UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERIA TRABAJO DE GRADUACION: ·. UNIVERSIDAD DON BOi IIIUOTECA Gc.HT �AFAEL MEZA AYA CIUDADELA DON BOS< SOYAPANGO, EL SAL1 "SISTEMA TECNICO ADMINISTRATIVO PARA EL POLIGONO INDUSTRIAL DON SOSCO" PARA OPTAR AL TITULO: TECNICO E..:N INGENIERIA EN COMPUTACION PRESENTADO POR: FATIMA GUADALUPE ESCOBAR AMAYA PATRICIA MARISOL RODAS CASTILLO SOYAPA1'.GO, 21 DE FEBRERO DE 1994 AGRADECIMIENTO Agradezco en primer lugar a Dios y a María Santísima, por haberme dado buena salud, inteligencia y fortaleza necesaria para poder terminar una de mis primeras metas. A toda mi familia y demás personas que siempres estuvieron a mi lado. Agradezco grandemente a Francisco Arbizú por su paciencia, comprensión, ayuda y apoyo en todas las etapas de desarrollo de este. A nuestro asesor por sus sabios co~sejos. A mis compafieros de estudio; pero en especial a Fatima Guadalupe Escobar Aro.aya compañera de tesis. Patricia Marisol Rodas Castillo l. 2. INDICE INTRODUCCION 1.1 Prologo 1.2 Antecedentes l. 3 Importancia l. 4 Justificación l. 5 Objetivos del Trabajo l. 5 .1 Objetivos Específicos DEFINICION DEL TEMA I 2 4 5 6 6 7 2.1 Organización 7 2.2 Problemática 11 2.3 Metodología y herramientas usadas 12 3. PLAN DE SOLUCION 18 3.1 ~valuación de Factibilidad Solución 18 3.2 J1an de capacitación para usuarios STAPIDB 21 3.3 Análisis de Documentos Informáticos 22 4. ESPECIFICACIONES DEL DISEÑO 23 4.1 Software Seleccionado para el Desarrollo 23 Propuesto 4.2 Requerimientos Informáticos 4.3 Relación ehtre tablas 4.4 Tablas relacionales 4.5 Símbolos usados en hojas de archivos 4.5.1 Hojas de archivos 4.6 Hoja de identificación de reportes 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. ANEXO A. MANUAL DEL USUARIO 7. ANEXO B 8. ANEXO C 9. ANEXO D 10. ANEXO E 24 28 30 31 32 48 54 INTRODUCCION I. INTRODUCCION 1.1 PROLOGO El desarrollo de los Polígonos Industriales Don Bosco viene a enriquecer el desarrollo económico en sus comunidades, desarrollar sus valores cristianos y aumentar el nivel intelectual. Debido a la importancia y rápido crecimiento de los Polígonos se hace necesario implementar un mayor control de las diferentes áreas que se manejan para el buen funcionamiento de las cooperativas. Con el siguiente estudio se pretende analizar al Polígono Don Bosco con el objeto de, construir un Sistema Técnico Administrativo, el cual permitirá mejorar su funcionamiento, satisfacerá las necesidades de información, control y facilitará la toma de decisiones. 1.2. ANTECEDENTES Muchos debemos saber las labores del POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO. Su principal objetivo es el desarrollo y promoción humana de las comunidades marginales. Esta institución salesiana se encuentra situada a los alrededores del ex-colegio Don Bosco (ahora ITEXSAL); esta compuesto por cinco comunidades marginales, de las ciento treinta y cuatro que existen en San Salvador. Más de la mitad de las personas que aquí viven son menores de dieciocho años de edad. Una gran parte llegó huyendo del interior del país, dejando sus ranchitos y pequeñas porciones de terreno. El proyecto en sí consiste en crear industrias cuyos productos tiendad a resolver las necesidades del país, fomentando así su autonomía. Cada industria es autónoma. No es suficiente la buena voluntad y los buenos propósitos para la transformación de las comunidades marginales en una nueva sociedad o para el cambio del individuo condicionado por un ambiente natural de delincuencia, en un hombre nuevo, constructivo y promotor del desarrollo. Es por eso que un salesiano: Padre Pepe Morataya tomó la batuta y confiando en María Auxiliadora y Don Bosco, emprendió este sueño que ~e hace realidad. Ensefiándoles a estas personas las formas de trabajo cooperativista, es decir, las comunidades de personas en las que los hombres con plena libertad y responsabilidad se unen para satisfacer sus actividades económicas, culturales y sociales mediante el esfuerzo propio y la ayuda mutua. La coopera ti va no es una empresa lucrativa por las siguiente razones: a.) La cooperativa es un medio de valorización del trabajo. b.) El objetivo social de la cooperativa consiste en el ejercicio de una actividad económica, para la obtención del beneficio directo de los cooperativistas que la integran. Partiendo del buen resul tacto que ha tenido el El POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO en San Salvador, creemos que ya es tiempo de comenzar a extender la experiencia en otros puntos del país, ya que las condiciones de pobreza, miseria y dependencia se repiten e incluso se agudizan en otras áreas del territorio, como por ejemplo Chalatenango, Morazán y Apopa. OBJETIVOS DEL POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO Hacer de la educación y el trabajo los medios que conviertan al pobre en protagonistas de su propio desarrollo y el de su comunidad. Promover en ambientes populares el trabajo cooperativo como medio de educación integral, crecimiento y desarrollo de la persona y del ambiente en que ella vive. Brindar capacitación teorica y práctica en las áreas técnicas, administrativa, organizacional y humana para desarrollar con eficiencia el ejercicio empresarial. Transformar las zonas de miseria, dependencia, delincuencia, violencia y marginación en áreas de progreso y desarrollo para el país. 1.3 IMPORTANCIA El Polígono Industrial Don Bosco es una institución Salesiana que ayuda a la reactivación económica y social del país, brindando oportunidad a las personas que viven en zonas marginales de San Salvador. Bajo el metodo "Aprender Haciendo" proporciona las herramientas necesarias para que estas personas puedan incorporarse a las exigencias de nuestra sociedad. Por todo lo anterior se considera que un Sistema Tecnico­ Administrativo proveerá a todos sus miembros un contacto con la tecnología, la cual les resultará muy comprensible y aumentará la eficiencia de sus miembros. Además que, significará un aumento en las ganancias al reducir desperdicios con los cuales se cuenta (actualmente) en las áreas de producción y comercialización. 1.4 JUSTIFICACION El presente Trabajo de Graduación, se justifica desde el punto de vista práctico, ya que por medio del desarrollo de STAPIDB 1 se agilizarán las funciones de búsqueda o consulta de información referente a clientes, productos o inventarios, ya sean a nivel general o por cada cooperativa. En el área de producción mejorará el manejo de libros de control de productos y fabricación, rapidez en cálculos y disminución del margen de error. 1 Entendiendo: Sistema Técnico-Administrativo del Poligono Industrial Don Basca 1.5 OBJETIVOS DEL TRABAJO Cubrir las necesidades Administrativas en las áreas de Producción y Comercialización de las coopera ti vas del Polígono Industrial Don Bosco. 1.5.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Mejorar los tiempos de obtención de información Facilidad para entrar y salir a las distintas áreas Flexibilidad en el manejo de datos Aumento en la productividad de cada socio. 6 DEFINICION DEL TEMA 2. DEFINICION DEL TEMA Se describe el actual sistema estudiandose los problemas y posibles soluciones. 2.1 ORGANIZACION Entendemos por coopera ti va: "Aquella que trabaja para los socios y con los socios y para los socios. Su principal objetivo es suprimir el intermediario y hacer aprovechar a los socios del beneficio que este obtiene."2 Para las cooperativas su principal clave de éxito es el socio conociendo a este como la persona que con otra u otras forman un sociedad o compañia para la realización de un fin, ya sea de caracter mercantil, industrial o de defensa y protección mutua. Las cooperativas del PIDB trabajan básicamente con el siguiente organigrama: Asamblea General: Es la reunión de todos los socios y la autoridad máxima. Consejo de Administración: Es el órgano responsable de velar por el 2 Definición de Ramón S. Castillo l funcionamiento de las cooperativas, está integrada por el Presidente,Vice-presidente, Secretario, Tesorero, Vocal de Producción y Vocal de Comercialización. Presidente: será el responsable de la buena marcha de la cooperativa. Preside las reuniones, colabora con el socio responsable de los alumnos en la buena conducta dentro de la cooperativa. Vice-presidente: sustituye al presidente en su ausencia. Tesorero: llevar la contabilidad de la cooperativa, velar por que los fondos recaudados se distribuyan comunitaria y solidariamente, informar mensualmente sobre los fondos recaudados. Secretario: tener al dia la nómina de los socios, llevar el acta de la reuniones. Vocal de Producción: informar mensualmente sobre la producción realizada, organizar la producción, velar por la calidad del producto, cumplir con las fechas de entrega, velar por la seguridad laboral. Vocal de Comercialización: informar sobre las ventas mensuales, búsqueda contínua de clientes nuevos, llevar registro de venta. Vocal de Educación: velar por la disciplina en la Escuela-Taller, llevar un control de la formación de los alumnos. La Junta de Vigilancia: ejercer la supervisión de todas las actividades de la Escuela-Taller. ·1·f·sn1~E·r.:01 ~ [ "'"'""''""".''"' ., ................... ,,,,! .. -.. . " . ! ~11on,,. .. 1ntu1m11mn1111n""'"''''u"''''' f .... 1 'dOCí)!.. DE f'Rül)U··· CCIOl·i L~ ......... ,,, .. , ... ,,,, .......................... ,, ....... , .. , ~01..ISOHO IHDUSTRJAL DOW BOSCO OR6AHI6RAMA DE COOPERATIVA u .......... , .......... , .............................................. '! i ., ._, ,,,·,¡ ¡·· ., r,¡··111··¡, ., 1 j i 1-1:-Íl-l.'I :, .. :.1-1 :.< :. ·. :. ,1-1 .. 1 ............................ ,, .. F~=~~· r:;rn DE '/ 161 L Al/-- ~ C l A u r;: .. :·1·,·_;~'."E .... ~r"r''. ...... 1)1 ... f.,_·_· .... : .. ,·_"'1',;·.::;;; .. , ..... il ,;.,, ...................................................... , •.• , ... ... 1 1 . .-I.. ,.,, .. , . ..! ..... 1-!) ,t-n p DE 111..Ul'if/O'.:; ¡ r, 1 1 s 1 i 1 j n:ESJDU-ITE i d t ................................... , .......................... ,,,,,!! r .............. m,, ... , .......... '""'''""'"'"'""'''" .. "'"'! a 'Jlf":¡·¡:,1:1¡·1~·(¡";•:·¡.¡-¡¡· j~ •..... " .•... t.. .. 1 ............. , ...... , ..................... "" .................. J i ,·• ¡·· r. ,.,f.. ·r. f•-¡ (l 1 1 ~•:.U·, .. l·f ·,... : u ............ ,,, ... ,,.,,.,,,,.,,.,,,,.,,.,,..,,.,. .. .,,,,i Ul""'""'"""'" .. """'""""'"'"'" .. "'""' .. •"""'"""'"'' .. 'I, ~ 'JfH":· n¡..-¡:·~•Cl'.'I 1 ' ..... flf.. .,l. 1 ·" ... , 11.. . !. .... _ ................... , ....................................... . ü"'""""" ! VOCAi.. DE EDUCA- ! CI OH 1!.. ...... ,,, .... ,, .................... , ......................... , .. ,, .... , 2.2 PROBLEMATICA PROCESO DE OFERTA: l. Se muestra la cotización al cliente de los productos que desea. Esta cotización la elabora comercialización,guardando una copia. 2. Si acepta la cotización se elabora una orden de pedidos en la que se especifica la forma de pago, fecha y lugar de entrega, se elaboran dos copia una pasa a producción. 3. Si no lo acepta no se realiza la orden de pedidos. PROCESO DE PRODUCCION 4. Con la copia del pedido, producción elabora una ordende trabajo, esto indica que la producción del producto está por comenzar, se verifican las existencias de materia prima y materiales en bodega. De no haber suficiente se elabora una orden de compra. Cuando se tienen todos los materiales se procede con la producción diaria. En ésta se llevará un control de productos terminados y envíados al departamento de ventas y un control de costos de fabricación. Cuando en bodega de 11 productos terminados estan todos se pasan a comercialización. PROCESO DE ENTREGA DE PRODUCTOS: l. Cuando comercialización posee todos los productos los envía al cliente junto con una factura, de la factura se hacen dos copias la original queda en finanzas, una copia al cliente y la otra queda en comercialización. 2. Si la factura es al contado: el vendedor regresará con las copias y el dinero, para entregarlos en finanzas. 3. Si la factura es al crédito: se tomará como referencia la orden de pedido para efectuar los pagos. 2. 3 METODOLOGIA Y HERRAMIENTAS USADAS EN LA EJECUCION DEL PROYECTO Existen muchas técnicas a utilizar en una investigación entre ellas estan: La entrevista: Es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. El cuestionario: Es otra herramienta que el analista puede utilizar en diversas ocasiones. La observación: Consiste en observar a las personas cuando efectuan su trabajo. El muestreo: Es un método estadístico que conduce a un conocimiento. Se basa en las teorías estadísticas y en la ley de probabilidades. Recopilación de documentos: Es otro medio por el cual el analista puede obtener información durante la fase de análisis de sistemas. TECNICAS ENTREVISTA CUADRO COMPARATIVO VENTAJAS Intercambio de información cara a cara. Oportunidad de establecer corriente de simpatía con el usuario. DESVENTAJAS El ajuste resulta más o menos complicado de acuerdo con las cualidades que posea o de las que carezca el analista. TECNICAS CUESTIONARIO VENTAJAS Identifica una tendencia ó un área con vistas a un estudio más detallado. DESVENTAJAS Resulta sumamente difícil formular preguntas significativas sin presuponer una cierta respueta. Limitado como herramienta de investigación. No tiene oportunidad de discutir inmediatamente los comentarios que parezcan vagos o poco claros. TECNICAS RECOPILACION DE DOCUMENTOS OBSERVACION VENTAJAS La obtención de documentos conlleva a que con la entrevista ó la observación sea más fácil reunir datos requeridos. Verificar los resultados de una entrevista. Recopilación de datos que implican relaciones. DESVENTAJAS Lo confidencial de los documentos. Las actividades de toma de decisiones no se prestan tan fácilmente a la observación. Resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. TECNICAS MUESTREO VENTAJAS Se aplica a problemas que implican un enorme volumen de trabajo detallado. Estima recursos que van necesitarse. DESVENTAJAS Si la población a estudiar es pequeña. De acuerdo a las ventajas y desventajas analizadas; la técnica más conveniente a usar para dar inicio a la investigación es la recopilación de documentos tales como: hojas de pedidos, informes de producción etc. (ver anexo D). Esta nos permitió encontrar una idea de lo que se hace actualmente, como ha sido estructurado, de que elementos no se dispone, y llegar a "sentir" que se considera importante?. Luego de haber obtenido los documentos se realizaaron entrevistas (orales y grabadas). Estas nos incrementarán el cúmulo de información. Luego de analizar los resultados de las entrevista surguierón dudas lo que nos hizo aplicar la técnica de los surguierón dudas lo que nos hizo aplicar la técnica de los cuestionario; estos no facilitarán aclaraciones a las dudas (ver anexo D) . Al concluir la aplicación de estas técnicas se logró aclarar exactamente los problemas que ocasionaba trabajar con el sistema manual, además elegir el área que era más urgente comenzar a trabajar. Tomando encuenta los resultados fué necesario iniciar el trabajo por el área de producción. Debido a que es necesario llevar un estricto control de la producción, desperdicios, trabajos pendientes, y control de inventarios tratandose de manera difenrente le área de comercialización que es donde sobresale la relación cliente-cooperativa. Para mayor información ver resultados en el (anexo D). PLAN DE SOLUCION 3. PLAN DE SOLUCION Los programas estan orientados a facilitar las actividades que se realizan en las áreas de producción y comercialización en cada cooperativa del PIDB. Además, facilitará el control globalizado de las actividades que realicen las cooperativas en forma mensual o anual. 3.1 Evaluación de Factibilidad de Solución Antes de desarrollar el sistema se realizó un analisis de factibilidad, con el objeto de evaluar las diferentes alternativas para la ejecución del proyecto, considerando los siguientes aspectos: i) Factibilidad Técnica ii) Factibilidad Económica iii) Factibilidad Operativa i) Factibilidad Técnica: el STAPIDB3 funciona en equipo PC, XT/AT siempre y cuando se cuente con un disco duro mínimo de 80MB y memoria RAM mínima de 640KB. 3 STAPIDB: Sistema Técnico Administrativo Polígono Industrial Don Sosco ii) Factibilidad Económica: tomando en consideración la inversión a realizar en cuanto a la adquisición de hardware, éstos resultan relativamente bajo en comparación con los beneficios que ·se obtendrán. 11 COSTOS INICIALES Computador con microprocesador 386/33MHz 2MB en Rl\M,Disco duro de 80 Mb. 11 9,490.00 1 Floppy de 3.5" (1.44 Mb} ,1 Floppy 5.25" (1.20 Mb) Impresor matricial •••• <: 5,000.00 velocidad 300 cps, 136 columnas Adiestramiento a encargados de cooperativas .. <: 2,000.00 para oper~r Pl s~~PIDB TOTAL 11 COSTOS DE OPERACION Papelería Papel contínuo tamaño carta anualmente. Mantenimiento de equipo contrato por un año. Garantía y soporte •técnico al software por 90 días. <: 16,490.00 . .. <: ... 9 ... 9 11 1,200.00 5,000.00 2,500.00 iii) Factibilidad Operativa: el sistema procesará la información proveniente del trabajo diario de las cooperativas proporcionando los reportes o avisos que sean necesarios. El acceso estará a cargo de los técnico de las cooperativas siendo estos: gerente, encargado de finanzas, encargado de comercialización, encargado de producción y sus auxiliares respectivamente. Para trabajar en el sistema no es necesario que los usuarios hallan trabajado antes con sistemas de informacion o mucho menos que tengan conocimientos de lenguajes de programación, bastará con que conozca como apagar y encender la computadora, que se ubique en el directorio correcto , que maneje los discos flexibles, maneje la intensidad de colores en la pantalla, ya que, el sistema esta diseñado con las ayudas y comentarios necesarios para cada operación. Acontinuación exponemos el plan de capacitación: 3.2 Plan de capacitación para usuarios del STAPIDB Número de personas a capacitar: 31, las cuales se dividirán en grupos de 6 personas( dos cooperativas) cada grupo. Quedando distribuidos de la siguiente forma: DIA LUNES MIERCOLES HORA 8-10 AM GRUPO 1 GRUPO 3 2-5 PM GRUPO 2 GRUPO4 ~ El contenido a desarrollar sera el siguiente: Manejo de equipo: Conexiones entre dispositivos Modulación del monitor Manejo de impresor Manejo del STAPIDB Acceso a directorio Cargar el sistema Trabajar en el sistema Salir del sistema VIERNES GRUPO 5 Esto es lo único que deben conocer para trabajar a perfección en el STAPIDB. 3.3 Análisis de Documentos Informativos Aqui se presentan los documentos informáticos para el funcionamiento y desarrollo de STAPIDB. Por medio de computadora satisfará dos tipos diferentes de requerimientos de información: Consultas por pantalla Reportes impresos Los documentos de entrada y salidas actuales se muestran en el ANEXO E. ~ ESPECIFICACIONES DEL DISENO 4. ESPECIFICACIONES DEL DISEÑO La finalidad es especificar las herramientas utilizadas en el desarrollo del proyecto, además de, identificar las entradas y salidas que deberá tener el sistema.La implantación del sistema se hizo prototipo, es decir, los usuarios trabajarán con el sistema para hacer algunas modificaciones de ajuste a las diferentes cooperativas. 4.1 Software Seleccionado para el Desarrollo de Propuesto DESCRIPCION PASCAL FOXBASE CLIPPER MANEJO DE ARCHIVO DE DATOS Funciones predefinidas * * * Funciones definidas por usuario * * * Rapidez en el manejo de indeces * * Interfaz * * Funciones multiusuario * COMPILADOR Generación de .EXE * * FACILIDAD DE DESARROLLO EN APLICACIONES Elaboración de pantallas * * Elaboración de reportes * * Pop up menú * * Uso de achoice y otras funciones * Se justifica la elección de CLIPPER, ya que éste maneja muy bien bases de datos y además los programas quedan autoejecutables, sin necesidad de tener instalado el paquete. Logrando con esto una mayor seguridad e integridad de código. Existe tambien la facilidad de que CLIPPER puede funcionar en un sistema pequeño de 8088 de 640KB en memoria principal. 4.2 Requerimientos Informáticos La alimentación del STAPIDB se realizará en base a los di versos procesos que se realizan dentro de las coopera ti vas y especialmente en las áreas de comercialización y producción. Los requerimientos informáticos son: . Consultas por pantalla . Reportes impresos Consultas por pantalla: Contendrá solamente los requerimientos planteados por los usuarios del sistema y han sido creados en base a tres objetivos: 1. Ofrecer la información necesaria para la toma de decisiones o para ejecutar una acción. 2. Proveer todos los datos relacionados a una misma tarea con un despliegue de pantalla sencillo e inteligible. 3. Ayudar al usuario en determinado momento, explicandole cada una de las opciones y ampliando la información del área de trabajo activa. Las pantallas se han clasificado de la siguiente forma: Pantallas de menús de opciones . Pantallas de consultas de datos . Pantallas de captura de datos . Pantallas de mantenimiento de información Pantallas de ayuda a usuarios Reportes Impresos: Los reportes que emitirá el STAPIDB estan basados a las necesidades de los cooperativistas, ya que ellos han dictaminado cuales deben ser las salidas impresas y que información necesitan. La clasificación de reportes se ha hecho de la siguiente forma: . Nombre completo . Códigos. Depende del área de trabajo. Los encabezados de los reportes se normalizó para mostrar homogeneidad, de la siguiente forma:. Nombre cooperativa .Nombre reporte . Polígono Industrial Don Bosco Fecha de emisión de . Pantallas impresas reporte Consultas por pantalla Las pantallas de opciones estan diseñadas de la siguiente manera, se trabaja presionando ENTER sobre el ítem iluminado y se deplegan las ventanas. Ejemplo: SISTEMA TECNICO ADMINISTRATIVO POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO LUNES 18 DE OCTUBRE DE 1993 BIENVENIDO AL SISTEMA PlDB INVENTARIOS CTRL. DE COMPRA CTRL. DE PRODUCCION CONTROL DE PRODUCCION SISTEMA TECNICO ADMINISTRATIVO PANTALLAS DE CONSULTDEDATOS, CAPTURAS DE DATOS Y MANTENIMIENTO DE INFORMACION: POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO MANTENIMIENTO PARA MAQUINARIA MAQUINARIA: HORNO CODIGO: 0101 CARACTERISTICAS: ELECTRONICO PANASONIC VIDA UTIL (AÑOS): 4 COSTO: 2,345.00 DEPRECIACION: 0.0045728 SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Podrá cambiar la informacion por medio de las teclas cursaras, para trabajar como pan­ talla de consultas de datos, para trabajar como captura de datos deberá presionar la tecla F2 y, en la misma pantalla le pedirá los datos que alimentaran el sistema. Funciona como mantenimiento de información, porque actualiza la información general.! 26 PANTALLA DE AYUDAS: F4=>BUSCAR POR PRODUCTO F7=>ORDENAR PORPRODUCTO . DELETE=>BORRARPRODUCTO F2=>INSERT AR PRODUCTO ESC=>SALIR DE AYUDA CTRL-END=>SALIR PRECIO DE PRODUCTO: _¡,=>MOVER UNO ABAJO PgUp=>MOVER PAGINA ARRIBA i =>MOVER UNO ARRIBA PgDn=>MOVER PAGINA ABAJO END=>FTNAL ARCHIVO HOME=>PRINCIPIO DE ARCHIVO ENTER=>MOVER UNO ABAJO 4.95 ., .. SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Sólo debe presionar la tecla que le indica y automáticamente obtendrá los resultados que desea. Cuando desée lacaplura de datos, presionando F2, los campos apareceran en blanco para que los digile. REPORTES: Quedan disefíados de la siguiente forma estandarizada. EMPRESA PANADERIA FECHA 11 / 18/93 Pagina INVENTARIO DE MATERIA PRIMA NOMBREPROD CARACTERISTICAS EXISTENCIA PRECIO/U HARINA BLANCA SUA YE 50 1.00 AZUCAR REFINADA JO 1.80 CANELA PURA EN CASCARA 1 9.50 MANTECA NIEVE 15 2.00 4.3 Relación entre Tablas Un sistema de información relacionado puede estar descrito como un grupo de estructuras de datos debidamente relacionadas que contienen colectivamente una información requerida sobre un tema dado. En la mayoría de los casos, es prohíbido abastecer toda la información sobre un tema en un solo registro de información. Sería imposiple conocer cuantos campos son necesarios para el almacenamiento de los detalles ordenados. Además, es ineficiente para reintroducir una información cada vez que la ordena. Un sistema relacional corrige estos problemas permitiéndo al usuario abastecer más información estrechamente relacionada en una determinada ubicación y relacionar aquellos trozos de información a otros archivos como sea requerido. La relación entre dos tipos de datos puede ser simple o compleja. Simple, significa que hay correspondencia biunívoca(de uno a uno) entre los ítem. Por ejemplo: cada código de producto corresponde a una y sólo a una descripción y visceversa, pero si, la relación: código-venta, es compleja, porque a cada código le corresponde varias ventas o clientes,indicando que la relación es de muchos a muchos. Acontinuación se muestra graficamente la relación entre las tablas utilizadas para desarrollar el STAPIDB. EMPRESA DIAGRAMAS ENTIDAD-RELACION VENDEDOR CODIGO nombre gerente encfinan espec registro enccomer encprod nit fechan PRODUCTO DETALLE_DE _PEDIDO CODIGOP descrp utilidad costop precio COMPRAS NUCO fccíia valorr valore cantidade codigomat t- - CONDP nup eventas fechae codigoc fechap DETALLE DE ORDEN FECHA encargado operacion observar cantprcida operarmin canlx rod cantn roe DETALLE DE FACTURA factura fecha CONDP nup codigov totalf totalrealf DETALLE_ DE_ COMPRAS FECHAC autoriza solicita nuco unidad recibe 29 CODIGOV comision nombrev PEDIDO NUP cant codigop costo! 1 1 ORDEN_ DE_TRABk NUMORDEN codigov especific FACTURA nup emision FACTURA totalp cantidad fecha codigop precio ABONO NUM-ABONO factura cantidad fecha saldo MATERIALES CODIGOMAT unidad existencia descrp stokmin valorr caract valore fecha 4.4 Tablas relacionales Una base de datos es un conjunto de información útil, organizada de una forma específica. Una base de datos relacionada se puede definir como una estructura de tablas de dos dimensiones que consiste en filas y columnas. Cada columna de la tabla especifica un atributo y cada fila representa una ocurrencia. En una tabla se ordenan normalmente en el orden en el que han sido introducidos. Es decir, a cada registro de datos se le asigna un número cuando se añade a ésta. Ventajas de una base relacional l. Mantenimiento y actualización de datos. 2. Localización y recuperación de datos que cumplen una condición. 3. Ordenación y reajuste de un conjunto de elementos de datos en una secuencia u orden predeterminado. 4. Unión de elementos de datos de diferentes bases de datos para obtener indexados indirectos. s. Minimizar redundancia, integridad referencial. 6. Seguridad. SIMBOLOS USADOS EN HOJAS DE ARCHIVOS. De acuerdo a convenciones usadas en tablas relacionales tenemos los siguientes símbolos: # : indica que esa columna es llave pr1mar1a * : indica no nulidad, es indispensable ese dato. fk: llave foránea, columna comun entre las diferentes tablas. o : opcionalidad del campo, puede omitirse. u: Unicidad, es una columna única. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hojas de Archivos 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Costo ORGANIZACION: Secuencial NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC CAMPO CAMPO *fkCodigomaq Codigo de maquinaria 4 O *Fecha oTiempomaq o Deprecia oEnergía *Cantmat *Operación *Costomat oCodigomat oManoobra para realizar la operación. Fecha en que se hace el cuadro. Tiempo que dura la operación. Depreciación de la máquina. Energía que gasta la máquina. Cantidad de material que se usa para haser la operación. Parte del proceso de fabricación. Costo por operac. Codigo de material que se usa para la operación. Mano de obra que se utiliza para realizar la operación. 8 6 11 7 6 35 7 5 7 o 3 8 4 2 o 4 o 4 ACU 4 12 18 29 36 42 77 84 89 96 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NOMBRE DEL ARCHIVO: cuadp ORGANIZACION: Secuencial NOMBRE DEL CAMPO *#uModelo ooperación *Cantxprod *Cantnproc *Cantprdcida *Operarmin *Observar *Fecha *uPágina *Encargado HOJA DE ARCHIVOS CAMPOS CLAVES DESCRIPCION DEL CAMPO LONG DEC ACU Operación para la cuál se hase la requisición. Cantidad por producir Cantidad en proceso Cantidad producida Operacion por minuto Chequeo de operacion Fecha de trabajo Número de páginas de la orden de trabajo. Encargado de produc. 35 5 5 5 5 25 8 2 30 o o o o o o o o o o 30 65 70 75 80 85 110 118 120 30 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 11 ARCHIVOS INDICES: 11 Cov NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Vendedor Codigov 1 ORGANIZACION: 1 Idexado No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *Nombrev Nombre del vendedor 30 o 30 2 *#Codigov Identificación del 4 o 34 vendedor. 3 *Comision Porcentaje de 2 o 36 comisión. 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 11 ARCHIVO INDICES: 11 Coma NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Deprecia Codigomaq 1 ORGANIZACION: 1 INDEXADA No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#fkCodigomaq Identificación de la máquinaria. 2 *Maquina Nombre de la máquina 3 *Carac Detalles de la máquina. 4 *Preciom Costo maquina 5 *Vida Vida útil maquina 6 *Deprecia Depreciación de máquina. 1 HOJA DE ARCHIVOS 1 1 ARCHIVO INDICE: 1 Num NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Ordtrab Numorden 1 ORGANIZACION: 1 Idexado No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#Numorden Número de orden de 6 o 6 trabajo 2 *Nup Número de pedido a la 7 o 13 cuál se hará la orden 3 *Especific Detalles del trabajo 10 o 23 4 *Codigov Codigo del vendedor 4 o 27 5 *Emision Fecha de emision 8 o 45 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 11 ARCHIVO INDICES: 11 Nup NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES PEDIDOS NUP 1 ORGANIZACION: 1 INDEXADA No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#Nup Número de pedido 7 o 7 2 fkCodigop Codigo del producto 8 o 15 3 *Cant Cantidad a pedir 4 o 19 4 *Costot Costo por producto 10 2 29 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 11 ARCHIVO INDICE: 11 Fac NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Factura Factura 1 ORGANIZACION: 1 Idexado No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#Factura Número de factura 7 7 *Totalp Total por producto 12 2 19 2 *Fecha Fecha de creación. 8 27 *fkCodigop Codigo del producto 8 35 3 *Cantidad Cantidad del producto 6 o 41 4 *Precio Precio del producto 9 2 50 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 ARCHIVO INDICE: Fac NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Apofa Factura ORGANIZACION: INDEXADA No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *UFactura Número de factura 7 7 2 fkNup Número de pedido 7 14 3 *UCondp Condiciones de pago 8 22 4 *Codigov Codigo del vendedor 4 26 5 *Fecha Fecha de emisión 8 34 6 *Totalf Total por factura 12 2 46 7 *Totalrealf Total ingresado 12 2 58 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 NOMBRE DEL ARCHIVO: Mantenil ORGANIZACION: Indexada NOMBRE DEL CAMPO *UNombre *#UCodigo *Espec *URegistro *UNit *Fechan *UGerente *UEncfinan *UEnccomer *UEncprod HOJA DE ARCHIVOS 11 ARCHIVO INDICE: Codi CAMPOS CLAVES Codigo DESCRIPCION DEL CAMPO LONG DEC ACU Nombre de cooperativa Codigo ó identificac. Detelles cooperativa Registro legal de la cooperativa Nit legal de la cooperativa Fecha de funcaión Gerente general de cooperativa Encargado de finan- zas Encargado de comer­ cialización Encargado de produc. 40 20 2 35 10 17 8 30 30 30 30 o o o o o o o o o o 20 22 57 67 84 92 122 152 182 212 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 ARCHIVO INDICE: Ab NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES ABONO Num-abono ORGANIZACION: Indexada No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#UNurn-abono Número de nota abono 7 o 7 2 fk*Factura Número de factura a a 7 o 14 cual sefaa:t:árih.a 3 *Cantidad Cantidad de dinero 7 2 21 4 *Fecha Fecha de emisión 8 o 29 5 *Saldo Deuda pendiente 12 2 41 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 1 ARCHIVO INDICE: 1 Mcod NOMBRE DEL ARCHIVO CAMPOS CLAVES Invent Codigomat 1 ORGANIZACION: 1 Indexado No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#UCodigomat Codigo de material 5 o 5 2 *Descrp Nombre del material 30 o 35 3 *UCarac Caracteristicas del 50 o 85 material. 4 *Existencia Esxistencia material 6 o 91 5 *Unidad Unidades del material 25 o 116 6 *Stokmin Existencia mínima que 6 o 122 debe haber. 7 *Valorr Precio real 8 2 130 8 *Valore Precio estimado 8 2 138 9 *Fecha Fecha de ingreso a 8 o 146 bodega. 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 1 ARCHIVO INDICE: 1 Nu NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Compras Nuco 1 ORGANIZACION: 1 Indexada No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#UNuco Número de orden de 8 o 8 compra. 2 fkCodigomat Codigo de material 5 o 12 3 *Cantidade Cantidad a comprar 6 2 18 4 *Unidad Unidad de compra. 25 2 43 5 *Valore Precio estimado 8 o 51 6 *Valorr Precio real 8 59 7 *Fecha Fecha de compra 8 o 89 11 HOJA DE ARCHIVOS 11 1 ARCHIVO INDICE: 1 Codc NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Cliente Codigoc 1 ORGANIZACION: 1 Idexado No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#UCodigoc Codigo del cliente 4 o 4 2 *Cliente Nombre del cliente 25 o 29 3 *Dirección Dirección del cliente 35 o 64 4 *Phonel Telefono 1 de cliente 6 o 70 5 *Phone2 Telefono 2 de cliente 6 o 76 6 *Registro Registro de la 10 o 86 empresa a la que pertenece. Función que desempeña 30 o 116 7 *Giro su empresa. 44 HOJA DE ARCHIVOS ARCHIVO INDICE: Codp NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES Catalogo Producto, Codigop ORGANIZACION: Indexada No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#UCodigop Codigo de producto 8 o 8 2 *Producto Nombre de producto 30 o 38 3 *UDescrpp Detalles de producto 50 o 88 4 *Costop Costo de producto 10 2 98 5 *Precio Precio de producto 10 2 108 6 *Utilidad Uitilidad para 2 o 110 determinar el precio. No. 1 2 3 4 5 6 7 NOMBRE DEL ARCHIVO: Requi ORGANIZACION: Secuencial NOMBRE DEL CAMPO *Cantidad fkCodigomat *Fecha *Bode *UEncbodega *Operación *Otro HOJA DE ARCHIVOS CAMPOS CLAVES DESCRIPCION DEL CAMPO Cantidad de material a requerir. Codigo del material Fecha en que se hase la requesición. Identificador de materia prima ó materiales. Encargado de bodega Operación a realizar con es material. Existencia de materia prima ó materiales. 46 LONG DEC ACU 6 O 6 5 8 30 25 35 6 o o o o o o 11 19 49 74 99 105 1 HOJA DE ARCHIVOS 1 NOMBRE DEL ARCHIVO: CAMPOS CLAVES: Apoco 1 ORGANIZACION: 1 No. NOMBRE DEL DESCRIPCION DEL LONG DEC ACU CAMPO CAMPO 1 *#Fechac Fecha de compra 8 o 8 2 *Autoriza Persona que autoriza 30 o 38 la compra 3 *Solicita Quién solicita la 30 o 68 compra 4 *UNuco Número de orden de 8 o 76 compra 1 1 1 4.6 HOJAS DE IDENTIFICACION DE REPORTES HOJA DE IDENTIFICACION DE REPORTES TITULO DEL REPORTE: Pedidos PROPOSITO DEL REPORTE: Controlar los productos que pide el cliente DISTRIBUCION DEL REPORTE: Vendedor CONTENIDO DEL REPORTE CAMPO DESCRIPCION FUENTE Nup Número de pedido Pedidos Fecha Fecha de emisión Pedidos Fechae Fecha de entrega de productos Pedidos Cliente Nombre del cliente Cliente Dirección Dirección del cliente Cliente Condp Condición de pago (CRED/CONT) Pedidos cantped Cantidad de productos pedidos Pedidos Codigop Código del producto Catalogo Abono Cantidad de depósito (dinero) Pedidos Nombre Nombre de la cooperativa Mantenil Producto Nombre del producto Catatolo Descrp Descripción del producto Catalogo Precio Precio del producto Catalogo Enccomer Encargado de comercialización Mantenil FRECUENCIA DE EMISION Cuando se realice un pedido NUMERO DE PARTES 1 1 1 1 LONG. 7 8 8 25 35 8 4 4 7 20 30 50 10 30 1 1 CAMPO Factura Cantidad Fecha Precio Condp Cliente Phonel Phone2 Dirección Vendedor HOJA DE IDENTIFICACION DE REPORTES TITULO DEL REPORTE: Facturas PROPOSITO DEL REPORTE: Control de venta y producción DISTRIBUCION DEL REPORTE: Comercialización CONTENIDO DEL REPORTE DESCRIPCION FUENTE Número de factura Factura Cantidad de productos comprados Factura Fecha de emisión Factura Precio de cada producto Factura Condicion de pago (CRED/CONT) Factura Nombre del cliente Cliente Primer teléfono del cliente Cliente Segundo teléfono del cliente Cliente Dirección de éste Cliente Quién atendio la venta Vendedor LONG. 7 6 8 9 8 25 8 8 35 30 FRECUENCIA DE EMISION: Cada vez que se efectúe venta NUMERO DE PARTES: 1 1 1 1 HOJA DE IDENTIFICACION DE REPORTES TITULO DEL REPORTE: Materia Prima por Cooperativa PROPOSITO DEL REPORTE: Listar todas las materias primas que posee DISTRIBUCION DEL REPORTE: Encargado de Producción CONTENIDO DEL REPORTE CAMPO DESCRIPCION FUENTE Nombre Nombre de la cooperativa Mantenil Fecha Fecha de emisión Invent Codigomat Codigo de la materia prima Invent Descrp Descripción de la materia Invent Caracter Caracteristicas que posee Invent Existencia Cuantos hay en bodega Invent Stokmin La existencia miníma permitida Invent Valorr Precio en el mercado Invent FRECUENCIA DE EMISION Cada vez que se desee. NUMERO DE PARTES 1 50 1 LONG. 20 8 5 30 50 6 6 10 1 HOJA DE IDENTIFICACION DE REPORTES TITULO DEL REPORTE: Cartera de clientes PROPOSITO DEL REPORTE: Listar los clientes de cada cooperativa DISTRIBUCION DEL REPORTE: Comercialización CONTENIDO DEL REPORTE CAMPO DESCRIPCION FUENTE LONG. Codigoc Codigo del cliente, describe además, el nombre de la cooperativa. Cliente Nombre completo del cliente Dirección Dirección del cliente. Phonel Primer teléfono del cliente Phone2 Segundo teléfono del cliente FRECUENCIA DE EMISION: Cada vez que se desee Cliente Cliente Cliente Cliente Cliente NUMERO DE PARTES: 1 20 4 25 8 8 1 1 1 HOJA DE IDENTIFICACION DE REPORTES TITULO DEL REPORTE: Materia Prima y/o con existencia=stockminimo PROPOSITO DEL REPORTE: Controlar periódicamente la existencia de material y/o DISTRIBUCION DEL REPORTE: Bodeguero CONTENIDO DEL REPORTE CAMPO DESCRIPCION Nombre Nombre de la cooperativa Fecha Fecha de emisión Codigomat Codigo del material y/o Descrp Descripción del mataerial y/o Caracter Características del material Existencia Existencia actual del material Valorr Precio actual FUENTE Mantenil Invent Invent Invent Invent Invent Invent FRECUENCIA DE EMISION Cada vez que el sistema lo indique NUMERO DE PARTES 1 LONG. 20 8 8 30 50 6 10 1 1 1 1 HOJA DE IDENTIFICACION DE REPORTES TITULO DEL REPORTE: Notas de abono PROPOSITO DEL REPORTE: Controlar los abonos realizados por factura DISTRIBUCION DEL REPORTE: Comercialización CONTENIDO DEL REPORTE CAMPO DESCRIPCION FUENTE Factura Número de factura Factura Num abono Número de nota de abono Abono - Cantidad Dinero a abonar Abono Saldo Total a pagar Abono Fecha Fecha de emisión Abono Fechas Fecha de pago siguiente Abono Encomer Encargado de Comercialización Mantenil Cliente Nombre del cliente Cliente FRECUENCIA DE EMISION NUMERO DE PARTES 1 Cada vez que se abono a una cuenta 1 1 LONG. 7 7 7 12 8 8 30 25 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Las transformaciones más evidentes que ha sufrido el anterior sistema de trabajo radica en el ahorro de tiempo, disminución de los margenes de errores, rápidez en la obtención de información, ahorro de espacio físico y disminución en el desperdicio de papelería. Estas ventajas son más visible en los procesos de facturación, determinación de costos de operaciones y costos de fabricación, control de abonos y control de inventarios. Las ventajas pueden verse mejor en el anexo D (fig. 2). Se aplicarón técnicas para relacionar bases de datos disminuyendo así la redundancia de campos, ahorrando espacio en RAM y aumentando la eficiencia del sistema. RECOMENDACIONES A principio se pensó que las cooperativas trabajaran en una sola PC, habiéndo establecido un horario de acceso al sistema. Pero, debido a ciertas instituciones de servicio que trabajan a favor del PIDB, se vé saturado el centro de cómputo, por lo que es necesario instalar una red, con topología en estrella, para que el sistema funcione en un 100%, previniendo así problemas de alimentación y actualización de datos. Sin la red los usuarios se veran obligados a perder tiempo en trasladarse al centro de cómputo a digitar los datos referentes a su jornada de trabajo. Es necesario, además, que se logre la estandarización de algunos documentos de salidas tales como: facturas, notas de abono, pedido, órdenes de trabajo y cuadros de producción. Esto ayudará a una alta calidad y nitidez en documentos que se necesitan presentar al cliente. Estas recomendaciones puede parecer demasiado altas económicamente pero al final, los más beneficiados serán los mismos cooperativistas. Para mayor coprensión de lo antes expuesto, ver Anexo D (fig. 1). ANEXO A MANUAL DEL USUARIO CONVENCIONES USADAS 1.-La tecla ENTER se encuentra en medio al lado izquierdo sus funciones estan definidas así: a) Dar acierto al menú o submenú deseado. b) Dar acierto a la cooperativa con la cual se desea trabajar. c) Dar acierto a lo que se digita. 2.-Cuando se mensionan las teclas cursaras se refiere a los siguientes símbolos "t ! • <---- 11 estas en la mayoria de computadoras estan situadas al lado derecho inferior. Sus funciones se definen así: a)Posicionarse en la opción deseada de x menú. b)Elegir la cooperativa con la que desee trabajar. 3.-La tecla ESCAPE esta posicionada al lado superior izquierdo y tiene la función de cancelar cualquier procedimiento que se este realizando al momento de presionar dicha tecla. 4.-La tecla F9 esta programada para mostrar las diferentes opciones que contienen todos los mantenimientos. Está al centro arriba. 5.-La tecla Fl esta programada para mostrar información acerca del menú en el que se esté posicionado al momento de presionar dicha tecla. Esta se encuentra arriba a la derecha. 6.-Las teclas "PAGE UP" y "PAGE DN" estan definidas para mover por páginas ya sea arriba o abajo. En los mantenimientos mueve 12 registros. CONTENIDO Introducción 1.- Indicaciones generales 1.1 Requerimientos de Hardware AI AII AII 2.- Introducción al menú de producción y sus opciones 2A 2.1 Opciones de producción. Al 2.1.1 Inventarios Al 2.1.1.1 Materiales A2 2.1.1.2 Maquinaria AJ 2.1.2 Control de productos A4 2.1.3 Orden de trabajo AS 2.1.4 Requisiciones AS 2.1.5 Ordenes de compra A6 2.1.6 Control de producción y sus opciones A7 2.1.6.1 Estado de costos de producción. A7 2.1.6.2 Estado de costos de producción A8 diaria. 2.1.7 Reportes con sus opciones. A8 2.1.7.1 Reportes con existencia igual a A 9 stock=minimo. 2.1.7.2 Reportes de materiales por cooperativas. 3.- Introducción al menú de comercialización y sus opciones A 3A 3.1 Opciones de comercialización 3A 3.1.1 Opciones para el nivel cooperativas AlO 9 3.1.1.1 Información acerca de cada opción Alü 3.1.1.1.1 Control de cooperativas Alü 3.1.1.1.2 Cartera de clientes All 3.1.1.1.3 Orden de pedidos A12 3.1.1.1.4 Facturación A13 3.1.1.1.5 Notas de abono A14 3.1.1.1.6 Ventas mensuales y A15 sus opciones 3.1.1.1.6.1 Ventas en dinero A15 3.1.1.1.6.2 Ventas productos A16 3.1.2 Opciones para el nivel PIDB A16 3.1.2.1 Ventas globales A16 3.1.2.2 Mantenimiento de clientes A16 3.1.2.3 Mantenimiento de vendedores A17 INTRODUCCION Este manual está elaborado para brindar información sobre el STAPIDB. Se ha elaborado para que los usuarios manejen el sistema con bastante seguridad y rápidez. Contiene la información general y específica acerca de cada opción. AI INDICACIONES GENERALES 1.- Para entrar al sistema usted deberá hacer lo siguiente: a) Introduzca el disco que posee el sistema en la unidad de disco b) Digite INSTALL + ENTER c) Este archivo se encargará de hacer las correspondientes copias de la unidad de disco y automaticamente entrará al STAPIDB. 2.- Cuando se trabaje con codigo de producto cabe aclarar la longitud de este, posee 8 espacios en el que usted puede digitar letras o números; pero debera llenar todos los espacios ya que poseen su propia distribución: Los primeros dos espacios se refieren al codigo de la cooperativa a la que pertenece el producto. Los espacios intermedios que son cuatro, se refiere a estilos, tamaños, colores o sabores estos serán definidos por cada cooperativa según su conveniencia. Los últimos dos quedan como número correlativo del producto. 3.-Si se trabaja con codigo de material se debe considerar lo siguiente: El primer espacio deberá llenarlo con el número 1 si usted se refiere a materia prima y 2 si es material. Los espacios 2 y 3 identifican el codigo de la cooperativa a la que pertenecen. Los 2 espacios últimos se refieren al número correlativo de maquinaria. 5.-Si se trabaja con codigo de vendedor su distribución es de la siguiente forma: Su longitud es de 5. Los dos primeros espacios identifican la cooperativa a la que pertenecen. Los 2 últimos espacios identifican el número correlativo del vendedor. 6.-Si se trabaja con codigo de cliente su distribución esta así: Su longitud es 5. Los 2 primeros espacios identifican a la cooperativa a la que le compra dicho cliente Los 3 ultimas corresponden a un número correlativo de clientes. 7. -si en x proceso del sistema usted debe dig i tar cierta información pero no la digita y luego presiona ENTER esto provocará una acción similar a la de ESCAPE ya que finalizará el proceso saliendose al menú anterior, esto debe corregirlo así: note que la opción iluminada es la misma en la que usted estaba trabajando, AII bastará que presione nuevamente ENTER. 8.-Si en x proceso debe elegir la cooperativa con la que desea trabajar lo deberá hacer por medio de las teclas cursoras seguida de ENTER¡ si sólo elige y no presiona ENTER hara la misma función que ESCAPE pues se saldrá de ese proceso volviendo al menú anterior, Corrija de la misma forma que el numeral anterior. 9.-Para elegir cualquier opción de los menués deberá posicionarse en la opcion deseada por medio de las teclas cursoras acompañada de ENTER esto hara que usted entre a esa opción. 10.-Al introducir fecha debera digitar mes/dia/año de lo contrario no será aceptada. 11.-Siempre que en un proceso le aparezca el mensaje "desea imprimir" u otro mensaje referido al impresor si usted desea en realidad imprimir esos datos, antes de digitar "S" deberá preparar el impresor de la siguiente manera: Verificar que este conectado a su computador Encender el impresor. Colocarle papel Encender la tecla "on line". si usted presionó "S" le aparecerá el siguiente mensaje" ESC PARA CANCELA U OTRA TECLA PARA CONTINUAR", el mensaje permanecerá en pantalla hasta que usted prepare su impresor y presione cualquier tecla para continuar o si presionó Ese, cancelará AII el proceso regresando al menú anterior. En el caso de introducir "N", el mensaje desea imprimir el proceso será cancelado, regresando al menú anterior. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE El STAPIDB puede funcionar en cualquier equipo PC, XT / AT, memoria RAM de 640KB, disco duro indispensable, una unidad para discos flexibles. 2. INTRODUCCION AL MENU DE PRODUCCION Y SUS OPCIONES Al CONTROL DE PRODUCCION SISTEMA TECNICO ADMINISTRATIVO 2.1 OPCIONES DE PRODUCCION El área de producción se divide en: POLIGONO INDUSTRI~AL~DmO~N~B~o~,"'~~.S5§,9ic!, ~~iilli'.Ii:~~~m~r,:..::,~tt:,~~ti.IL:Li:b.~W:~~B&;, CONTROL DE PRODUCCION SISTEMA TECNICO ADMINISTRATJVO 2.1.1 INVENTARIOS CONTROL DE PRODUCCION SISTEMA TECNJCO ADMINISTRATIVO Al En la opción de FINALILZAR le presentara la pantalla de GENERAR BACKUP o FINALIZAR. Si presiona BACKUP , elegirá por medio de las teclas cursoras la base de datos que desea copiar. Las copias las realizará una por una. El drive por defecto será el de 31/4. o sea, el pequeno. POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO LUNES 18 DE OCTUBRE DE 1993 FINALIZAR SISTEMA TECNICO ADMJN1STRATIVO Cuando eliga BACKUPS le dirá que inserte el disco en la unidad y presione ENTER y las copias ya estaran hechas. 2. 1. 1. I MATERIALES A2 En la opción de materiales se trabaja con las materias primas y materiales que necesitan las cooperativas para fabricar sus productos. Esta opción se llenará automáticamente de los productos que se compran (me­ diante la opción de CTRL. DE COMPRAS), y sirve unicamente para visualizar las existencias. y el stock mínimo, que son muy importantes. Podrá ver el siguiente material por medio de las teclas cursoras, adetmís, la tecla F9 Je da más información para trabajar. La pantalla con la que trabajará en materiales es la siguiente: SUAVE YFINA IOIOI LIBRAS EXISTENCIAS: 152 VALOR ESTIMADO: 12.00 FECHA DE COMPRA: 07-22-93 STOCK-MIN: 40 VALOR REAL: 12.30 SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Le aparecerá la pantalla como la anterior donde usted podrá modificar solamente el stoc'minimo de produc­ tos. Se ha dejado así para tener una mayor se6'llridad en los códigos. Fp¡;;:/~of6..R POR MATERIAL F7=> ORDENAR POR NOMBRE ESC=> SALIR DE AYUDA F8=> ORDENAR POR CODIGO INSERT=> LLENAR STOCKMIN CTRL-END=> SALIR AYUDA => MOVER UNO ARRIBA => MOVER UNO ABAJO 'I PgUp=> MOVER PAGINA ARRIBA i~ ,}JJ PgDn=> MOVER PAGINA ABAJO y¡ HOME=> PRINCIPIO ARCHIVO j END=> FINAL DEL ARCHIVO ENTER=> MOVER UNO ABAJO EXISTENCIAS: 152 STOCK-MIN: 40 VALOR ESTIMADO: 12.00 2.1.1.2 MAQUINARIA A3 En la pantalla anterios bastará que usted presione una tecla de las que se mencionan para obtener el resultad, que desea. Cuando usted trabaje con la opción de MAQUINARIA la pantalla que despliega es la siguiente. es de observ que estas opciones trab,tian en una forma bastanate parecida. MAQUINARIA registra todas las maquinarias herramientas que poseen las cooperativas, en pocas palabras. es un inventario del equipo. POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO MANTENIMIENTO PARA MA VINARIA MAQUINARIA: HORNO CODIGO: 0101 CARACTERlSTlCAS: ELECTRlCO PANASONIC VIDA UTIL (AfiOS): 4 COSTO: 2,345.00 DEPRECIACION: 0.00045728 SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Esta opcion presenta la siguiente ayuda. se trabaja igual a la anterior. DELETE=> BORRAR MAQUINA INSERTA=> MODIFICAR MAQUINA F2=> AGREGAR MAQUINARIA ESC=>SALIR DE LA AYUDA CTRL-END=> SALIR PgUp=>MOVER PAGINA ARRIBA PgDn=>MOVER PAGINA ABAJO HOME=>PRJNCf PIO ARCHIVO ENTER=>MOVER UNO ABAJO END=>FINAL ARCHIVO DEPRECIACJON: 0.00045728 2.1.2 CONTROL DE PRODUCTOS A4 CTRL. DE PRODUCTOS: posee el inventario de todos los productos que distribuye la cooperativa. facili­ tandole obtener información actualizada de los productos. El costo del producto sení actualizado automú­ ticamente desde el cuadro de ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCION. que funciona para comparar el costo de productos de la fabricación anterior con la nueva fabricación. Esto se hace. debido a que los precios en el mercado no son estables. Ud. solamente deberá modificar (si desea) el porcentaje de utilidad que aparece en la siguiente pantalla y, automúticamente obtendrá el nuevo precio de sus productos. POLIGONO INDUSTRIAL DON SOSCO MANTENIMIENTO PARA BIENES POR EMPRESA CODIGO DEL PRODUCTO: NOMBRE DEL PRODUCTO: 01001001 SEMITA DESCRlPCION DEL PRODUCTO: MIELUDA COSTO DE PRODUCTO: 7.00 UTILIDAD: O SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Esta opción posee una ayuda similar a las anteriores, se trabaja de igual forma: F7=> ORDENAR POR PRODUCTO DELETE=>BORRARPRODUCTO INSERT=> MODIFICAR PRODUCTO {: F2=> INSERTAR PRODUCTO COSTO DE PRODUCTO: PRECIO DE PRODUCTO: 7.00 2.00 => MOVER UNO ABAJO => MOVER UNO ARRIBA '' · PgUp=> MOVER PAGINA ARRIBA 3, PgDn=> MOVER PAGINA ABAJO r,i; HOME=> PRINCIPIO ARCHIVO END=> FINAL ARCHIVO ENTER=> MOVER UNO ABAJO CTRL-END=>SALIR UTILIDAD: o SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 2.1.3 ORDEN DE TRABAJO AS ORDEN DE TRABAJO: esta muy relacionada con los pedidos ( opción que se encuentra en COMERCIA­ LIZACION) , si el cliente acepta la eorlización se genera una orden de pedido y esta es la que alimenta a la orden de trabajo, si no hay orden de pedido no podrú hacer una orden de trabajo.para trabajar en esta opción deberá digitar el numero de pedido. Aquí podrá agregar especificaciones del trabajo. estas especi­ ficaciones son técnicas del trabajo, que solo les interesa a los fabricantes. POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO ORDENES DE TRABAJO LUNES 18 DE OCTUBRE DE 199:l Numero de Pedido Código de Producto: Cliente: Dirección: No. Art.: F2=> Ver Descripción : F:l=> Editar Especificación No. ORDEN: ESPECIFICACIONES DEL TRABAJO Ust~d d~bé~ldigit;;/ solamente 'eí' I~~n;~~o de pedido y m1to11;áti;in{ciité~s'cTl~naran los demás datos. des­ pués usted deberá digitar las especificaciones, usando las teclas F2 o F:l podrá accesar las especiificaciones del trabajo. 2.1.4 REQUISICIONES REQUISICIONES: se hará cuando usted necesite sacar materia prima o materiales de la bodega corres­ pondiente. Dentro de la pantalla usted deberá digitar la operación para la que desea ese material. luego. digitar el código del material, recordando que el primero indica la bodega y aclarando que solo podrú ha­ cer una requisición para una sola bodega. no las mezcle. Al digitar el codigo el sistema le pondrá el nombre del material y la cantidad ele productos que hay en existencia. Le aparecer;í un guioncito inter­ mitente en CANTIDAD usted deberá degitar la cantidad que desea tomando. en cuenta que la cantidad que se borró es lo que hay en existencia. Si los materiales que quedan son menores o iguales al Stock­ minimo. le aparecerá un mensaje avisandole que debe comprar más productos. Esta opción no realiza impresiones ya que ésto queda guardado y actualiza a todas las opciones que dependan de ella. La pantalla que aparecerá es la siguiente: Fl AYUDA HERRAMTENTNMATERTAL CANTIDAD 2.1.5 ORDENES DE COMPRA A6 CTRL. DE COMPRA: usted podrá comprar productos por medio de esta opción. Le pedirá el numero de orden de pedido. el sistema no acepta numeros repelidos. si introduce una repetición el sistema le pedirá que digite de nuevo. La empresa usted la elegid por medio de las teclas cursoras y pre­ sionaréÍn cnter. Ud. llenará donde dice Responsable. este scní el encargado de hacer la compra. Si la empresa tiene reductos se los listará de la siguiente manera: COMPRA DE MATERIALES POUGONO INDUSTRIAL DON BOSCO NO. 01010101 EMPRESA: PANADERIA FECHA: 10/18/93 RESPONSABLE: FATIMA ESCOBAR CODrGO MATERIALES EXISTENCIA 10102 HARINA 60 101 O l JALEA 70 Si de los materiales que usted desea comprar no cstan en esta tabala, presione ESC y usted podrú comprar los que desee. Solamente deberá digitar lo que el sistema le pide. Trabajarú con la siguiente pantella. COMPRA DE MATERIALES POLIGONO INDUSTRIAL DON SOSCO 01010!01 EMPRESA: PANADERIA RESPONSABLE: MATERIALES: CUALQUIERA DESCRIPCION: CUAL CANTIDAD: 10 UNIDAD: LIBRA VALOR EST. t: 120.00 VALOR REAL. t: 121.00 FA TIMA ESCOBAR CODIGO: 0120 2.1.6 CONTROL DE PRODUCCION A 7 Si usted presiona sobre la opción de CTRL. DE PRODUCCION. le apareccní la siguiente pantalla: POUGONO INDUSTRIAL DON BOSCO LUNES 18 DE OCTUBRE DE 1991 CTRL. DE PRODUCTOS ORDEN DE TRABAJO REQUISICIONES COMERCIALIZACION CTRL. DE COMPRA FINALIZAR CTRL. DE PRODUCCTON CONTROL DE PRODUCCION SISTEMA TECNICO ADMINISTRATIVO 2.1.6.1 ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCION Si usted decide trabajar en la opción de ESTADOS DE COSTOS DE PRODUCCIO mostrará la siguiente pan talla. Esta opción verifica los cambios habidos ya sea en aumento o disminución del costo del producto y automáticamente transfiere la infonnacion a CTRL. DE PRODUCTOS para actualizarlo. Este cuadro se puede imprimir sí usted desea. POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO EMPRESA: PANADERIA LUNES 18 DE OCTUBRE DE 1991 UADRO DE OPERACION PARA: SEMITA OPERACIONMATERIAL TIEMPOMAQUINA DESPERDICIOtv1ANO ENERG COSTO CANTIDAD COSTO USADA OBRA ELECT. TOTAL Ud. debera digitar en OPERACION la que se esta digitando,MA TERIAL, introduzca el codigo del mate­ rial, podrá ver que en la parte inferior de la pantalla describe el precio y la unidad. TIEMPO solo debe llenar si utiliza máquina. MAQUINA USADA, eodigo de la máquina. DESPERDICIO, el sistema lo cal­ cula. MANO OBRA salario que tiene el trabajar en la operación. debe ir salario por minuto. AS ENERGIA ELECTRICA consumida por la múquina más la general. es decir. la cncrgia clcctrica que ocupa el local mientras dure las operaciones. COSTO TOTAL es el costo que tcndni la fabricación del producto. 2.1.6.2 ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION DIARIA La opción CUADRO DE PRODUCCION DIARIA sirve para llevar el control de los productos que se hacen durante un periodo de trabajo. si durante ese periodo no se terminó ele fabricar los productos, Je indican cuan­ tos Je quedan pendiente. Además, lleva clregistro de quién se encarga de las distintas operaciones que se nece­ sitan para producir. La pantalla es la siguiente : POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO CUADRO DE PRODUCCION DIARIA EMPRESA: P ANADERIA CODIGO PRODUCTO: 01001001 PAGINA: 1 SI UD. DESEA TERMINAR PRESIONE Encargado: CantX Produc Cualquier Fatima Escobar 12 Cant Prcda 5 Cant Preso Tiempo Minuto 4 Observaciones: ninguna Esta opción Je preguntará si desea imprimir, a lo que deberá tener encendido su impresos. Se llenar{, de la siguiente íorma: Operación, describir la opcracion que se esta realizando: Encargado, quién es el respon­ sable de la operación: Cant X Produc, es la cantidad de productos que se desean fabricar: Can! Prcda. la cantidad de productos que se fabricaron durante el periodo de trabajo: Can! Preso. el sistema lo clú. son los productos que quedan pendientes: Tiempo Minuto, cmínto tiempo se tardó en la operación; Obscrvacione. reporta si ha habido alguna altcracion en el producto o si se registran en la hora del periodo de trab,üo. 2.1.7 REPORTES REPORTES: se generan repotics los materiales con los que cuentan las cooperativas. ya sean estos por cxislcncia=strock minimo o por materiales que posee una determinada cooperativa. POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO LUNES 18 DE OCTUBRE DE 1993 CONTROL DE PRODUCCION SISTEMA TECNICO ADMINISTRATIVO 2.1.7. l REPORTE CON EXISTENCIA= STOCKMTNIMO A9 Si usted desea REPORTES POR MATERIALES o REPORTES POR EMPRESA solo deberá digitar el codigo de bodega que es: 1 si se refiere a Materia Prima o 2 si es Materiales.luego, digitar el código de la empresa que cuenta con dos dígitos. Ambas trabajan de igual forma. La pantalla que aparece para las opciones es la siguiente: Cuando usted digite esto, autom,ítieamente imprimirá el reporte. deber,í tener listo su impresor de lo contrario le daní el siguiente mens,~jc y deberá volver a intentar. EL IMPRESOR NO ESTS LISTO PRESIONE ESC PARA CANCELAR U OTRRA TECLA PARA CONTINUAR 2.1. 7.2 REPORTES DE MATERIALES POR COOPERATIVA 3.1. l OPCIONES DE COMERCIALIZACION Al elegir la opción de COMERCIALIZACION aparecerá la siguiente pantalla: PRODUCCION COMERCIALIZACIONN En NIVEL COOPERATIVA trabaja con las cooperativas en forma individual, mientras que en NIVEL PIDB lo hará en forma general. El NIVEL COOPERATIVAS presenta la siguiente pantalla: 3.1. l. l INFORMACION ACERCA DE CADA OPCION COMERCJALJZAClON ORDEN DE PEDIDOS AJO FINALIZAR mr,mi~-mi---;:;P;;--RO~CE~S~O::;-;S:;-;D~E;:::-;:;F-;A-;::;-CT;;:;:U;--;:RA~C;::;-I;-::O~N :}:{t :;:-::~:~:}~i{t(,,;Jj~~~lt~~~:f ;:ig~~ti~~~f í~~~ibs,7··, .;·t CONTROL DE CC>MERCÍALIZACION . ·-"""T'" SISTEMA.TECNICO ADMINISTRATIVO--· ·-- 3.1.1.1.1 CONTROL DE COOPERATIVAS La opción de CONTROL DE EMPRESAS se desarrolló para llevar un control general de cada coope­ rativa. Antes de crear una nueva cooperativa deberá registrarse en esta opción, ya que esta es el pilar para traba'ar en forma armónica con las demás o ciones. La antalla ue des líe a es la si 1uiente: ('~~;j !:._"..:.· :.;.-~ih ·y.z ~'.i" ,,.r_:¿~_:·.-~:. s._t 1,\.,. 1 .. ';.~. ,:: .:- .. ~ ,-. -.:[,L_t;.\:_-·_ ,:,··,_. ~~ ,. ,-~-~:~· .. ,---~-)7::', ~! -, _;:_ 1~-~~-l~~t\·~-~;_ -· :.:··;/-~'-,.'_·;>! ... _A·._,-:·._.;._, '--~-~-~-1 ••. , -· t, .-:<, .,. ' BIENVENIDO AL SISTEMA PIDB :-;:;t MANTENIMIENTO PARA EMPRESAS fsi NOMBRE: CALZADO NlT NO.: 048954080 4090954 P:/ DESCRPCION: CALZADO PARA NlfiOS PANDY \'\-:( -/t REGISTRO: 3908408434 CODIGO: 11 ,.:;f¡ GERENTE: JOSE MAURICIO MENJIVAR FACHA NAC.: 12/12/89 ·:(~ ENC. FINANZAS: SANTOS LEMUS -:\~ ENC. COMERCIALEZAC.: DANIEL DE JESUS VEGA ;::)J •... :NC .. ~~~.~~:;:\I~~i·.M:,1:.~:~~~~~'.s1:.~~.~-!~ .. :,~~7~~':i~t;·~•N' .. ,,::\;t:\:,1•'f/"·.'_··.··•:·.•• .. ·.>',;"':::;:j ~~~•~•, ·<···,_··',··- ·.••"N....;· '"-' ·=•····=··•·'-'· -'-'---'---- • --- f9 PARA AYUDA NOMBRE: es el nombre de identificación de la cooperativa. Ali NIT NO.: numero de identificación Trjbutaria de la cooperativa,lo que indica que puede trabajar libremente ante la sociedad. . DESCRIPCION: nombre con el cuál esta registrada hi cooperativa, y se reconoce ante sus clientes. REGISTRO: CODIGO: es un numero correlativo de las cooperativas que existen dentro del PIDB. Es un numero correla­ tivo segun el orden de creación. GERENTE: la máxima autoridad dentro de la cooperativa. Es quién la representa. ENC.FINANZAS: nombre de la persona que se encargará de la contabilidad dentro de la cooperativa. ENC.COMERCIALIZ{',.C-:-: nombre de la persona que se encargará las atenciones con los clientes y sení el su­ pervisor de los vendedores. ENC.PRODUCCION: nombre de la persona que se encargará de la producción de la cooperativa. Supervisa­ rá a los trabajadores. Si usted desea crear una nueva cooperativa, deberá llenar los espacios en blancos y, cuando digite el código s el sistema no lo acepta significa que ya está ese código. El sistema trabaja con una ayuda similar a las anteriores. Su pantalla de presentación es la siguiente: AYUDA F4=>BUSCAR POR NOMBRE F7=>ORDENAR POR NOMBRE F8=>ORDENAR POR GERENTE DELETE=>BORRRAR EMPRESA INSERT=>MODIFICAR EMPRESA F2=>INSERTAR EMPRESA ESC=>SALIR DE AYUDA =>MOVER UNO t =>MOVER UNO ARRIBA PgUp=>MOYER PAGINA ARRIBA PgDn¡>MOYER PAGINA ABAJO Home=> PRINCIPIO ARCHIVO End=>FINAL ARCHIVO Enter=>MOVER UNO ABAJO SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 3.1.1.1.2 CARTERA DE CLIENTES La forma de trabajar en esta opción es similar a las anteriores, usted solo debe digitar la tecla que le interesa. La CARTERA DE CLIENTES posee la lista de todos los clientes de cada cooperativa, éste al igual que el anterior, si tiene un nuevo cliente deberá registrarlo en esta opción, de lo contrario no podrá trabajar con las otras o ciones. La antalla ue des lie a es la si 1iente: Usted elegira la empresa por medio de las teclas cursoras y presionando , automáticamente el sis­ tema desplegará la pantalla anterior, los datos ocultos podrá verlos con las teclas cursaras. Si presiona ESC le aparecerá el mensaje siguiente: Imprimir Cartera ele Clientes (SIN). Si presiona S automáticamente la manda al impresor (mayor referencia véase CONVENCIONES USADAS. Si eligió N el proceso finalizará regresandolo a la pantalla del menu anterior. 3 .1. 1.1.3 ORDEN DE PEDIDOS Al2 ORDENES DE PEDIDOS: registra las cotizaciones ceptadas por los clientes, es decir, si un cliente acepta las cotizaciones, se procede con la orden de pedido, la que se alimenta de los datos mostrados en la cotiza­ ción. La pantalla de trabajo es la siguiente: CODIGO DESCRIPCION PRECIO/U PREC!OfT Usted deberá trabajar de la siguiente forma: PEDIDO NO. introduzca el numero de identificación del pedido,los siete espacios estan distribuidos de la siguiente manera: los primeros dos corresponden a la identificación de la cooperativa y, los ultimas cuatros al numero correlativo del pedido. EMPRESA: será llenado automáticamente dependiendo de los primeros numeras del ítem anterior. CLIENTE: deberá digitar el código del cliente, si este no está registrado aparecerá la pantalla de MTTO. DE CLIENTES, ya que aquí se registran todos los clientes que posee una cooperativa y, al igual que en CONTROL DE EMPRESAS, deberan ser llenados cada vez que presenten modificaciones o se desée agre­ gar clientes o empresas. Los dalos registrados en estas opciones son muy importantes para que trabaje bien e sistema. La pantalla a la cual lo enviará será la siguiente: CLIENTE: DIRECCION: TELEGONOl: ANTONIO DELGADO MEJIA CODIGO: REPARTO SANTOS 2 PJE. 1 51B SOYAPANGO 323435 TELEFONO2: 125236 1 01020 GIRO: HACER PAN REGISTRO No.: 9479797954 1 Esta pantalla se describe más adelante, pero, solo basta llenar los espacios vacíos. Este proceso se hace así porque, cuando usted digite el código del cliente le será sustituido por el nombre y, la dirección . FECHA PED: se refiere a la fecha en que fue hecho el pedido. FECHA ENT: es la fecha en que se vá entregar el pedido. Para los formatos de fecha refiérase a CONVEN­ CIONES USADAS. CONDICIONES DE PAGO: con las teclas cursaras y usted podrá elegir entre CREDITO o CONTADO, segun sea el caso. Si especificó que será al CREDITO le pedira lo siguiente: * Cantidad a abonar~* en ella deberá introduci1 el abono. CANTIDAD: numero de productos que desea el cliente. CODIGO: digite el codigo del producto, si este producto no está registrado le pondrá la pantalla de CTRL. DE PRODUCTOS vista anteriormente en el área de producción. DESCRIPCION, PRECIO/U, PRECIOfT. serán llenados automáticamente. En la parte inferior derecha leér; ESCAPE para terminar* si presiona ESC , le preguntará el nombre del encargado de ventas y *Imprimir (SIN)*. Si contesta S asegurese de tener lista su impresora de lo contrario le aparecerá un mensaje de error tratado en INDICACIONES GENERALES. Si su elección es N el proceso queda terminado y regresará al menu anterior. 3.1.1.1.4 FACTURACION Al3 PROCESO DE F ACTURACION: este proceso hace las facturas segun el pedido. Usted BUSCAR POR CLIENTE F7=>0RDENAR POR NOMBRE F8=>0RDENAR POR CODIGO DELETE=>BORRAR CLIENTE INSERT=>MODIFICAR CLIENTE ESC=>SALIR DE AYUDA F2=>AGREGAR CLIENTE =>MOVER UNO ABAJO =>MOVER UNO ARRIBA PgDn=>MOVER PAGINA ABAJO P.,g_UP.=>MOVER PAGINA ARRIBA HUME=>PRINCIPIO ARCHIVO END=>FINAL ARCHIVO Enter=>MOVER UNO ABAJO Ctrl _ end=>SALIR SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Si usted agregara un nuevo cliente presiona F2 y los datos que le pedirá el sistema seran llenados de la siguiente forma: CLIENTE: nombre completo del cliente, CODIGO: identificacion numerica del cliente, al adignar éste deberá tomar en cuenta el numeral 6 de Indicaciones Generales. Si lo digita y el sistema se lo rechaza , le indica que ese código ya está asigando a otra persona por lo que deberá introducir un nuevo codigo. DIRECCION: dircción completa del cliente, TELEFONO 1 y 2: ka mayoría de clientes poseen dos teléfonos donde se puede localizar,GIRO: función que desempefia la empresa a la que pertenece el cliente, REGISTRO: numero de regist de la ccoperativa a la que pertenece el cliente. 3.1.2.3 MANTENIMIENTO PARA VENDEDORES MANTENIMIENTO DE VENDEDORES: registra todos los vendedores que pertenecen a una cooperativa. Este mantenimiento trabaja de igual forma que los anteriores. Su pantalla de trabajo es la siguiente: POLIGONO INDUSTRIAL DON BOSCO --- MANTENIMIENTO PARA VENDEDORES VENDEDORES: ANTONIO DELGADO RIV AS CODIGO DEL VENDEDOT: 0101 COMISION: 2% SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 Al8 Si presiona F9 le presentará la siguiente pantalla. Recuerde que se trabaja igual a los mantenimientos descritos anteriormente. AYUDA /t/'~ =?;!f':<::~:: .. ~·?!·<·:·~/~ f.· ,.:,; , .. ~.c• .. •'·-·º'···'"""'"·'"""'-'•'"-""-='"'"'.:;..','--"--'··'~:; .. c..:s""---------"J\.:,.~~'. .. : .. ~_-:_~{>;·~~~-;· •_·\.·. ~--~.~-~. :_{:·; .. :::, ·.: '·,, .,·,,¡,:, · ;;·· ~- -· -~ 1 : ·' F8=>ORDENAR POR CODIGO DELETE=>BORRAR VENDEDOR INSERT=> MODIFICAR VENDEDOR ESC=>SALIR DE AYUDA Ctrl cnd=>SALIR F2=>AGREGAR VENDEDOR -!-=>MOVER UNO ABAJO =>MOVER UNO ARRIBA PgDn=>MOVER PAGINA ABAJO PgUp=>MOVER PAGINA ARRIBA Home=>PRINCIPIO DE ARCHIVO End=>FINAL ARCHIVO Enter=>MOVER UNO ABAJO SI DESEA AYUDA PRESIONE F9 ANEXO B ~IBHIFICADO DE LOS SIHBOLOS DE DJAGRAMACIOH ------- j CI .. IEHTE , \\ I \ ¡/ ...... , ................. ,m ....................... .. ..,, 1"' \.~ ... , __ .__...., '-r ...,. ¡ I ¡) I)[ COT I zr,c I 011 ESQUEHATIZACIOH DE PROCESOS HIVEL r.'. ..,,,..--lf'lr.t1, .. t,.U'J!. [ .......... -..................... , .. 1 O ET 1-11.. l. ES !/,,... 11 , 6 .. ,...,\ ' '\ , _ ., . .. -r F'f.\Hft\ f EI..M:OF;f1CIOI-I /\ COhlhClf.\l.ItA · [ DE CIOI-I k PEDIDOS .. -----·"'""'""'""''""In' "\_ "'..., / \..,._"·~, • .,11111,·•r-w.,_,,-tl ....... , .. ,.,,, ............. , ............. 1 1·"'""•1."t PF:Ol)UCC I OH -··"-··t· (5, e) "'•n•t· 1ft1Tl< J '.::;TCl-!C J (1 15 73 15 4 10. (10 2. 5(: 15. 3(i 5. 6(1 9.00 ANEXOD Fecha:10/05/93 CUESTIONARIO No. 1 Para el presente formulario cabe clarar que la información que se obtendrá será única y exclusivamente de uso privado. Llene los espacios en blanco o coloque una "x" sobre la respuesta verdadera. Sirvase devolver a la fecha de: 10/06/93. ',.,. I' ,., e,:. /,, ~:~; ,, . . ,,, / ... ,' _.,.. l. .. '✓) 1. ¿ Por que no se necesita clave de acceso ? ,,lf,,, crr -~--~----'--'---"---- . < '.....-".. /.. ;._,:,.. /.A._,.,,.,.-r~ (J/) .~ (../ ,/e/ 2. ¿ Cuantas bodegas posee una cooperativa? -------------r¡~-) ¿ Porqué ? _)__/¿ 'd-> 6 . ,:;7 ( /;-' <'- C( _.,_., / (.• .. _,,-- ~'¿-,,::, ?t"-~__,,. _ _¿_~<-.-'- 3. Si hay más de una bodega, ¿ es el mismo encargado para todas? SI NO. ¿Porqué? ----------------------------- 4. En una orden de trabajo¿ puede ir mas de un pedido ¿ Porqué ? · ~,4_,,.,d,_ fle,,~;rrtA..J~c /4,,,.._ , ,')~/t¿'_•.-"'-¿--~-•-- ) Fecha:30/05/93 CUESTIONARIO No. 2 Para el presente formulario cabe clarar que la información que se obtendrá será única y exclusivamente de uso privado. Llene los espacios en blanco o coloque una "x" sobre la respuesta verdadera. Sirvase devolver a la fecha de: 10/06/93. l. ¿ Porqué existen encargados de producción, comercialización y .,.---, 1 ') -----finanzas a nivel PIDB y a nivel cooperativa ? _,,,f¡ r,J'.-fZ.0-. J-o--z~:.,.-,~✓C-:'1. 2. ¿ Es necesario que existan/.pedidos para que x coopera ti va ¿/ /, ¿ produzca SI NO . ¿ Porqué ? ,zi.7/4--l.+~ _,¿; ¡/ e~- ('.--& -·"°' /f)/7, ..... __¿;_, .. c Z::-: c:::-CJ.7-.--6- Á ~? ,{Je> {.-t-:.c:.,_ ('.~ é<~:--z...-cf" t<--,-<---c..r- z..--r.o :7 // - ,•, // 7 et ,,./4, <.o.-z..4_;z;;;~ /(-é/?--<~- _¿)-~ a que clientes se les dará al credito? ) ,/4,k A ¿_,r.Y?~f?~-'t. ? 4. ¿ Cuantas co__pias de facturas deberan generarse? ; Porqué ? ,Jt,~r~ .. t~ _/41-1),c,?,.t/7---r-f".,,,_ de pagos para ._......,. __ . - las / , ,rf facturas al Es necesario aclarar que los cuestionarios no fuerón voluminosos por que la investigación referente a el área de comercialización ya estaba iniciada y esto redujo pequeñas investigaciones. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS 1. Para determinar el tiempo promedio de elaboración de facturas se tomó una muestra de 20 facturas por cada cooperativa. Obteniendo los siguientes sesultados: FIGURA No. 1 COMPARACION DE ELABORACION DE FACTURAS (TIEMPO=FACTURAS) MINUTOS 300.-----------------------~300 250 200 150 100 50 20 FACTURA - AUTOMATIZADO ~ MANUAL 250 200 150 100 50 2. Para determinar el porcentaje de clientes fijos y eventuales se tomó una muestra de 20 clientes por cooperativa arrojando los siguientes resultados: FIGURA No. 2 COMPARACION DE CLIENTES FIJOS Y EVENTUALES DE LAS COOPERATIVAS FIJOS 12 EVENTUALES 8 ANEXO E Nº 1 \ o ~15 7 ---------~, í - · . . , l • · Í ___ ~~GlA DEL PEOl?_O _ ! ¡--___ F::CH!: ___ D_!:__El'-H~~~A___ __. -1 . _ J 1-01A. ¡ M E s ¡ M:o 1 01A. ¡ 1.1 E s l. M1u _1 '\ i (_ ;.:.. \ _ r~ / ' ·(';:, ( ~ -', ,\\ .:= • ' 1 i ' ' ' '¡ ,·; ' ! '···' '·- ., i. ·~ POLIGOt'~O lt'•ILHJSTRIAL DON BOSCO_ :LIENTg:Ccd¿(~ 7,,-vo¿_, \)7., r-t·-hJr, /1'y_J) \.??-IFc:.-d.?<>-·:' 1·~7-~_,,J ~~ .• ,, ,.., /'--- J /1 ~+-/V ,1-f-- / •. - ¡ fi11ol Culle R,~navación Comu11:dud Iberia fol. 21-,f/70 ~ 1 1 27 28 Código ESTll.0 COLOR 20 ,, . ,,. 1 22 23 24 25 26 29 30 I 31 32 TOTAL PARES COSTO UNITARIO ----._, 1 TO T A L -- i---------~-------- ~LI_JZ/_c/V ¡Vé6 ") o _ r'., .. ~ ~ _______ J. ____ :L _ :-'.L >---+-- l ':A ( s:- .. ': ,- . I _} {) , <" e·¡ __ 1 _c;;__ r, ,-1, '(i,: ·. •V· e__ _ __ _____ __ i__ ___ :i _ j_ ---- ·-1--1·· _ LL_ _-;¿-~-~- ó ~ _- --~11-:¡;-:-~ "2 ºªJ-!:,_ ,- ::-- o - ¡t,' C~.:>- -;., . " ( _1- á 1 :L ::L _:J / i ~i ·v 'i,- -~- . - ·? (; 7:_ e ' > :z _,;- .:, 4 ______ .· ·-~~~-~/_1__(_ _____ ¡:__~_U_·~ .' _ -- 1 . -- ···-· _j)_~j}jj_)_~~)_-~'_f~---~~--- -~·p._~~ L/Os'·IC': --~J. -···- -- _,,~::. J.L. _i__!_ _J~'!_ ;e f.__ _ .. _ é .( ~ _·· -el -:"' [ -~~: ~~-~ ·;-iJi.;. lc :: -,------;_cé:6_é'1.1A? t-,.~t.__i!_~_u_-_r;:._ _________ Á ___ 7 __,___..__~ ~ _j J_ --J / (: _ ,_ -L ; 3 b· v-~-; 6 a ?'.'.I f i!' .,, /"' 7 ,;, #C.["."' -- -; :L ,1 > - d__ -:'.1-_ ~ ; ,e~ -~p Y• el e A ( ,~ r ::: :2 ,;,- . " '¡ , ~5cr•·/n, o , ,,, ,-1,Jf!. ,; ')/ ,s.._. - c~~--lá,_ "do 1' :r:i ''". \ Uar¡ d(v1-11<',l-1N -s.///(\_, o. o '"1.3 o, 103 O,U0'/(p O, 1 Gorr."\_. .. • Q\JC hi 11~, el el .. ,,,. •1u ; I\ 1(\ o,. 0'2 / 1 o.2t1:i.s r.,; r,1,.¡11~ •. ~.~ ;11 n n. n 1 '.!•'l . - S, 11 A.. . ,. / -l~ 'lÁ.. ., r I ,, 1 • '2) rn ·••"\ "'º r1111 ~ csrvr,..Jor o. o o (.,. o. o l· o. ooCJ'l o. ( !.,/ l re'- si,/,-,_ '" r 'I,, o Go fT1C\. ? ';. /· n . o '-{ 0-S \,·.•,, ~- 1/í,. O· or·1.-•¡ o.o•ig o . () () '7- o. ( I 1,, r:., ,,_ ' 'F-,~ 0- ,', U,,, \ , 11 o )1'1(•, ~ •· \I t,~ O·ºº 37- o. o,¡ 11 0 .on,z o.o Mr ",r. '/' ',") 1;,/0 \,\>l ~ 1 .. ' 1 ~ l,l,•7 r~1" ,v, .. o·. o '2 \ o. o 'l 't O, [)11'/'/. o. 1 -s, 1 e,._, -r,J <.«\...- lt"'.i'·éfc-._ h, 1 'J o. :Z·l ":.,. /Ao 'l r i;:,,, o' {)ú '( o.O Y1 0.(•f)'"/.'2, o. e .... ':r, '' r ,·r .. · .) -¡,., 1 •)~ f·,, \ Ll 0.-:¡3 ¡, \,,, • ·~-, ¡-.t;- .... o 18 o g3 1 ... ,, ;\{ o. o. O, 00 4 o. -·1 ) r.,. • .• - "' I<' \--A ~\ D CJ ,. t'"'l,, 11 0, 1/h n\ 0 111 Lia ,·I, 11 o 1 o. o 'l.3 o. oo / ¡,, 5,l\l\_ o. OO'l (),, - fvlt.S.C\. - • 'J < 1/ o - ')11 tT •I'\. qi \ o .o·,~ 1-0~ ~•<\ J, 1 I"'-, o. o os o. o .s g O, 0 () 1 ~ o. e<- IA ( "'"· "''" - e'.,¡: º·"') .... , .... : ,·, llOr \, l lo~ :-. ·, \, ·\ .,. i e-~ ✓.i_ O O 0.3 o. o~ r,, O· o o r¿_ /). , ... ,.r, :!/}J•"''. ) 0'o11 0 • 2 h,,°f\ • -s.,ilf\. '1 //c.::,r, o. o o'{ o.0 ') .2 t, ~ f\ S 1 1 1 /'-, ( =· l i ( r "~ o.Ol'l.3 o. 1515 o. 001 o. r J..-.¡)" -::.,.,, ... , ., ~ () ·•-¡ . 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'.· Dirección: ----------"'""---'-_.,.oc.-_____________ _ Fecha : • _ _,~-=· ::'---_N___,'-0.:C..\)-"----'-' _1-=9=· --=~'---__ Nota de Remisión : Condiciones de pago : Contado 00 Crédito D (.J\;,, u\ r-/i c:,c ( c:::r,c.~\ \ ---=~ 1---+----___,.""-'--'IJ ~ } 1 - / / ( \ } \ ) l J ( \ \ ) I \ \ i l----l----------------1----t----\~-¡ \ TOTAL 63.60 (,i JME IMPRESOS ORAFICOS POLIGONO INDUSTRIAL DON SOSCO, SAN SALVADOR, TEL.: 21-3418 TIRAJE : 001 , 750 Duplicado Cliente ,. imagen0001001 imagen0001002 imagen0001003 imagen0001004 imagen0001005 imagen0001006 imagen0001007 imagen0001008 imagen0001009 imagen0001010 imagen0001011 imagen0001012 imagen0001013 imagen0001014 imagen0001015 imagen0001016 imagen0001017 imagen0001018 imagen0001019 imagen0001020 imagen0001021 imagen0001022 imagen0001023 imagen0001024 imagen0001025 imagen0001026 imagen0001027 imagen0001028 imagen0001029 imagen0001030 imagen0001031 imagen0001032 imagen0001033 imagen0001034 imagen0001035 imagen0001036 imagen0001037 imagen0001038 imagen0001039 imagen0001040 imagen0001041 imagen0001042 imagen0001043 imagen0001044 imagen0001045 imagen0001046 imagen0001047 imagen0001048 imagen0001049 imagen0001050 imagen0001051 imagen0001052 imagen0001053 imagen0001054 imagen0001055 imagen0001056 imagen0001057 imagen0001058 imagen0001059 imagen0001060 imagen0001061 imagen0001062 imagen0001063 imagen0001064 imagen0001065 imagen0001066 imagen0001067 imagen0001068 imagen0001069 imagen0001070 imagen0001071 imagen0001072 imagen0001073 imagen0001074 imagen0001075 imagen0001076 imagen0001077 imagen0001078 imagen0001079 imagen0001080 imagen0001081 imagen0001082 imagen0001083 imagen0001084 imagen0001085 imagen0001086 imagen0001087 imagen0001088 imagen0001089 imagen0001090 imagen0001091 imagen0001092 imagen0001093 imagen0001094 imagen0001095 imagen0001096 imagen0001097 imagen0001098 imagen0001099 imagen0001100 imagen0001101 imagen0001102 imagen0001103 imagen0001104 imagen0001105 imagen0001106 imagen0001107 imagen0001108 imagen0001109 imagen0001110 imagen0001111 imagen0001112 imagen0001113 imagen0001114 imagen0001115 imagen0001116 imagen0001117