"ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE REGISTRO ACADÉMICO Y CONTROL DE INGRESOS DE UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR" TRABAJO DE GRADUACIÓN PREPARADO PARA LA FACULTAD DE INGENIERÍA PARA OPTAR AL GRADO DE INGENIERO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN PRESENTADO POR ESTUARDO HERNANDEZ ARGUETA PATRICIA LIZETTE ESCOBAR CARDONA SEPTIEMBRE 1998 SOYAPANGO EL SALVADOR CENTROAMERICA Hay muchas personas a las cuales deseo darles las gracias, por apoyarme durante una de las etapas más importantes de mi vida. En primer lugar gracias a ti mi Diosito bello, por permitirme concocerte y acércame mas a ti. Gracias por permitirme lograr la culminación de mi carrera. A mi mami Marta Alicia por ser padre y madre a la vez. Gracias mamita por apoyarme siempre ya que usted para mi ha sido el eje y ejemplo de mi vida. A usted le dedico este logro. Gracias mamá por esta herencia. Don Quin, a quien tanto acudí y a quien le agradezco de todo corazón el comprenderme y ayudarme cuando lo necesite. Finalmente a Estuardo por ser un gran compañero de trabajo. Gracias por soportar conmigo varios momentos duros y en los cuales creíamos desfallecer, mas sin embargo allí estabas tu para darme ánimos y continuar y de esa manera realizar nuestro sueño. Gracias por ser mas que un compañero, un gran amigo. AGRADECIMIENTOS. Es un momento de mucho agradecer a todas las personas que ha sido de mi diario vivir, y de la lucha continua por ser alguien en la vida y además una persona de provecho. A ti, Dios Todopoderoso por todo y todo, Señor Mil Gracias. A María Auxiliadora que siempre me ha ayudado, por tener ese cuido divino, Gracias. Agradecer a mi mama Emilia, mi mamí, con que con mucho cariño, sacrificio y atención se dedico en toda su juventud a que yo siendo su único hijo, sea el orgullo de ella, con mucho amor y con todo el corazón te digo mamí: Mil Gracias. Te amo mucho. Agradezco a todos familiares y amigos, que desde mi temprana edad supieron llevarme adelante con sus consejos y apoyo, no quiero mencionar nombres porque puede que alguno se me olvide, pero eso si, de corazón muchas gracias. A mi novia Hilda, mi preciosa, por que siempre recibí de ella comprensión, y que espero tener siempre, por eso y mucho mas, Gracias. A un persona especial en mi desarrollo profesional, que desde mi inicio en la Universidad confío en mi, Sr. José Antonio Escobar, gracias por apoyarme y motivarme al éxito, y he aquí parte de mi agradecimiento. Muchas gracias a mi amigo Pbro. Pierre Myshondt, por ser mi amigo desde la niñez, por darme siempre el amor de Dios, con su servicio, gracias de corazón por ayudarme a salir adelante. --- --------·- - -~ -- - - · . Agradezco a Mario Nelson Argueta, por su apoyo incondicional que mas que ser mi primo, es un gran amigo para mi. Agradezco a Roberto Leonel Torres por ser mi hermano en Cristo, como la persona que siempre me apoyaba, y confiaba en mi, y me aseguraba siempre el éxito, diciéndome que seria Ingeniero. Además, agradecer a todas las personas que intervinieron de forma directa e indirecta con este trabajo al brindar apoyo al grupo de trabajo, que Dios les bendiga con muchos lagos en su vida. A Todos: Gracias!!! Estuardo Hernández Argueta. - --- --- - -·-------- ---- INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN I CAPÍTULO 1: INVESTIGACIÓN DEL PROYECTO 1 1.1 ANTECEDENTES DEL TEMA 2 1.2 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA 9 1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 11 1.4 OBJETIVOS 13 1.4.1 OBJETIVO GENERAL 13 1.4.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS 13 1.5 ALCANCES Y LIMITANTES 15 1.6 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 17 1.6.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN 17 1.7 INVESTIGACIÓN ACTUAL 22 1.7.1 ORGANIZACIÓN 22 1.7.2 OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN 24 1.7.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS 29 1.7.4 FRECUENCIA Y VOLUMEN DE INFORMACIÓN 47 ESTADISTICOS 1.8 ANÁLISIS ACTUAL 56 1.8.1 FUNCIONES DEL SISTEMA 56 1.8.2 MODELO COMPUTACIONAL 58 1.8.3 MODO DE OPERACIÓN 60 1.8.4 EFECTO ECONÓMICO 62 CAPÍTULO 11: DISEÑO 67 2.1 DISEÑO MODULAR 68 2.2 MODELO ENTIDAD-RELACIÓN 75 2.3 DEFINICIÓN DE TABLAS 78 2.3.1 SISTEMA REGISTRO ACADÉMICO Y CONTROL DE 78 INGRESOS 2.4 DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS 80 2.4.1 SISTEMA REGISTRO ACADÉMICO Y CONTROL DE 80 INGRESOS 2.5 DETALLE DE ENTIDADES Y ATRIBUTOS DEL MODELO 92 E-R 2.6 PROTOTIPO DE SISTEMAS 128 CAPITULO 111: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 129 3.1 CONCLUSIONES 130 3.2 RECOMENDACIONES 131 CAPITULO IV 133 BIBLIOGRAFÍA 134 GLOSARIO 135 ANEXOS 137 INTRODUCCIÓN Las tendencias contemporáneas en automatización, que surgen debido a los avances tecnológicos que permiten la facilidad en procesos, impulsa a proporcionar nuevas soluciones mecanizadas. Esto permite depurar y establecer procedimientos de manejo de información y los procesos que se realizan con ella. En el presente proyecto se presenta un análisis y diseño; que permiten poner las bases para un futuro proceso de desarrollo y mecanización en el Área de Registro Académico y Control de Ingresos de la Escuela Superior de Economía y Negocios; ESEN. En los estudios de sistemas y creación de los mismos, una de las formas de automatización para diseñar una solución es la facilidad de formular una solución de forma conceptual. Esto involucra la realización de modelos de Entidad-Relación mostrando sí las entidades relacionadas, específicamente en las áreas de Registro Académico y Control de Ingresos. Ha sido posible por medio de investigaciones, elaborar un Diseño Modular que contemple los procesos que realiza la institucióQ; se han integrado en este diseño: Mantenimientos, Procesos y Reportes. Finalmente se presenta un detalle de dichas tablas que servirán de apoyo y referencia para el personal de desarrollo de aplicaciones de la institución; o a su vez la consulta por futuras investigaciones. II CAPITULO 1 INVESTIGACIÓN DEL PROYECTO 1.1 ANTECEDENTES DEL TEMA En El Salvador las instituciones educativas de nivel superior poseen una población estudiantil muy pequeña, ya que esta educación generalmente es obtenida por personas con alto o mediano nivel económico. Estas instituciones tienen como fin, el satisfacer las necesidades de sus alumnos; ya que son estos una de sus fuentes primordiales de ingresos, y para ello se imparten sus servicios de la mejor forma posible. A medida que las instituciones aumentan el número de servicios, surge un mayor número de procesos y de repeticiones de las operaciones. Entonces surge la necesidad de mecanizar estas operaciones con la asistencia del computador, los cuales facilitaran los diversos procesos, mediante un diseño que permita manejar cantidades enormes de información de una forma más ágil. Es así como una gran cantidad de Instituciones de Educación Superior ya trabajan con Sistemas Computarizados que hacen más eficiente su manejo de Registro de alumnos, Registro de Pagos, Entrega de Calificaciones, etc. 2 Vale la pena mencionar que la Institución de Educación Superior a la que se hace referencia es la Escuela Superior de Economía y Negocios, la cual tiene como misión formar de manera integral a los futuros líderes empresariales de El Salvador y Centroamérica, para que puedan desempeñarse con dinamismo y visión en los sectores privado y público. Esta institución se encuentra actualmente en crecimiento y necesita de los mejores controles para sus operaciones, los cuales contribuirán a un mejor desarrollo. Es por ello que la Escuela Superior de Economía y Negocios, buscando el mejoramiento en la calidad de servicios prestados a la población estudiantil ha iniciado un proceso de mecanización de las operaciones, a través de un proyecto de diseño de aplicaciones en un ambiente de procesamiento Cliente/Servidor con diseño de Bases de Datos relaciónales. Es por esta razón que se cuenta con la autorización para que se realice un estudio y análisis de sus procesos, específicamente en las áreas de registro académico y control de ingresos. Cabe mencionar que ESEN en la actualidad cuenta con aproximadamente 350 alumnos, con clientes potenciales como son las personas que asisten a los seminarios que brinda la institución y los aspirantes a nuevo ingreso (Ver anexo 1 ). La cantidad de información que se maneja es grande, por lo cual se debe contar con el diseño de un 3 sistema altamente eficiente que la sop~rte, tomando muy en cuenta los reglamentos de la institución, sus normas las cuales varían año tras año. Haciéndose mucho énfasis en el reglamento académico (Anexo 2). Dentro de la Estructura orgánica de la Institución educativa en la que se pretende implantar el proyecto se encuentra el departamento de Registro Académico y dentro de Contabilidad el área de Control de Ingresos. Actualmente procesan toda la información de forma semi­ mecanizada. El área de Registro Académico controla, el proceso de admisión, el control académico de los alumnos y el registro de catedráticos. El proceso de admisión es uno de los procesos más importantes para ESEN, en él se seleccionan de muchos solicitantes, los que pasarán a formar parte de los alumnos de la Institución; básicamente consiste en la recepción y revisión de solicitudes de admisión, así como la elaboración de un examen de admisión del cual se hace una selección, posteriormente estas personas seleccionadas se someten a una entrevista, en la cual se define la selección definitiva. Previo a este proceso los aspirantes que deseen gozar de una de las becas reembolsables de ESEN, deben notificarlo para que se le realice un estudio socio económico (Anexo 3), el resultado de este se les notifica al interesado. 4 El Control Académico es el área dentro de registro académico que se encarga de manejar el historial de cada alumno, como detalles propios del pensum de materias ( Anexo 4 ). Finalmente, el Registro de Catedráticos se orienta a toda la información general de los profesores, incluyendo evaluaciones. Actualmente Registro Académico se apoya con un sistema desarrollado en Microsoft Access en el que se procesa la información de general de los alumnos; específicamente la contenida en la solicitud de ingreso a la ESEN. Con hojas electrónicas y procesadores de texto manejan reportes de notas y constancias en general. El área de Control de Ingresos solamente se auxilia de hojas electrónicas para el procesamiento de datos. Básicamente todo los procesos que se realizan son manuales. Actualmente manejan: Pagos de colegiaturas, Artículos promocionales, Seminarios u consultorías, Multas, Moras y Matrículas. En pagos de colegiaturas se cargan a la hoja de calculo de Microsoft­ Excel los pagos mensuales que hacen los alumnos. 5 En artículos promocionales se manejan todas las ventas de artículos de promoción de ESEN. Seminarios u consultorías, se registra la recepción de pagos por parte de empresarios que solicitan los servicios de ESEN. Multas, pueden ser de biblioteca, centro de cómputo o por pagos extemporáneos. Matrícula, es el pago que realizan todos los alumnos por tener derecho a estudiar en la institución, se realiza una vez al año y se incluyen colegiatura, pago de Internet, carnet de estudiante y el valor de la matrícula. Debido a la importancia que tienen estas áreas dentro de ESEN, se nombró al departamento de Informática para que coordinara el desarrollo de un sistema de apoyo en estos departamentos. Anteriormente se intentó mecanizar estos sistemas, pero no pudo concretarse nada y en consecuencia el problema quedo sin resolver. Dentro de las posibles causas que no permitieron el pleno desarrollo de los sistemas en ocasiones anteriores tenemos: 6 • Análisis deficiente y por consiguiente deficiente diseño de los sistemas. • Inadaptación del diseño a los cambios que afronta la Institución. • Las técnicas utilizadas en dichas ocasiones no proporcionaron al analista las bondades necesarias para desarrollar un sistema flexible a los cambios. Dentro de los inconvenientes que ha tenido que afrontar el área de registro académico se encuentran: • Antes de la utilización de la utilización del OMR (lector óptico de caracteres) se presentaba un proceso desordenado de recepción de solicitudes. • El Sistema desarrollado en Access básicamente maneja la información contenida en las solicitudes de admisión y si genera reportes, pero estos de relacionados con lo que es el proceso de admisión. Excluyendo reportes como son constancias de notas de alumnos, de estudios, entre otras. • En sí las notas son manejadas con la ayuda de un sistema en Excel y este a su vez permite generar las constancias en Word; lo que implica doble trabajo por parte de la persona encargada de su emisión. Control de Ingresos, afronta otras dificultades como lo son: Los valores registrados de los pagos de estudiantes a veces no coinciden con el valor y el número de recibos debido al registro manual de las transacciones. 7 • En ocasiones los alumnos se someten a exámenes sin estar solventes y esto es debido a que el reporte de caja no es entregado a tiempo, • En el período de admisión, al no llevarse un registro único de personas solventes, se crea inconcordancia de datos. Al igual de manejar una extensa hoja de datos en Excel que para el usuario se hace complicado. Control de Ingresos es una de las áreas más importantes de la ESEN. Manejan la venta de productos o servicios que generan un ingreso monetario a la Institución y en consecuencia la facturación de los mismos. 8 1.2 JUSTIFICACION DEL TEMA La visión de la Escuela Superior de Economía y Negocios, es llegar a ser a corto plazo, una Institución de Nivel Superior con la más alta calidad de enseñanza en el área académica, así como brindar un buen servicio a su alumnado. Para lograr esta visión uno de los pasos importantes es el modernizar los procesos en el área de administración académica y control de ingresos. El volumen de información que se maneja en estas áreas es tan grande y de vital importancia que es necesario que la información proporcionada por estos departamentos este actualizada periódicamente; por el momento es realizado por medio de procesadores de texto u hojas electrónicas y bases de datos en Access. Pero estos procesos se pueden agilizar a través de la creación de un sistema integrado cliente-servidor, el cual proporcionará beneficios de un mejor control, calidad de información, mejora en el tiempo de respuesta, calidad de los servicios, reducción de costos y errores 1. En primer lugar se pretende realizar un estudio detallado que será la base para el desarrollo del diseño en sí; y este contendrá: 1 System 11 Fast Track to SQL Server 1.1, Sybase Pag. l -4 9 • Captura Eficiente de datos generales de los alumnos de la Institución. • Control adecuado de los pagos de los alumnos y de otro tipo de ingresos. • Agilidad y consultas rápidas de los datos almacenados. • Actualización de datos en forma más periódica. • Generación de Reportes para ambas áreas. El desarrollo de este proyectos es muy importante. El agilizar los procesos involucrados en el registro académico y control de ingresos por medio de un diseño adecuado y en base a las necesidades expuestas de los usuarios, se vuelve una herramienta de primera mano y de gran ayuda para el desarrollo de las actividades para cada uno de los empleados de ESEN. Como es el caso en ambas áreas, el trabajo es desarrollado por una sola persona y se vuelve más absorbente especialmente en los períodos de admisión, inscripción, retiro de notas y otros procesos como elaboración de constancias de notas, de pagos, de estudios, entre otras. 10 1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Se llevo a cabo una investigación mediante la cual se detectó cierta lentitud en el desarrollo de los procesos en las áreas de registro académico y control de ingresos, lo cual conlleva a generación de información no actualizada. Ya que no se cuenta con un control sobre esta información puede darse en algunos casos la pérdida de consistencia de la misma. Las tareas son desarrolladas de manera semi-automatizadas ya que si se auxilian del computador. Se cuentan con bases de datos desarrolladas en Microsoft Access y un sistema en Excel para Registro Académico y el manejo de una hoja electrónica para llevar el control de todos los ingresos de la Institución. La información a procesar es de aproximadamente cuatrocientos alumnos, a demás de los solicitantes de ingreso que incrementarán esta cantidad. Y los sistemas existentes no se encuentran integrados, cada área realiza su trabajo de manera individual por lo tanto hay ocasiones en que los datos o información que manejan y que es útil para las áreas en estudio, pierde su consistencia. No existe una herramienta para generación de reportes que permita agilizar los procesos, razón por la cual el tiempo de respuesta a peticiones de usuarios se vuelve tardado y molesto. 11 Aunando a los inconvenientes mencionados, existe información importante de los alumnos que no esta en ningún medio automatizado y lo cual puede llevar en alguna ocasión a la perdida de documentos lo que lleva a pérdida de datos, además no se puede saber con exactitud como esta el récord de un determinado alumno ya que para ello hay que revisar el expediente cada vez que se solicita. Finalmente, se observa que si se cuenta con los recursos para desarrollar un sistema altamente integrado que supla las necesidades existentes, ya que es obvio que Registro Académico y Control de Ingresos son áreas que por su naturaleza deben de estar relacionadas. Desafortunadamente hay una subutilización de los mismos, debido a que no ha habido un desarrollo de las aplicaciones. 12 1.4 OBJETIVOS 1.4.1 OBJETIVO GENERAL Brindar al Area de Registro Académico y Control de Ingresos una herramienta versátil y confiable, a través de un diseño detallado, que sirva como una base sólida para el futuro desarrollo de una aplicación que permita controlar los procesos en ambas áreas. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS • El Diseño de los procesos para el fácil manejo de información. Así como la generación de reportes y consultas para el área de Registro Académico y Control de Ingresos, mediante un documento. • Diseño de pasos que brinden el reducir el tiempo de procesamiento de datos, de tal manera, que el personal pueda dirigir sus esfuerzos hacia otras áreas de la institución. 13 • Diseñar una base de datos altamente integrada de Registro Académico y Control de Ingresos; además de proporcionar las bases y especificaciones de una futura creación de la aplicación. 14 1.5 ALCANCES Y LIMITANTES Los alcances se han establecido, buscando siempre el cumplir con las necesidades que afronta la Institución y con los objetivos propuestos en la investigación. En el Diseño de Registro Académico serán incluidas los siguientes opciones o items: Se desglosará el diseño en áreas específicas, estás son 1. Solicitantes de Ingreso, 2.Alumnos, 3.Catedráticos y otras opciones que están relacionadas con las áreas de registro académico. En el modulo general de solicitantes de ingreso se contemplan los procedimientos y funciones de las entidades involucradas así como los mantenimientos. Se establecerán las relaciones entre cada entidad, que permitan especificar los procesos normales de operación. En la parte de alumnos, se manejará todo lo relacionado con el control académico, notas, constancias y proyectos de horas sociales, en si información de los alumnos. Además se tendrá el control de los pensums de la carrera o plan de estudios, incluyendo en ellos los prerrequisitos respectivos. 15 Y la última parte de registro académico es la relacionada con los catedráticos, se mantendrá la información de los mismos, evaluaciones que se realizan por trimestre y materias que imparte. En el Diseño de Control de Ingresos se contemplara todos los ingresos monetarios a la Institución. Se incluyen los pagos de alumnos de ingreso continúo y solicitantes de ingreso. Y con relación a la recepción de pagos por personas externas a la institución se contemplaran los seminarios o consultorias. Se realizará el diseño de la base de datos para el área de control de ingresos incluyendo en ella cada una de las partes importantes en el proceso. Para cada modulo anteriormente expuesto se definirán sus procesos actuales y se diseñara un modelo solución que contendrá la descripción detallada de la(s) Base(s) de Dato(s) necesaria(s), así como las estructuras de las tablas con su adecuado diseño, este modelo diseñado será detallado en los procesos que se considere en base a la importancia de operación al detallarlos. 16 1.6 INVESTIGACION PRELIMINAR 1.6.1 DECRIPCION GENERAL DE LA INSTITUCION La Escuela Superior de Economía y Negocios - ESEN, es una corporación de utilidad pública, de carácter no lucrativa, apolítica y no religiosa, que se desenvuelve dentro del ramo educativo como una institución académica de nivel superior de carácter privada. La ESEN es el resultado de una iniciativa del sector empresarial salvadoreño y fue creada por acuerdo de la Junta Directiva de la Fundación para la Educación Superior, con la idea de dotar a El Salvador de un centro de estudios superiores, siguiendo el modelo de las escuelas en otros países del mundo. En enero de 1994 la ESEN2 inauguró su primer año académico, habiendo admitido a 120 estudiantes, quienes fueron preparados en las prácticas modernas de negocios, banca, comercio y en otras disciplinas administrativas y humanísticas, a fin de contribuir al desarrollo social y económico del país. Es por esto, que ESEN tiene como misión, formar de manera integral a los futuros líderes empresariales de El Salvador y Centroamerica, para que se desempeñen con dinamismo y visión en los 17 sectores privado y público. Contribuir, con excelencia académica, a la creación de una masa crítica de profesionales en el ámbito de la economía y los negocios, para alcanzar el desarrollo sostenido de la región. Para la internacionalización de la ESEN, se han establecido convenios académicos con cada una de las Universidades relacionadas con los miembros del Consejo Académico Asesor, lo que permite, tener profesores visitantes del extranjero y contar con el apoyo de materiales para las clases. Se tiene relaciones de cooperación muy estrechas con Wharton School of Business de la Universidad de Pennsylvania en Los Estados Unidos de América. Por otra parte los estudiantes pertenecen a una organización internacional de estudiantes AIESEC. En el área académica ESEN ha adoptado un programa de estudios, aprobado por el Ministerio de Educación, con características innovadoras que proporciona una sólida formación profesional sobre una base analítica y científica. El programa de cinco años de la ESEN está orientado a ofrecer el grado de Licenciatura en Economía y Negocios, y se compone de cuatro años de intensa actividad académica y uno de prácticas profesionales. 2 Memoria de Labores 1995, Escuela Superior de Economía y Negocios 18 La dedicación a tiempo completo de estudiantes y profesores a un pensum exigente y funcionalmente integrado, promueve la iniciativa y capacidad creativa, el trabajo en equipo, la habilidad de conceptualizar y resolver problemas y la mística universitaria. Que desarrolla en los estudiantes la capacidad de pensar y razonar con independencia, así como la sensibilidad y definición ante temas morales y éticos que deberán afrontar en su vida profesional así como también promover el interés por el bien de la comunidad a través de la disciplina, la rectitud, la integridad y un claro sentido de responsabilidad hacia los demás. Uno de los principales objetivos de ESEN es, el promover la participación conjunta de catedráticos locales y extranjeros, en actividad curriculares y extracurriculares. Para beneficio de la población estudiantil la ESEN en el que hacer cotidiano busca fortalecer las relaciones con las Universidades con las cuales se tiene intercambio académico. Así como también, celebrar convenios de asistencia técnica con universidades reconocidas a escala mundial, en áreas de interés para ESEN. La ESEN presta especial atención a que ningún alumno que cumpla con los requisitos académicos, que tiene capacidad intelectual y aptitud para la carrera, sea excluido por motivos económicos. Es por ello que se cuenta con un programa de becas reembolsables. Estas pueden ser para 19 costear total o parcialmente las cuotas de escolaridad y/o costos de mantenimiento durante su período de estudio en la ESEN. El otorgamiento de las becas reembolsables está regido por un reglamento en el cual se dan las generalidades y objetivos perseguidos, los recursos, comité encargado del otorgamiento, se establecen los sujetos de becas, las condiciones y características de las becas reembolsables y los procedimientos de trámite de becas y para la amortización de las mismas. Para el otorgamiento de las becas reembolsables se toman como criterios principales: la situación socioeconómica de los aspirantes y récord académico previo (bachillerato). Lo anterior se hace con el objetivo de asignar los porcentajes de beca, los cuales fluctúan desde un 25%, 50%, 75%, hasta un 100% del monto de la colegiatura. En este proceso se realiza un cuestionario socioeconómico (Anexo 3), entrevista con el grupo familiar y una visita a la casa de habitación. Cada uno de estos objetivos apunta al logro de resultados que las autoridades de la institución esperan obtener tanto a corto como a largo plazo, por esta razón son conocidos tanto por dichas autoridades, como por el personal administrativo, docente y el alumnado. 20 Para el logro de los objetivos propuestos, la Junta Directiva y el Comité Ejecutivo de la ESEN, se apoyan en el Consejo Académico Asesor y los Comités Académico y Financiero. 21 1.7 INVESTIGACIÓN ACTUAL 1.7.1 ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMA ESCUELA SUPERIOR DE ECONOMÍA Y NEGOCIOS JUNTA DIRECTIVA COMITE EJECUTIVO 1 CONSEJO ACADEMICO ASESOR 1 ·1 ... __ A_uo_11_o_R_1A_E_x_T_ER_N_A_ .... RECTORIA COMITE FINANCIERO 1- ~ COMITE ACADEMICO DIRECCION COMTE DE BECAS SECRETARIA PROGRINVESTIG./EXTENSION - DIRECCION ACADEMICA DIRECCION ESTUDIANTIL DIREC. ADMON. Y FINANZAS SECRETARIA ACADÉMICA REGISTRO COORDINAOOR AREA ACADEMICO FORMACIÓN INTEGRAL Y APOYO ESTUDIANTIL COORDINADORAREA PROFESORES HORA CLASE CUAHTlTATIVA COORD.AREA INFORMATlCA PROFESIONAL COORDINADOR AREA BIBLIOTECA ADMON, Y FINANZAS PROMOCION Y ADMISION SERVICIO SOCIAL SECRETARIA RECEPCIONISTA CONTABILIDAD FINANCIAMIENTO BECARIOS MENSAJERJA iEBORERIA PERSONAL SERV. POR CONTRATO/ COMPRAS 22 La cabeza principal de la organización es la rectoría, aunque la que dirige internamente la institución es la Dirección General que vela por toda la Institución. Jerárquicamente bajo ella se encuentran las direcciones Administrativa, Académica y Estudiantil. La Dirección de Administración y Finanzas se encarga de velar por los intereses administrativos de la institución, maneja lo concerniente a pagos varios, presupuestos de unidades y becas. Esta dirección esta manejada solamente por una persona la cual e denomina Director de Administración Finanzas. La Dirección Académica, maneja lo relacionado con todo el alumnado de la Escuela Superior de Economía, profesores a tiempo completo y hora clase y con las materias que se imparten . Se encarga esta dirección de velar por la calidad académica de sus estudiantes. Bajo su cargo se encuentran los departamentos de Cómputo y Biblioteca. Todos unificados para el logro de los objetivos de la Escuela. La persona encargada del departamento es el Director Académico. Finalmente se encuentra la Dirección Estudiantil que es la encargada de hacer promoción a la Escuela para el proceso de admisión que se realiza una vez al año; asi también maneja el control del servicio 23 social que deben realizar los alumnos. La persona encargada se denomina Directora Estudiantil. Esta estructura organizacional es apegada a la operación real de la Institución. Sin embargo en la actualidad ESEN está impulsando en gran manera la implementación de equipos de trabajo. 1.7.2 OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN La ESEN cuenta con todos los recursos necesarios para el buen desarrollo de sus actividades educativas; entre ellos se encuentran: biblioteca, centro de computo, asistencia docente a tiempo completo y por hora clase. Se cuenta además con un centro de documentación en el que se archivan materiales utilizados en clases por los catedráticos. Al finalizar el segundo y tercer año, la ESEN promueve la realización de prácticas profesionales por parte de los alumnos; generalmente realizadas en empresas de alto prestigio con el fin de que sus estudiantes salgan con una visión real de lo que enfrentarán en el futuro. Es de mencionar que ia Escuela Superior de Economía y Negocios divide su programa Académico en cuatro áreas principales; 24 1. Desarrollo de habilidades tecnológicas 2. Formación Profesional 3. Formación Integral y 4. Cursos electivos o de especialización. La Escuela Superior de Economía y Negocios ha adoptado un programa de estudios con características innovadoras que proporciona una sólida formación profesional sobre una base analítica y científica. Este programa busca desarrollar en los estudiantes la capacidad de pensar y de razonar con independencia, así como la sensibilidad y definición ante temas morales y cívicos que deben afrontar en su vida profesional. Promueve el interés por el bien de la comunidad a través de la disciplina, la rectitud, la integridad y un claro sentido de responsabilidad hacia los demás. ESEN se ha propuesto dar la oportunidad para estudiar, a todos los salvadoreños que tengan la capacidad intelectual y el deseo de superación aunque no cuenten con los recursos económicos para financiar sus estudios, por esto se ha formado un Fondo de Becas que cubre hasta el momento, un poco mas del 60 % de la población estudiantil. 25 Es por esto, que ESEN en beneficio de sus estudiantes se ha planteado los siguientes objetivos. Objetivos Académicos • Fomentar la excelencia académica en los alumnos a través de una formación integral, mediante un amplio programa que los prepare no solamente en las disciplinas propias de la carrera. Si no que también desarrolle en ellos valores cívicos y morales, acordes con las necesidades actuales y futuras. • Fortalecer las relaciones con las Universidades con las cuales se tiene intercambio académico. Así como también, celebrar convenios de asistencia técnica con universidades reconocidas a escala mundial, en áreas de interés para ESEN. • Promover la participación conjunta de catedráticos locales y extranjeros, en actividad curriculares y extracurriculares. 26 Objetivos del Personal • Favorecer el desarrollo del personal, permitiéndole el acceso a programas de formación continua. • Promover una polivalencia (empleos múltiples) a fin de que puedan desarrollar diferentes funciones y adquieran las destrezas necesarias para integrarse fácilmente a diferentes grupos de trabajo. • Fomentar la organización basada en equipos. • Dar igualdad de oportunidades y recompensas en función de los méritos individuales y/o grupales. Objetivos Administrativos • Desarrollar actividades orientadas a distribuir equitativamente las tareas realizadas en cada puesto de trabajo de ESEN, los cuales en su mayor parte deben estar auxiliados por sistemas computacionales. 27 • Dotar a la organización con procedimientos, básicos, que en forma practica, funcional y consistente, permitan realizar las, actividades, operativas de ESEN. • Adquirir y/o desarrollar sistemas computacionales adecuados a las necesidades actuales y futuras de ESEN. Objetivos de Promoción • Ampliar el ámbito de nuestros servicios extracurriculares para ejecutivos, a través de una política agresiva de creación y fortalecimiento de la imagen de excelencia dentro del ámbito académico y empresarial y dotar a la organización con la asignación de personal permanente para esta función. • Contribuir a elevar la calidad educativa del país, en el Ambito de la Economía y de los Negocios, patrocinando eventos, de alta calidad, de acuerdo con las exigencias actuales y futuras de las empresas del país, y con la filosofía de la ESEN. 28 • Potenciar la creación de incubadoras de nuevos negocios y de centros, de investigación. Cada uno de estos objetivos apunta al logro de resultados, claros, que las autoridades de la institución esperan obtener tanto a corto como a largo plazo, por esta razón son conocidos tanto por dichas autoridades, como por el personal administrativo, docente y el alumnado. 1.7.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS En este numeral se presenta un detalle del análisis de los componentes de los procesos actuales en las áreas de Registro Académico y Control de Ingreso. Se han utilizado diagramas de flujos de datos comúnmente conocidos como DFD'S, estos son modelos que describen los flujos de datos y los procesos que cambian o-transforman los datos de un sistema, es decir, es la metodología de diagrama utilizada para representar un modelo lógico de la estructura de un sistema de una entidad u organización. 29 El DFD es utilizado en la fase de análisis que permite representar un sistema en un contexto esencialmente lógico, el cual contiene los procesos necesarios para la transformación de la información. Los diagramas de flujo de datos se pueden dibujar con solo cuatro notaciones sencillas, es decir con símbolos especiales o iconos y anotaciones que asocian al sistema específico. El uso de iconos especiales para cada elemento depende del enfoque que se utilice. Para la elaboración de los DFD's se utilizo la simbologia vista desde el enfoque de Gane y Sarson3 • Flujo de Datos Representa el movimiento de los datos en una determinada dirección, desde su origen hasta el destino. Procesos Personas, procedimientos o dispositivos que utilizan o Producen (transforman) datos. Fuente o Destino de los Datos Fuente o destinos externos de datos que pueden ser \. j D 3 Análisis y Diseño de Sistemas de Información, James A. Seen, 2a Edición, Editorial McGraw-Hill, 1992. 30 personas, programas u otras entidades que interactuan con el sistema pero se encuentran fuera de su frontera. Almacenamiento de Datos Lugar donde se guardan los datos ó al cual hacen 1 1 .__.,___ _______ _ referencia los procesos en el sistema. 31 DETALLE DE PROCESOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS 32 Banco DFD DE REGISTRO ACADÉMICO Y CONTROL DE INGRESOS Donante 1 Pago Pago Examen Matricula Admisión Pago Retlro de Ano carta Recomendacion Formulario Estudio Socio-Economico D3 Copia BECAS Recibo y ~ 02 ¡ %deseca ~--~--------­ Datos Matriculado Copla Recibo y Valores '--' -----.i"j~03~I_R_E_G_1sr_R_o_A_CAD __ E_M_1_co_ CONTROL DE INGRESOS Carta de Aceptación 1 Datos Reporte 4.0 Informes y Consultas Datos Reporte Listado de Aspirantes Seleccionados f---------lnforme----------1>1 Formulario de Corrección lleno y exámenes ,l. 3.0 J Registro y Corrección de Notas Admision Solicitud Examen Admisión Resuelto Alumno Listado otas deN y Exám enes Nueva Solic~ud de Admisión 5.0 Datos Nuevos Formularios Evaluación de Profesores Formulario Evaluativo 2.0 Retiro del Año Académico REGISTRO ACADEMICO Director Comentarlos y Académico Resultados p/ Director Académico =~~:SJ Comentarios y Resultados p/ Profesor Profesor Con:ncia-..j 03 Retiro '--· --~---------- REGISTRO ACADEMICO Nota • Notas y Solvencia Biblioteca Solvencia Solvencia --Contable Exámenes D3 1 REGISTRO ACADEMICO Profesor É] Computo Él DFD 1.0 ADMISIÓN NIVEL 1 Solicitud de Admision Llena Expediente J \ Datos Solicitud de Admisión l.l AlllDlilo e__ __ ~ _ _,,,/ Examen Resuelto 'I/ 1.2 AlllDlilo .,.,. Recepción Examen de Admisión y Calificación ¡\ de Solicitudes Nueva Solicitud de Admisión \ I \ IJ Notas Examenes de Admisión Registro Académico Reporte ~--P_o_si_c1_· o_n_al_-1I D3 1 L--...L.~----------- '\ Carta de Aceptación 1.3 Aspitantes Datos Seleccionados y Recomendantes Porcentaje de Beca D2 1 -.,.,. Selección de Aspirantes Becas Recomendante (Persona Conocida/ Profesor) I / Monto de la Beca S elecciónados Carta de Agradecimiento 1.5 Elaboración carta de 1,/ --~ 1.4 Elaboración de Listados de Seleccionados y Recomendantes Listado de Seleccionados y Recomendantes Agradecimiento ~:.__ ____ ____. NIVEL 1: 1.0 ADMISIÓN Nivel 1 Proceso Recepción de Solicitudes 1.1 Examen de Admisión y Calificación 1.2 Descripción El alumno entrega en recepción la solicitud de admisión llena con toda la documentación; una vez que cumple con todos los requisitos la nueva solicitud de admisión es almacenada en la base de datos registro académico y el alumno cancela en caja el pago por derecho de examen de admisión. El postulante se somete al examen de admisión que consiste en tres pruebas, la matemática, la de castellano y la psicológica. Estos exámenes son calificados por el profesor responsable y los resultados se almacenan en el archivo de registro académico. Este proceso determina a través de una serie Selección de Aspirantes de pasos los alumnos seleccionados para 1.3 ingresar a ESEN. Elaboración de Listado de Seleccionados y Recomendantes 1.4 Elaboración Carta de Agradecimiento 1.5 Se toman los datos de seleccionados y recomendantes del archivo de registro académico; esta información se utiliza para generar dos listados de ambos. Registro Académico proporciona el listado de aspirantes seleccionados y recomendantes, para que posteriormente se elaboren y se envíen las cartas- de agradecimiento a cada recomendante. 35 DFD 1.3 SELECCION DE ASPIRANTES NIVEL 2 Resultado ntrevista E 1 D6 1 Aspirantes Seleccionados D3 \ I / 'I I Reporte Posicional Listado de Entrevista / Profesores ) 7 Datos Expediente fu.l)ediente Datos Aspirante y Entrevista Registro Académico Listado de Aspirantes Seleccionados Carta de Aceptación - .__ - 1.3.1 Reunión de Comités Listado Preseleccionados y Lista de Espera .---------, Datos \ I 1.3.2 Elaboración Listados Preseleccionados¡ 1 ~ D3 Registro Académico - ,.___..__ ___ ~------ Solicitud de Admisión de Preselecionados Listados de Entrevista / ll K ... ... ... Alumno ······ / 1.3.3 Entrevista con Profesores 1.3.4 Aceptación de Aspiran.tres' 1.3.6 Emisión de Cominicado ~ -.... --~ Datos para la Entrevista 1.3.5 Estudio Socio­ F.conomico Listado Porcentaje de Beca D2 / Grupo Familiar / 1-E:::-----' Datos Solicitud Becas Cuota Mensual Porcentaje i-E------------' de Beca 36 NIVEL 1: 1.3 SELECCIÓN DE ASPIRANTES Nivel 1 Proceso Reunión de Comités 1.3.1 Elaboración de listados 1.3.2 Entrevista con Profesores 1.3.3 Descripción Tomando como guía el reporte posicional los Comités Académico y de Beca hacen la selección de los aspirantes preseleccionados y lista de espera, almacenándose los datos en la base de datos de registro académico. Del archivo de Registro Académico se toman los datos de los aspirantes para generar un listado de preseleccionados, con la programación de las fechas de entrevista, este listado se entrega al profesor y se publica una copia para los alumnos preseleccionados. Se toman datos del reporte posicional del archivo de registro académico y datos del expediente del alumno a entrevistar según el calendario ya definido. Se procede a la entrevista del profesor con el alumno. El profesor al momento de la entrevista llena un formulario tomando los datos del alumno entrevistado; el formulario es almacenado en el archivo Expediente. 37 Aceptación de Aspirantes 1.3.4 Estudio Socioeconómico 1.3.5 Emisión de Comunicado 1.3.6 Con los datos del aspirante proporcionados del archivo de expediente, y también con la información de la entrevista se reúnen los profesores que han entrevistado en conjunto con los directores, y se procede a evaluar cada caso en base a los resultados y se decide si dicho aspirantes es seleccionado o no. Posteriormente en el archivo de Registro Académico se almacenan los aspirantes seleccionados. Se envía un investigador social a la casa de habitación del aspirante previamente seleccionado. El investigador social entrega los formulario del estudio al Comité de Becas, que posteriormente se almacenarán en el archivo de Becas seleccionándole al aspirante el porcentaje de beca concedida, si este los hubiese solicitado. Se toman los datos del archivo de Registro Académico por medio de un listado de aspirantes seleccionados y uno de recomendantes. Luego Registro Académico se dedica a imprimir las cartas de aceptación, y colocándolas al servicio de entrega de la recepción. 38 DFD 2.0 RETIRO DEL AÑO ACADEMICO NIVEL 1 Solicitud de Retiro llena 2.1 Revisión de Moras Solicitud de Retiro ~ Aprobada 2.2 Registro de Retiro Solvencia Bibliotecaria Solvencia Laboratorio Solvencia Contable Constancia de Retiro Contabilidad Registro Académico NIVEL 1: 2.0 RETIRO DEL AÑO ACADÉMICO Nivel Proceso Descripción Este proceso el alumno retira un formulario de Retiro de la Institución que se proporciona de 1 Revisión de Moras Registro Académico. 2.1 El alumno revisa la solvencia de Libros, de Laboratorio y Mensualidades, si existiese una deuda en Biblioteca, Computo y Contabilidad, el Alumno pasa a cancelar dichas deudas. El alumno entrega dicho formulario de Retiro Registro de Retiro lleno y las solvencias de Biblioteca, Computo y 2.2 Contabilidad a registro para que se registre el Retiro del Año Académico y se le registre en archivo de Registro Académico. 40 DFD 3.0 REGISTRO Y CORRECION DE NOTAS NIVEL 1 Profesor Notas y Exámenes 3.1 Registro de Notas Notas Nueva Nota ,-----__;::;.i D3 Registro Académico 3.2 Corrección de Notas Formulario de Corrección llenoy Exámenes Listado Notas y Exámenes NIVEL 1: 3.0 REGISTRO Y CORRECCION DE NOTAS Nivel 1 Proceso Registro de Notas 3.1 Corrección de Notas 3.2 Descripción El profesor entrega a Registro Académico las notas de los exámenes por medio de listado, o disquete. Posteriormente se registran las notas en el archivo de registro académico, y además se calcula el promedio final por alumno y materia. Alumno llena formulario de Corrección de Notas y el examen; y se lo entrega a Registro Académico. Registro Académico entrega la solicitud de corrección de notas (todos los documentos necesarios) al profesor para la corrección. Luego de haber corrección el profesor entrega la nota corregida. 42 DFD 5.0 EVALUACION DE PROFESORES NIVEL 1 Director Académico Formulario Evaluativo 5.1 Registro de Evaluaciones Nuevas Evaluaciones D3 Registro Académico Comentarios y Resultados de evaluación pai-a el Director Académico Comentarios y Resultados de evaluación para Rector Reporte de Comentarios y Resultados de evaluación para Profesor Datos Tabulados 5.2 Informes de Evaluación NIVEL 1: 5.0 EVALUACIÓN DE PROFESORES Nivel Proceso Descripción Registro Académico emite un formulario para Registro de evaluación. 1 Evaluaciones 5.1 Alumnos llenan formulario evaluativo y se entregan a Registro Académico para ser tabulados y almacenados en el archivo. Informes Se toman los datos del archivo de registro De Evaluación académico el datos de resultados del profesor, 5.2 entregándose documentos y resultados al Director Académico, Rector y Profesor. 44 DFD 6.0 REGISTRO DE INGRESOS NIVEL 1 Pago de Constancias de Nota y Certificaciones Pago de Retiro del Ciclo 1 / 1 / Pago Matricula Alumno PagoExámen ¡ \ Admisión Recibo de Pago --g Cheque y Memo_ - / / Recibo Pago e_. ~ Particulares Pago Seminario, Copia Recibo de Pago , 1 D41 - I Datos Matricula~o I D31 - 1 , I/ 1 I 1 1/ 6.1 - 1 1 - 1 D2 Recepción - Porcentaje de deBeca Pagos ,____ ¡ \ 1 DS 1 Artículos Promocionales { I/ Datos Recibo de Pago / 7 6.2 - Remesa Distribución Banco - de 1/ - Ingresos Copia Recibosde Beca / / Cuadre 1 / ._;. 1D21 Becas ·- Contabilidad t/ 1 D4 1 Pagos Registro Académico Becas Recibo de Pago " Recibos Datos Recibos de Pago 'I 6.3 Emisión de Cuadre Entradas Diarias ¡ '\ Valor Recibos de Pago Pagos NIVEL 1: 6.0 CONTROL DE INGRESO Nivel 1 Proceso Recepción de Pagos 6.1 Distribución de Ingresos 6.2 Emisión de Cuadre Entradas Diarias 6.3 Descripción El alumno se presenta a caja con el Pago de Exámenes de Admisión cuando es de nuevo ingreso, si el alumno es aceptado paga la Matricula. Se reciben pagos como Retiro del Ciclo en caso de mora, además pago emisión de Constancias de notas y Certificaciones de notas y estudios. También se reciben las donaciones para fondos de Beca por medio de un Cheque o Memorándum. También se reciben pagos de personas particulares en concepto de seminarios y/o artículos promocionales. Para cada recibo o documento de ingreso se emite un recibo de pago o memorándum de haberse pagado o recibida la cantidad. Cada Copia de Recibo de pago se almacena en base de datos de Recibos, así como el valor en base de datos de Pagos; si es pago de matricula se almacenan los datos del matriculado en base de datos de registro académico; y si el pago es para el fondo de becas se guarda en base de datos Becas. Consiste en toma las Copia de Recibo y si es para el Banco se envía la Remesa Correspondiente; además si el dinero pertenece a Fondo de Becas se emite en memorándum con el monto paras la becas. La encargada de Caja toma de la base de datos de Copias de Recibos y de la base de Pagos, y emite un listado de cuadre de los recibos contra los valores, y se entrega a Contabilidad. 46 1.7.4 FRECUENCIA Y VOLUMEN DE INFORMACIÓN REGISTRO ACADÉMICO PROCESO FRECUENCIA VOLUMEN Retiro del año académico Anual 15 Ingreso de notas y corrección de notas Trimestral 341 Elaboración de Certificaciones Mensual 9 Evaluación de Profesores Trimestral 1500 CONTROL DE INGRESOS PROCESO FRECUENCIA VOLUMEN Admisión Anual 400 Pago de Multas Mensual 53 Seminarios Anual 217 Artículos promocionales Anual 17 Colegiatura Mensual 341 Matrícula Anual 333 47 ESTADISTICOS VOLUMEN DE INFORMACIÓN 48 ESCUELA SUPERIOR Df. E.CONOMIA Y NEGOCIOS FUNDACION PARA LA EDUCACIDN SUPERIOR MATRICULA 120 100 80 Volúmen 60 40 20 o Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre • Volúmen 97 38 11 108 99 Mes ESCUELA SUPERIOR DE ECONOMIA Y NEGOCIOS FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR COLEGIATURA Dia < < ESCUELA SUPERIOR DE ECONOMIA Y NEGOCIOS FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR ADMISIÓN 450 400 350 300 250 Volúmen 200 150 100 50 o Mayo Junio Julio • Volúmen 11 422 11 Mes 60 ESCUELA SUPERIOR DE ECONOMIA Y NlGOCIOS FUNDACIDN PARA LA EDUCACIDN SUPERIOR 50 40 Volúmen 30 20 10 o •volúmen SEMINARIOS Mes ESCUELA SUPERIOR DE ECONOMIA Y NEGOCIOS FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR 14 12 10 8 Volúmen 6 4 2 o MULTAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 wl Febrero 4 5 5 5 4 5 2 2 3 111 Marzo 1 5 3 14 13 4 1 1 6 5 8 2 4 2 3 Dia • . . . ESCUELA. SUPERIOR DI lCONOMIA Y NEGOCIOS FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR 5 4.5 4 3.5 · 3 Volúmen 2 .. 5 2 1.5 1 0.5 o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Enero 1 1 3 1 Febrero C Marzo 1 2 CERTIFICACIONES 1 O 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 5 2 1 1 1 5 Dia ESCUELA SUPERIOR DE ECONOMIA Y NEGOCIOS FUNDACION PARA LA EDUCACION .SUPERIOR 16 14 12 Enero Mayo • Series1 1 3 ARTICULOS PROMOCIONALES 3 15 1 Mes 1.8 ANÁLISIS ACTUAL 1.8.1 FUNCIONES DEL SISTEMA Actualmente no existe un sistema, pero si se pueden catalogar los procesos que se realizan en seis funciones principales, que son mostradas en el siguiente diagrama. Sistema Registro Académico y Control de Ingresos 1 1 1 1 1 1 1 Admisión Retiro 1 Registro y Consultas e Evaluación de Control corrección de Informes profesores de Ingresos notas Admisión: Proceso realizado una vez al año. Selección de Solicitantes de Ingreso a la institución. Retiro: Involucra el retiro voluntario ( por razones varias ) del alumno de la institución. 56 Registro y corrección de notas: Módulo que maneja las notas de cada alumno por materia. Y si es necesario corrección de las misma, previa revisión y autorización por escrito del catedrático. Consultas e informes: Generación de constancias de notas y estudios; así como información referente a alumnos. Evaluación de profesores: Evaluación realizada al fin de cada trimestre por todos los alumnos. En la que se determina el rendimiento del profesor y de sus ayudantes. Control de Ingresos: Módulo en el que se procesan todos los ingresos monetarios a la institución. 57 1.8.2 MODELO COMPUTACIONAL Características del Equipo según el Modelo Computacional Ubicación No. Hardware Software Justificación Base de Datos Registro 32 MB RAM X86 Windows NT Registro Académico 2 2G HD 4.0 Académico 1 Windows NT Consulta e Alumnos 32 MB RAM x86 4.0 informes 2G HD 1 Caja 32 MB RAM x86 Windows NT Base Datos 2G HD 4.0 Control de Ingresos . 1 Contabilidad 32 MB RAM x86 Windows NT Base Datos 2G HD 4.0 Control de Ingresos 1 128 MB RAM x86 Windows NT Servidor de 4G HD 4.0 Server Información 1 Informática 32 MB RAM x86 Windows NT Administrador 2G HD 4.0WS del Sistema 1 Opscan 3 Sean Tools Lectura de (OMR) 6.0 Hojas OMR Impresión de 3 Impresor Reportes y Consultas 58 Una alternativa de solución que se recomienda en lugar de utilizar o comprar una máquina para consulta de alumnos. Este servicio puede ser brindado por medio de Internet, de esa manera cualquier persona puede teRer acceso a la información en cualquier momento. DIAGRAMA DEL MODELO COMPUTACIONAL Servidor Wtndows NT 4.0 Base de Datos Sybase System 11 ~~~~ 2x Workstatlon 1 x Workstatlon 1 x Workstation 1 x Workstation Registro Académico Contabilidad Control de Ingresos Alumnos UTP Categoría 5 OMR Opscan 3 _, +8',', •· •·• ·• 1 x Workstation Informática 3x Impresor 59 1.8.3 MODO DE OPERACIÓN La mayor parte de usuarios del sistema de computación deben de seguir procedimientos específicos, estos dependen mas que todo de los procesos involucrados. Se distinguen dos tipos de procesos, los batch ó por lotes y los on-line ó en línea. Un proceso batch las operaciones se almacenan en un grupo o lote, hasta el momento en que van a ser procesadas. Generalmente son cantidades grandes de información4 . En las áreas en estudio se han distinguido los siguientes procesos batch: • Recepción de Solicitudes • Digitación de solicitudes • Estudio Socioeconómico • Tabulación de Evaluación de Profesores Los procesos On-line o en línea, que son los mas comúnmente usados, el usuario alimenta directamente al computador para la introducción de información y salida de datos. Las transacciones son realizadas en tiempo real y son procesadas de inmediato. Se distinguen los siguientes procesos en línea: 60 • Pago de inscripción • Recibo /recepción de multas y deudas • Digitación Retiro alumno • Recepción y emisión de recibos de pago • Distribución de ingresos (recibos/comprobantes) 4 Sistemas de Información Gerencial, Gordon Davis & Margrethe Olson, Edit. MacGraw-Hill 1994, 2a Edición, pags. 84-85 61 1.8.4 EFECTO ECONÓMICO En este punto, el procedimiento es determinar o evaluar el impacto económico de un proyecto, ya que, es igual a un proyecto de inversión, tanto como una instalación de red, o desarrollo de software, con sus diferentes etapas que comprende un desarrollo de aplicaciones. El Objetivo que se pretende es tener cifras monetarias para tomar una decisión en base a criterios económicos. Sin embargo no todos los puntos que se cubren están sobre un análisis económico dentro de un estudio de factibilidad. Cabe mencionar que el desarrollo del Sistema de Registro Académico y Control de Ingresos implica varias etapas del desarrollo de una aplicación en general, ahora como tal, en nuestro estudio se cubrirán las etapas de Análisis y Diseño para satisfacer esta necesidad de información. Para encontrar el valor del proyecto en mención, se determinará la inversión inicial, tomándose como base el equipo actual como un recurso que se tiene, y el nuevo equipo se tomará como valor del costo inicial, 62 posteriormente se determinará el costo mensual, concluyendo así con los beneficios del mismo proyecto. Los recursos existentes en ESEN en cuanto a Hardware se refiere, para el desarrollo del proyecto se tiene: Equipo Servidor NT Computadora Contabilidad Computadora Biblioteca Computadora Informática Computadora Registro Académico Impresor Registro Académico Impresor Informática Impresores Contabilidad Total Inversión Inicial según propuesta, se tiene: Propuesto de Inversión Fija Concepto Hardware Importe Valor Modificar, C -> Creado, B -> Borrado. Se incluye también la fecha y hora en que se realiza la acción (Según la Bitácora se almacena este dato en atributo "FECHA_HORA" ) y el usuario que lo realiza ("USER"). Hay una aclaración que debe hacerse de la tabla Bitácora; el atributo de la tabla llamado "TODOS ATRIBUTOS TABLA" hace referencia a que se incluyen en la Bitácora todos los archivos de la tabla a la cual se encuentra relacionada; además de los tres que se explicaron anteriormente. Esto se presenta así para efectos de diseño. Representación de la Bitácora de Archivos, donde NOMBRE_ TABLA es el nombre de la tabla a la cual se relaciona. BITACORA NOMBRETABLA TODOS ATRIBUTOS TABLA ACCION FECHA HORA USER 76 MODELO ENTIDAD - RELACION SISTEMA REGISTRO ACADEMICO Y CONTROL DE INGRESOS 0N -- -i-------==.,. P1lu::ioo _,, :u:na:.i ~ - N4 Comoklhabla At Camobtee At ..-------.. BITACORA lPOOOC TCOOS1'lRIBtJTOSTABLA A1 ACOON A1 FECHA_HORA OT USER 1 Como lo escribe A1 Comokltraduce A1 ~"'"'"""""º'~ KO A1 ~ A2 - A2 ""'°'"",_, -CUderazco RelaGrupo "'"" NCo- A2 H~de,------.J:~Bf1'.!:!AC0RA~Sc,;Asai;áS¡jijOUCfT;;;,-;S¡¡~iffS,;A:"""'""=="-f Al OT 1 OE"""'50 !!, !:!! !:!! 1 """ """ A1 00 N4 """' A30 Nooero de Telefono SOlic:bie A7 Numml de flXSollCitanm A7 l~aftNacmienUI r, TlpoD A4 Nlme,olO A15 Ano Bachillerato 1 .. Responsable N4 Peis Na ; Nombre.Padre A35 'Teletona_Padre A7 A7 A2ll A2ll r9sldeen Cggpepto Munlc'Pioti! Nombre municipio A25 ATRIBUTOS TABLA A1 A1 DT ' ~lanPersanal ........... Respon,abiHdad HabtoTrabaJa "'""" Catac:tl!l:r RclaclonOrupo ·ma_ -- A2 A2 A2 ,a A2 A2 A2 A2 ., ., ., A2 ., ., ., ,a L~~----~_'.'_;---.-g~---------¡¡¿J;_ ~ " iA OS iAB.AA1 1 ., )'OPA DT ' DATOS~ ~ ! . .,,,_.,. FechaEvento O Dire