UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERÍA TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE INGENIERO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CATEGORÍA “BUSINESS TO BUSINESS” PARA LA GESTION DE COMPRAS ENTRE EMPRESAS PROVEEDORAS Y DISTRIBUIDORAS PRESENTADO POR: JAIME ALEXANDER HERNÁNDEZ SANABRIA RODRIGO POSADA LÓPEZ ASESOR: LCDA. REINA ELIZABETH DURÁN DE ALVARADO ENERO DE 2007 EL SALVADOR, CENTRO AMÉRICA UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERÍA TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE INGENIERO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN AUTORIDADES ACADÉMICAS RECTOR ING. FEDERICO MIGUEL HUGUET RIVERA VICE-RECTOR PBRO. VICTOR BERMUDES SECRETARIO GENERAL LIC. MARIO RAFAEL OLMOS ARGUETA DECANO DE INGENIERIA ING. ERNESTO GODOFREDO GIRÓN UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERÍA TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE INGENIERO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN SUB-COMITÉ EVALUADOR ASESOR LICDA. REINA DURÁN DE ALVARADO TUTOR ING. MELVIN CARIAS JURADO ING. CÉSAR E. ALFARO CANALES JURADO ING. ERNESTO A. HERNÁNDEZ AVENDAÑO JURADO ING. JOSÉ E. MORENO GUTIERREZ AGRADECIMIENTOS A Dios por haberme permitido alcanzar una de las metas más importantes de mi vida, ya que él es quien nos iluminó y dio fortaleza durante todo el desarrollo del proyecto. A mi Mamá Otilia Sanabria y mi segunda mamá Maria Elena Sanabria quienes siempre creyeron en mi y me brindaron su apoyo incondicional no sólo durante el desarrollo de esta tesis sino durante toda mi vida. Espero como profesional seguir sus principios y ayudar a quien sea que necesite de mi ayuda para salir adelante. A todos mis amigos en especial a Rosa Vargas, Griselda Umaña, Nancy Monterrosa, Alex Lazo, Guillermo Trejo y Gloria Ochoa quienes siempre me animaron y apoyaron para seguir adelante. A los esposos Mireya de Posada y Jorge Posada quienes siempre nos apoyaron y creyeron en nosotros a pesar de todas las dificultades a las que nos enfrentamos. A mi compañero de tesis, que a pesar de todos los inconvenientes que tuvimos que afrontar nunca se dio por vencido y puso lo mejor de su parte para terminar el proyecto satisfactoriamente. Jaime A. Sanabria Mi agradecimiento va dirigido principalmente a mi Padre Celestial quien dándome entendimiento y perseverancia me ha permitido concluir dicho proyecto de tesis. Por haberme iluminado y fortalecido en cada una de las etapas que tuvimos que ir concluyendo a lo largo de este camino. A mis padres Jorge y Mireya por ser el pilar de apoyo diario, que con su ejemplo y consejos han sido siempre mi mejor escuela. Y han dedicado su vida a la realización de cada uno de sus hijos, incondicionalmente. A Mis hermanos Claudia, Jorge y Ricardo por estar pendientes de mis avances, buscando siempre un motivo para ayudarme y aconsejarme, dándome apoyo en todo momento. Gracias también a mis cuñados, Sofía y Ernesto por no callar sus palabras de aliento. A mis grandes amigos Roberto, Luis, Mario y Carlos que han estado al lado, atentos a escuchar mis desahogos emocionales. Gracias por sus consejos y su invaluable apoyo. A Carolina quien sin duda fue mi motivación principal para concluir esta meta y por ayudarme a descubrir que debe haber muchas metas más por alcanzar. Votán quien ha estado a mi lado día a día en los mejores 12 años de mi vida acompañándome en cada una de las noches de desvelo con su incondicional cariño. Agradecimiento sincero a la Licda. de Alvarado, por aceptar la asesoría de nuestro proyecto y regalarnos tal ejemplo de profesionalismo y ser siempre muy gentil y constructiva en todas sus correcciones. A Dios nuevamente, por permitirme este momento en el que mirando a mí alrededor descubro que estoy rodeado de personas maravillosas e invaluables que contribuyen día a día a mi expresión de felicidad y éxito. Dios les bendiga… Rodrigo Posada i ÍNDICE Pág. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................iv CAPÍTULO I....................................................................................................................... 1 1.1 ANTECEDENTES .........................................................................................................1 1.2 IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN ...........................................................................4 1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..........................................................................4 1.2.2 JUSTIFICACIÓN..................................................................................................5 1.3 OBJETIVOS................................................................................................................6 1.3.1 OBJETIVO GENERAL............................................................................................6 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................7 1.4 ALCANCES.................................................................................................................8 1.5 LIMITACIONES ...........................................................................................................9 1.6 DELIMITACIONES .....................................................................................................10 1.7 PROYECCIÓN SOCIAL ...............................................................................................11 1.8 MARCO TEÓRICO......................................................................................................11 1.8.1 REFERENCIAS HISTÓRICAS................................................................................11 1.8.2 MARCO CONCEPTUAL........................................................................................15 1.8.3 MARCO EXPERIMENTAL .....................................................................................25 1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN........................................................................31 1.9.1 PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS ...........................................................................31 1.9.2 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................................32 1.9.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ..............................................................32 1.9.4 CICLO DE VIDA DEL SISTEMA ............................................................................33 1.10 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..........................................................................37 1.11 PLAN DE SOLUCIÓN............................................................................................39 1.11.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA ..........................................................................39 1.11.2 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................39 1.11.3 ANÁLISIS DEL SISTEMA...................................................................................40 1.11.4 DISEÑO DEL SISTEMA .....................................................................................40 1.11.5 CÓDIGO O DESARROLLO DEL SISTEMA..............................................................41 1.11.6 PRUEBAS.......................................................................................................41 1.11.7 DOCUMENTACIÓN...........................................................................................42 1.12 PRESUPUESTO ...................................................................................................42 1.12.1 PRESUPUESTO DE DESARROLLO DEL SISTEMA ...................................................42 1.12.2 PRESUPUESTO TOTAL DE DESARROLLO .............................................................43 1.12.3 PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN.................................................................43 CAPÍTULO II ................................................................................................................... 44 2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN..........................................................................................44 2.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ...........................................................................................44 2.3 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE INVESTIGACIÓN ........................................................45 2.3.1 LA ENTREVISTA................................................................................................45 2.3.2 LA OBSERVACIÓN.............................................................................................47 2.4 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS..............................................................48 2.4.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS .......................................................................48 2.4.2 ANÁLISIS DE RESULTADOS ....................................................................................52 CAPÍTULO III.................................................................................................................. 53 3.1 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ACTUAL ...................................................................53 3.2 DESCRIPCION DEL ENTORNO ....................................................................................55 3.2.1 CULTURAL .......................................................................................................56 3.2.2 ECONÓMICO....................................................................................................56 3.2.3 EFICIENCIA .....................................................................................................57 ii 3.2.4 SOCIAL ...........................................................................................................57 3.3 DESCRIPCION DEL PROCESO Y LOS PROCEDIMIENTOS .................................................57 3.4 USUARIOS INVOLUCRADOS ......................................................................................94 3.5 INFORMACIÓN QUE SE MANEJA .................................................................................97 3.6 VENTAJAS Y DESVENTAJAS .......................................................................................98 3.6.1 VENTAJAS .......................................................................................................98 3.6.2 DESVENTAJAS..................................................................................................98 CAPÍTULO IV................................................................................................................. 100 4.1 DISEÑO DEL SISTEMA INFORMÁTICO PROPUESTO ..................................................... 100 4.1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA PROPUESTO ............................................................. 100 4.1.2 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DESARROLLADO.............................................. 102 4.2 HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL DESARROLLO DEL SOFTWARE ............................... 102 4.2.1 BASES DE DATOS........................................................................................... 103 4.2.2 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN ........................................................................ 106 4.2.3 SERVIDOR WEB.............................................................................................. 109 4.2.4 WINDOWS XP PROFESSIONAL.......................................................................... 110 4.3 DISEÑO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS ........................................................... 111 4.3.1 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS Y FORMAS .......................................................... 111 4.3.2 DESCRIPCIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO........................................................... 111 4.4 DISEÑO Y DIAGRAMAS DE LENGUAJE MODELADO (UML) ............................................. 113 4.4.1 DESARROLLO DE CASOS DE USO..................................................................... 115 4.4.2 MÓDULO DE VENTAS ...................................................................................... 115 4.4.3 MÓDULO DE REPORTES................................................................................... 117 4.5 MAPA DEL SISTEMA GESTOR DE COMPRAS................................................................ 119 4.5.1 ESQUEMA GRÁFICO DEL SISTEMA .................................................................... 119 4.5.2 DESCRIPCIÓN DE COMPONENTES..................................................................... 120 4.5.3 ADMINISTRACIÓN DE CONTRASEÑA ...................................................................... 122 4.5.4 REPORTES..................................................................................................... 123 4.5.5 AYUDA.......................................................................................................... 124 4.6 BASE DE DATOS.................................................................................................... 125 4.7 DICCIONARIO DE DATOS........................................................................................ 133 4.7.1 DEFINICIONES DE LAS TABLAS ........................................................................ 133 4.8 SEGURIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................... 135 4.8.1 CLAVES DE ACCESO........................................................................................ 135 4.8.2 ROLES DE USUARIOS...................................................................................... 136 4.8.3 PRIVILEGIOS ................................................................................................. 137 4.8.4 RESPALDOS................................................................................................... 138 4.9 DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIOS........................................................... 139 4.9.1 MANTENIMIENTOS.......................................................................................... 139 4.9.2 SALIDAS DE INFORMACIÓN ............................................................................. 144 CAPÍTULO V .................................................................................................................. 146 5.1 PRUEBAS.............................................................................................................. 146 5.1.1 PRUEBAS TÉCNICAS ....................................................................................... 146 5.1.2 TÉCNICAS PARA EVITAR FALLAS....................................................................... 146 5.1.3 TÉCNICAS PARA LA DETECCIÓN DE FALLAS ....................................................... 147 5.1.4 PRUEBAS DE VALIDACIÓN ............................................................................... 148 5.2 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE ........................................................ 148 5.3 REQUERIMIENTOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS COMPONENTES NECESARIOS.................. 150 5.4 REQUESITOS DE CONFIGURACIÓN........................................................................... 150 5.4.1 CREACIÓN DE ORIGENES DE DATOS ................................................................. 150 5.4.2 GENERACIÓN DE CONSULTAS (VISTAS) ............................................................ 151 5.5 CAPACITACIÓN DE USUARIOS ................................................................................. 168 CONCLUSIONES ............................................................................................................. 170 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 171 iii FUENTES DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 173 GLOSARIO ..................................................................................................................... 175 ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO 1: CRECIMIENTO DEL B2B EN AMÉRICA LATINA………………………………………………………...185 ANEXO 2: CRECIMIENTO NOMBRES DE DOMINIO BAJO SV………………………………………………….187 ANEXO 3: COSTO DE SOLUCIONES B2B EN EL MERCADO…………………………………………………....189 ANEXO 4: COSTOS DE SOFTWARE…………………………………………………………………………………..192 ANEXO 5: COSTOS DE HARDWARE…………………………………………………………………………….…....194 ANEXO 6: ESQUEMA DE ACCIÓN DE LA APLICACIÓN……………………………………………………...…..196 ANEXO 7: TOPOGRAFÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA APLICACIÓN………………………………………..199 ANEXO 8: COSTO DE CERTIFICADOS SSL…………………………………………………………………………200 ANEXO 9: COMPARATIVA ENTRE PHP Y ASP .NET………………………………………………………….……202 ANEXO 10: COMPARATIVA ENTRE MS SQL Y MS ACCESS……………………………………………….……205 ANEXO 11: COMPARATIVA ENTRE MS SQL Y MYSQL…………………………………………………………...207 ANEXO 12: GRÁFICA COMPARATIVA DE COSTO ENTRE SQL Y OTRAS BASES DE DATOS COMO ORACLE E IBM ……………………………………………………………………………………………………….……210 ANEXO 13: GRÁFICA COMPARATIVA ENTRE LAS DISTINTAS VERSIONES DEL MS SQL……………………………………………………………………………………….………212 ANEXO 14: COSTEO DE MANO DE OBRA……………………………………………………………………….….214 ANEXO 15: GUÍA DE ENTREVISTA…………………………………………………………………………….……..216 ANEXO 16: TIPOS DE INVESTIGACIÓN……………………………………………………………………….……218 ANEXO 17: EXTRACTO NORMA ISO 9000:2000………………………………………………………………....221 ANEXO 18: COSTO DE CERTIFICADOS SSL…………………………………………………………………........224 ANEXO 19: FORMATOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS ACTUALMENTE EN LA EMPRESA PROVEEDORA………………………………………………………………………………………………………………226 iv INTRODUCCIÓN En la actualidad el Internet ayuda a las organizaciones a automatizar los procesos tales como manufactura y distribución, de manera que puedan hacer los negocios más eficientes entre distribuidores y proveedores; dándoles a las empresas la facilidad de comparar precios, disponibilidad de bienes y servicios que requieran. El comercio electrónico nació con la idea de implementar transacciones comerciales que generarán valor agregado y reducción de costos en las relaciones comerciales, además integrar la comunidad de “Business to Business” para los mercados horizontal y vertical, los cuales se definen posteriormente en este documento, asimismo permite reducción de costos en la operación de las empresas. Los negocios electrónicos involucran el comercio electrónico y las herramientas de software para procesos internos y externos de una empresa que son esenciales en los negocios modernos. Así, el “e-business” no es solamente una transacción de “e-commerce” o comprar y vender sobre el Web, es la estrategia global de redefinir antiguos modelos de negocios, con la ayuda de tecnología para maximizar valor del cliente y ganancias. Los negocios electrónicos incorporan el uso estratégico de las tecnologías de la información y la comunicación (incluyendo, pero no limitándose, a Internet) para interactuar con clientes, proyectos, y socios a través de la comunicación múltiple y los canales de distribución. Como una aplicación específica de “Business to Business”, término al cual se hará referencia como B2B en el resto del documento, se manejará el concepto de “e- procurement” para la gestión de compras. Éste integra todas aquellas actividades que se originan para llevar a cabo una compra, concretando su automatización mediante tecnología Web y permitiendo además la reducción de costos en las labores de abastecimiento, así como también mejorar los niveles de productividad y aprovechamiento de recursos y simplificar los procesos en la gestión de cada una de las compras. v Utilizando tecnología informática, se plantea el desarrollo de un sistema de B2B que permitirá la gestión de transacciones comerciales entre empresas vía Web, éste presentará un catálogo de productos en el que se dará a conocer información sobre existencias y pedidos tanto para la parte compradora como para la parte vendedora; además se dispondrá de un seguimiento del estado de los pedidos. 1 CAPÍTULO I MARCO REFERENCIAL 1.1 ANTECEDENTES Una de las primeras empresas que utilizaron el término “e-Business” fue IBM1. En 1996, la corporación lanzó su primera campaña temática centrada en este término. Hasta entonces, la frase que todo el mundo usaba era “e-Commerce” (Comercio electrónico). El cambio de término significó también un cambio de paradigma: hasta ese momento, vender era la única experiencia que podía reproducirse en la Web, pero la ampliación del enfoque y la incorporación de otros tipos de negocios en la Web generó la nueva denominación “e-Business”. Desde entonces el comercio electrónico lleva ya varios años evolucionando, aportando a las empresas una mejora considerable en las relaciones con sus socios de negocio, relaciones comerciales y relaciones con los proveedores. Además optimizando los servicios de esta manera se aumenta el valor añadido a los servicios ahorrando de esta forma tiempo y costos a los clientes. A pesar de que el Comercio electrónico de B2B es un fenómeno global, el mercado Norte Americano es quien domina actualmente2. Probablemente Norte América retenga esta significativa delantera por algunos años, pero la dinámica global del Comercio electrónico de B2B va a cambiar. En Europa Occidental, que estaba atrasada en la adopción del Comercio electrónico de negocio a negocio (con respecto a USA), muchos países han acelerado sus inversiones, cerrando significativamente este atraso. Asia y Latino América están un poco más atrasados, pero ésto debe cambiar a medida que las grandes cadenas de suplidores globales entren al negocio en línea. 1 IBM On-Demand: http://www.vnunet.es/Actualidad/Reportajes/Infraestructuras/Soluciones/20040622024 2 Estadísticas de e-Commerce: http://www.panamacom.com/stats.html 2 Para los suplidores locales, en mercados locales, el comercio electrónico de B2B representa grandes oportunidades de crecer, al incrementar su red de distribución llegando a nuevos mercados de exportación. En Norte América la penetración del B2B para el año 2003 fue triplicada de 7% al 24%, en Europa Occidental creció de 3% al 11%, en Asia del 2% al 9% y en América Latina del 2% al 7%. En este mismo período el comercio electrónico de B2B representó el 24% del total de transacciones físicas de negocio a negocio3. Por su parte en El Salvador se tiene un creciente número de empresas que crean páginas Web4 en Internet incrementando la competencia tanto en proveedores de servicio como en diseñadores de páginas Web y desarrolladores de aplicaciones. En El Salvador algunas empresas que efectúan intercambios electrónicos de datos son: • Detallistas: o Almacenes Simán, catálogo en línea orientado a consumidor final, permite hacer compras por medio de pago electrónico. • Proveedores: o La Constancia, en su sección de atención al cliente permite hacer solicitudes de productos promociónales así como también pedidos de sus productos principales. Las instituciones gubernamentales que realizan intercambio electrónico de datos bajo una relación gobierno – empresa, tenemos: • Ministerio de Hacienda (El pago de los impuestos sobre la renta). 3 Tomado de Panamá COM, http://www.panamacom.com/stats.html 4 Ver anexo 2, gráfica de dominios .SV registrados por SVNET en El Salvador. 3 • Sistema de Teledespacho (EDI Aduanas). Permite que la Dirección de Aduanas y 75 empresas realicen trámites de importaciones/exportaciones y relaciones con agencias aduanales. • Banco Central de Reserva a través del programa CENTREX. Este facilita las operaciones vía electrónica para la exportación de productos salvadoreños. El Salvador ha dado un paso importante con la creación del Anteproyecto de Ley de Comercio Electrónico y Comunicaciones, el cual fue presentado al CONACYT5 en marzo del 2001, por iniciativa de dos abogados salvadoreños, obteniendo posteriormente la ayuda de un asesor internacional calificado en la materia para afinar los detalles del anteproyecto, apoyándose en las leyes que rigen el comercio electrónico en otros países. Esta ley tiene objetivo dar validez a las transacciones comerciales electrónicas, con la incorporación de la firma digital a las transacciones comerciales, entidades certificadoras y cuestiones operativas que protegerán a las empresas que lleven a cabo transacciones comerciales electrónicas y a la vez permitiéndoles adaptarse al nuevo modelo económico que la globalización exige. Sin embargo, hasta la fecha en El Salvador todavía no se ha decretado una ley de comercio electrónico6. Adicionalmente se tiene la “Ley de Anotaciones Electrónicas de Valores en Cuenta” decretada por la Asamblea Legislativa de El Salvador el 27 de febrero del 2002 con los objetivos de: • Modernizar el mercado de valores en El Salvador y lograr una mayor proyección ante los inversionistas salvadoreños y extranjeros, operando con base en leyes y sistemas tecnológicos avanzados. • Darle continuidad al proceso de desarrollo de nuestro mercado de valores incorporándose al proceso de globalización de los mercados financieros internacionales. 5 Comité Nacional de Ciencia y Tecnología. www.conacyt.gob.sv 6 Sigfredo Figueroa, director de Infocentros de El Salvador. TALLER CENTROAMERICANO “ESTABLECIMIENTO DE EMPRESAS CON ENFASIS EN EL USO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN y COMUNICACIÓN”. 28 de Octubre de 2004. Organizado por: Organización de Estados Americanos (OEA) Comisión Nacional de la Micro y Pequeña Empresa (CONAMYPE). 4 • Que las bolsas de valores y las centrales de depósito y custodia de valores operen eficientemente y con seguridad, pasando del sistema tradicional de negociación de valores representados mediante papel, a formas de representación de valores por medios electrónicos. 1.2 IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En nuestro País pese a que ya existen varias empresas que se anuncian en Internet, que cuentan con páginas electrónicas o incluso otras que efectúan algún tipo de transacción virtual, el comercio electrónico basado en el modelo B2B ha tenido poca o ninguna incorporación a los procesos transaccionales. Normalmente si un proveedor no tiene existencias de un producto a la hora que se realiza un pedido se lo tiene que comunicar a través de medios convencionales de comunicación a la distribuidora con los problemas, incomodidades, tiempo y costos que esto involucra. Según expresó el gerente general de la DIESCO7 Alfredo Ungo en el artículo “El Salvador, comercio electrónico en pañales” del 27 de Junio de 2001, tanto en El Salvador como en Centroamérica los empresarios saben que tienen que incorporarse al modelo B2B pero no han invertido tiempo ni recursos para profundizar las investigaciones sobre éste tema, ya que por lo general lo relacionan con inversiones millonarias. No se cuenta con acceso automatizado a registros que reflejen datos históricos de compras realizadas anteriormente los cuales son necesarios para la toma de decisiones en las nuevas transacciones a realizar. 7 Dirección Estratégica de Comercio Electrónico: http://delitosinformaticos.com/noticias/99362940756154.shtml 5 Las negociaciones se llevan a cabo vía telefónica, vía fax o personalmente generándose de esta forma costos y atrasos significativos en todo el proceso de la transacción. Los sistemas actuales no cuentan con la capacidad de dar a conocer de una manera rápida el estado en el que se encuentra una transacción comercial, generando inconvenientes a la hora que estos se deseen conocer. No se tienen catálogos que presenten información de productos con lo que cuenta la proveedora ni la realización de pedidos por parte de la distribuidora según sus necesidades y conveniencias. 1.2.2 JUSTIFICACIÓN Los sistemas B2B permiten ser más competentes al ofrecer los productos y servicios de una forma más ágil gracias a relaciones más eficaces con los proveedores y socios de negocio. Además reducen los errores e inconvenientes que sufren las empresas al realizar las transacciones entre ellas. La implementación de estos es accesible y de altas posibilidades de éxito puesto que las empresas ya sé conoce y tienen establecida las condiciones de comercialización. Cuenta con posibilidades adicionales ya que el proveedor conoce sus existencias y las necesidades de mercadería para poder cubrir su demanda en la fecha prevista, con un sistema que se actualiza de forma automática y autónoma, conforme a la marcha de las órdenes de compra. Es una alternativa para integrar una organización con sus clientes y proveedores que, dado su potencial, pueden apoyar considerablemente los valores agregados a los procesos de negocios: costo, tiempo de ciclo, servicios y calidad. 6 La implementación de este tipo de sistemas en proyectos de administración electrónica de materias primas en el sector industrial genera un acelerado retorno de inversión debido a los siguientes factores: • Disminución en los niveles de inventario. Ya que se posibilita el trabajar con inventario justo a tiempo según surgen las necesidades. • Requisición de materia prima a nivel local en base a necesidades reales de cliente. Se evita manejar un inventario de baja rotación. • Eliminación de excesos de materia prima. Permitiendo la reducción del inventario para cubrir eficazmente las necesidades. Lo anterior se logra al mejorar la comunicación entre proveedor y las distribuidoras utilizando el Internet para mostrar de una manera gráfica, fácil de entender y en tiempo real el estatus de inventario para cada uno de los números productos. La elaboración de un sistema B2B basado en el sistema “e-procurement”8, para la gestión de compras mejorará los procesos transaccionales en los que las empresas proveedoras y distribuidoras están involucradas proporcionándoles una herramienta de acceso a información concreta y actualizada en tiempo real, la empresa distribuidora dispondría de la información exacta del proveedor directamente desde su tienda. 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollo de un sistema de categoría “business to business” para la gestión de compras entre empresas proveedoras y distribuidoras. 8 e-procurement, ver definición en marco teórico conceptual. 7 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Conocer los procesos que se llevan a cabo en las transacciones comerciales entre empresas proveedoras y distribuidoras para el suministro y adquisición de sus productos, respectivamente. • Elaborar un diagrama de flujo de datos del proceso de gestión de compras con base a observaciones realizadas en una empresa proveedora. • Determinar los productos de más interés por parte de las empresas cliente, para facilitar al proveedor la optimización de su capacidad de suministro. • Proveer las herramientas necesarias para facilitar a las empresas clientes la toma de decisiones presentando pantallas con especificaciones de productos, precios y disposición de productos al momento de realizar un pedido. • Optimizar la comunicación entre empresas proveedoras y sus distribuidoras al facilitar el intercambio de información relacionada con la compra/venta de sus productos, a través del sistema. • Crear un sistema capaz de alimentarse desde cualquier base de datos que cumpla con el estándar de conectividad abierta, también conocido como ODBC. • Brindar al usuario una guía de consulta que proporcione las instrucciones que se deben seguir en cada uno de los procesos manejados por el sistema. • Implementar niveles de seguridad para el acceso y actualización de la información en base a los roles que desempeñe el usuario en el sistema. • Desarrollar un sistema que ofrezca una navegación de fácil intuición. 8 1.4 ALCANCES Con el desarrollo de este proyecto se pretende: • Realizar una investigación preliminar basada en observación y entrevistas en una empresa local, proveedora de partes de computadoras. • Definir un esquema de procesos genérico para la gestión de compras, el cual pueda ser adaptado fácilmente a diversos tipos de empresa. • Realizar un análisis de rotación de inventario con base a la facturación realizada. • Llevar un historial o bitácora de navegación dentro del catálogo electrónico para dar a conocer los productos sobre los cuales el cliente tiene un mayor interés. • Elaborar un catálogo electrónico o presentación gráfica de los productos y sus características que facilite la selección de productos en base a las necesidades y conveniencias del distribuidor. • Realizar un módulo de notificación que valiéndose del correo electrónico proporcione información sobre el estado en el que se encuentre la transacción, tanto a empresa proveedora como a su distribuidor (cliente). • Desarrollar una herramienta cuya alimentación de datos sea a través de Orígenes de Datos de Sistema (DSN), configuradas en el servidor de la aplicación. • Crear manuales de usuario de los módulos que conforman el sistema. • Controlar y restringir el acceso a la información según roles definidos para cada uno de los usuarios, así: 9 o Proveedores: Administrador, Gerentes y Vendedores. o Distribuidoras: Clientes. • Diseñar una interfaz amigable y fácil de usar para el manejo del sistema. 1.5 LIMITACIONES • El proyecto a desarrollarse no incluye la implementación del sistema dentro de empresa alguna. • El sistema no realizará procesos o transacciones de las siguientes áreas: Facturación, finanzas, contabilidad y bodega. • El sistema podría no ser adaptable a ciertas empresas debido a características singulares dentro sus procesos. Tales como empresas prestadoras de servicios, empresas aseguradoras, entre otras. • El sistema no desplegará comparaciones entre empresas, referente a la información de sus productos. • La información desplegada por el sistema estará limitada por los datos que le proporcione la base de datos de la compañía y no realizará una validación de integridad de cada uno de los registros, por lo que la coherencia de dichos datos será responsabilidad ajena al sistema desarrollado en este proyecto. • El servicio de notificaciones no será autónomo, para que estas sean realizadas deberá llevarse a cabo una acción determinada dentro de cada uno de los procesos que genere dicha notificación. • El sistema no realizará extracciones de datos a bases de datos que no cumplan con el estándar de conectividad abierta, llamado también ODBC. 10 • No se manejarán técnicas de encriptación en la transferencia de datos, ya que en el mercado existen aplicaciones completas que realizan esta actividad eficazmente. 1.6 DELIMITACIONES El entorno en el cual se desarrollará el sistema en investigación será marcado y definido por los siguientes aspectos: • El sistema estará enfocado en la gestión de compras para mercados verticales9. • El análisis de este proyecto se basará en información recopilada de empresas proveedoras de equipos y partes de computadoras en El Salvador. • El sistema a diseñarse no incluye módulo alguno para realizar pagos a través de Internet. • Las órdenes de compra estarán conformadas únicamente por los productos que se encuentren en el catálogo electrónico. • El catálogo electrónico podrá descargarse en formato “XML”. • Las notificaciones se llevaran a cabo únicamente a través del correo electrónico. 9 El Mercado Vertical esta orientado a productos o bienes de un sector en particular. 11 • El sistema se alimentará de consultas predefinidas que se encontrarán dentro de la base de datos del sistema transaccional de la empresa proveedora. • Las restricciones de acceso serán definidas y controladas por la aplicación. • Se utilizará el lenguaje de programación para páginas “ASPX” utilizando como herramienta de desarrollo “Visual Web Developer .NET” • La información utilizada por la aplicación será administrada por la base de datos “SQL Server 2005 Express Edition”. 1.7 PROYECCIÓN SOCIAL La presente investigación se realiza con el propósito mejorar las transacciones comerciales entre empresas proveedores y distribuidoras reduciendo los costos en los que éstas incurren permitiendo a las distribuidoras ofrecer productos a los consumidores finales a menores precios. Además se debe tomar en cuenta que cualquier actividad económica genera empleos ya sea directa o indirectamente dado que el logro de efectividad en los procesos y transacciones de una empresa posibilita la expansión o crecimiento de la misma, al mismo tiempo permite la globalización abriendo puertas a tratos con nuevos proveedores y empresas transnacionales mejorando la competitividad y generando de esta forma nuevos oportunidades de empleo. 1.8 MARCO TEÓRICO 1.8.1 REFERENCIAS HISTÓRICAS Los negocios electrónicos nacen en 1996 luego de la incorporación de Internet al mundo de los negocios lo cual ha transformado los sistemas de operación. De hecho, la metodología se ha desarrollado desde sus inicios bajo tres índices. 12 El primero de ellos, determinado bajo el concepto de acceso, se caracterizaba por la inmediatez de la información que la empresa ponía a disposición del usuario desde el sitio Web corporativo. Los datos se comunicaban con facilidad, dado el alcance del nuevo canal, pero la estructura del sistema carecía de dinamismo, lo que dificultaba su empleo. En una segunda etapa, el “e-business” proporcionó un impulso revitalizador a las transacciones comerciales vía Internet. A través de herramientas para la administración de la relación con el cliente, administración de la cadena de suministros y tecnologías de comunicación inalámbricas, componentes base de la infraestructura, las corporaciones fueron capaces de movilizar operaciones en las que el usuario cobraba un papel esencial. El cliente ya podía dirigir sus cuentas bancarias o concretar sus reservas de hotel o avión con comodidad y rapidez. La integración ya formaba parte del tejido empresarial para dar respuesta a las necesidades del cliente. La tercera modalidad, y la más importante dada su actualidad, se denomina “e- business on demand” (Negocios electrónicos en demanda) o, en otras palabras, la optimización de la interconexión que la red ofrece al mundo. Con esta última opción, el dinamismo y la información en tiempo real se encuentran al alcance del interesado acabando así con todo tipo de barrera y limitación. La informática se vuelve real y dispuesta a modificar los últimos parámetros. Esta tercera modalidad facilita la gestión de la entidad como un conjunto integrado ofreciendo una elevada capacidad de respuesta a los cambios del entorno, adaptando estructuras variables y flexibilidad en los procesos de empresa, focalización en las competencias directas y, en definitiva, soluciones a las amenazas en tiempo real. En opinión de Lou Gerstner, presidente y CEO de IBM, "e-business on demand es la extensión lógica del comercio. Capitaliza la intersección de varios avances históricos: el uso intensivo de la banda ancha, el nacimiento de la informática 13 basada en estándares y los requerimientos cada vez mayores de la infraestructura de “e-business”. Estamos asistiendo, por tanto, al nacimiento de una reestructuración fundamental tanto de la economía de la empresa como de su dinámica competitiva10". En cuanto a países que han incorporado B2B a sus negocios, Estados Unidos cuenta con el índice de empresas que han tenido una rentabilidad mucho más elevada que los otros índices11 de referencia. Pero también han tenido una caída desde mediados del año 2000 debido a que en un principio los inversionistas se han visto muy atraídos por este tipo de negocios, pero se han encontrado con que las pequeñas empresas que habían entrado a competir no podían debido al nivel de tecnología e implantación en el mercado. Por lo general, los B2B operativos hoy en día escogen uno u otro modelo en función de la volatilidad de los precios, la posibilidad de parametrizar el producto intercambiado, la importancia de la rapidez en la ejecución de las transacciones, entre otras. También habrá que diversificar las fuentes de ingresos. No basta con las cuotas de suscripción, las comisiones por transacción y la publicidad. En concreto, las comisiones tenderán a reducirse para proporcionar liquidez a las plataformas. Por ello, será necesario proveer de servicios que vayan más allá de la unión de compradores y vendedores. Entre ellos, servicios de control de inventario, logística y posventa. Con la finalidad de que todos los pasos de la cadena de producción y logística lleguen a ser controlados a través de Internet, ya sean mercados verticales u horizontales que faciliten la conectividad con otras plataformas. Para aumentar el número de transacciones, algunos mercados de pequeño tamaño forman alianzas con los productores y fabricantes a cambio de una participación en el capital de la plataforma B2B12. 10 Tomado de: On demand de IBM: La última frontera de la optimización. Junio 2004 www.vnunet.es/Actualidad 11 Índices de empresas de B2C, G2B, G2C o C2C. 12 Tomado de Mercados Verticales en Internet: http://www.tecnomarkets.com/servicios/tecnonews/research36.htm 14 Actualmente los mercados B2B estadounidenses poseen un único modelo de transacción, ya sea mediante catálogos o entornos de intercambio dinámico como las subastas o las subastas inversas. En España y Latinoamérica la mayoría de los mercados existentes caminan varios pasos por detrás, carecen todavía de un modelo definido de transacción, y por el momento se limitan a aumentar su masa crítica aprovechándose de su condición de pioneros. A nivel nacional el comercio electrónico entre empresas tiende a crecer sin embargo, lo hace en menor proporción comparado con países desarrollados ya que no se cuenta con personal capacitado ni con leyes que garanticen las transacciones que se realicen vía Web. Entre los principales factores que impiden la incorporación de modelos B2B en las empresas se tienen: La cultura ya que en nuestro país los clientes sienten más confianza si la transacción comercial se concluye en persona, los elevados costos en los que las empresas suponen que se incurrirá al implementar este tipo de soluciones, ya que no conocen los beneficios que a largo plazo éstos ofrecen para la reducción de costos. Algunas de las entidades salvadoreñas que han desarrollado aplicaciones Web de categoría B2B son: 1. Web Informática13 Empresa cuyo rubro es el desarrollo Web basado principalmente en aplicaciones B2B. 2. INTCOMEX El Salvador14 Distribuidor mayorista de equipos de informática. En cuyo sitio Web brinda servicios como estados de cuenta, inventarios, gestión de compras entre otras, para interactuar con las empresas clientes. 13 Tomado de: Web Informática: http://www.webinfo.com.sv/ 14 INTCOMEX: http://www.intcomex.com/home.cfm?levelLOG=public.bodydoc&companyidLOG=XSV 15 1.8.2 MARCO CONCEPTUAL A continuación se incluirán conceptos que se consideran importantes al momento de trabajar con comercio electrónico y las dependencias que este involucra. 1.8.2.1 COMERCIO ELECTRÓNICO15 "Es el uso de las tecnologías computacionales y de telecomunicaciones que se realiza entre empresas o bien entre vendedores y compradores, para apoyar el comercio de bienes y servicios."16 El comercio electrónico no debe ser considerado como una tecnología, sino que es el uso de la tecnología para mejorar la forma de llevar a cabo las actividades empresariales. Ahora bien, el comercio electrónico se puede entender como cualquier forma de transacción comercial en la cual las partes involucradas interactúan de manera electrónica en lugar de hacerlo de la manera tradicional con intercambios físicos o trato físico directo. Actualmente la manera de comerciar se caracteriza por el mejoramiento constante en los procesos de abastecimiento, y como respuesta a ello los negocios a nivel mundial están cambiando tanto su organización como sus operaciones. El comercio electrónico es el medio de llevar a cabo dichos cambios dentro de una escala global, permitiendo a las compañías ser más eficientes y flexibles en sus operaciones internas, para así trabajar de una manera más cercana con sus proveedores y estar más pendiente de las necesidades y expectativas de sus clientes. Además permiten seleccionar a los mejores proveedores sin importar su localización geográfica para que de esa forma se pueda vender a un mercado global17. 15 Lorenzetti, Ricardo L."Comercio electrónico", Ed. Abelado Perrot 16 Halmich, Z., Hommel, K., Avital, O. "electronic commerce". The Technion - Israel Institute of Technology. Israel 1996. 17 Tomado de Cybercash: http://www.cybercash.com: BT Electronic Commerce Innovation Center, "An Introducction to Electronic Commerce", University of Cardiff, UK. 1999. 16 1.8.2.2 CATEGORÍAS DEL COMERCIO ELECTRÓNICO18 1.8.2.2.2 EMPRESA – CONSUMIDOR (B2C – BUSINESS TO CONSUMER) Se puede comparar con la venta al detalle de manera electrónica. Esta categoría ha tenido gran aceptación y se ha ampliado sobre manera gracias al WWW, ya que existen diversos centros comerciales por todo Internet ofreciendo toda clase de bienes de consumo, que van desde pasteles y vinos hasta computadoras. 1.8.2.2 GOBIERNO – EMPRESA (G2B – GOVERNMENT TO BUSINESS) Se refiere a todas las transacciones llevadas a cabo entre las compañías y las diferentes organizaciones de gobierno. Por ejemplo en Estados Unidos cuando se dan a conocer los detalles de los requerimientos de la nueva administración a través de Internet, las compañías pueden responder de manera electrónica. Se puede decir que por el momento esta categoría esta en sus inicios pero que conforme el gobierno empiece a hacer uso de sus propias operaciones, para dar auge al Comercio Electrónico, ésta alcanzará su mayor potencial. Cabe hacer mención que también se ofrecen servicios de intercambio electrónico para realizar transacciones como el regreso del IVA y el pago de impuestos corporativos. 1.8.2.3 GOBIERNO – CIUDADANO (G2C – GOVERNMENT TO CONSUMER) Llamado también "gobierno electrónico", que permite atender al ciudadano a través de la red para trámites aduanales, certificaciones, seguridad social, pagos, cobros y otros servicios oficiales. 18 Allende, Lisandro, "comercio electrónico.Aspectos generales, normativos y contractuales", publicado en la Revista El Derecho nº10291 del 10/07/2001, pág. 1/5. 17 1.8.2.4 CONSUMIDOR – CONSUMIDOR (C2C – CONSUMER TO CONSUMER) Subastas en línea, donde cualquier particular puede colocar a la venta un producto en un sitio especial al efecto, el cual brinda una plataforma para todos los ciudadanos que deseen vender directamente sus bienes o artículos. Estos sitios no necesariamente deben ser comerciales; durante el 2000 uno de los sucesos de mayor impacto en Internet fue el sitio creado por universitarios norteamericanos para el intercambio gratuito de música. En menos de un año obtuvo decenas de millones de asociados, y recibió una demanda de las casas discográficas, pero creó un concepto de sistema de distribución descentralizado aplicable con fines comerciales. 1.8.2.5 GOBIERNO – GOBIERNO (G2G – GOVERNMENT TO GOVERNMENT) Ofrece una serie de servicios y comunicación entre instituciones de gobierno que les permita colaborar y administrar las solicitudes de los ciudadanos, transfiriendo los formularios de un organismo a otro. 1.8.2.6 EMPRESA – EMPRESA (B2B – BUSINESS TO BUSINESS) Esta categoría incluye todas las interacciones entre diversas entidades de negocios, incluyendo a los proveedores y asociados de la empresa, un ejemplo de esta categoría sería una compañía que usa una red para ordenar pedidos a proveedores, recibiendo los cargos y haciendo los pagos. Las transacciones de B2B cubren prácticamente el ciclo completo de todos los procesos de negocios. Estos incluyen las compras de proveedores, el control de inventarios, la facturación y los pagos. Estos también cubren desde la investigación de los proveedores potenciales, los catálogos de productos y las órdenes. 18 Así los proveedores reciben órdenes, les dan seguimiento, coordinan los envíos, las facturas, e incluso proveen del soporte necesario a los clientes. Los negocios B2B no son un nuevo descubrimiento, ya en la economía tradicional se presentaban esto modelos, lo que ocurre con la aparición de la Internet es que ésta se convirtió en el instrumento que posibilita la evolución de los negocios. Los negocios B2B tienen la característica común de basarse en relaciones de largo plazo que van más allá de las personas involucradas, son relaciones basadas en la confianza, en la tradición y reputación de los negocios. Lo que si es nuevo es la velocidad con la que se están construyendo estas relaciones. Modelos Del B2B En cuanto a los modelos de B2B se tienen dos clasificaciones19: a) Según la gestión del B2B La e-Distribución, que incluye las modalidades gobernadas por el vendedor y los consorcios entre comerciantes. Los sitios de mercado electrónico, que abarcan transacciones electrónicas que se rigen por los deseos de una comunidad en la que los intereses de los vendedores no predominan sobre los de los compradores y viceversa. El e-Procurement, que engloba el comercio presidido por el comprador entre los que se incluyen los consorcios entre compañías para construir estructuras parecidas a los sitios de comercio electrónicos. b) Según el sector o ámbito de aplicación El modelo horizontal facilita la compra y venta de bienes y servicios genéricos compartidos por diversos sectores. Éstos no son necesarios para ser 19 Tomado NAVACTIVA. http://www.navactiva.com/web/es/atic/doc/guias/2003/05/27300.jsp#2 “GUÍA B2B - Negocio entre empresas”. 12 de Mayo de 2003. 19 transformados en el proceso de fabricación del producto sino para llevar adelante estas actividades. El vertical se dirige a sectores de actividad determinados, ya sea a través de la posibilidad de comprar o vender artículos de fabricación específicos del sector, o bien a través de contenidos o comunidades sectoriales. Características B2B Agilidad: Los agentes del mercado están en todo momento disponible y a la expectativa para responder a las novedades. Asociación: Presentan fuertes alianzas, en razón de la baja posibilidad que una empresa por sí sola tenga todos los recursos y tiempo necesarios. Comprensión de la cadena de suministro: Alinean todos los recursos que brinda la Internet en torno a alcanzar rápidamente el mercado objetivo. Fidelización: Son grandes agregados de valor, lo que se ve reflejado en la lealtad del cliente. Multiplicidad del modelo: No sólo basan sus ingresos en las ventas en línea, crean market places en los que se generan ingresos por otros conceptos como licenciamiento de contenido, suscripciones y servicios entre otros. Aprovechamiento de lo existente: Crea nuevas oportunidades basadas en las relaciones existentes entre empresas Ventajas del B2B Permite el acceso a una mayor cantidad y diversidad de productos y servicios, además, la reducción de inventarios. 20 Permite tener un mayor control sobre los costos, la calidad y los proveedores. Hace más eficiente la cadena de valor (saca del medio a intermediarios que no agregan valor). Las empresas que han adoptado soluciones de comercio electrónico B2B han registrado ahorros de costes en materiales directos de hasta el 15%20, reduciendo los desperdicios y los márgenes de los proveedores. Asimismo, los compradores pueden reducir los costes de búsqueda al disponer de catálogos o referencias de productos. Las empresas pueden encontrar socios empresariales que anteriormente desconocían o con los que no podían comerciar. El alcance mundial de Internet posibilita interacciones entre muchas partes interesadas. Además, los costes de encontrar y promocionar clientes nuevos a través de esas plataformas electrónicas son insignificantes. Ofrecen a las empresas la posibilidad de aumentar la eficiencia de sus cadenas de suministro, al automatizar los procesos de compra. Por ejemplo, las empresas pueden recibir los pedidos en el momento preciso, recortar sus inventarios y comercializar sus productos de forma más rápida. Tienen la característica común de basarse en relaciones de largo plazo que van más allá de las personas involucradas, son relaciones basadas en la confianza, en la tradición y reputación de los negocios. Permiten a los compradores extraer información sobre sus pautas de compra, lo que posibilita que las empresas dirijan, controlen y reduzcan sus gastos corporativos. Esto se consigue integrando las aplicaciones de compra con los sistemas informáticos corporativos. 20 Tomado de: http://www.emarketservices.es/staticFiles/e- Business%20sobre%20barreras%20y%20beneficios%20B2B_10572_.pdf#search=%22ventajas%20B2B%22 Ventajas y obstáculos en los mercados electrónicos B2B 21 Debilidades del B2B Problemas relacionados con la seguridad, derivados de la desconfianza por "no saber" con quien se está negociando. El mercadeo se hace más complejo ya que no es una simple decisión de compra la del cliente, es una decisión empresarial que puede afectar la producción o las ventas. Los portales destinados al B2B deben preocuparse porque cada visita de un usuario sea satisfactoria, es decir, en los B2B también influyen factores como el diseño del sitio y la navegabilidad. Cada portal B2B debe brindar a los usuarios el valor agregado necesario para que quiera retornar y hacer transacciones a través de él. 1.8.2.7 “E-business” El “e-business” (negocios electrónicos) es la transformación de los procesos de negocio a un entorno de red (Internet, Intranet o Extranet) para integrarse con los diferentes componentes de la organización y optimizar así las relaciones internas y las relaciones con los clientes y proveedores. Es una nueva forma de comercio en Internet, sin fronteras, con un nuevo planteamiento de los modelos empresariales, clientes globales, nuevos sistemas de pago y estrategias innovadoras para la realización de transacciones entre empresas21. El reto del “e-business” pasa por integrar las Tecnologías de la Información e Internet en la infraestructura propia de la organización y establecer entornos on- line para ofrecer servicios tanto a las distribuidoras como a los proveedores, optimizando así procesos claves del negocio incluyendo los de la propia 21 Universidad de Piura. http://www.ing.udep.edu.pe/maestria/ebusi.html 22 organización que establece servicios (a nivel Intranet) entre los distintos departamentos o delegaciones. Además el “e-business” se reconoce como cualquier iniciativa en Internet que transforma las relaciones de negocio, sean éstas, relaciones B2B, B2C, intraempresariales o entre dos consumidores. El “e-business” es una nueva manera de gestionar las eficiencias, la velocidad, la innovación y la creación nuevo valor en una empresa. Tecnologías de Información en “e-Business” Para tener un “e-business”, es necesario contar con todo un respaldo de una serie de tecnologías de información, así como indiscutiblemente es imprescindible la estrategia debido a que el empleo del Internet en la organización es una proposición de alto riesgo. Puede ser un arma de dos filos, puede capturar un enorme mercado o puede ser un asesino de la compañía, es por ello que debe estar ligado con una disciplina y un proceso estructurado. Sin embargo, ésto no lo es todo, es necesaria una metodología enfocada a los problemas y oportunidades.22 E-procurement Es una aplicación específica del modelo B2B que consiste en la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicación Distribuidoras-proveedor. Es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros, y entre sus principales características se pueden mencionar la utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página de Internet. El flujo de información se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables. 22 E-business. Tecnologías de información para E-business Autor: Samuel Mizrain Ramos Javier, 10 de junio de 2004. 23 Además en el sistema e-procurement aprovecha el hecho de contar con acceso desde cualquier punto en donde exista servicio de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las instalaciones de la empresa. Además cuenta con acceso restringido al personal que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar información; ésto es muy importante para mantener la protección a la información estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos en las relaciones B2B. Es muy importante para ambas empresas distribuidor - proveedor contar con tecnologías de información que le permitan la implementación y funcionamiento adecuado de una herramienta de e-procurement. Ambas necesitan de acceso a Internet y ligar los sistemas de intercambio electrónico de datos con Internet para mostrar los datos internos de una manera gráfica a través de una página en línea. Para pequeños proveedores, incluso, no es necesario invertir en tecnología costosa de intercambio electrónico de datos o XML23 ya que algunas aplicaciones de e- procurement permiten el suministro de datos de manera directa por medio de Internet. Para las grandes organizaciones que cuentan con sistemas de ERP, SCM y CRM24, e-procurement mejora la comunicación interna y externa en la organización proporcionando las siguientes ventajas: • Permite el monitoreo del proveedor en tiempo real. • Proporciona información clave del desempeño del proveedor. • Administración de múltiples procesos para órdenes de material. • Administración de inventarios (excesos, establecer niveles mínimos y máximos de inventario) • Permite la administración del transporte de material (logística) al mostrar el estatus en tiempo real del material en tránsito. 23 XML: Lenguaje estándar utilizado actualmente para intercambio electrónico de datos 24 CRM, Administración de la Relación con el Cliente. Customer Relationship Management. Siebel, 2003. SCM, Administración de la Cadena de Suministros. Supply Chain Management, Larson, 2001. ERP, Planeación de los Recursos Empresariales. Enterprise Resource Planning, Kuei Chu-Hua, 2002. 24 • Detectar con anticipación problemas potenciales en el suministro de material. Es importante mencionar que las proveedoras que muestran sus requerimientos e inventarios, es la que necesita una mayor inversión en recursos tecnológicos para lograr el despliegue de la información, así como la que debe tomar la decisión de la aplicación de e-procurement que se adapte a su negocio. Los proveedores solamente monitorean el estatus del cliente y manipulan variables como: • Cantidades de material en tránsito. • Guías de rastreo para facilitar la logística del material. • Fecha de embarque. • Promesa de próximas fechas y cantidades de embarque. El aspecto tecnológico no es el único factor que las empresas deben evaluar antes de implementar una herramienta de “e-procurement”. El factor humano es parte del éxito en la implementación, por lo que los responsables de esta aplicación deben tener los conocimientos y habilidades que permitan tomar decisiones en base a la información compartida por ambos negocios. Ámbitos de aplicación • Mercado Horizontal Mercado de carácter general, orientado a todo tipo de público, ofrece contenidos de carácter muy amplio, cuya pretensión es cubrir las necesidades más demandadas. Se involucran los usuarios en general e incluso los usuarios corporativos. Involucra cualquier tipo de productos que se ubican en las necesidades más básicas de cualquier entidad. 25 • Mercado Vertical Éste se enfoca en determinados temas, que buscan objetivos bien determinados orientado a productos o bienes de un sector en particular; otra interpretación de este concepto, menos empresarial, es la referida a mercado especializado en un área de conocimiento, en una temática específica, tal como puede ser la relacionada con algún tipo de comunidad virtual determinada, donde el nexo común de esa comunidad es una especialidad en los contenidos, como la educación social, el deporte entre otros. 1.8.3 MARCO EXPERIMENTAL En Latinoamérica, al igual que en el resto del mundo, el crecimiento del comercio electrónico entre empresas o B2B no ha caído25; a pesar del duro momento por el que atraviesa un buen número de punto-com en la región. Incluso este comportamiento se diferencia cada vez más del de otras experiencias en Internet, como los negocios entre empresas y consumidores o B2C y otros modelos que siguen siendo afectados en mayor grado por la turbulencia y los vaivenes de la economía digital. Este volumen de operaciones responde a nuevas modalidades de negocios a través de la Red que empiezan a despertar gran interés en un buen número de empresas. Una de ellas es la gestión de compras vía Web, un nuevo concepto que ayuda a las empresas a optimizar y agilizar sus procesos de compras internas y a obtener ahorros considerables en las transacciones vinculadas con este proceso. 1.8.3.1 CASO WABCO26 Un fabricante y proveedor alemán de frenos, integra su sistema de órdenes en línea. 25 Ver anexo 1: Crecimiento del B2B en América Latina 26 AtachmateWRQ: http://mx.attachmate.com/es-MX/CustomerStories/WABCO.htm 26 WABCO, fabricante y proveedor de frenos alemán que tiene un objetivo: llevar seguridad a las calles. Fabricando sistemas de frenos para la industria de camiones comerciales, WABCO vende sus productos a través de distribuidores de camiones quienes, para seguir siendo competitivos se apoyan en WABCO para ofrecer una continua corriente de partes. Tanto los sistemas de frenos neumáticos como hidráulicos pertenecen a la paleta de productos de WABCO, así como los sistemas automáticos de frenos anticierre (sistemas ABS). Con 6,000 empleados en todo el mundo, WABCO reconoció que el servicio al cliente se podía mejorar a través de la implementación de nueva tecnología de la información convirtiéndola específicamente a soluciones basadas en Web. Como WABCO necesitaba una rápida entrega para sus partes de repuesto, era imperativo para sus socios y clientes acelerar el sistema para ordenar y el proceso de entrega. Inicios de la Implementación En primer lugar, el área de asesoría de la empresa Attachmate27 se dedicó a trabajar con WABCO para desarrollar un sistema de entrada de órdenes en línea B2B de autoservicio. Esta aplicación guiaba automáticamente a los clientes de una función a la siguiente. Trabajando totalmente en HTML con pocas gráficas, se cargaba rápidamente y trabajaba con los navegadores Web estándar en la industria. Este sistema recibió una respuesta positiva de los clientes de WABCO, ya que las órdenes recibidas las últimas horas de la tarde se entregaban de manera consistente la siguiente mañana. El sistema también permitió solicitudes en tiempo real sobre la disponibilidad y el precio de los productos solicitados. Más de 200 distribuidores de WABCO del sector “post-mercado” utilizaban la primera solución B2B de WABCO para ordenar los artículos deseados en el sistema WebShop. 27 AtachmateWRQ: http://mx.attachmate.com/es-MX 27 Implementación de sap R/328 WABCO transfirió su sistema de componentes secundario de un SAP R/229 a un SAP R/3 basado en UNIX y produjo una nueva solución WebShop basada en SAP R/3 y el sistema para ordenar en línea existente. Este enfoque ofreció a los clientes una aplicación para registrar órdenes mediante un autoservicio disponible las 24 horas del día, que redujo los tiempos de entrega y mantuvo los planes de negocios a largo plazo de WABCO. El acceso al sistema para ordenar en línea se logra registrando un número de cliente y una contraseña. Se desarrolló una solución con el Servicio de Consultoría de “Attachmate” que logró completamente los objetivos de WABCO. La aceptación positiva de este nuevo sistema por parte de los socios de WABCO confirma la decisión de continuar una trayectoria tecnológica. “El éxito de la solución anterior y la aceptación de los distribuidores confirma la elección de WABCO del sistema para ordenar en línea”, explica Reinhard Wildhagen, gerente de proyecto de WABCO. 1.8.3.2 CASO “DOLLAR GENERAL” ESTADOS UNIDOS Dollar General es una de las compañías que han establecido una autentica estrategia de compra basada en Internet. Esta posee 5,200 tiendas en 27 estados. La compañía trabaja para realizar una entrega eficiente basándose en la transmisión de órdenes de compra y factura con proveedores, además coordina el transporte de estos por medio de Internet. Aunque Dollar General se comunica electrónicamente con la mitad de sus socios valiéndose del intercambio electrónico de datos, una conexión a Internet dedicada eliminaría mensualmente los costos en los que se incurre por cada transacción. 28 SAP R/3: http://www.sapfans.com/sapfans/sapr3con.htm. Consultar glosario 29 SAP R/2: Versión posterior a SAP R/3. http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_R/2 28 Las redes de valor agregado facilitan las transacciones ofreciendo intercambio electrónico de datos y encriptación, correo electrónico seguro y administración de informes. Dollar General adquirió a mediados del 2001 el paquete “IPNet eBizness Transact” de la compañía IPNet Solutions Inc. para la administración de sus transacciones. Es software permite a los proveedores de Dollar General comunicarse de forma segura a través de un explorador de Internet o un protocolo de transporte incluyendo VAN (redes de valor agregado), FTP (protocolo de transferencia de archivos) y http (Protocolo de transferencia de hipertexto). Procter & Gamble es una de las compañías proveedoras de Dollar General, la cual realiza el 70% de sus ordenes de negocios valiéndose de diferentes estándares para el intercambio electrónico de datos y tiene como objetivo final mover todas las transacciones a Internet basándose en estándares para la transmisión de datos, logrando con esto una comunicación de maquina a maquina sin tener contacto. Para Procter & Gamble el intercambio electrónico de datos vía Internet permite a las empresas llevar sus negocios a ambientes estandarizados, por lo que incorporaron este concepto a la empresa y ofrecieron éstas ventajas a sus proveedores. Dollar General tuvo que considerar que no todos los proveedores pueden realizar intercambio electrónico de datos ya que algunos de ellos trabajan con facturas después de cada transacción. Para solucionar esto IPNet eBizness Transact proporciona facturas electrónicas o WebForms que pueden ser transmitidos sobre cualquier explorador de Internet eliminando de esta forma el uso de papel. Además cuenta con sistema de pagos, lo cual ahorra tiempo, evita el uso de facturas de papel y agiliza el proceso de pago ya que elimina la intervención humana. Cuando Dollar General tuvo un incremento de 15% al 18% en su departamento de transporte se dieron cuenta que necesitaban una solución electrónica para el manejo de este ya que esta tarea era confiada a los teléfonos y maquinas de fax. 29 Barr-Nunn Transportation (Granger, IA), una de las empresas transportistas de Dollar General desarrollo “in-house” un software que habilita la interacción con las empresas a través de Internet, cuando el sistema de Barr-Nunn envia una petición de intercambio electrónico de datos a través de Internet, este es trasladado a la computadora del coordinador en forma de mensaje, este aparece en la pantalla y el coordinador tienen la opción de aceptarlo o rechazarlo con solo un clic. El sistema envía toda la información necesaria para una orden y es automáticamente cargado en el sistema de despacho. De esta forma los conductores tienen las órdenes a tiempo para ser entregadas. La meta de Dollar General es integrar la mayor cantidad posible de su cadena de proveedores, en la mayor cantidad de niveles posibles. Actualmente maneja sus transacciones de negocios con pocos de sus 2,000 proveedores de mercancía y 15 de sus transportistas. Ya que la instalación del software y colocarlo en línea es fácil, pero lograr que cada uno de ellos se integre para el envió de información, el procesamiento de esta y recibir el resultado es la parte difícil. Aunque la empresa no espera el 100% de participación por parte de los proveedores espera que se reconozcan las ventajas competitivas que una cadena de suministros eficientes proporciona. 1.8.3.3 CASO CANTV VENEZUELA Una nueva forma de hacer comercio electrónico está generando ahorros millonarios a empresas de todo el mundo, incluyendo algunas latinoamericanas que ya empiezan a ver los frutos de este tentador negocio. Se trata de las soluciones de compra electrónica, las cuales permiten reducir de manera importante los tiempos y los costos dentro de un proceso fundamental que aplica para la mayoría de las empresas, independientemente del sector industrial al que pertenezcan. 30 La corporación Cantv30 fue una de las primeras empresas en hacer público los resultados obtenidos al utilizar una solución de procura electrónica. Para el pasado mes de diciembre habían logrado ahorrarse 2,5 millones de dólares a través de su proyecto marketplace, de compras electrónicas, y esperan ahorrarse de aquí al año 2006 la nada despreciable suma de 40 millones de dólares. Carlos Ramírez, director de “e-business” de Cantv.net y líder del proyecto marketplace en la telefónica, comenta que la decisión de incursionar en el comercio electrónico comenzó en marzo del año 2000, cuando recibieron la aprobación de la junta directiva de la corporación. A continuación se conformó un equipo de trabajo que se encargó de evaluar las opciones tecnológicas disponibles en el mercado local y latinoamericano, resultando de este proceso la alianza con la empresa Procura Digital. El director de “e-business” asegura que con esta solución los resultados son tangibles, ya que han logrado acelerar los procesos y hacerlos más eficientes. Muestra de ello son los ahorros internos obtenidos por Cantv que tan solo el año pasado alcanzaron los 900 mil dólares, producto del reemplazo de los procesos tradicionales internos para la compra de materiales y la adopción de tecnologías adecuadas para optimizar la gestión de procura en la corporación. 1.8.3.4 OTRAS IMPLEMENTACIONES DE COMERCIO ELECTRÓNICO: A continuación se darán a conocer algunas empresas que han incorporado modelos de comercio electrónico: • ALIBABA http://www.alibaba.com Portal B2B Proveedor de productos a empresas distribuidoras a nivel mundial 30 CANTV: Empresa proveedora de servicios de telecomunicaciones en Venezuela http://www.cantv.com.ve/seccion.asp?pid=1&sid=158 31 • DATA-POINT http://www.data-point.net/estore Portal de comercio de partes de computadoras orientado a consumidores finales. B2C. • CENTREX https://www.centrex.gob.sv Portal para exportadores salvadoreños. G2B. • Ministerio de Hacienda http://www.mh.gob.sv/se/renta/estadoDevolucion.jsp Portal G2C ofrece consulta de renta para salvadoreños. • EBAY http://www.ebay.com Portal C2C que permite a los ciudadanos vender sus bienes o servicios directamente a quienes los necesiten es decir no hay intermediarios en la transacción. 1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 1.9.1 PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS La gestión de un proyecto de software comienza con un conjunto de actividades que globalmente se denomina planificación del proyecto. Antes que el proyecto comience, el gestor y el equipo de software deben formular una estimación del trabajo a realizar, de los recursos necesarios y del tiempo que transcurrirá desde el comienzo hasta el final de su realización. El objetivo de la planificación del proyecto de software es proporcionar un marco de trabajo que permita al gestor hacer estimaciones razonables de recursos, coste y planificación temporal. 32 1.9.2 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN El propósito de esta fase es la adquisición de información sobre los procesos de gestión de compra la cual se utilizará para el diseño y desarrollo de la solución B2B. 1.9.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Las técnicas de recolección de datos que se utilizarán son: las entrevistas y observación. 1.9.3.1 ENTREVISTAS Empleadas para reunir información proveniente de personas. Los entrevistados son generalmente los usuarios del sistema en estudio o usuarios en potencia del sistema propuesto. Ésta no siempre es la mejor fuente de datos sobre la aplicación, dado que requiere de mucho tiempo para obtener datos concretos y de beneficio certero para el proyecto. Las entrevistas brindan la oportunidad de reunir información de personas que han sido seleccionadas debido a sus conocimientos sobre el sistema en estudio, permitiendo construir diversos puntos de vistas de la problemática en sí. Este método puede ser de utilidad al recopilar información de personas que no disponen de tiempo para llenar cuestionarios; de igual forma con personas cuyo rol es de suma importancia dentro de los procesos de la problemática, dando lugar a mayor confianza para expresar sus inquietudes respecto al proyecto en estudio. El éxito de una entrevista depende de la habilidad del entrevistador y de su preparación para la misma. 33 En este proyecto se entrevistará a las personas involucradas en la gestión de compras de una empresa proveedora31 de partes de computadoras en El Salvador. 1.9.3.2 OBSERVACIÓN Permite ganar información que no se puede obtener por otras técnicas, por medio de ésta, se pueden recopilar datos sobre la forma en que se ejecutan las actividades en la práctica. Se realizarán visitas a empresas proveedoras y distribuidoras con la finalidad de conocer si cuentan con algún tipo de procesos de adquisición electrónica y observar sus procesos actuales de gestión de compras. 1.9.4 CICLO DE VIDA DEL SISTEMA El ciclo de vida de desarrollo de sistemas es un conjunto ordenado y sistemático de acciones cuyo fin es resolver una problemática específica, por medio del desarrollo y soporte de los sistemas de información resultantes. 1.9.4.1 MODELO INCREMENTAL El modelo incremental combina elementos del modelo lineal secuencial con la filosofía interactiva de construcción de prototipos. El modelo incremental aplica secuencias lineales de forma escalonada mientras progresa el tiempo en el calendario. Cuando se utiliza un modelo incremental, el primer elemento a menudo es un producto esencial. Es decir, se afrontan requisitos básicos, pero muchas funciones suplementarias quedan sin extraer. Como un resultado de utilización y/o de evaluación, se desarrolla un plan para el incremento siguiente. El plan afronta la 31 CINCO ND Productos electrónicos SA de CV 34 modificación del producto central a fin de cumplir mejor las necesidades del cliente y la entrega de funciones y características adicionales. Este proceso se repite siguiendo la entrega de cada incremento hasta que se elabora el producto completo. El modelo incremental consta de cinco etapas: • Planificación del Sistema • Análisis del Sistema • Diseño del Sistema • Código o desarrollo del Sistema • Prueba 1.9.4.1.1 ANÁLISIS DE SISTEMAS Tiene como objetivo el reconocimiento de los elementos básicos del problema y como lo percibe el cliente/usuario. Es decir debe definir todos los objetos de datos observables externamente, evaluar el flujo y contenido de la información, definir y elaborar todas las funciones del software, entender el comportamiento del software en el contexto de acontecimientos que afectan al sistema, establecer las características de la interfaz del sistema y descubrir restricciones adicionales del diseño. Una vez evaluados los problemas actuales y la información deseada (entradas y salidas), se empieza a sintetizar una o más soluciones. El modelo del análisis debe lograr tres objetivos primarios: Describir lo que requiere el cliente, establecer una base para la creación de un diseño de software, y definir un conjunto de requisitos que se pueda validar una vez que se construya el software. 35 En el centro del modelo se encuentra el diccionario de datos, un almacén que contienen definiciones de todos los objetos de datos consumidos y producidos por el software. Tres diagramas diferentes rodean el núcleo: • El diagrama de entidad relación (DER) el cual representa las relaciones entre los objetos de datos. • El diagrama de flujo de datos (DFD) cuyos propósitos son: Proporcionar una indicación de cómo se transforman lo datos a medida que se avanza en el sistema y representar las funciones que cambian el flujo de datos. • El diagrama de transición de estados (DTE) indica como se comporta el sistema como consecuencia de sucesos externos. 1.9.4.1.2 DISEÑO DE SISTEMAS El diseño del software se encuentra en el núcleo interno de la ingeniería del software y se aplica independientemente del modelo de diseño de software que se utilice. Una vez que se analiza y especifican los requisitos, el diseño es la primera de tres actividades técnicas: diseño, generación de código y pruebas que se requieren para construir y verificar el software. Durante el diseño se desarrollan, revisan y documentan los refinamientos progresivos de la estructura de datos, arquitectura, interfaces y datos procedimentales de los componentes del software. 1.9.4.1.3 CÓDIGO O DESARROLLO DE SISTEMAS La codificación del sistema depende estrechamente de lo detallado en el diseño y consiste en la codificación de procedimientos realizados esa etapa. Si la codificación es realizada por el programador y no por el analista de sistemas este estará a cargo de las pruebas para encontrar errores lógicos y físicos. 36 1.9.4.1.4 PRUEBAS Las pruebas tienen como objetivo sacar a la luz diferentes clases de errores, haciéndolo con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo. Las pruebas no aseguran la ausencia de defectos; solo demuestran que existen defectos en el software. Las pruebas del software son un elemento crítico para la garantía de la calidad de éste y representa una revisión final de las especificaciones del diseño y de la codificación. 37 1.10 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Nº Actividades Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Planificación del sistema 2 Capítulo I: Marco Referencial 3 Desarrollo de la Investigación 4 Capítulo II: Metodología de la Investigación 5 Análisis del sistema 6 Capítulo III: Situación Actual 7 Diseño del sistema 7.1 Almacenamiento de la Información 7.2 Administración de Usuarios 7.3 Módulo de Importación de Datos 7.4 Módulo de Catálogo electrónico 7.5 Módulo de Estado de Transacciones 7.6 Módulo de Estado de Cuentas 7.7 Módulo de Exportación de datos 7.8 Módulo de Reportes (ventas, compras, estado de cuenta) 8 Código o Desarrollo del sistema 8.1 Desarrollo de almacenamiento de la información 8.2 Desarrollo de módulo de administración de usuarios 8.3 Desarrollo de módulo de importación de datos 8.4 Desarrollo de módulo de Catálogo electrónico 8.5 Desarrollo de módulo de estado de transacciones 8.6 Desarrollo de módulo de estado de cuentas 8.7 Desarrollo de módulo de exportación de datos 8.8 Desarrollo de módulo de reportes 9 Capitulo IV: Diseño del Sistema Propuesto 10 Validación contra usuarios 11 Entrega de Documentos primer defensa 12 Primera Defensa 12.1 Corrección de observaciones 13 Pruebas 14 Documentación – Manuales del sistema 15 Entrega de documentos segunda defensa 16 Defensa Final 16.1 Corrección de Observaciones 17 Entrega de documentos finales y sistema 38 Nº Actividades Octubre Noviembre Diciembre Enero 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Planificación del sistema 2 Capítulo I: Marco Referencial 3 Desarrollo de la Investigación 4 Capítulo II: Metodología de la Investigación 5 Análisis del sistema 6 Capítulo III: Situación Actual 7 Diseño del sistema 7.1 Almacenamiento de la Información 7.2 Administración de Usuarios 7.3 Módulo de Importación de Datos 7.4 Módulo de Catálogo electrónico 7.5 Módulo de Estado de Transacciones 7.6 Módulo de Estado de Cuentas 7.7 Módulo de Exportación de datos 7.8 Módulo de Reportes (ventas, compras, estado de cuenta) 8 Código o Desarrollo del sistema 8.1 Desarrollo de almacenamiento de la información 8.2 Desarrollo de módulo de administración de usuarios 8.3 Desarrollo de módulo de importación de datos 8.4 Desarrollo de módulo Catálogo electrónico 8.5 Desarrollo de módulo de estado de transacciones 8.6 Desarrollo de módulo de estado de cuentas 8.7 Desarrollo de módulo de exportación de datos 8.8 Desarrollo de módulo de reportes 9 Capitulo IV: Diseño del Sistema 10 Validación contra usuarios 11 Entrega de Documentos primer defensa 12 Primera Defensa 12.1 Corrección de observaciones 13 Pruebas 14 Documentación – Manuales del sistema 15 Entrega de documentos segunda defensa 16 Defensa Final 16.1 Corrección de Observaciones 17 Entrega de documentos finales y sistema 39 1.11 PLAN DE SOLUCIÓN El plan de solución o metodología del desarrollo del sistema consiste en el ciclo de vida para del proyecto, en éste se detallan los lineamientos generales y específicos que han de desarrollarse en cada fase de este proyecto. Entre los principales beneficios de su uso se tienen la organización de las actividades del administrador y un incremento en la probabilidad de tratar problemas en el momento adecuado. Para llevar a cabo la creación del proyecto planteado en este documento se tomarán en cuenta las siguientes etapas: 1.11.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA Como primera etapa dentro de este proyecto se hará una calendarización y asignación de labores, con el fin de lograr una organización interna de grupo para poder cubrir los alcances planteados. Se definirán los responsables de cada una de las etapas, los tiempos estimados y los recursos utilizados, se definirá además el ámbito de acción. 1.11.2 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN En esta siguiente etapa del proyecto se llevarán a cabo visitas a una compañía que cumpla con el perfil de proveedor de partes de computadoras, es decir un importador directo de fabricantes de equipos de informática. En estas visitas se realizarán entrevistas a las personas involucradas directamente en los procesos de gestión de compras, además se implementará la técnica de observación con el objetivo de conocer como se realizan actualmente los procedimientos, sus requerimientos y debilidades. A pesar de que el mayor esfuerzo de estudio se da en las primeras semanas éste continuará a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto ya que en cualquiera de 40 las etapas posteriores podrían ser necesarias ampliaciones sobre la información recopilada. 1.11.3 ANÁLISIS DEL SISTEMA En base a la información recopilada, se procederá con la elaboración de los siguientes objetos: diagrama de flujo de datos (DFD) en el cual se esquematizará de forma genérica como se dará el flujo de datos entre los procesos de evaluación de existencias, de niveles de consumo, de cotización de producto, de generación de órdenes de compra, entre otras; el diagrama entidad relación (DER) dentro del cual se nombrarán todos los objetos de entrada y salida con sus propiedades y relaciones de cada uno de los procesos expuestos en el DFD; diagrama de transición de estados (DTE) en el cual se indicarán los sucesos que se deben llevar a cabo para que se de la transición entre los procesos anteriormente mencionados. Una vez definidos los procesos, sus relaciones y estados de transición se procederá a la elaboración de un listado en el que se definirán todos los elementos involucrados, al cual se le denomina diccionario de datos. En base a la participación de personas o usuarios como objetos de datos dentro de los DFD se procederá a la definición de roles y sus delimitaciones. A final de está etapa se tendrá sintetizada una solución que servirá como base para la siguiente etapa. 1.11.4 DISEÑO DEL SISTEMA En esta etapa se diseñaran y revisarán los módulos con los que contará el sistema definiendo todas aquellas funciones enmarcadas en cada uno de los procesos así como también de la estructura con la que se manejarán los datos, también se establecerá el formato base para la interfaz gráfica de la aplicación. 41 Además se diseñara la estructura de datos necesarios para el desarrollo de la aplicación definiendo los campos, tablas, y el tipo de relaciones entre ellas. Se definirá la comunicación y la relación que vincula a cada uno de los módulos con los usuarios, otros sistemas y con otros módulos de la misma aplicación. Así mismo se hará un diseño de procedimientos, es decir, se materializarán los requerimientos de los procesos de gestión de compra. Generándose así los siguientes módulos: administración de usuarios, importación de datos, ventas, compras, estados de transacciones y cuentas, exportación de datos y generación de reportes. 1.11.5 CÓDIGO O DESARROLLO DEL SISTEMA Una vez elaborado el diseño la siguiente etapa consistirá en la traducción de la aplicación hacia lenguaje de máquina. Para esta labor de codificación se utilizará la herramienta Microsoft Visual Web Developer con la cual se generarán páginas activas denominadas ASPX estás se ejecutarán en entorno Web. En esta fase se llevará a la creación de la base de datos, el desarrollo del módulo de administración de usuarios, el módulo de usuarios para el acceso al sistema, el módulo de proceso de ventas y compras, el módulo de estado de transacciones y estados de cuenta, así como también un módulo de reportes. 1.11.6 PRUEBAS En esta etapa del ciclo de vida se presentará la aplicación a los usuarios para la elaboración de pruebas de evaluación del correcto funcionamiento, en primera instancia las pruebas serán realizadas por el equipo de desarrollo y posteriormente por los operadores involucrados directamente en los procesos de compra. 42 Posteriormente de la evaluación del sistema se realizará la depuración, que consistirá en incorporar o corregir los módulos que la evaluación determinó como deficiente o de nuevos requerimientos necesarios que deben incluirse al sistema. 1.11.7 DOCUMENTACIÓN Luego de tener un producto terminado, se procederá a realizar la documentación necesaria para un manejo apropiado de los módulos dentro de la aplicación. 1.12 PRESUPUESTO 1.12.1 PRESUPUESTO DE DESARROLLO DEL SISTEMA Para el diseño y desarrollo del sistema se detallarán los costos de hardware y software en los cuales tendrían que incurrir las empresas. Presupuesto de desarrollo Descripción Precio 1 Computadora $ 600.00 Visual Web Developer Express Edition $ 0.00 SQL Server 2005 Express Edition $ 0.00 TOTAL INVERSIÓN $600.00 Presupuesto de Recursos a utilizar para un periodo de 6 meses: Presupuesto de recursos Descripción Precio Servicio de Energía Eléctrica $ 70.00 Enlace a Internet $ 210.00 Tinta para impresión de documentos $ 120.00 Papelería $ 90.00 TOTAL RECURSOS $490.00 43 1.12.2 PRESUPUESTO TOTAL DE DESARROLLO Presupuesto Total Descripción Precio Total de Costo de Desarrollo $ 1,090.00 Costo de Mano de Obra Calificada (proyecto terminado)32 $ 4,300.00 Sub-Total $5,390.00 Imprevistos y otros (15% de Costo de Desarrollo) $808.50 COSTO TOTAL DEL PROYECTO $6,198.50 1.12.3 PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN Presupuesto de Adquisición Descripción Precio 1 Servidor $ 1,850.00 1 Windows SBS Premium 2003 OEM $ 1,020.00 Commerce Site SSL Certificate 1 year 40-bit $ 949.00 Licencia multiusuario de la aplicación $ 7,750.00 Instalación de la aplicación (empresa proveedora) $ 400.00 Mantenimiento de la aplicación (30 horas) $ 900.00 Hora adicional de mantenimiento $ 45.00 Capacitación de usuarios (empresa proveedora, 16 horas) $ 300.00 Hora adicional de capacitación $ 25.00 TOTAL RECURSOS $13,239.00 32 Ver anexo 14 44 CAPÍTULO II METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación llevada a cabo es de tipo exploratoria, ya que se pretende crear una visión general de tipo aproximativo respecto a una determinada realidad. Este tipo de investigación se realiza especialmente cuando el tema elegido ha sido poco explorado y reconocido. Suele surgir también cuando aparece un nuevo fenómeno, que precisamente por su novedad, no admite todavía una descripción sistemática, o cuando los recursos que dispone el investigador resultan insuficientes como para emprender un trabajo más profundo. El diseño de esta investigación se caracteriza por la flexibilidad para ser sensible a lo inesperado y descubrir otros puntos de vista no identificados previamente. Se emplean enfoques amplios y versátiles. Éstos incluyen la observación y entrevistas con expertos y es apropiada en situaciones de reconocimiento y definición del problema. 2.2 POBLACIÓN Y MUESTRA Para la realización de la investigación se evaluaron las principales empresas que distribuyen equipos de computadora en El Salvador siendo estás: a) 5ND Productos Electrónicos b) SAT de El Salvador c) INCOMEX d) TECNOAVANCE 45 Y se realizó sobre el 50% de las empresas ya que el otro 50% se negó a dar a conocer los procedimientos que se realizan en su proceso de compra y venta ni los usuarios que están involucrados en éste. Las empresas Entrevistadas son: e) 5ND Productos Electrónicos f) SAT de El Salvador Empresas Entrevistada Resto de las Empresas Ambas empresas cumplen con el perfil de ser distribuidoras directas de fabricantes internacionales de primera clase en productos para ensamblaje de computadoras genéricas, como por ejemplo Intel, Western Digital, MSI, Biostar entre otras. 2.3 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE INVESTIGACIÓN 2.3.1 LA ENTREVISTA Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de éste, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación. La entrevista se desarrolló con el objeto de detectar los procedimientos más importantes que intervienen en las relaciones de negocio entre las empresas. Actividades llevadas a cabo para la realización de las entrevistas: 46 Se elaboró una guía de entrevista33 con el objetivo de conocer las funciones de las entidades involucradas en el proceso de compra/venta de empresas proveedoras. La entrevista abordó preguntas para conocer las funciones de las entidades involucradas en el proceso de compra/venta de empresas proveedoras. La entrevista se distribuyó en dos partes, la primera dirigida a los gerentes de ventas a fin de identificar las entidades estrechamente involucradas en los procedimientos de compra y venta de la empresa. La segunda parte de la entrevista se dirigió a las funciones de las entidades involucradas directamente en los procedimientos que se llevan a cabo en el proceso de compra venta y que fueron dadas a conocer por el gerente de ventas en la primera parte de la entrevista. Las entrevistas tomaron en tiempo promedio de 2 horas por persona. Las entrevistas realizadas con los gerentes de ventas fueron grabadas en medio magnético a fin de evaluar posteriormente los insumos proporcionados por los gerentes y las realizadas con las entidades involucradas en los procedimientos del proceso de compra venta fueron registradas en las guías de entrevista para su posterior análisis e interpretación. A continuación se dan a conocer las personas entrevistadas de las empresas 5ND Productos Electrónicos y SAT de El Salvador. 5ND Productos Electrónicos • Gerente de ventas Alfonso Pimentel • Supervisor de Ventas Felipe Valdez • Gerente de Finanzas 33 Ver anexo 14, Guía de Entrevista. 47 José Miguel Galdames • Caja Claudia Hernández • Despacho Roger Palmiro Edwin Bonilla • Vendedores Rafael Sánchez Sandra Zelaya Víctor Rojas SAT de El Salvador • Gerente de ventas Walter de León • Supervisor de Ventas Alex Osegueda • Gerente de Finanzas Daniel Santamaria • Caja Lorena Zelaya • Despacho Mario Ortiz • Vendedores Eduardo Mineros 2.3.2 LA OBSERVACIÓN La técnica de observación consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. Es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Gran parte del acervo de 48 conocimientos que constituyen la ciencia han sido logrados mediante la observación. El objetivo de la observación fue conocer más a fondo como se lleva a cabo el proceso de compra y venta por medio del contacto directo con los entes involucrados en éste. Así como también detectar deficiencias y necesidades que surgen dentro de los procesos. Para el desarrollo de esta técnica, se realizaron visitas de observación de aproximadamente 30 minutos por procedimiento, donde se verifico el seguimiento el flujo de información, además confirmar y ampliar cada una de las funciones de dichas entidades. Se desarrollaron un total de 4 visitas de observación. Posterior a la observación se llevaron a cabo reuniones con los gerentes para verificar que los procedimientos observados hayan sido registrados correctamente, como se estableció en el método incremental. Los aspectos importantes de la observación fueron registrados en fichas para su posterior análisis e interpretación. 2.4 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS 2.4.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Los datos presentados a continuación se obtuvieron de entrevista y observación realizada a las entidades involucradas en el proceso de compra/venta de las empresas proveedoras. Además han sido ordenados considerando los aspectos más relevantes involucrados en el proceso y se muestran por pregunta realizada. 2.4.1.1 ENTREVISTA A continuación se presenta la síntesis de las entrevistas: 49 A. Los principales procedimientos llevados a cabo en el proceso de venta del lado del proveedor son: • Procedimiento ventas El procedimiento ventas inicia con la presentación de requerimiento de productos por parte de los clientes. Acá el requerimiento es atendido por el departamento de ventas, donde se efectúan chequeos de inventarios, de no contar con el producto en el inventario el vendedor consulta si se tendrá el producto solicitado por el cliente, de ser así cuanto tiempo tomará el tenerlo disponible, si el producto no se tiene disponible hacerle saber al cliente el periodo de tiempo que demorará la disponibilidad de éste, si el cliente esta de acuerdo se procede a elaborar la cotización y se le entrega al cliente para que de el aval, si éste no esta de acuerdo con los precios se realiza una negociación de éstos, en caso que el cliente solicite un precio inferior al que al precio establecido como mínimo debe consultar al supervisor de ventas si es posible otorgar un descuento mayor, concluida la negociación de forma exitosa se procede a negociar el tiempo en el que le será entregado el pedido y cuales serán las condiciones de pago. • Procedimiento facturación En este procedimiento el departamento de caja o facturación se encarga de elaborar el crédito fiscal correspondiente a las ventas concluidas satisfactoriamente en el proceso de ventas. La elaboración del crédito fiscal es solicitada por el vendedor, supervisor de ventas o cliente. • Procedimiento despacho El departamento de despacho e inventario al recibir un pedido facturado procede con la preparación física de los productos facturados pa