias que el Asesor ha sugerido. 06 El Asesor llena el formula­ rio, aprueba las asignatu-­ ras elegidas por el alumno entregándole a este un nú­ mero correlativo de su Hoja de Inscripción Asesorada. 07 El asesor al terminar el proceso, entrega las Hojas de Inscrip. Asesor.al Decan. 32 E 1 ALUMNO , ,-----------------------------------------------------------------------------------------1 1 1 1 1 1 1 1 1 ¡HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS r P1 ENTREGAR FORMAS DE INSCRIPCIONES E INFORMAR DECANATO !HOJAS VACIAS DE DI INSCRIPCION DE MATERIAS SOLVENCIA DE PAGOS, !REPORTE DE NOTAS, ¡CARNET, HOJA DE ¡INSCRIPCION DE MATERIAS HOJAS DE INSCRIPCION ASESORADAS !Y SOLICITUD MATERIA !POR TUTORIA. r,----------~~. CORRELATIVO DE SU HOJA ASESORADA P2 ASESORAR MATERIAS ASESOR ' f CODIGO DE CARRERA D2,PENSUN DE CARRERA ' NO. CARNET ..__ ____ --t:D31REPORTE DE NOTAS DEL ULTIMO CICLO 'NUMERO CORRELATIVO HOJA INSCRIPC. ~-----.-i•1D4,HOJAS DE ASESORIA AUTORIZADA • 1,__.,__ ___________ _ DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE ASESORIA PARA ALUMNOS DETUTORIA EN LA UDB. Rt~lm ~oNJJ'E.lA sntJA:CION l.t1'.\lAL 34 UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 PROCEDIMIENTO : INSCRIPCIÓN DE MATERIAS Situación Actual DESCRIPCIÓN GENERAL : Representa la forma que se hace el proceso de Inscripción para los alumnos de la Universidad RESPONSABLE ALUMNO DECANATO ALUMNO DOCENTE ALUMNO REGISTRO ACADÉMICO ACTIVIDAD 01 02 03 04 05 06 DESCRIPCIÓN Presenta a Decanato la con­ traseña de su número corre­ lativo. Busca basándose en el número correlativo la hoja de ins­ cripción asesorada y se la entrega al alumno. Se presenta en el lugar asignado para la inscripción y muestra al docente encar-­ gado el Carnet de la Univer­ sidad y la constancia de pago de Matricula y Labora­ torio. Revisa los documentos presen tados y anota al alumno en el listado de la materia re~ pectiva y en el grupo de la laboratorio con cupo disponi ble. Se presenta en Registro Aca­ démico para que le sellen la hoja de Inscripción y verifi quen la validez en l a Ins­ cripción de materias. Entrega la mitad de la hoja al alumno corno comprobante, y se queda con la otra par­ te para introducir los datos en la computadora. ALUMNO ' . ,--------------------------------------~--------------------------------------------------, 1 RECIBO DE CANCELACION HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS NUMERO CORRELATIVO 1 r P2 ENTREGAR FORMAS DE INSCRIPCION E INFORMAR DECANATO ¡CONSTANCIA DE PAGOS (LABORATORIO) HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS ASESORADAS , \.. PI PROCESAR CONSTANCIAS DE PAGO COLECTURIA f NUMERO CORRELATIVO DI ¡coMPROBANTES DE PAGO 02,HOJAS DE INSCRIPCION DE MAT. ASESORADAS . ,---------.... ._ ____________ ..,~ P3 HOJA DE INSCRIPCION DE MATERIAS AUTORIZADAS HOJA DE INSCRIPCION INSCRIPTOR MATERIAS INSCRIPTOR f CODIGO DE CARRERA 03,LISTA DE CUPO DE GRUPOS DE MATERIAS ---------. r .... ¡AUTORIZADAS 1 !HOJA DE IINSCRIPCION !DE MATERIAS !SELLADA 1 . . '- P4 PROCESAR LA INSCRIPCION DE MATERIAS REGISTRO ACAD. ~ f COOIGO DEL ALUMNO 041EXPEDIENTE DE ALUMNOS L---------------------------------------------------•••••••••••••••-•••••••••••-•••••-•••• DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE INSCRIPCION PARA ALUMNOS EN LA UDB. 36 UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 situación Actual PROCEDIMIENTO : INSCRIPCIÓN EXTRAORDINA­ RIA DE MATERIAS DESCRIPCIÓN GENERAL : Representa la forma que se hace el proceso de Inscripción extraordina-­ ria para los alumno de la Universi-­ dad. RESPONSABLE ALUMNO ALUMNO DECANATO ALUMNO DECANATO ALUMNO REGISTRO ACADÉMICO ACTIVIDAD 01 02 03 04 05 06 07 DESCRIPCIÓN cancela en colecturia el re cargo por la inscripción ex traordinaria. Se presenta a decanato para recibir la asesoría y poder realizar la inscripción. Sugiere al alumno las mate­ rias que puede cursar de acuerdo al reporte de notas del último ciclo. Decide cuales materias desea cursar. Llena la hoja de inscripc-­ ción, aprueba las materias y le entrega al alumno la Hoja de Inscripción. Se presenta en Registro Aca demico para que le sellen la Hoja de Inscripción y verifiquen la validez de la Inscripción Entrega la mitad de la hoja al alumno como comprobante, y se queda con la otra par­ te para introducir los da-­ tos en la computadora. ~ E 1 ALUMNO ' '~ ,-----------------------------------------------------------------------------------------, 1 1 ¡RECIBO DE CANCELAC. INSCRIP. EXTRAORD. , " PI 1 1 PROCESAR 1 CONSTANCIAS 1 DE PAGO 1 1 COLECTURIA ¡RECIBO DE CANCELACION .... ~ ¡DE INSCRIPCION 1 + D1 !COMPROBANTES DE PAGO 1 1 , 'I 1 P2 1 1 ASESORAR E INSCRIBIR MATERIAS HO.JA DE INSC. AUTORIZADA. DECANATO '- .J ' 'NO. CARNET DJ,LISTA DE CUPO DE GRUPO 'CODIGO DE CARRERA :DZIPENSUN DE CARRERA 'NO. CARNET :D4,REPORTE NOTAS DEL ULTIMO CICLO HO.JA DE INSCRIPCION DE MAT. AUTORIZADA .r "' ... P3 PROCESAR LA INSCRIPCION DE MATERIAS HO.JA DE INSCRIPC . DE MATERIAS REGISTRO ACAD. SELLADA \.. .J f CODIGO DEL ALUMNOS D4,EXPEDIENTE DE ALUMNOS L-----••••••••••••••••••••••••••••••-••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE INSCRIPCION EXTRAORDINARIA 1 1 1 1 38 UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PAG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : ADICIÓN DE MATERIAS DESCRIPCIÓN GENERAL Representa la forma que se hace el proceso de Adición de materias para los alumnos de la Universidad. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ALUMNO 01 DECANATO 02 ALUMNO 03 ALUMNO 04 DECANATO 05 ALUMNO 06 Consulta al Decanato sobre la posibilidad de adiciona materia{s) a su programa de estudio del ciclo. Recomienda o no adicionar materias. Si la recomendación es afir mativa, cancela en colectu­ ria lo que se indica en el boletín informativo. Con la constancia de pago, solicita en Registro Acadé­ mico un formato de Solici­ tud de Adición de Materias llena dicha solicitud y la lleva a Decanato. Autoriza o no la solicitud. Si le autorizan la solici­ tud la entrega a Registro Académico para que este realice los trámites res-­ pectivos. ,--------------------------------------------------------------------------------------- --, RECIBO DE CANCELAC. DE CUOTA AOICION DE MATERIA. r " + PI PROCESAR CONSTANCIAS E 1 DE PAGO SOLIClTUD DE COLECTURIA AOICION MATERIAS \. J ALUMNO LLENA + 01 !RECIBOS r " PJ f SOLICITUD DE ADICION DE MAT. ADICIONAR AUTORIZADAS MATERIAS VICE-DECANATO \. ~ ' 'COOIGO MATERIA D3,LISTA DE CUPO DE GRUPO 'CODIGO DE CARRERA :D4,PENSUN DE CARRERA :os1LISTA DE CUPO DE GRUPOS RECIBO DE CANCELACION, SOLICITUD DE ADICION MAT. AUTORIZADAS r " . P2 SOLICITUD DE ENTREGAR Y ADICION MAT. PROCESAR VAC I A. ADIC. MAT. REGISTRO ACAD. \. J DZISOLICITUD DE ADICION MATERIAS ID61EXPEDIENTE DE ALUMNOS • 1 ! CODIGO DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE ADICION DE MATERIAS UNIVERSIDAD DON BOSCO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGANIZATIVA: DECANATO PÁG. No. 1 Situación Actual PROCEDIMIENTO : RETIRO DE MATERIAS DESCRIPCIÓN GENERAL Representa la forma que se hace el proceso de retiro de materias para los alumnos de la Universidad. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ALUMNO ALUMNO DECANATO ALUMNO 01 02 03 04 Cancela en Colecturia lo que indica el boletin info mativo. con la constancia de pago, solicita en Registro Acadé­ mico un formato de Solici­ tud de Retiro de Materias, llena dicha solicitud y la lleva a Decanato. Autoriza o no la solicitud. Si le autorizan la solici­ tud la entrega a Registro Académico para que éste realice los trámites res-­ pectivos. 40 ,-----------------------------------------------------------------------------------------, ¡RECIBO DE CANCELAC. DE CUOTA ¡DE RETIRO DE MATERIA. , -... + PI 1 1 PROCESAR 1 CONSTANCIAS E 1 1 DE PAGO 1 ,soLICITUD DE COLECTURIA !RETIRO MATERIAS ' ALUMNO !LLENA 1 + DI !RECI BOS 1 1 , ....., 1 P3 r ¡SOLICITUD DE ' ¡RETIRO DE MAT. RETIRAR !AUTORIZADAS MATERIAS VICE-DECANATO '-. ,. • f CODIGO MATERIA 03,LISTA DE CUPO DE GRUPO ( f CODIGO DE CARRERA ' :D4,PENSUN DE CARRERA \ :os¡LISTA DE CUPO DE GRUPOS RECIBO DE CANCELACION, SOLICITUD DE RETIRO MAT. AUTORIZADAS , ....., . P2 .. SOLICITUD DE ENTREGAR Y RETIRO MAT. PROCESAR VAC I A . RETIRO MAT . REGISTRO ACAD. '- ,J D2,SOLICITUD DE RETIRO MATERIAS ~:D6,EXPEDIENTE DE ALUMNOS .. CODIGO L------------------ - ----------------•••••••••• • • •••••••••••••••••• • ••-•-••••••••••• • •••••• DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CONTEXTUAL DEL PROCESO DE RETIRO DE MATERIA 42 3.4 ANÁLISIS DE LOS CONTROLES ACTUALES A continuación se describen los procedimientos de Control que actualmente se desarrollan en la UDB, relacionados con los procesos de Asesoría e Inscripción de Materias, especificando a la vez el formulario o reporte que se somete a control así como la persona encargada de realizarlo. Los controles se estudian de la siguiente manera: 3.4.1 l. 11. 111. IV. v. VI. ASESORÍA Asesoría para alumnos de Nuevo Ingreso Asesoría para alumnos de Ingreso Continuo Asesoría para alumnos por Equivalencia Asesoría para alumnos de Reingreso Asesoría para alumnos de Cambio de Carrera Asesoría para alumnos de Tutoría. 3.4.2 INSCRIPCIÓN: l. Inscripción de Materia 11. Inscripción de Materia Extraordinaria 111. Adición de Materia IV. Retiro de Materia 43 3.4.1 PROCESO DE ASESORÍA l. Asesoría para Alumnos de Nuevo Ingreso a) Control de Inscripción de Materia. Este control es realizado por el Asesor, quien somete a control el Pensun de Carrera, de acuerdo al Pensun se le asigna y se le asesora las materias que el alumno puede cursar en la Hoja de Inscripción de Materia. El procedimiento que se sigue es el siguiente: El Asesor sugiere al alumno que Inscriba las materia del primer ciclo, de acuerdo al número de materias que presenta el Pensun de carrera. El alumno escoge llevarlas todas o algunas de ellas, luego el Asesor las aprueba. 11. Asesoría para Alumnos de Ingreso Continuo a) Control de Pre-requisito de las Materias. Este control es realizado por el Asesor, quien somete a control el Pensun de Carrera, para sugerir al alumno las materias que el puede cursar en el ciclo, de acuerdo al (ó los) pre-requisito(s) de materia(s) aprobada(s). El procedimiento que se sigue es el siguiente: El Asesor para sugerir las Asignaturas que el alumno puede cursar, revisa los Reportes de Notas del alumno buscando las materias posibles de Inscripción que cumplan con el pre-requisito de acuerdo al Pensun de la carrera del alumno. Para este proceso el Asesor se auxilia del Informe Académico y del Reporte de Notas del Ultimo Ciclo. Con este control se obtiene el número de materias de opciones que el alumno puede cursar en el ciclo. b) Control de Condición de Matrícula Este control es realizado por el Asesor, quien somete a Control los Criterios de carga Académica según el rendimiento del alumno. El proceso que se sigue es el siguiente: 44 Una vez que el Asesor verifica los pre-requisitos de las materias, verifica la condición de las asignaturas que él desea cursar, y de acuerdo a la condición ·,, de matricula de cada materia, el Asesor le asesorará un número determinado de materias para cursar (Ver Anexo 4). 111. Asesoría para Alumno por Equivalencia a) Control de Inscripción de Materia Este control es realizado por el Asesor, quien somete a control el Pensun de Carrera, de acuerdo al flujo de materias se le asigna y se le asesora las materias que el alumno puede cursar en la Hoja de Inscripción de Materias. El procedimiento que se sigue es el siguiente: El alumno se presenta primero ante el Decanato respectivo, quien orienta al alumno de las materias posible de Equivalencia. Una vez que el alumno tiene noción de las asignaturas que el podría cursar en la Universidad, va donde el Asesor quien sugiere al alumno las materias que puede cursar de acuerdo a los pre-requisitos que cumpla. Para este control el Asesor se auxilia de Constancia de Notas, los Programas respectivos de la Universidad en donde haya realizado los estudios. En caso de estudiantes extranjeros tanto las calificaciones como los programas deberán estar autenticados. IV. Asesoría para Alumnos por Cambio de Carrera a) Control de Pre-requisito de las Materias. Este control es realizado por el Asesor, quien somete a control el Pensun de Carrera, para sugerir al alumno las materias que el puede cursar en el ciclo, de acuerdo al (6 los) pre-requisito(s) de materia(s) aprobada(s). El procedimiento que se sigue es el siguiente: El alumno se presenta donde el Asesor con su Hoja de Inscripción vacía, su solicitud de cambio de carrera y su reporte de notas. Con la información 45 anterior él Asesor sugiere las Asignaturas que el alumno pued~ cursar, revisa los Reportes de Notas del alumno buscando las materias posibles de Inscripción que cumplan con el pre-requ.isito de acuerdo al nuevo Pensun de la carrera del alumno. Para este proceso el Asesor se auxilia del Informe Académico y del Reporte de Notas del Ultimo Ciclo. Con este control se obtiene el número de materias de opciones que el alumno puede cursar en el ciclo. b) Control de Condición de Matrícula Este control es realizado por el Asesor, quien somete a Control los Criterios de carga Académica según el rendimiento del alumno. El proceso que se sigue es el siguiente: Una vez que el Asesor verifica los pre-requisitos de las materias, verifica la condición de las asignaturas que él desea cursar, y de acuerdo a la condición de matricula de cada materia, el Asesor le asesorará un número determinado de materias para cursar. V. Asesoría para Alumnos por Tutoría a) Control de Pre-requisito de las Materias Este control es realizado por el Decanato respectivo de la Facultad, que somete a control la Solicitud de Tutoría, para autorizar y sugerir al alumno las materias que el puede cursar en el ciclo, de acuerdo al (ó los) pre­ requisito(s) de materia(s) aprobada(s), para este proceso el alumno solo puede cursar como máximo dos materias. El procedimiento que se sigue es el siguiente: Decanato revisa las asignaturas aprobadas que cumplan con el pre-requisito que presenta el Pensun de la Carrera, esta materias aprobadas son buscadas en los Reportes de Notas del alumno. Para este proceso el Asesor le aprueba un máximo de dos asignaturas que el alumno desea cursar. Decanato se 46 · auxilia del lnform~ ~ cadémico y del f:{eporte de Notas del Ultimo Ciclo. b) Control de Condición de Matrícula Este control es realizado por Decanato, quien somete a Control los Criterios de carga Académica según el rendimiento del alumno. El proceso que se sigue es el siguiente: Una vez que Decanato verifica los pre-requisitos de las materias, verifica la condición de las asignaturas que él alumno desea cursar, y de acuerdo a la condición de matricula de cada materia, el Decanato asesorará un número máximo de dos asignaturas por ciclo para cursar. VI. Asesoría para Alumnos de Reingreso a) Control de Pre-requisito de las Materias. Este control es realizado por el Asesor, quien somete a control el Pensun de Carrera, para autorizar y sugerir al alumno las materias que puede cursar en el ciclo, de acuerdo al (ó, los) pre-requisito(s} de materia(s) aprobada(s}, para , este proceso el alumno debe presentarse primero donde Registro Académico para que le emita un Reporte de Notas Actualizado. El procedimiento que se sigue es el siguiente: Decanato revisa las asignaturas aprobadas que cumplan con el pre-requisito que presenta el Pensun de la Carrera, esta materias aprobadas son buscadas en el Reporte de Notas del alumno. El Asesor se auxilia del Informe Académico. Con este control se obtiene el número de materias de opciones que el alumno puede cursar en el ciclo. b) Control de Condición de Matrícula Este control es realizado por el Asesor, quien somete a Control los Criterios de carga Académica según el rendimiento del alumno. El proceso que se 47 sigue es el siguiente: Una vez que el Asesor verifica los pre-requisitos de las materias, verifica la condición de las asignaturas que él alumno desea cursar, y de acuerdo a la condición de matricula de cada materia, el Asesor le asesorará un número determinado de materias para cursar. 48 3.4.2 INSCRIPCIÓN l. Inscripción en período Normal a) Control de hoja de Inscripción asesorada Este control es realizado por el inscriptor, quien somete a control la hoja de Inscripción. El procedimiento que se sigue es el siguiente: El alumno presenta la hoja de inscripción al encargado de la inscripción, éste verifica que cada materia se encuentre firmada por el asesor y luego anota al alumno en los respectivos grupos de clases y laboratorio. b) Control de cancelación de matrícula Este control es realizado por el inscriptor, quien somete a control el recibo de cancelación de matrícula. El procedimiento que se sigue es el siguiente: El alumno presenta el recibo de cancelación de matrícula al inscriptor, éste verifica que dicho alumno haya cancelado lo que dice en el boletín informativo de pagos. 49 11. Inscripción Extraordinaria a) Control de Pre-requisitos y Pensun Este control es realizado por el Decanato quien somete a control la hoja de notas del último ciclo y el Pensun de la carrera. El procedimiento que se sigue es el siguiente: Decanato revisa las notas del último ciclo y el Pensun correspondientes al alumno, para verificar los pre-requisitos de las materias que dicho alumno desea cursar y que se encuentren aprobados para poder autorizar las materias. Por último anota al alumno en los listados respectivos y le asigna un grupo de clases y laboratorio. b) Control de Cancelación de matrícula Este control es realizado por Decanato, quien somete a control el recibo de cancelación de matrícula. El procedimiento que se sigue es el siguiente: El alumno presenta el recibo de cancelación de matrícula a Decanato, éste verifica que dicho alumno haya cancelado lo que dice en el boletín informativo de pagos. 50 111. Adición de Materia(sl a) Control de Cancelación por Adición Este control es realizado por el encargado de adicionar materias quien somete a control el recibo de cancelación por adición de materias. El procedimiento que se sigue es el siguiente: La persona encargada de la adición revisa el recibo de cancelación y verifica que el alumno haya cancelado lo qué dice en el boletín informativo. b) Control de Pre-requisitos y Pensun Este control es realizado por el Decanato quien somete a control la hoja de notas del último ciclo y el Pensun de la carrera. El procedimiento que se sigue es el siguiente: Decanato revisa las notas del último ciclo y el Pensun correspondientes al alumno, para verificar los pre-requisitos de las materias que dicho alumno desea cursar y que se encuentren aprobados para poder autorizar las materias. Por último anota al alumno en los listados respectivos y le asigna un grupo de clases y laboratorio. c) Control de Condición de Matrícula Este control es realizado por el encargado de adicionar materias quien somete a control la hoja de inscripción inicial. El procedimiento que se sigue es el siguiente: Luego de verificar los Pre-requisitos y el Pensun el encargado debe verificar la condición de matrícula, luego adiciona la materia al alumno en la hoja de inscripción y la firma, y por último lo anota en el listado correspondiente. IV. 51 Retiro de Materias a) Control de Cancelación por Retiro Este control es realizado por el encargado de retirar materias quien somete a control el recibo de cancelación por retiro de materias. El procedimiento que se sigue es el siguiente: La persona encargada del retiro revisa el recibo de cancelación y verifica que el alumno haya cancelado lo que dice en el boletín informativo. b) Control de Condición de Matrícula Este control es realizado por el encargado de retirar materias quien somete a control la hoja de inscripción inicial. El procedimiento que se sigue es el siguiente: El encargado debe verificar la condición de matrícula, ya que de ésta depende si el alumno puede o no retirar la materia. Luego lo anota en el listado correspondiente. N)-~- 'h~ • .:. 'WiR =1 .=·· ·=N':h:t.l ,,a=:p¡;.~:1,•=• 111¡¡ 'tJK :º• ,=, =="~w,V:n =M~ ,, ,,,. ... 52 3.5 RECOLECCIÓN DE FORMULARIOS A continuación se estudian los formularios que se relacionan con los procesos de la Asesoría e Inscripción de Materias para los alumnos de la Universidad Don Sosco. Los formularios a analizar son los siguientes: Solicitud de Ingreso Hoja de Inscripción de Materias Solicitud de Re-Ingreso Solicitud de Adición de Materias Solicitud de Retiro de Materias Solicitud para Retiro Total de la Universidad Solicitud para Trámites de Equivalencias Solicitud de Tutoría Solicitud de Cambio de Carrera UNIVERSIDAD DON SOSCO lllllOTECA CENTRAL "RAFAEL MEZA A Y A U'' CIUDADELA DON BOSLQ "' SOYAP~NGO. EL SALVADOR 53 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud de Ingreso LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCIÓN Obten'er el nombre y los datos del alumno que desea ingresar a la universidad DESCRIPCIÓN .. ; . contiene la siguiente información: * No. de Carnet del alumno * * * * * * * * Nombres y apellidos Dirección Fecha y Lugar de Nacimiento No. de Teléfono Espacio para foto Nombre, Dirección y No. de teléfono de la persona encargada del alumno (Si éste es dependiente). Institución donde cursó el bachillerato Carreras que la Univers.idad ofrece para elegir la que desea PROCEDIMIENTO * * * 54 Lista de documentos que el solicitante debe presentar Fecha de solicitud Firma del solicitante El solicitante llena el formulario de ingreso y presenta los documentos que se le exigen junto con dicho formulario a Registro académico, éstos lo autorizan y lo hacen llegar a Decanato quien hace las evaluaciones correspondientes y autorizan o no el ingreso del alumno a la Universidad. Carnet NQ Primer y 1. Segundo Apellidos 2. Nombres San Saloado1; C./ Saloa.dor SOLICITUD DE INGRESO r 3. Dirección: _____________________ _ _______ Tel: ____ _ 4. Fecha de Nacimiento: __ _l ___ j _ ___ Lugar de nacimiento: ______________ _ 5. Encargado (solo indique el responsable en caso de ser dependiente) : Parentesco Nombre Ocupación Teléfono ~ -~, 6. Institución que en donde cursó el útimo año de Bachillerato Nombre Dirección Teléfono 7. Carrera que deseo estudiar: Facultad de Humanidades Facultad de Ingeniería Tecnológico A. Ciencias de la Educación D A. Electrónica [~ ¡---- B. Ciencias de la Comunicación l---J B. Eléctrica ¡--- ----] 1 C. Teología Pastoral D c. Mecánica ¡-· --J Auto. [- --] Gral. 1 -----~-; D. Computación [=] [ ______ ] E. Biomédica [~ l---- ¡ ____ ; F. Industrial D [=~: 8. Solicita Equivalencias: Sí D No D 9. Otros Estudios Superiores-Tecnológicos-Universitarios: Explique cuales: Donde: 10. Documentos que presentó a Secretaria: D Título Bachiller: _ _ ______ _ Romo Opción 1 1, O T tro ítulo (Describir) ____ ____ _____________________ _ 1 1 Título Extranjero ___________________________ __ _ D Partida de Nacimiento Original Í , Tres Fotografías Tamaño Cédula Coloró Blanco y Negro L I Certificado de Calificaciones 56 N0MBRE DEL FORMULARIO: Hoja de Inscripción de Materias LLENADO POR Asesor AUTORIZADO POR Asesor FUNCIÓN Obtener las asignaturas autorizadas a cursar por el alumno en un ciclo específico DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * Ciclo (01 si es el primer ciclo del año, 02 si es el segundo ciclo del año) * * * * * * * * Año en que se realiza la inscripción Nombres y apellidos del alumno No. de Carnet Nombre de la carrera Código de la materia a inscribir Nombre de la materia Grupos (T, grupo de clases, L, grupo de Laboratorios) Condición en que cursa la materia PROCEDIMIENTO 57 Firma del asesor * Firma del lnscriptor * Categoría (01 Ingreso continuo, 02 Reingreso, 03 Nuevo Ingreso) * No. de materias asesoradas * No. de materias inscritas * Firma del alumno * Firma del encargado de Registro Académico El asesor, basándose en el reporte general de notas, la condición de matrícula y el Pensun, sugiere al alumno las materias que puede cursar, luego de elegir las materias, el asesor las autor"iza y le entrega al alumno un número correlativo para que dicho alumno pueda hacer la inscripción de materias. UNIVERSIDAD DON BOSCO REGISTRO ACADEMICO Nel!BRE PRIMER APELLIDO CARNET COOIGO MATERIA :ATEGORIA : 11- INGRESO CONTINOO D IATERIAS ASESORADAS : FIRMA DEL ALUMNO HOJA DE INSCRIPCION DE ASIGNATURAS CICLO ____ .ANO __ _ SEGUNDO APELLIDO NOMBRES CARRERA: GRUPOS CONO. FIRMA DEL FIRMA DEL T L ASESOR INSCRIPTOR 02- REINGRESO D 03- NUEVO INGRESO D MATERIAS INSCRITAS: Vo. Bo. ____ ____ _ REGISTRO ACADEMICO 59 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud de Adición de Materias LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCIÓN Obtener el nombre de la persona que desea adicionar materias y el nombre de éstas DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * Nombre del alumno * Fecha * No. de Carnet * Nombre de la{s) materia{s) a adicionar * Código de la materia * Ciclo en que se imparte * Condición de la materia * Firma del encargado en Registro Académico * Firma del alumno PROCEDIMIENTO 60 * Firma del decano El alumno interesado en adicionar materia(s) llena el formulario, luego lo entrega a Registro Académico, quienes lo autorizan y luego lo pasan a Decanato para la autorización correspondiente. UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE _______ _ CARRERA NOMBRE CARNET No. : (F). MATERIA A ADICIONAR Registro Academico Yo. Bo. SOLICITUD DE ADICION DE MATERIAS FECHA: CODIGO CICLO CONDICION (F). Estudiante Decano 62 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud de Retiro de Materias LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCIÓN Obtener el nombre de la persona que desea retirar materias y el nombre de éstas DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * Nombre del alumno * Fecha * No. de Carnet * Nombre de la{s) materia(s) a retirar * Código de la materia * Ciclo en que se imparte * Condición de la materia * Firma del encargado de Registro Académico * Firma del alumno * PROCEDIMIENTO 63 Firma del decano El alumno interesado en retirar materia(s) llena el formulario y lo entrega a Registro Académico, quienes lo autorizan y se encargan de pasarlo a Decanato para la autorización respectiva. UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE _______ _ CARRERA NOMBRE CARNET No. : (F). MATERIA A RETIRAR Registro Academico Vo. Bo. SOLICITUD DE RETIRO DE MATERIAS FECHA : CODIGO CICLO CONDICION (F). Estudiante Decano 65 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud para retiro total .de la Universidad LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCIÓN Obtener los datos y el motivo por el cual el alumno desea retirarse por completo de la Universidad DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * Nombre del alumno * Facultad a la cual pertenece * Carrera que cursa * No. de carnet * Motivo de retiro * Firma del encargado de registro académico * Firma del estudiante * PROCEDIMIENTO 66 Firma del Decano El alumno interesado en retirarse definitivamente de la Universidad, llena el formulario y lo presenta a Registro Académico, quienes lo autorizan y se encargan de pasarlo a Decanato para la autorización respectiva. UNIVERSIDAD DON BOSCO SOLICITUD PARA RETIRO TOTAL DE LA UNIVERSIDAD Yo: , estudiante de la UNIVERSIDAD DON BOSCO, de la Facultad de: en la carrera de: con Carnet No. , presentó esta solicitud para RETIRARME TOTALMETE de la Universidad por el siguiente motivo: Adjunto mi talonario de pagos, mi ultimo recibo de pago segun lo indica el Boletín Informativo y mi hoja de asignacion de Materias. (F). (F). Registro Academico Estudiante Vo. Bo. Decano 68 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud de Tutoría LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCIÓN Obtener los datos y las razones por las cuales el alumno desea cursar una determinada materia en la modalidad de Tutoría DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * * * * * * * * Nombre del alumno Facultad a la cual pertenece Carrera que cursa No. de carnet Ciclo que cursa Materia que desea cursar en la modalidad de tutoría Ciclo en que se imparte dicha materia Profesor que imparte la materia PROCEDIMIENTO * * * * 69 Razones por las cuales desea cursar la materia en la modalidad de tutoría Firma del encargado de registro académico Firma del estudiante Firma del Decano El alumno interesado en cursar materia(s) en la modalidad de tutoría llena el formulario y lo presenta a Registro Académico, quienes lo autorizan y se encargan de pasarlo a Decanato para la autorización respectiva. UNIVERSIDAD DON BOSCO SOLICITUD DE TUTORIA Yo: , estudiante de la UNIVERSIDAD DON BOSCO, de la Facultad de: en la carrera de: con Carnet No. , cursando actualmente el Ciclo, solicito me sea autorizado cursar la materia: que se imparte en el Ciclo por el Profesor: , en la modalidad de TUTORIA, por las siguientes razones: (F). (F). Registro Academico Estudiante Yo. Bo. Decano 71 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud de Re-ingreso LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCION Obtener las razones por las cuales el alumno se retiró y desea ingresar a la Universidad nuevamente. DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * Nombre del alumno * Fecha de inicio de estudios * Fecha en que concluyó los estudios * Nombre de la Facultad * Nombre de la carrera * No. de Carnet * Motivo de Retiro * Motivo dB Reingreso * Firma de Registro Académico . • PROCEDIMIENTO 72 * Firma del alumno * Firma del decanato El alumno interesado en ingresar a la Universidad se presenta en Decanato a una entrevista personal, presentando además la solicitud de Reingreso por escrito, poniendo de manifiesto las razones de su retiro. Decanato toma la decisión de aceptarlo o no. UNIVERSIDAD OON BOSCO Yo: de la Facultad de: en la Facultad de con Carnet No. MOTIVO DE MI RETIRO: MOTIVO DE MI RE-INGRESO: (F). SOLICITUD DE RE-INGRESO , estudiante de la UNIVERSIDAD DON BOSCO, • a (Fecha que Inicio estudios) , y en la Carrera de: (Fecha que concluyo estudios) , solicito RE-INGRESO a la Universidad. (F). Registro Academico Estudiante Vo. Bo. Decano 74 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud para Trámites de Equivalencia LLENANDO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCION Obtener los datos y las asignaturas de las cuales el alumno desea tramitar equivalencias. DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información: * Nombre del Alumno * No. de Carnet * Nombre de la Universidad * Nombre del Depto./País * Año * Nombre de la materia * U.V. * Código de la materia * Resolución PROCEDIMIENTO 75 * Anexos * Firma autorizada * Firma del Alumno * Firma de Decanato El alumno se presenta a decanato para recibir la asesoría sobre las materias de probable equivalencia y sobre las materias que puede inscribir. Luego llena la solicitud de equivalencias y se presenta a inscribir llevando la constancia de calificaciones de la Universidad donde haya realizado sus estudios. Simultáneamente cancela en colecturía los trámites de equivalencias según dice el boletín informativo. Luego espera los resultados de la solicitud UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ______ _ CARRERA SOLICITUD PARA TRAMITES DE EQUIVALENCIAS Yo, , con Carnet No. interesado en realizar en la UNIVERSIDAD DON BOSCO, solicito la(s) siguiente(s) equivalencia(s) de de estudio que curse en la Universidad: - (Departamento o Pais) , de en el(los) ano(s) 1 MATERIA CURSADA ,~, MATERIA EN UDB 11 CODIGO 1~0 1 11 11 1 1 11 11 11 11 11 11 11 1 Resolucion : A: APROBADO D: DENEGADO ANEXO: D -NOTA CERTIFICADAS D - PROGRAMAS DE ASIGNATURAS FIRMA AUTORIZADA ESTUDIANTE OBSERVACIONES: Yo. Bo. 77 NOMBRE DEL FORMULARIO: Solicitud de Cambio de Carrera LLENADO POR Alumno AUTORIZADO POR Decanato FUNCION Obtener los datos de la persona que desea cambiarse de carrera. DESCRIPCIÓN Contiene la siguiente información * Nombre del alumno * Nombre de la Facultad * Nombre de la Carrera * Facultad a la que desea cambiarse * Motivos de Cambio * Firma de Registro Académico * Firma del alumno * Firma de Decanato PROCEDIMIENTO 78 El alumno llena el formulario exponiendo los motivos por los cuales desea cambiarse de carrera. Presenta la solicitud en Registro Académico y éste se encarga de pasarlo a Decanato, quienes autorizan o no la solicitud. UNIVERSIDAD DON BOSCO SOLICITUD DE CAMBIO DE CARRERA Yo: , estudiante de la UNIVERSIDAD DON BOSCO, en la carrera de: de la Facultad de: del Ciclo con Carnet No. , solicito Cambio de Carrera en esta 1isma Universidad y deseo pasar a: Facultad: Carrera : Los motivos son los siguientes: Anexo entrego el Recibo de Pago respectivo, segun especificaciones del Boletín Informativo, mi Talonario de Pagos y mi hoja de Asignacion de materias del presente Ciclo. (F). (F). Registro Academico Estudiante Yo. Bo. Decano 80 3.6 RECOLECCIÓN DE REPORTES Los reportes que se obtienen una vez terminado el proceso de Inscripción y que ha sido descrito anteriormente (con el proceso de Asesoría no se obtiene ningún reporte), son tres: Reporte de Materias Inscritas. Reporte de Informe Académico (Histórico de Notas). Reporte de Equivalencias. En el análisis de reportes, se muestra su formato y la información que contiene, tal como: Nombre del Reporte Persona quien lo elabora Persona que lo autoriza Función que cumple . Descripción de los datos que contiene Descripción del procedimiento por medio del cual es elaborado. NOMBRE DEL REPORTE LLENADO POR AUTORIZADO POR FUNCIÓN DESCRIPCIÓN Materias Inscritas Registro Académico 81 Mostrar al alumno las materias aprobadas para cursar en el ciclo, por medio del proceso de Inscripción. El reporte consta de la siguiente información: * Ciclo * No. de carnet * Carrera * Nombre del alumno * Código de materia * Materia * Sección * Condición * . Vigencia * Veces matricula * Grupo laboratorio PROCEDIMIENTO 82 El alumno entrega a registro académico la hoja de inscripción autorizada, registro académico actualiza el sistema de inscripción, luego emiten el reporte de materias inscritas para ser entregado al alumno. 84 NOMBRE DEL REPORTE: Informe Académico LLENADO POR AUTORIZADO POR FUNCIÓN DESCRIPCIÓN Registro Académico Que el alumno tenga un historial de notas de todos los ciclos cursa dos en la universidad. Facilita también los controles para la asesoría e inscripción. El reporte consta de la siguiente información: * No. de carnet * Alumno * Código de carrera * Nombre de carrera * Facultad * CUM * Estado actual * Categoría * Código de materia * Materia * u. v. * Nota * Ciclo (se ha cursado la materia) PROCEDIMIENTO 85 Una vez terminado el ciclo, el registro académico actualiza, el historial del alumno con todas las asignaturas cursadas. 87 NOMBRE DEL REPORTE: Resolución de Equivalencias de la Universidad Católica "Don Bosco" LLENADO POR AUTORIZADO POR FUNCIÓN DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO Registro .6.cadém:cc Decanato Mostrar las materias que le han sido aprobadas o denegadas por equivalencia al alumno. El reporte consta de la siguiente información: * * * * * * * * * * * * * Año Alumno Carrera estudiada Universidad donde curso sus estudios Carrera solicitada en la U.D.B. Ciclo Unidades Valorativas (U.V.) Materia cursada Nota Ciclo U. V. Resolución Observaciones Cuando el alumno entrega a la Universidad la solicitud de trámites de Equivalencia, decanato resuelve la solicitud y se 1~ envía a Registr/.- 88 Académico para que este actualice, el historial del alumno con todas las asignaturas cursadas. RESOLUCION DE EQUIVALENCIAS DE LA UNIVERSIDAD CATOLICA "DON BOSCO". ANO: ALUMNO: CARRERA ESTUDIADA: UNIVERSIDAD DONDE CURSO SUS ESTUDIOS: CARRERA SOLICITADA EN LA U.D.B.: CICLO U. CATOLICA DON BOSCO U.V. MATERIA CURSADA I 11 111 IV V NOTA: No se extienden Constancias dadas por Equivalencias. RESOLUCION: A: Aprobadas D: Dendegada NOTA CICLO U. V. RESOLUCION OBSERVACIONES ~1:.1A'*~t'IN ,~-. 'li _:¡._ =~j~'}¡,:kfP••A•• ,,a ,ijií._;.ifi.'l ',:.=li ·==u• :¡tJK ·~o, =;, ;:úMw,vn ~"'-:i, ·:úML 90 3. 7 ESTUDIO DEL SISTEMA DE CODIFICACIÓN ACTUAL A continuación se presenta una descripción de la codificación utilizada en los procedimientos utilizados en los proceso de Asesoría e Inscripción de Materias en la Universidad Don Bosco. 3. 7. 1 CÓDIGO DEL ALUMNO El código del alumno se compone de siete dígitos. Los primeros dos significan el año en que el alumno ingresó a la Universidad, los dos siguientes el correlativo de cada carrera y los tres últimos el correlativo del alumno con respecto a la carrera que se encuentre estudiando. 3.7.2 CÓDIGO DE LA CARRERA El código de la carrera se compone de dos dígitos. Este número ha sido asignado a medida que han ido surgiendo nuevas carreras en la Universidad. Por ejemplo, 04, es el código de la Carrera de Ingeniería en Ciencias de la Computación. 3.7.3 CÓDIGO DE LA FACULTAD El código de la Facultad se compone de un dígito. El número 1 corresponde a la Facultad de Ingeniería y el 2 a la Facultad de Humanidades. 3. 7 .4 CÓDIGO DE LA MATERIA El código de la materia está formado por 7 dígitos, el primero significa el código de Departamento; los tres siguientes significan las iniciales del nombre de la materia y los últimos tres dígitos son el número correlativo de la materia con respecto a la Facultad. 3. 7.5 CÓDIGO DE GRUPO DE CLASE El código de la sección de clase sirve para saber a cual grupo de cláse 91 pertenece el alumno. Está formado por 2 dígitos. 3.7.6 CÓDIGO DE GRUPO DE LABORATORIO El código del grupo de laboratorio sirve para saber a cual grupo pertenecerá el alumno. Está formado por un dígito. , •• ~"1·¡\::.,~ti-. ·;"nvn: 1·v:~ .,~i_e,, ..... · • :• ~, ... ,.:.-..A:~- .i.::~"fi:,.,. )u.a: :i~ ·v1=i, ::vMw,vn ·:Mv.:1:=,.RL 92 3.8 DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES Los archivos que actualmente se encuentran funcionando y se relacionan con los Procesos de Asesoría e Inscripción de Materia en la Universidad Don Sosco, son los siguientes: A) Archivo de Datos Personales. B) Archivo de Materias Inscritas en el Ciclo. C) Archivo de Materias Cursadas (Expediente). D) Archivo de Departamento (Nombre de los Departamentos). E) Archivo de Carrera (Carreras ofrecidas por la UDB). ·f) Archivo de Grupo de Laboratorio. G) Archivo de Materias (Materias ofrecidas por la UDB). H) Archivo de Materias de Laboratorio. 1) Archivo de Secciones dentro de la Materia. J) Archivo de Materias por Equivalencia. A) 93 Archivo de Datos Personales: Contiene la información de la Hoja de Solicitud de Ingreso, Reporte de Materias Inscritas y sus notas finales. Este archivo se actualiza al finalizar cada ciclo con las notas finales del alumno y todos aquellos formularios relacionados con el Registro Histórico del Alumno. El archivo de Datos Personales se llama REGDA01 y su registro actual es de 2,634. B) Archivo de Materias Inscritas en el Ciclo: C) D) Contiene la información de la Hoja de Inscripción de Materias del alumno y del reporte de notas que el profesor emite a Registro Académico o (Decanato). Se llama REGDA02, y tiene 5,722 registros en la actualidad. Archivo de Materias Cursadas (Expediente): Contiene la información del Reporte Historial de Notas. Al finalizar cada ciclo, esta información se traslada al Archivo de Datos Personales del Alumno. El número aproximado de registros es de 31,477, el cual se llama REGDA03. Archivo de Departamento (Nombre de los Departamentos): Este archivo posee la información, de las materias que se encuentran agrupadas por departamentos las diferentes materias que ofrece la Universidad. Este archivo se actualiza del código de la materia. El número aproximado de registros es de 20 y se llama REGDA04. E) Archivo de Carrera El Archivo de Carrera posee la información de las materias que se relacionan con la carrera; así como la Facultad con sus carreras, que son ofrecidas por la Universidad. Contiene 25 registros y el archivo se llama REGDA05. 94 F) Archivo de Grupo de Laboratorios G) H) 1) Contiene la información de la Hoja de Inscripción de Materias, que se relaciona con el alumno por medio de su número de carnet, el código de la materia que ha inscrito para dicho laboratorio, el código de grupo de laboratorio. El número aproximado de registros es de 1,500 y se llama REGDA06. Archivo de Materias (Materias ofrecidas por la UDB). Contiene la información especifica de la materias ofrecidas por la universidad, este archivo es alimentado por medio del Pensun de donde se obtiene: el numero correlativo de la materia, nombre de la materia, unidades valorativas. Este archivo posee el código del departamento al que pertenece, su especificación y los porcentajes de calificación con respecto a los tres parciales. El archivo se llama REGDA07 y el número de registros es de 474. Archivo de Materias de Laboratorio Este archivo contiene la información de todas las asignaturas que poseen laboratorio de las diferentes carreras ofrecidas por la Universidad. Este archivo se alimenta del Archivo de Grupo de Laboratorio. El número aproximado de registros es de 170 y se llama el archivo REGDA08. Archivo de Secciones dentro de la Materia. Este archivo se alimentan de la Hoja de Inscripción, posee la información de las secciones de materias que se ofrecen en un ciclo en particular. Este archivo posee el código de la materia y la sección a la que pertenece y sella REGDA09. El número de Registros es aproximadamente de 115. J) 95 Archivo de Materias por Equivalencia Este archivo se alimenta de las solicitudes de equivalencias aprobadas con sus constancias de notas respectiva. Este archivo posee la información del alumno, el código de materias aprobada por equivalencia y las notas de dichas asignaturas. Este archivo posee un número de registros aproximadamente de 1, 700 y se llama REGEQ01. 96 3.8.1 ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS NOMBRE DE ARCHIVO: REGDA01 (Archivo de Datos Personales) NOMBRE CAMPO TIPO ANCHO DEC L CARNET CARACTER 7 APELL 1 CARACTER 16 APELL2 CARACTER 16 NOMBR1 CARACTER 16 NOMBRE2 CARACTER 16 CICLOING CARACTER 2 PROCEDEN CARACTER 2 DIRECClO CARACTER 60 TELEFONO CARACTER 6 FECHANAC FECHA 8 LUGARNAC CARACTER 15 INSTIGRA CARACTER 40 CODIBACH CARACTER 2 CODICARR CARACTER 3 SEXO CARACTER 1 CUM NUMÉRICO 4 2 ESTADOAC CARACTER 2 CATEGO RI CARACTER 2 CURSILLO CARACTER 1 CUOTA NUMERICO 2 2 COEFI NUMERICO 3 CODIMU CARÁCTER 2 DISPONIBLE CARACTER 11 97 NOMBRE DE ARCHIVO: REGDA02 (Archivo de Materias Inscritas) NOMBRE CAMPO TIPO ANCHO DEC L CARNET CARACTER 7 L CODIMATE CARACTER 7 L · SECCIÓN CARACTER 2 NOTA1 · NUMÉRICO 4 2 NOTA2 NUMÉRICO 4 2 NOTA3 NUMÉRICO 4 2 ESTADMATE NUMÉRICO 2 VIGECMATE CARACTER 1 GRUPOL CARACTER 1 VECES NUMÉRICO 1 DISPONIBLE CARACTER 5 NOMBRE DE ARCHIVO: REGDA03 (Archivo de Expediente de Materias Cursadas) NOMBRE CAMPO TIPO ANCHO DEC L CARNET CARÁCTER 7 CODIMATE CARÁCTER 7 ESTAMATE CARACTER 2 VIGEMATE NUMERICO 1 VECES NUMERICO .1 ANOCURSO NUMERICO 2 CICLO CARACTER 2 NOTA CARÁCTER 4 2 . DISPONIBLE CARACTER 12 99 NOMBRE DE ARCHIVO: REGDA07 (Archivo de Nombre de Materias) NOMBRE CAMPO TIPO ANCHO DEC L CODIMATE CARACTER 7 NOMATER CARACTER 32 UNIDADES CARACTER 2 PARCIAL1 NUMÉRICO 2 PARCIAL2 NUMÉRICO 2 PARCIAL3 NUMÉRICO 2 DISPONIBLE CARACTER 10 NOMBRE DE ARCHIVO: REGDA0B (Archivo de Nombre de Laboratorios) NOMBRE CAMPO TIPO ANCHO DEC L CODIMATE CARACTER 7 L GRUPOL CARACTER 1 NOMLAB CARACTER 40 PRECIO NUMÉRICO 7 2 CUPOMAX NUMÉRICO 2 CUPOACT NUMÉRICO 2 DISPONIBLE CARACTER 8 NOMBRE DE ARCHIVO: REGDA09 (Archivo de Secciones) L L NOMBRE CAMPO CODIMATE SECCIÓN DISPONIBLE TIPO ANCHO DEC CARACTER 7 CARACTER 2 CARACTER 10 NOMBRE DE ARCHIVO: REGE001 (Archivo de Equivalencias) NOMBRE CAMPO TIPO ANCHO DEC L CARNET CARACTER 7 L COD MATE CARACTER 7 NOTA NUMÉRICO 5 2 100 DLAQON :n1 ,AftCfflV~ 'b! LA. SNUl:tlt)N :At!UAL L L L REGEQ01 (MAT. EQ) CARNET COOIMATE NOTA REGDA04 (COD. DEP.) CODIDEPTO NOMDEPTO DISPONIBLE RELACION DE ARCHIVOS EN LA SITUACION ACTUAL ~ • REGDA03 REGDA01 REGDA02 44 • ~ •• (DATOS PERS) 1~ (MAT. INSC) 1~ (EXP. MAT) ~ .... L CARNET L CARNET L CARNET APELLI L COOIMATE COOIMATE APELL2 L SECCION ESTAMATE NOMBR1 NOTA! VIGEMATE NOMBR2 NOTA2 VECES CICLOING I NOTA3 ANOCURSO PROCEDEN ., ESTAMATE CICLO DIRECCIO VIGEMATE NOTA TELEFONO GRUPOL DISPONIBLE FECHANAC VECES LUGARNAC DISIPONIBLE INSTIGRA CODIBACH CODICARR i 4 SEXO ~ REGDA06 REGDA09 CUM .-, ~ (GRUPO L) I+- SECCION ESTADOAC L CODIMATE L CODIMATE CATEGORI .... L GRUPOL L SECCION CURSILLO CARNET DISPONIBLE COOTA , COEFI .,, , DISPONIBLE CODIMU DISPONIBLE _.. REGDA05 REGDA08 ~ REGDA07 ....... . +- (CARRERA) (N()I LAB) ~ (MATERIAS) L CODICARR L CODIMATE L COOIMATE NOMCARR L GRUPOL NOMATER DURACCICLO· " N()ILABO UNIDADES ~ .. NUMATE R _,,,, PRECIO PARqAL_1 TITULO CUP()IAX PARCIAL_2 DISPONIBLE CUPOACT PARCIAL_3 DISPONIBLE DISPONIBLE :rs1~tiNbsfl1ttJ . Ibl ·1A ::~IN~~~~ tttNN. 102 3.9 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Después de analizar los procesos relacionados con la Asesoría e Inscripción de materias en la Universidad Don Sosco, se hallaron diversos problemas y estos se han clasificado de la siguiente manera: Procedimientos, Controles, Formularios, Reportes, Codificación y Organización. 3.9.1 DIAGNOSTICO DE PROCEDIMIENTOS: 3.9.1.1 ASESORÍA: 3.9.1.2 Después de haber analizado este proceso, se detecto que el proceso de Asesoría se realiza en forma lenta y tediosa para el Asesor como también para el alumno, por parte del Asesor, éste tiene que revisar la información correspondiente para cada alumno, lo que conlleva a controles ineficientes y para el alumno este proceso no esta muy claro, por lo que le es confuso. Por tanto, se pierde el objetivo, y es el de dar una adecuada y oportuna orientación al estudiante, para cursar en el menor tiempo posible y el máximo aprovechamiento de las materias a cursar dentro del pensun de su carrera. INSCRIPCIÓN Este proceso no es muy eficiente, por los siguientes motivos que se encontraron al analizarlos: No permite al alumno realizar los trámites de Inscripción en el menor tiempo posible. No cumple con las normas académicas, tales como: Asignan materias sin cumplir con los pre-requisitos y permiten inscribir materias sin tomar en cuenta los reglamentos establecidos para la Condición de Matrícula. Para los dos procesos anteriores, se sugiere un Sistema integrado de la 103 Asesoría y la Inscripción de Materias. Este nuevo sistema mecanizado contribuirá a que el alumno de un mejor seguimiento al pensun de su carrera, además tener un proceso que se realicen dichas tareas en una forma mas ágil y confiable. Considerando que en ningún momento, se pretende sustituir al Asesor, sino que proporcionarle una ayuda a su labor. 104 3.9.2 DIAGNOSTICO DE CONTROLES Después de analizar los controles que se llevan actualmente en los procesos de Asesoría e inscripción, se encontraron diversos problemas que entorpecen el desarrollo de los mismos. 3.9.2.1 Control de Pre-requisito de materias Se puede observar que al revisar cada reporte de notas, pensun y asesorar a cada alumno; el asesor puede cometer errores y perder mucho tiempo. Si aumenta la cantidad de alumnos el tiempo y las horas-hombre para asesorar serán aún mayores. 3.9.2.2 Control de Condición de Matrícula Se encontró que éste método de controlar la cantidad de materias que el alumno puede cursar no es el más adecuado, por lo que se dará una nueva alternativa basada en el CUM del alumno. 3.9.2.3 Control de la Hoja de Inscripción Este control es realizado en la Inscripción, al analizarlo se encontró que éste se puede hacer en la misma asesoría. Ya que se mecanizarán los procesos de Asesoría e Inscripción y los controles antes mencionados los realizará la misma mecanización, se recomienda que ambos procesos se hagan en forma integrada, de tal forma que se minimice el tiempo y se mejoren los controles. 105 3.9.3 DIAGNOSTICO DE FORMULARIOS Después de analizar los formularios, se detectó algunas fallas en ellos. 3.9.3.1 Hoja de Inscripción de Asignaturas 3.9.3.2 3.9.3.3 3.9.3.4 3.9.3.5 Al analizar éste formulario se encontró que la misma información se debe escribir dos veces, ya que el formulario se repite. Como se mecanizarán los sistemas de Asesoría e Inscripción se propondrá un diseño diferente para éste formulario, además se codificará el formulario y se llevará un número correlativo. Solicitud de Retiro total de la Universidad Se encontró que a este formulario le hace falta la fecha en que se realizó la solicitud, codificación y número correlativo. Solicitud para Trámites de Equivalencias Se encontró que a este formulario le hace falta la fecha en que se realizó la solicitud, codificación y número correlativo. Solicitud de Tutoría Se encontró que a este formulario le hace falta la fecha en que se realizó la solicitud, codificación y número correlativo. Solicitud de Re-ingreso Falta la fecha en que se hizo la solicitud y especificar si el alumno lleva materias por equivalencia. Además no se encuentra codificado y número correlativo. 3.9.3.6 3.9.3.7 3.9.3.8 3.9.3.9 106 Solicitud de Cambio de Carrera Falta la fecha en que se hizo la solicitud, codificado y número correlativo. Solicitud de Ingreso Falta de codificación y número correlativo. Solicitud de Adición de Materias Falta de codificación y número correlativo. Solicitud de Retiro de Materias Falta de codificación y número correlativo. 107 3.9.4 DIAGNOSTICO DE CODIFICACIÓN Después de analizar la codificación se encontró que el código de las materias da lugar a confusión debido a la forma en que está estructurado, por lo que se diseñará una codificación adecuada para dichas materias. 108 3.9.6 DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN Después de haber analizado la estructura organizativa de la Universidad se encontraron algunos problemas, los que a continuación se detallan. * * * Al iniciar cada ciclo, no se cuenta con todos los profesores necesarios para impartir las materias, sobre todo con materias que no se han impartido anteriormente o materias propias de cada carrera. Esto trae como consecuencia una desorganización completa de horarios y aulas. Se recomienda que se coordine con anticipación al comienzo del ciclo la contratación de profesores para materias nuevas a impartir o con las que no se cuenta con profesor. Además asignar las materias a los profesores tratando de no cambiar después lo que se ha establecido, para evitar problemas. Se encontró que existe una mala coordinación de horarios y asignación de aulas, ya que se establecen al inicio de cada ciclo y luego por un motivo u otro se cambian, esto crea un desorden total creando problemas al alumno que ya había hecho su horario. Se recomienda una mejor coordinación de los horarios y aulas, y que éstos aparezcan en el boletín informativo de tal forma que después no se cambien, excepto en casos excepcionales. En la Inscripción y Asesoría no se cuenta con el personal necesario para la cantidad de alumnos. Ya que se mecanizará la Asesoría e Inscripción, se recomienda que se ambas se hagan al mismo tiempo, para lo cual se diseñarán los Procesos y Procedimientos necesarios. :i~@~tsRGs IRESUMEN ::111. il)l~CNosnco 11:i& 1LA -:~IN"Qlt)R ,ttCNM. 109 CUADRO RESUMEN DE DIAGNOSTICO PROCEDIMIENTOS PROBLEMA CAUSAS Ineficiencia en el El volumen de Infor­ desarrollo de la mación a revisar. Asesoría. Lentitud en pre­ sentar las posi­ bles materias a cursar por el alumno. Se revisa el informe académico y el re­ porte de notas del último ciclo. ASESORÍA EFECTO SOLUCIÓN Lentitud del Proceso Diseñar un Sis­ -tema Mecanizado de Asesoría que agilice los pro­ cedimientos que actualmente se lleven a cabo. Lentitud en el desa­ rrollo del proceso, haciendo esperar a los alumnos a que se les atienda y casan­ dose el Asesor, lo que les conlleva a cometer errores. Implementar un Sistema Mecani­ zado de Asesoría que contenga la información ade­ cuada, como las materias posi­ bles que el alumno puede inscribir. CUADRO RESUMEN DE DIAGNOSTICO PROCEDIMIENTOS PROBLEMA No es agil en el desarrollo de los procesos de Ins­ cripción. Dificultad para controlar las nor­ mas académicas. CAUSAS El proceso se realiza en tres etapas. El proceso de Aseso­ ría no tiene contro­ les eficientes para la Inscripc. de mate­ rias que cumplan con los pre-requisitos o para la carga acadé­ mica. EFECTO No permite al alumno realizar los trámi­ tes en el menor tiempo posible. El alumno inscribe materias que no le corresponden cursar, por lo que no se cumple con los re­ glamentos académicos 110 INSCRIPCION SOLUCIÓN Implementar un Sistema Mecani­ zado de Inscrip. de materias re­ lacionado con la Asesoría, para agilizar este proceso. Implementar un Sistema Mecani­ zado de Inscripc relacionado con el Sistema de Asesoría, con el objeto de agili­ zar y mejorar los niveles de control. CUADRO RESUMEN DE DIAGNOSTICO FORMULARIOS PROBLEMA Hoja de Inscripc. de Asignaturas. Solicitud de Reti­ ro Total del Ciclo Solicitud para Tramites de Equi­ valencia. CAUSAS La misma información se tiene que escribir dos veces. Falta el campo de fe­ cha, no se encuentra codificado y no tiene número correlativo. Falta el campo de fecha, codigo de identificación y un número de correlativo EFECTO Se vuelve tedioso cribir lo mismo dos veces y da lugar a confusión y posibles errores. No se sabe en que fecha se hizo la so­ licitud. No se sabe en que fecha se hizo la solicitud. 111 SOLUCIÓN Rediseño ·comple­ to de la forma Crear un formu­ lario que sirva tanto para la Asesoría como para la Inscripc en el cual el Sistema Mecanizª do de un listado de las materias que el alumno puede cursar y elegir las mate­ rias que desea. Agregarle al di­ seño del formu­ lario el campo de fecha, un nú­ mero correlativo y código de identificación. Agregarle al di­ seño del formulª rio el campo de fecha, número correlativo y código de ident PROBLEMA Solicitud de InQi:'iiiio, Solicitud de Adición de Materia Solicitud de Retiro de Materias CUADRO RESUMEN DE DIAGNOSTICO Cl\tJSl\S No se encuentran el formulario codificado le hace falta también un número de correla­ tivo. Al formulario le hace falta un código de identificación y nú­ mero de correlativo. No se encuentra codi­ ficado y le hace fal­ ta un número correla­ tivo EFEC~O No se lleva un con­ trol de formularios emitidos porla UDB y no se encuentra identificado el for­ mulario. No se sabe el número de formularios emit1 dos y la identifica­ ción del formulario. No se sabe su iden­ tificación y el nú­ ro emitido de formu­ larios por la UDB. 112 SOLUCIÓN Rediseño del formulario,agre­ gar un número correlativo y un código de ident! ficación. Agregarle al di­ seño de éste - formulario un código de iden - tificación y un número correla­ tivo. Agregarle al di­ seño del formulª rio una identi­ ficación y un número correla­ tivo. CUADRO RESUMEN DE DIAGNOSTICO CODIFICACIÓN PROBLEMA CAUSAS Código de Materias Mal diseño de éste código. Es innecesa­ rio poner la inicial del departamento y de la materia. EFECTO Da a lugar a confu­ sión no sólo para el alumno sino para cualquier persona que vea los códigos, debido a los carac­ teres que se utili­ zan. 113 SOLUCIÓN Rediseñar el có­ digo. Campo compuesto por números, donde el primer dígito corresponde a la facultad, los dos siguientes corresponden al departamento y los últimos cua­ tro dígitos co­ rresponden al número correla - tivo de la mate­ ria. CUADRO RESUMEN DE DIAGNOSTICO CONTROLES PROBLEMA Control de Pre-re­ quisitos de mate­ rias. Control de Condi­ ción de Matricula. CAUSAS Asesor debe controlar notas, pensun y candi ción de matricula de cada alumno. Metodo, inadecuado de controlar la cantidad de materias que el alumno puede cursar. EFECTO Errores debidq a cansancio de parte del Asesor por exce­ so de trabajo. Alumno puede sobre­ cargarse de materias que no está capaci­ tado para cursar. Control de Hoja de Procedimiento innece- Redundancia de pro- Inscripción sario. cedimientos. Asesorada. 114 SOLUCIÓN Rediseño comple­ to del Sistema de Asesoría e Inscripción, am­ bos controlaran el Pensun, las materias cursa­ das, pre-requi­ sitos y condi­ ción de matrícu­ la. Controlar el nú­ mero de materias basandose en el CUM del alumno. Realizar la Ins­ cripción y la Asesoría en for­ ma integrada. 115 4. DISEÑO DEL SISTEMA Este capitulo contiene el Diseño del Sistema